Sie sind bereits Kunde? Eine FAQ für Detailfragen finden Sie im Wiki.
E-Rechnung
Kann ich mit Fakturia E-Rechnungen erstellen?
Ja, Fakturia unterstützt die gängigen Standards ZUGFeRD und X-Rechnung. Die Rechnung wird dabei in einem hybriden Format generiert: Wir erzeugen immer ein menschenlesbares PDF-Dokument – die E-Rechnung wird als XML-Datei in diesem PDF als Attachment eingebettet.
Kann ich externe PDF-Dateien in eine E-Rechnung umwandeln?
Nein. Fakturia verarbeitet keine durch externe Rechnungsprogramme erstellte PDF-Dateien. Um E-Rechnungen mit Fakturia zu erstellen, muss die Erzeugung der Rechnung selbst über unsere Software erfolgen.
Kann ich mit Fakturia Eingangsrechnungen als E-Rechnung empfangen und verarbeiten?
Nein. Der Fokus von Fakturia liegt in der Verwaltung und Abrechnung von abobasierten Geschäftsmodellen. Sie können mit uns daher nur Ausgangsrechnungen in den gängigen Formaten für die E-Rechnung erstellen.
Allgemeines
Für wen ist Fakturia geeignet?
Fakturia ist insbesondere ausgelegt für Unternehmen, die Produkte und Dienstleistungen im Rahmen von Abo-Verträgen anbieten. Die Software spricht dabei eine Vielzahl von Branchen an. Unsere Tarife richten sich sowohl an Kleinstunternehmen als auch an Grosskonzerne.
Was unterscheidet Fakturia von anderen Systemen dieser Art?
Neben dem Kernfokus auf Aboverträgen und wiederkehrenden Zahlungen zeichnet sich Fakturia durch folgende Merkmale aus:
- Entwickelt und gehostet in Deutschland
- Komfortable Mietlösung auf SaaS-Basis
- Integrierte Provisionsabrechnung (z. B. für Vertriebspartner)
- Moderne und robuste Java Technologie
Einen ausführlichen Funktionsvergleich finden Sie hier
Was kostet mich die Nutzung von Fakturia?
Bei Fakturia zahlen Sie eine pauschale monatl. Mietgebühr. Lediglich im Tarif Start & Grow kommt noch eine umsatzabhängige Gebühr hinzu. Dadurch wird das Angebot für Sie kalkulierbar.
Hier finden Sie alle Tarife und Preise
Muss ich meine Mitarbeiter auf eine Fortbildung schicken, bevor sie effektiv mit Fakturia arbeiten können?
Bei der Entwicklung von Fakturia haben wir grossen Wert auf eine intuitive Benutzerobfläche gelegt. Wer bereits mit ERP-Software gearbeitet hat, sollte sich bei uns schnell zurechtfinden. Dank unserem Wiki sind alle Schritte ausführlich dokumentiert. Jede Maske wird mit Hilfe von Screenshots genau erklärt. Sollten dennoch Fragen aufkommen, hilft unser Support gerne weiter.
Welche Sprachen, Länder und Währungen werden unterstützt?
Derzeit ist Fakturia für Unternehmen aus Deutschland und Österreich optimiert. An Sprachen werden standardmässig deutsche und englische Texte bereitgestellt. Sie haben über den integrierten Textmanager die Möglichkeit, sämtliche E-Mail-Texte und Kundentemplates in den benötigten Sprachen selbst anzulegen und zu pflegen.
Folgende Währungen werden unterstützt: GBP (Pfund Sterling), DKK (Dänische Krone), NOK (Norwegische Krone), SEK (Schwedische Krone), BGN (Bulgarische Lew), BYN (Weißrussischer Rubel), CZK (Tschechische Krone), HRK (Kroatische Kuna), HUF (Ungarische Forint), ISK (Isländische Krone), PLN (Polnischer Zloty), RON (Rumänischer Leu), RUB (Russischer Rubel), UAH (Ukrainische Hrywnja), TRY (Türkische Lira)
Kann ich mit Fakturia nur Abo-Rechnungen verwalten?
Automatische Abo-Rechnungen sind zwar eine der Kernfunktionen, weshalb wir das System entwickelt haben. Fakturia ist jedoch nicht auf wiederkehrende Zahlungen beschränkt. Sie können auch Einzelleistungen erfassen und diese zu einem gewünschten Zeitpunkt als Einmalrechnung Ihren Kunden in Rechnung stellen. Dabei ist über unsere API bzw. den Webhooks eine enge Kopplung mit Ihren bestehenden IT-Systemen möglich. (z. B. zur Einlieferung von Verbräuchen)
Gibt es eine integrierte Bestellfunktion bzw. ein Hosted-Signup?
Ja, Ihre Kunden können Produkte und Tarifvarianten direkt über das Kundencenter bestellen.
Kann ich Fakturia auch intern auf eigenen Servern betreiben?
Fakturia ist als Mietlösung ausgelegt und wird in unserem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gehostet. Ein Betrieb auf Ihren eigenen Servern (on Premise) ist leider nicht möglich. Im ENTERPRISE-Tarif können wir Ihnen jedoch Ihre eigene Fakturia Instanz im Rahmen unseres „Private-Cloud“ Betriebsmodells zur Verfügung stellen.
Besteht eine Exportmöglichkeit für die Daten?
Ja, Sie können wesentliche Daten wie Kunden, Verträge, Rechnungen oder Buchungen auf Debitorenkonten bequem per CSV-Export herunterladen und z. B. in Excel weiterverarbeiten.
Desweiteren besteht die Zugriffsmöglichkeit über unsere REST-API. Die Daten erhalten Sie hier im JSON-Format.
Gibt es ein Affiliatesystem?
Fakturia bietet die Möglichkeit, automatisiert Provisionen an Vertriebspartner auszuschütten. Wir sind aber kein vollwertiges Affiliate-System. Ausführliche Auswertungen über die Herkunft von Leads etc. gehören z. B. nicht zu unserem Funktionsumfang.
Artikel und Preisgestaltung
Kann ich Rabatte hinterlegen?
Ja, Sie können Rabatte auch auf Artikelebene festlegen und diese einzelnen Kundenverträgen zuweisen. Der Rabatt lässt sich dabei auch zeitlich begrenzen. Eine weitere Möglichkeit zur individuellen Preisgestaltung für Kundenverträge bieten die Sonderpreise.
Kann ich Sonderpreise für einzelne Kundenverträge einräumen?
Ja, die am Artikel definierten Listenpreise können pro Kundenvertrag explizit überschrieben werden.
Werden Gutscheincodes unterstützt?
Ja, Sie können zeitlich begrenzte Gutschein-Serien erstellen.
Payment und Bezahlfunktionen
Welche Banken / Paymentprovider unterstützt Fakturia?
Die Bezahlfunktionen von Fakturia (insbesondere die SEPA-Lastschrift) lassen sich auch ganz ohne Paymentprovider nutzen. Für eine optimale Integration empfehlen wir folgende Banken:
- Sparkassen
- Volksbanken / Raiffeisenbanken
- alle weiteren Banken, die SEPA-Sammellastschriften ausführen können
Die von Fakturia derzeit unterstützten Bezahlanbieter finden Sie hier.
Kann ich die Abo-Zahlungen auch per Paypal abwickeln?
Ja, Sie haben die Möglichkeit, Ihre Paypal Adresse auf der Rechnung anzugeben. Über das Kundencenter können Ihre Kunden sich dort direkt einloggen und die Rechnung sofort per Paypal-Zahlung begleichen.
Eine automatisierte Abbuchung vom Paypal Konto (Paypal Subscriptions) lässt sich über die Anbieter Braintree (Paypal Tochter) oder Stripe umsetzen.
Kann ich SEPA-Lastschriften generieren?
Ja, Sie können für Ihre Kunden SEPA-Lastschriftmandate verwalten und für offene Rechnungen SEPA-Sammellastschriften im XML-Format für den Import ins Onlinebanking erzeugen.
Können meine Kunden per Kreditkarte bezahlen?
Ja, durch die Integration gängiger Paymentprovider lassen sich auch Kreditkartenzahlungen abwickeln. Eine Übersicht der verfügbaren Anbieter finden Sie hier.
Besteht die Möglichkeit mit Bitcoins zu bezahlen?
Zahlungen in Bitcoins oder Altcoins werden derzeit nicht unterstützt.
Kann ich das Guthaben meiner Kunden in Form von Credits speichern?
Nein, Fakturia unterstützt für seine Debitorenkonten nur echte Währungen wie EUR, CHF und USD. Möchten Sie in Ihrer Anwendung virtuelle Währungen oder Credits nutzen, müssen Sie die Umrechnung in Ihrer Applikation vornehmen. Ein Beispiel: Eine offene Kundenrechnung wurde in Fakturia als bezahlt markiert. Ist ein entsprechender Webhook konfiguriert, wird Ihre Anwendung über den Bezahlvorgang informiert. Nun können Sie aus dem EUR-Betrag eine entsprechende Umrechnung in Credits vornehmen und in Ihrer Anwendung gutschreiben.
Kann ich Guthaben auf Debitorenkonten automatisiert auszahlen?
Sammeln sich durch Gutschriften oder Korrekturrechnungen Guthaben auf den Debitorenkonten Ihrer Kunden, müssen diese z. B. per SEPA-Überweisung ausbezahlt werden. Fakturia unterstützt die Generierung von SEPA-Sammelüberweisungen zum Import in Ihre Onlinebanking-Software. Langfristig ist die Integration des Bezahldienstes TransferWise geplant. TransferWise ermöglicht die direkte Anbindung von Fakturia über seine API. Somit lassen sich in naher Zukunft Auszahlungsvorgänge in einer Vielzahl von internationalen Währungen vollautomatisiert ohne manuellen Eingriff abwickeln.
Wie werden Zahlungseingänge auf dem Bankkonto verarbeitet?
Für die Verbuchung von Zahlungseingängen gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Direkter Kontenabgleich über finAPI (FinTS / HBCI) – die Kosten hierfür werden von uns übernommen
- Import von Kontoumsätzen im CAMT-Format (ZIP-Datei)
- Import von Kontoumsätzen als CSV (Fakturia Format)
Lassen sich Rücklastschriften automatisch erkennen und verarbeiten?
Ja, im Rahmen des Kontenabgleichs werden Rückbelastungen für von Fakturia erzeugte Lastschriften erkannt. Der Kunde wird automatisch über die Rückbelastung per E-Mail informiert und falls gewünscht wird eine Rücklastschrift-Gebühr in Rechnung gestellt. Der FiBu-Export beinhaltet sowohl die Rückbelastungsbuchungen als auch entsprechende Buchungen für die Rücklastschriftgebühr der Bank.
Unterstützt Fakturia EBICS?
Nein, aktuell steht nur der FinTS / HBCI Standard zur Verfügung.
Rechnungserstellung
Kann ich das Rechnungs-Layout anpassen?
Derzeit haben Sie Einfluss auf das Logo sowie die Rechnungstexte an vorgegebenen Positionen. Auch das Layout können Sie selbst anpassen, sofern Sie über Know-How in der Reporting-Engine Japser-Reports verfügen. Gerne sind wir Ihnen bei der Anpassung der Dokumente an Ihre CI behilflich.
Wird das ZUGFeRD- bzw. XRechnung-Format unterstützt?
Ja, aktuell können Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD (PDF/A-3 Standard) sowie XRechnung erstellt werden.
Unterstützte Versionen:
Kann ich mit Fakturia Sammelrechnungen erstellen?
Ja, die Leistungspositionen aus mehreren Verträgen eines Kunden können aggregiert auf einer einzigen Rechnung zusammengefasst werden. Die Rechnungspositionen werden dabei nach den Verträgen gruppiert dargestellt.
Kann ich mit der Rechnung weitere Zusatzdokumente versenden?
Ja, Sie können beliebige Dokumente zum Vertrag hochladen (z. B. AGB zum Zeitpunkt der Bestellung, Einzelverbindungsnachweis, Leistungsnachweise etc.) und per Einstellung festlegen, ob dieses Dokument beim nächsten Rechnungslauf dem Kunden zugestellt werden soll.
Buchhaltung und Steuern
Gibt es einen Buchhaltungs-Export z.B. Lexware oder DATEV?
Ja, Sie können sowohl das DATEV- (EXTF) als auch das Lexware-Format exportieren. Dabei berücksichtigt Fakturia Rechnungen, Korrekturrechnungen, Gutschriften und Gutschriftskorrekturen. Seit kurzem können auch Zahlungseingänge auf dem Bankkonto mit exportiert werden.
Besonders komfortabel ist der DATEV-Export über die direkte DATEV-Schnittstelle via DATEV Unternehmen online: Wir übermitteln sowohl die Buchungssätze als auch die Belege (PDF-Rechnungen) an die DATEV bzw. Ihren Steuerberater.
Kann ich den Lexware-Export auch als Einzelunternehmer nutzen?
Als Einzelunternehmer oder GbR sind Sie nicht bilanzierungspflichtig und melden den Jahresabschluss über die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dennoch können Sie in Lexware mit Standard-Kontenrahmen (SKR03, SKR04) arbeiten und somit die Exporte aus Fakturia bearbeiten.
Kann ich Kleinunternehmer-Rechnungen erstellen?
Ja, Sie können Fakturia auch als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG nutzen und Rechnungen ohne MwSt. ausstellen.
Kann ich elektronische Produkte an Privatkunden im EU-Ausland abrechnen?
Ja, Fakturia unterstützt das sog. Empfängerortprinzip: Pflegen Sie einfach die Steuersätze der gewünschten EU-Länder ein und Fakturia sorgt für die richtige Versteuerung. Mit Hilfe der Mini-One-Stop-Shop (MOSS) Exportfunktion erledigen Sie die Meldung an die Behörden mit wenigen Klicks.
Wird das Reverse-Charge-Verfahren (B2B) unterstützt?
Ja, Sie können für Ihre Kunden die EU-UStId-Nummer hinterlegen. Rechnungen an Unternehmer im EU-Ausland werden so steuerfrei ausgestellt und die UstId des Kunden auf die Rechnung gedruckt. Für die beim Reverse-Charge erforderliche Zusammenfassende Meldung (ZM) bietet Fakturia eine Reporting-Funktion zur Unterstützung der schnellen Übertragung an die Finanzbehörden. Im ENTERPRISE-Tarif bieten wir zudem die wöchentliche automatische Überprüfung der UStId-Nr. Ihrer Kunden beim Bundeszentralamt für Steuern mit Benachrichtigung bei Abweichungen.
Werden Debitorenkonten unterstützt?
Ja, Sie können entweder für jeden Kunden ein entsprechendes Debitorenkonto hinterlegen oder Sie nutzen ein allgemeines Forderungskonto (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen). Die Konten werden beim Export der Buchungssätze berücksichtigt.
Unterstützt der FiBu-Export Kostenstellen bzw. Kostenträger?
Ja, Kostenstellen und Kostenträger können sowohl am Artikel als auch auf Kundenebene gepflegt werden. Im Falle einer Erfassung am Artikel erzeugt Fakturia pro Rechnungsposition einen Buchungssatz.
Kann eine Passive Rechnungsabgrenzung (PRAP) vorgenommen werden?
Ja, Fakturia erlaubt die Bildung und Auflösung von Passiven Rechnungsabgrenzungsposten auf monatlicher Basis. Die entsprechenden Buchungssätze werden dabei automatisch mit dem FiBu-Export mitgeliefert.
Schnittstellen
Über welche Schnittstellen verfügt Fakturia?
Fakturia bietet indirekt über sog. No-Code-Plattformen eine Kopplungsmöglichkeit mit mehr als 2.000 Apps (Cloud-Anwendungen).
- Direkte Schnittstellen: DATEV, finAPI, Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
- No-Code Plattformen: Zapier, Locoia
- Offene Programmierschnittstelle (REST-API)
Kann ich Fakturia mit dem CRM HubSpot verbinden?
Ja, über die Automatisierungstools Zapier bzw. Locoia ist eine direkte Anbindung an HubSpot möglich. Die Datenkommunikation erfolgt dabei bidirektional. Mehr Informationen
Welche No-Code Plattformen unterstützt Fakturia?
Fakturia ist derzeit in folgende Automatisierungstools integriert:
Welche Zapier-Actions werden von Fakturia unterstützt?
Es sind aktuell Actions für folgende Use-Cases in Zapier verfügbar:
- Neuen Kunden erstellen
- Neuen Vertrag erstellen (inkl. Subscription und Subscription-Artikel)
Benötige ich einen Programmierer, um Fakturia mit meiner bestehenden Tool-Landschaft zu verbinden?
Nicht zwingend. Dank Automatisierungstools wie Zapier oder Locoia lässt sich Fakturia ganz einfach per Drag&Drop mit wenigen Klicks mit mehr als 2.000 Applikationen verbinden.
Kann ich meine Eigenentwicklung (SaaS) via Push-Benachrichtigung an Fakturia anbinden?
Ja, mit unseren Webhooks können Sie Benachrichtigungen für die gewünschten Use-Cases einrichten. Fakturia informiert dann Ihre Softwarelösung in Echtzeit über Vorgänge in Fakturia.
Auswertungen und Reports
Welche Reports bietet Fakturia?
Es stehen folgende CSV-Exporte zur Verfügung:
- Kunden
- Verträge
- gebuchte Aboartikel
- Rechnungen (inkl. Rechnungskorrekturen)
- Gutschriften (inkl. Gutschriftskorrekturen)
- Artikel
- Kontobewegungen Debitorenkonto
- Leistungsübersicht
- Umsatzprognose (MRR)
Kann ich eine Umsatzprognose (MRR) für die nächsten Monate abrufen?
Ja, Fakturia bietet einen CSV-Report, der einen Blick in die Zukunft ermöglicht. Die Ausgabe kann dabei entweder aggregiert nach Monatsumsätzen erfolgen oder einzeln auf Vertrags- bzw. Kundenbasis.
Kann ich die Reports auch über die API abrufen?
Ja, die Generierung und der Download von Reports steht in unserer REST-API zur Verfügung.
Sicherheit und Datenschutz
Wie sicher sind meine Daten?
Fakturia ist eine Cloudapplikation und wird ausschließlich auf Servern in der Bundesrepublik Deutschland betrieben. Die von uns gewählten Hosting-Provider verfügen dabei ausnahmslos über gängige TÜV- bzw. ISO-Zertifizierungen.
Werden regelmäßige Backups durchgeführt?
Ja, die interne Datenbank von Fakturia wird täglich in eine externe Colocation in Deutschland gesichert. Im äußersten Notfall lässt sich mit dieser Datenbasis ein Server-Restore innerhalb von 24 Stunden durchführen.
Ist der Login in Fakturia über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) abgesichert?
Ja, die 2FA Funktion beim Login kann von Ihnen in den Einstellungen jederzeit aktiviert werden.
Kann eine ADV-Vereinbarung abgeschlossen werden?
Ja, der Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) gemäß DSGVO bzw. BDSG ist kostenlos möglich.
Sie haben Verbesserungsvorschläge für Fakturia? Wir freuen uns auf Ihr Feedback!


