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Kurz vor Weihnachten ging mit Version 2.69.0 das letzte Release des Jahres 2021 online. An dieser Stelle möchten wir uns bei allen Kunden, Partnern und Interessenten für die vertrauensvolle Zusammenarbeit im vergangenen Jahr bedanken!

Auftragsbestätigung bei Vertragsaktivierung

Zwischen dem Zeitpunkt der Bestellung eines Tarifpaketes und der eigentlichen Freischaltung der gebuchten Leistung können manchmal einige Tage oder sogar Wochen liegen. Um Ihren Kunden über die Freischaltung seiner Bestellung und damit über die erfolgreiche Auftragsannahme informieren zu können, gibt es bei der Aktivierung eines Vertrages eine neue Option:

Ist die Checkbox bei „Auftragsbestätigung an Kunden senden“ gesetzt, geht die Bestätigungsmail sofort an den Kunden. Diese Option steht ebenfalls über die REST-API zur Verfügung. Den Text der Mail bearbeiten Sie in der Dokumentenverwaltung:

Anzeige von Belegen am Vertrag

Möchte man alle aus einem konkreten Vertrag hervorgegangenen Belege (Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Gutschriften, Gutschriftskorrekturen) anzeigen, musste bisher über die entsprechenden Übersichtstabellen nach dem Vertrag über die Vertragsnummer gefiltert werden. Ab sofort werden alle Dokumente auch direkt in der Vertragsbearbeitung angezeigt, zu finden im Tabreiter „Dokumente“:

finAPI: Kontenupdate

Über unseren Partner finAPI führt Fakturia den Zahlungsabgleich gegen Ihre Girokonten durch. Bei der erstmaligen Einrichtung von finAPI werden dabei alle bei der Bank freigeschalteten Kontoverbindungen importiert. Kommen später neue Konten hinzu, war ein Import dieser Konten nur über einen Workaround möglich. Mit dem neuen Release steht nun eine neue Option zum Updaten der Bankverbindungen zur Verfügung:

Kurz hintereinander wurden in den letzten Tagen die neuen Fakturia Versionen 2.64.0 und 2.65.0 mit folgenden Funktionserweiterungen auf Sandbox und Produktionsumgebung live gesetzt:

Korrekturbeleg für Gutschriften (Gutschrifts-Storno)

Wird eine Rechnung in Fakturia (teilweise) storniert, erstellt das System eine Rechnungskorrektur inkl. FiBu-Transaktionen. Eine identische Funktion ist nun auch für die (Abrechnungs-) Gutschriften vorhanden. In der Gutschriftsübersicht kann eine Gutschrift storniert werden:

Sobald die Stornierung durchgeführt wurde, erhält der Kunde (falls gewünscht) eine E-Mail mit der Gutschriftskorrektur. Alle erstellten Gutschriftskorrekturen sind unter dem neuen Menüpunkt Fakturierung > Gutschriftskorrekturen zu finden:

Beim Export der FiBu-Transaktionen nach DATEV oder Lexware wird für jede Gutschriftskorrektur automatisch eine entsprechende Buchung erstellt.

Zuweisung projektunabhängiger Artikel zum Vertragsabo

Die Zuweisung von Abo-Artikeln zu einem Vertrag war bisher auf Artikel beschränkt, welche dem Projekt des Vertrages zugeordnet waren. Artikel einer Warengruppe ohne Projekt konnten nicht zugewiesen werden. Mit dem neuen Release sind nun auch Artikel ohne Warengruppe auswählbar.

API Erweiterungen

Die REST-API wurde in Sachen Filtermöglichkeiten ausgebaut:

• Kundenkonten können nun pro Kunde abgefragt werden
• Verträge lassen sich nach dem Projekt filtern

Abbruchmöglichkeit für PSP Transaktionen

Nutzen Sie einen Bezahlanbieter im Zusammenhang mit den Bestellseiten, kann Ihr Kunde im Rahmen des Bestellvorgangs z. B. direkt per Lastschrift oder Kreditkarte bezahlen. Bricht der Kunde den Bezahlvorgang ab, verbleibt eine offene Einzahlung in Fakturia. Um diese Einzahlung zurückzusetzen, steht nun ein „Abbrechen“-Button zur Verfügung. Der Status der Einzahlung wechselt dann von „Neu“ nach „Abgebrochen“.

Individueller AGB-Bestätigungstext für Bestellseiten

Auf einer Bestellseite (Signup-Page) muss der Kunde im letzten Schritt die AGB per Checkbox bestätigen. Hierfür war bisher nur die AGB-Url pflegbar, der Text neben der Checkbox selbst konnte nicht angepasst werden. Ab sofort können Sie diesen Text selbst gestalten und somit noch weitere Einwilligungen Ihres Kunden einholen. Im neuen Textfeld auf der Bestellseite ist HTML zum Einfügen von Links erlaubt.

Am 15.09.2021 wurde die Fakturia Version 2.62.0 auf Sandbox und Produktivumgebung ausgespielt. Folgende Features sind enthalten:

Bearbeitungsmöglichkeit für Vertragsvorlagen

Eine Vertragsvorlage bildet die Grundlage für unsere Bestellseiten und hilft bei der schnellen Erzeugung von neuen Kundenverträgen. Eine wesentliche Aktion bei der Bearbeitung von Vertragsvorlagen ist das Hinzufügen von Abo-Artikeln bzw. Addons zur Vorlage. Für diese Artikel sind bestimmte Voreinstellungen wie z. B. die maximal über das SelfService-Portal bestellbare Menge möglich. Diese Voreinstellungen konnten bisher nach dem erstmaligen Hinzufügen zur Vorlage aber nicht mehr verändert werden.

Mit dem neuen Release steht für Artikel einer Vertragsvorlage nun auch eine Bearbeitungsfunktion zur Verfügung:

Video Tutorials

Der ein oder andere aufmerksame Besucher unserer Webseiten hat sie vielleicht schon entdeckt: Die besonders für Neueinsteiger sehr hilfreichen Video-Tutorials. In mittlerweile 15 Sessions erklären wir Step-by-Step die Konfiguration des Systems, sowie wichtige Use-Cases wie z. B. die Upgrades/Downgrades. Weitere Tutorials sind bereits in Vorbereitung.

Es gibt wieder Updates bei Fakturia mit jeder Menge neuen Features. Die Versionen 2.55.0 und 2.56.0 stehen seit Ende Juni auf Sandbox- und Produktivumgebung zur Verfügung.

Qualifizierte Bestätigung der USt-IdNr.

Gemäß den aktuellen Vorschriften der EU sind Unternehmer verpflichtet, vor der Rechnungsstellung an einen B2B-Kunden in der EU dessen USt-IdNr. zu überprüfen. Diese Prüfung erfolgt über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und beinhaltet u. a. auch einen Abgleich der hinterlegten Stammdaten wie z. B. Firmenname und Unternehmenssitz. Fakturia bietet nun eine direkte Schnittstellenanbindung an das BZSt und automatisiert diesen Prozess.

Die regelmäßige automatische Prüfung aller USt-Id-Nummern Ihrer Kunden können Sie in den Systemeinstellungen aktivieren:

Bei aktivierter Prüfung wird jeden Mittwoch um 06:00 Uhr der Abgleich mit dem BZSt durchgeführt. Bei Unstimmigkeiten werden Sie per E-Mail informiert. Ist der Haken bei „Verträge automatisch pausieren“ gesetzt, werden betroffene Kundenverträge sofort in den Status „Pausiert“ gesetzt. Dadurch wird die Rechnungsstellung vorübergehend ausgesetzt.

Pflegemöglichkeit für Kostenstellen und Kostenträger

Anders als in kleinen und mittleren Unternehmen ist die Buchhaltung in Großkonzernen meist wesentlich komplexer aufgebaut. So müssen für die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung Aufwände exakt auf Ebene von Unternehmensbereichen (Abteilungen) und Artikeln zuordenbar sein. Um diese Zuordnung auch für von Fakturia generierte Rechnungen zu ermöglichen, lassen sich jedem Artikel in Fakturia nun Kostenstelle und Kostenträger zuweisen. Auf Basis dieser Informationen wird der Export für die Buchhaltung entsprechend aufbereitet.

Um künftig mit Kostenstellen bzw. Kostenträgern zu arbeiten sind folgende Schritte erforderlich:

• Zusatzfelder für Artikel anlegen
• Kostenstellen und Kostenträger am Artikel pflegen
• Export der Buchungssätze pro Rechnungsposition

Eine ausführliche Anleitung für die Einrichtung der Kostenstellen finden Sie in unserem Wiki.

Lesender Zugriff auf die Fakturia Datenbank

Speziell unsere Poweruser wünschen sich häufig eine direkte Auswertungsmöglichkeit auf unserer Datenbank. Für unsere Private-Cloud Kunden steht diese Option nun zur Verfügung. Bei Interesse nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

Neues Zufallspasswort für Kundencenter-Login setzen

Hat Ihr Kunde seine Logindaten in das SelfService-Portal vergessen, können Sie diesem nun ganz einfach selbst ein neues Passwort generieren, ohne dass der Kunde den Passwort-Reset-Dialog durchlaufen muss:

Bestellseiten: Vorbefüllung Kundenart (Privatkunde/Geschäftskunde)

Verkaufen Sie bestimmte Produkte ausschließlich an Privat- oder Geschäftskunden, ist die Auswahl der Kundenart auf den Bestellseiten überflüssig. Die Vorauswahl kann ganz einfach per URL-Parameter durchgeführt werden. Soll zusätzlich das Auswahlfeld für die Kundenart komplett ausgeblendet werden, setzen Sie den Parameter hideCustomerType auf den Wert „true“. Mehr dazu in unserem Wiki.

Bestellseiten: Vorbefüllung Kundendaten

Sollen unsere Bestellseiten in ein bestehendes Portal integriert werden, sind häufig die Stammdaten des Kunden bereits vorhanden. Damit dieser seine Daten nun nicht mehr in das Bestellformular eingeben muss, können Sie nahezu alle Eingabefelder des Bestellformulars vorbelegen. Mehr dazu im Wiki (Vorbelegung Kundendaten).