Release 2.25.0: Verbesserte Individualisierbarkeit von Dokumenten

Das neue Fakturia Release 2.25.0 vom 06.07.2020 bringt folgende Funktionserweiterungen mit sich:

Mehr Möglichkeiten zur Individualisierung von Dokumenten

Über die Dokumentenverwaltung lassen sich neben E-Mail Texten auch viele Fragmente auf Dokumenten (Rechnung, Korrekturrechnung usw.) internationalisiert bearbeiten. Die Möglichkeiten zur Anpassung der Texte bzw. Labels auf den Dokumenten waren bisher jedoch eingeschränkt. Mit dem neuen Release wurden die Bearbeitungsmöglichkeiten nun stark erweitert. Jeder Textbereich auf einem Dokument lässt sich nun nach Ihren Bedürfnissen anpassen und in verschiedene Sprachen übersetzen.

Um die Dokumentenbearbeitung etwas übersichtlicher zu gestalten, haben wir die einzelnen Bereiche auf mehrere Tab-Reiter verteilt:

Pflege / Übersetzung von Dokumententexten

Optimierung der Bestellseiten (Steuerberechnung)

Je nachdem aus welchem Land ein Kunde bestellt und welchen Status (privat / gewerblich) dieser hat, muss auf einer Bestellseite die Berechnung der Mehrwertsteuer (VAT) auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Der Status des Kunden lässt sich jedoch in einigen Fällen nicht immer eindeutig bestimmen. Aus diesem Grund haben wir die Bestellseiten um die Angabe des gewerblichen Status erweitert:

Eindeutige Unterscheidung zwischen B2B und B2C Kunden

 

Mehr Flexibilität bei der FiBu-Konten Zuordnung für internationale Kunden

In unserem Corona-Release zur Mehrwertsteuerabsenkung haben wir eine neue Funktion bei der Warengruppenbearbeitung eingeführt: Für jeden Steuersatz lässt sich ein separates FiBu-Konto angeben, das dann beim FiBu-Export (Datev/Lexware) berücksichtigt wird.

Für Inlandskunden ist diese Pflegemöglichkeit ausreichend. In manchen Fällen kann es jedoch auch erforderlich sein, dass Sie für Privatkunden im Ausland (auch Drittstaaten) die Mehrwertsteuer (VAT) des Ziellandes berechnen müssen. Um auch diese internationalen Umsätze auf die Korrekten FiBu-Konten buchen zu können, wurde die Maske zur Kontenzuordnung um die Angabe von Land und Währung erweitert:

Zuordnung von FiBu-Konten je nach Land / Währung / Steuersatz

Um lediglich die Mehrwertsteueranpassung in Deutschland umzusetzen, genügen zwei Einträge ohne Angabe des Landes. Bei Internationalen Umsätzen haben Sie die Möglichkeit, neben dem Erlöskonto auch ein extra Steuerkonto mit anzugeben, sofern das Erlöskonto in der FiBu ohne Steuerautomatik (also mit Nettoumsätzen) arbeitet.

Release 2.24.0: Übersetzbarkeit Artikeltexte und Globale Steuergruppen

Mit dem neuen Fakturia Release 2.24.0 vom 22.06.2020 gingen folgende Features online:

Übersetzungsmöglichkeit für Artikeltexte

Nahezu alle von Fakturia erzeugten Dokumente und E-Mails sind internationalisierbar und in beliebig vielen Sprachen pflegbar. Lediglich bei den Artikeltexten (Artikelname und Beschreibungstext) bestand noch eine kleine Lücke. Diese wurde mit dem aktuellen Release geschlossen. Um die Sprachvarianten der Artikel zu pflegen, müssen zunächst pro Artikel Textfragmente in der Dokumentenverwaltung erstellt werden. Diese Fragmente können dann an der entsprechenden Stelle im Artikel eingefügt werden.

Textfragmente in Artikeltexten

Anzeige von globalen Steuergruppen

Über die Steuergruppenverwaltung besteht die Möglichkeit, länderspezifische Steuersätze (z. B. für die Ziellandbesteuerung digitaler Produkte in der EU) zu pflegen. Neben diesen individuellen Steuergruppen werden von uns bereits einige vordefinierte “globale Steuergruppen” zur Verfügung gestellt. Ein Beispiel ist die Gruppe “Normalsteuersatz Deutschland (19%)”. Diese Gruppe kann von Ihnen nicht bearbeitet werden, wurde jedoch bis dato auch nirgends angezeigt.

Sie finden diese vorgegebenen Steuergruppen nun direkt unterhalb der Tabelle mit den individuellen Steuergruppen:

Release 2.22.0: Erweiterungen zur Mehrwertsteuerabsenkung

Das Fakturia Release 2.22.0 vom 10.06.2020 enthält u. a. wichtige Updates zur Unterstützung der temporären Mehrwertsteuerabsenkung ab dem 01. Juli 2020:

Wichtiges zur Mehrwertsteuerabsenkung

Fakturia ist durch seine zeitgesteuerten Steuersatz-Konfigurationen bereits von Anfang an auch auf komplexere Anpassungen im Steuersystem vorbereitet. Unsere Kunden können daher der Mehrwertsteuerabsenkung gelassen entgegen sehen. Über getroffene Maßnahmen und die weiteren Schritte wurden unsere Kunden bereits per Newsletter informiert.

Damit die geänderten Steuersätze auch in der Buchhaltung den korrekten Erlöskonten zugeordnet werden, haben wir die Pflegemaske der Warengruppe erweitert. Es ist nun möglich, pro Steuersatz ein extra Konto zu definieren. Ergibt sich in der Übergangsphase eine Rechnung mit beiden Steuersätzen (16 % und 19 %), werden die Erlöse anteilig verteilt.

Abweichende Erlöskonten pro Steuersatz

Preis- und Steuerermittlung bei Dauerleistungen

Im Zuge der Anpassungen für die Mehrwertsteuerabsenkung wurde auch die Logik zur Ermittlung von Preisen und Steuersätzen bei Dauerleistungen entsprechend angepasst. Maßgebend ist für beide Werte immer das Ende des Leistungszeitraumes.

Ein Beispiel: Sie rechnen ein Monatsabo über den Zeitraum 20.06.2020 bis 20.07.2020 am 20.06.2020 im Voraus ab. Es gilt hier bereits der Steuersatz von 16 %, da das Leistungsende umsatzsteuertechnisch relevant ist.

Anzeige Steuersatz in Rechnungspositionen

Enthält eine Rechnung Positionen aus Warengruppen mit unterschiedlichen Steuersätzen, so wurden bisher lediglich die Summen pro Steuersatz in der Summenzeile aufgeführt. Zur besseren Unterscheidbarkeit werden nun pro Rechnungsposition die angewendeten Steuersätze ausgegeben. Dies geschieht allerdings nur, wenn die Rechnung mehrere Steuersätze enthält.

Release 2.21.0: Erweiterungen bei Kundencenter und API

Am 03.06.2020 wurden mit der neuen Fakturia Version 2.21.0 folgende Features ausgerollt:

Anzeige von Kontobewegungen im SelfService-Portal

Ihre Kunden können sich jetzt im Kundenportal auch einen genauen Überblick über die auf dem Kundenkonto erfolgten Buchungen verschaffen. Dies erhöht die Transparenz und hilft insbesondere bei der Nachvollziehbarkeit der Kontostände.

Kontoübersicht im SelfService-Portal

Ansicht der Kontoumsätze

Bestellseiten: Freitext über Bestellbutton

Bei den SignUp-Pages (vorgefertigte Bestellseiten) besteht nun die Möglichkeit, einen Freitext mit HTML-Tags zu definieren, der direkt über dem Bestellbutton angezeigt wird. So können Sie z.B. auf besondere Bedingungen hinweisen bzw. eine spezielle Einwilligung beim Absenden des Buttons einholen.

Texterfassung auf Bestellseite

Anzeige Freitext auf Bestellseite

API: Verwaltung der Lastschriftmandate

Wenn Sie offene Kundenrechnungen per SEPA-Lastschrift einziehen wollen, benötigen Sie ein Lastschriftmandat des Kunden. Diese Mandate konnten bisher nur über die GUI gepflegt werden. Seit dieser Version besteht nun auch eine Verwaltungsmöglichkeit per REST-API.

Neue API-Funktionen für die SEPA-Mandate

Release 2.19.0: Benutzerverwaltung inkl. Rollen & Rechte

Am 14.05.2020 wurde mit dem Release 2.19.0 wieder eine brandneue Version von Fakturia auf Sandbox und Produktivumgebung ausgerollt. Folgende Features sind enthalten:

Benutzerverwaltung inkl. Rollen & Rechte

Für die Nutzung des Fakturia Backends stand bisher lediglich ein einziger “Master”-Benutzer mit vollen Zugriffsrechten zur Verfügung. Mit der neuen Benutzerverwaltung und dem umfangreichen Rechtemanagement lassen sich nun beliebig viele weitere Benutzer im System mit individuellen Berechtigungen anlegen. So könnten Sie beispielsweise für Ihre(n) Steuerberater(in) oder Buchhalter(in) einen Zugang erstellen, der ausschließlich lesenden Zugriff auf die Kunden- und Vertragsdaten sowie die Exporte für die Buchhaltung beinhaltet. Insgesamt stehen über 20 Rechte für die Zuweisung zur Verfügung.

Die Benutzerverwaltung ist in den neuen 2020er Tarifen “Start & Grow”, “Small Business Classic” sowie “Premium Classic” enthalten. Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt Einstellungen (⚙) -> Benutzerverwaltung:

Benutzerverwaltung: Rechte zuweisen

Wichtig: Damit der neue Benutzer auch seine Zugangsdaten per E-Mail erhält, muss über den Tab “Login” der Zugang generiert werden.

Erweiterte Anzeige bei Userlogins

Für Kunden kann in der Kundenverwaltung ein Login für das SelfService-Portal erstellt werden. Die Anzeigemaske (Tabreiter “Login”) wurde in diesem Release etwas überarbeitet:

  • Anzeige Datum des letzten Logins
  • Im Falle eines gesperrten Logins aufgrund häufiger Fehlversuche, kann der Counter zurückgesetzt werden

Zugang zum SelfService Portal

Release 2.18.0: Staffelpreise und API-Erweiterungen

Das neue Fakturia Release 2.18.0 ging am 04.05.2020 online und bringt folgende Funktionserweiterungen:

Einführung von Staffelpreisen

Mit Preisstaffeln können Sie Ihren Kunden Rabatte in Abhängigkeit der Abnahmemenge einräumen. Die Pflege erfolgt in der Artikelverwaltung:

Mindestmenge bei den Preisvarianten erfassen

Bei der Rechnungserstellung wird dann exakt der Preis ermittelt, der zum Zeitpunkt der Leistung für die abgenommene Menge gültig ist.

Erweiterungen bei der API

Unsere REST-API zur Anbindung Ihrer externen Systeme wurde wiefolgt erweitert:

Filterung nach Verträgen in der Leistungsübersicht

Um in der Leistungsübersicht schneller an Vorgänge eines bestimmten Vertrages zu kommen, haben wir eine Filtermöglichkeit für die Vertragsnummer eingeführt:

Leistungsübersicht: Filterung nach Vertragsnummer

Release 2.17.0: Internationalisierung Kundencenter

Unser Oster-Release 2.17.0 vom 09.04.2020 bringt neben einigen Bugfixes und Optimierungen in der API-Schnittstelle folgende Funktionserweiterungen:

Internationalisierung Kundencenter / SelfService Portal

Das Whitelabel SelfService-Portal erlaubt Ihren Kunden den direkten Zugriff auf Verträge, Rechnungen usw. Damit sich auch internationale Kunden im Portal einfach zurecht finden, steht die GUI nun auch in der Sprache Englisch zur Verfügung. Über einen Sprachschalter lässt sich die gewünschte Anzeigesprache ganz einfach wechseln.

Umstellung der Umsatzzahlen im Dashboard auf Nettopreise

Der Umsatzverlauf auf dem Dashboard der Startseite wurde bisher auf Basis der Bruttoumsätze dargestellt. Diese Anzeige erfolgt ab sofort für die Netto-Umsätze.

Release 2.16.0: Zusatzdokumente / Attachments für Rechnungen

Am 28.02.2020 erfolgte die Livesetzung der Fakturia Version 2.16.0 mit folgenden Funktionserweiterungen:

Zusatzdokumente (Attachments) für Rechnungen und Verträge

Beim Versand von Rechnungen müssen häufig auch bestimmte Begleitdokumente wie z. B. Stundennachweise oder Listen mit Seriennummern  mit versendet werden. Solche Zusatzdokumente verschickt Fakturia nun automatisch bei der Rechnungserstellung. Dabei wird unterschieden zwischen einmalig zu versendenden Dokumenten und regelmäßigen Dateianlagen.

Die Bereitstellung der Attachments kann über zwei Wege erfolgen:

a) Dokumente mit einer Leistung verknüpfen

Wird eine Leistung manuell erfasst, können beliebig viele Dokumente mit Bezug zu dieser Leistung mit hochgeladen werden. Sobald diese Leistung von Fakturia auf eine Rechnung übertragen wird, werden auch die zugehörigen Dokumente mit der Rechnungs-EMail versendet.

Dateien zur Leistung hinzufügen

b) Dokumente zum Vertrag hochladen

Unabhängig von der Leistungserfassung können Sie jederzeit zu einem Vertrag gehörende Dokumente diesem zuweisen. Dokumente müssen nicht zwingend dem Kunden zugestellt werden. Sie können z. B. auch den schriftlichen Vertrag mit dem Kunden in das System laden. Wird ein Dokument am Vertrag für den Versand (einmalig / mehrfach) markiert, so wird dieses bei der nächsten Rechnungserstellung mit versendet. Vertragsdokumente laden Sie ganz bequem über den neuen Tab “Dokumente” in der Vertragsverwaltung hoch:

Dokumente zum Vertrag hochladen

E-Mail Historie

Jede vom System an Ihre Kunden verschickte E-Mail wird ab sofort langfristig von Fakturia archiviert. Sie können somit jederzeit nachvollziehen, wann z. B. eine Mahnung an einen Kunden zugestellt wurde. Das Mailarchiv erreichen Sie über Einstellungen (⚙) ➔ Logs.

Filterbare E-Mail Historie

Optimierungen im Bestellprozess (Signup-Pages)

a) Sofortige Freischaltung von Kundenbestellungen

Über unsere Signup-Pages eingegangene Bestellungen lassen sich nun bei Bedarf auch ohne manuelle Prüfung im Backoffice sofort in einen aktiven Vertrag überführen. Der Kunde erhält somit nur wenige Augenblicke nach seiner Bestellung die erste Rechnung zugestellt und der Vertrag ist aktiv. Die automatische Freischaltung kann pro Bestellseite aktiviert werden:

Automatische Freischaltung von Bestellungen

b) Individuelle Bestellbestätigung für den Kunden

Auf vielfachen Wunsch versendet Fakturia nun auch Eingangsbestätigungs-EMails für erfolgreiche Bestellungen an Ihre Kunden. Der Text lässt sich über die Dokumentenverwaltung anpassen:

Eingangsbetätigung für Bestellungen (E-Mail Template pflegen)

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einen individuellen Text pro Bestellseite zu erfassen:

Individuelle Bestellbestätigung pro Bestellseite

Release 2.15.0: Internationalisierung Bestellseiten

Das Fakturia Release 2.15.0 vom 16.12.2019 bringt folgende Funktionserweiterungen:

Internationalisierung der Bestellseiten

Die Bestellseiten für das Selfservice-Signup konnten bisher nur in der deutschsprachigen Variante dargestellt werden. Ab sofort steht auch die Sprache Englisch zur Verfügung. Der Kunde kann diese über ein Pulldown rechts oben auswählen. Die Voreinstellung der Sprache legen Sie als Betreiber über einen URL-Parameter fest. Mehr dazu in unserem Wiki.

Sprachauswahl bei den Bestellseiten

Individueller Preis bei Leistungserfassung

Die zentrale Erfassung von Preisen zu Artikeln erfolgt in der Artikelverwaltung. Bei der Erfassung einer Leistung wird der zum Zeitpunkt der Leistung gültige Preis angezogen. Zur Flexibilisierung der Preisgestaltung kann nun bei der Erfassung einer neuen Leistung ein individueller Netto-Preis speziell für diese Leistung vergeben werden. Dies war bisher nur über die API möglich.

Leistungserfassung: Individueller Preis

API: Erweiterung beim /Invoices Endpoint

Um über die REST-API die Liste der Rechnungspositionen für ausgewählte Rechnungen abzurufen, waren bisher zwei Aufrufe erforderlich:

  • Abruf der Rechnungen (mit entsprechender Filterung)
  • Für jede Rechnung: Abfrage der Rechnungsdetails inkl. Rechnungspositionen

Dieser Anwendungsfall lässt sich jetzt über einen einzigen REST-Call umsetzen. Hierfür muss bei der Abfrage der Rechnungen der neue Parameter extendedData=true übergeben werden. Weitere Details in der API-Dokumentation.

Release 2.14.0: ZUGFeRD Rechnungen

Das aktuelle Fakturia Release 2.14.0 vom 25.11.2019 bringt zum Ende des Jahres nochmal einige interessante Funktionserweiterungen:

Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard

Das ZUGFeRD-Format ist ein europäischer Standard zur Erstellung von elektronischen Rechnungen. Dabei werden die Inhalte der Rechnung (Positionen, Summen, Adressen usw.) in einem struktuierten Format als XML-Datei in der eigentlichen PDF-Rechnung eingebettet. Es entsteht eine Rechnung gemäß der PDF/A-3 Spezifikation. Dieses Format ist ab 2020 vorgeschrieben, wenn Sie Rechnungen gegenüber Behörden ausstellen.

Fakturia unterstützt ab sofort das ZUGFeRD-Format (Version 1.0) für Rechnungen und Korrekturrechnungen. Damit ZUGFeRD-konforme Rechnungen an Ihre Kunden versendet werden, müssen Sie die ZUGFeRD-Generierung in den Einstellungen aktivieren:

Außerordentliche Kündigung von Verträgen

Auch Verträge mit vereinbarten Mindestlaufzeiten können je nach AGB z. B. aus wichtigem Grund jederzeit von einer der Parteien gekündigt werden. Damit diese außerordentliche Kündigung auch für Verträge in Fakturia umgesetzt werden kann, haben wir die Kündigungsoptionen in der Vertragsmaske erweitert:

Erweiterte Mahnstufen

Bei den Mahnstufen besteht jetzt die Möglichkeit, die mit einer Mahnstufe verbundenen Aktionen (Mahnmail versenden, Webhook auslösen) individuell zu konfigurieren. Sie können auf diesem Weg z. B. eine letzte Eskalationsstufe (z. B. Übergabe ans Inkassobüro) einstellen, bei welcher an den Kunden keine E-Mail mehr versendet werden soll.

Mahnstufen-Events einstellen

Ebenfalls neu ist die Möglichkeit, die Mahnstufe unabhängig von der Automatik frei einzustellen. Dies ist jedoch begrenzt auf übergeordnete Mahnstufen. Sie können also nicht mehr manuell von der Stufe 5 auf die Stufe 1 zurückspringen:

Mahnstufe einer Rechnung manuell ändern