Release 2.6.0: Gutscheine / Coupons

Seit dem 12.04.2019 steht die brandneue Fakturia Version 2.6.0 auf Sandbox und Produktivumgebung zur Verfügung. Diese bringt folgende Erweiterungen und Features im Backend und im SelfService Portal:

Gutscheinfunktion: Bestellcoupons für die SignUp Pages

Um spezielle Sonderaktionen zu bewerben, wird im Marketing sehr gerne auf Gutscheine (Coupons) zurückgegriffen. Diese bringen dem Kunden bei Bestellung eine Vergünstigung in Form eines prozentualen Rabattes oder eines einmaligen Startguthabens. Beide Varianten sind mit der neuen Gutscheinfunktion von Fakturia möglich. Damit bildet die Couponverwaltung eine ideale Ergänzung zu den bereits vorhandenen Rabattierungsmöglichkeiten.

Die Vorteile der neuen Gutscheinfunktion im Überblick:

  • Projektabhängige Pflege von Couponcodes
  • Anwendbarkeit der Rabatte auf Abo-Artikel und / oder verbrauchsabhängige Artikel
  • Automatische Gutschein-Code Generierung oder Import bestehender Codes
  • Zeitliche Beschränkung möglich
  • Einmal- oder Mehrfacheinlösung von Gutscheincodes
  • Kombination von Rabatt und Startguthaben in einem Code
  • Codeabfrage auf den Bestellseiten (SignUp-Pages)

Um die Gutscheincodes zu verwalten, wechseln Sie über die Menüfolge Einstellungen (⚙) -> Gutscheincodes in die Verwaltungsmaske:

Sind Gutscheincodes für ein Projekt vorhanden, stehen diese automatisch per Default in allen Bestellseiten zur Verfügung. Falls Gutscheine für bestimmte SignUp-Pages ausgeschlossen werden sollen, kann dies auf der jeweiligen Bestellseite eingestellt werden:

Bei Aufruf einer Bestellseite durch den Kunden erscheint das Eingabefeld für den Gutscheincode (sofern gültige Codes vorhanden) im unteren Bereich der Bestellseite:

SelfService Portal: Stammdatenänderung durch Kunden

Ihre Kunden melden Adressänderungen etc. per E-Mail und erzeugen damit unnötigen Verwaltungsaufwand? Die im Kundencenter neu integrierte Stammdatenänderung automatisiert diesen Prozess ab sofort:

  • Der Kunde erfasst seinen Änderungswunsch über das SelfService-Portal (Der Stammdatensatz wird dabei noch nicht verändert)
  • Sie erhalten eine E-Mail bzw. einen REST-Webhook als Information über den neu erstellten Änderungsantrag
  • Prüfen des Änderungsantrags über das Backoffice mit Möglichkeit zur Datenübernahme

Stammdatenänderung durch den Kunden:

Die Datenänderungswünsche der Kunden finden Sie unter dem neuen Menüpunkt Kunden -> Änderungsanträge.

Im Verwaltungsdialog für die Änderungsanträge erhalten Sie einen Überblick über die veränderten Daten und können den Antrag des Kunden entweder akzeptieren oder diesen ablehnen:

Internationalisierbare Rechnungstexte für Reverse-Charge

Gemäß aktueller Rechtssprechung müssen Rechnungen, die nach dem sog. Reverse-Charge-Verfahren abgerechnet werden (Umkehr Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger) eine entsprechende Formulierung inkl. Angabe der USt-ID des Leistungsempfängers enthalten.

Diese Formulierung mit dem Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft muss dabei zwingend in der Landessprache des jeweiligen Kunden verfasst sein.

Um Ihnen maximale Flexibilität bei der Erfassung der Reverse-Charge Texte zu bieten, wurde die Dokumentenverwaltung um einen neuen Abschnitt ergänzt:

Formulierungsvorschläge für alle Länder der EU finden Sie z. B. auf den Seiten der IHK.

 

Release 2.5.0

Am 29.03.2019 ging die neue Fakturia Version 2.5.0 mit folgenden neuen Funktionen online:

E-Mail Hooks

Ähnlich wie bei den Webhooks, die einen REST-Call an Ihre Server auslösen, können Sie mit den E-Mail Hooks eine individuelle Mailbenachrichtigung für bestimmte Systemereignisse einrichten. So erhalten Sie beispielsweise eine E-Mail, wenn ein Kunde seinen Vertrag über das Kundencenter gekündigt hat. Die Mail enthält das betroffene Objekt (in unserem Beispiel den Vertrag des Kunden) mit allen Attributen im JSON-Format.

Um einen E-Mail Hook einzurichten, gehen Sie über Einstellungen -> Webhooks in die Webhookverwaltung. Die Verwaltungsmaske für einen Webhook wurde um ein neues Eingabefeld „E-Mail“ erweitert. Sind sowohl die Felder Url als auch E-Mail befüllt, werden zwei getrennte Hookjobs erstellt.

Beispiel E-Mail:

Vertragskündigung durch den Kunden via Kundencenter

Ab sofort können Ihre Kunden laufende Verträge ganz bequem über das SelfService Portal kündigen. Das nächstmögliche Kündigungsdatum wird dabei automatisch angezeigt. Um die Kündigung automatisiert zu verarbeiten, bietet sich die Einrichtung eines Webhooks an. Die Kündigungsfunktion kann global über Einstellungen -> Systemeinstellungen -> Kundencenter aktiviert werden:

Sie können zusätzlich pro Vertrag entscheiden, ob die Kündigung über das SelfService-Portal möglich sein soll:

Die Kündigungsfunktion aus der Sicht des Kunden:

Release 2.4.0 : OpenAPI Support

Die Fakturia Version 2.4.0 vom 15.03.2019 steht ganz im Zeichen der Erweiterung unserer Programmierschnittstelle (API). Folgende neuen Features sind auf Sandbox und Produktivumgebung verfügbar:

Unterstützung für OpenAPI / Swagger

Unsere REST-API ist ab sofort mit dem OpenAPI-Standard kompatibel.  Bei OpenAPI handelt es sich um einen Beschreibungsstandard der Linux Foundation für Schnittstellen, der u. a. auch die direkte Generierung von Client-Code erlaubt. Ihre Entwickler wird diese Neuigkeit besonders erfreuen: Mit dem neuen Swagger-File sind diese nun in der Lage, unsere API in Ihre Systemlandschaft mit wenigen Handgriffen zu integrieren. Egal ob PHP, Python, Node.js, Perl oder Java – OpenAPI ist völlig unabhängig von Programmiersprachen.

Zur neuen umfangreichen API-Dokumenation von Fakturia

Neue API-Funktionen

Neben der Umstellung auf den OpenAPI-Standard haben wir zusätzlich den Funktionsumfang der API deutlich erweitert, um Ihnen noch mehr Möglichkeiten der Systeminteraktion zu bieten:

  • Einreichen von Vertragskündigungen
  • Aktivieren von Verträgen
  • Abrufen von Debitorenkonten (Kundenkonten) samt Kontostand
  • Abfrage von Transaktionen auf Debitorenkonten

An welchen spannenden neuen Features wir gerade arbeiten und wann ihr mit diesen rechnen könnt, ist wie immer in unserer Development-Roadmap zu finden.

Release 2.3.0

Die neue Fakturia Version 2.3.0 wurde am 01.03.2019 auf Sandbox und Produktivsystem ausgerollt. Es sind folgende Updates enthalten:

Unterstützung für Rabatte

Erstellen Sie für Ihre Projekte Rabatt-Vorlagen für die spätere Zuweisung zu einem Vertrag. Dabei sind folgende Optionen möglich:

  • Rabatt-Wert in Prozent (Dezimalzahl möglich)
  • Beschränkte Gültigkeit (z. B. nur in den ersten 6 Monaten anwenden)
  • Extra Rechnungsposition für den Rabatt pro Leistungsposition auf der Rechnung erzeugen oder den Rabatt einfach direkt an den entsprechenden Rechnungsposition anwenden
  • Anwendungsbereich: Abo-Artikel und / oder verbrauchsabhängige Gebühren

Bei der Vertragserstellung für einen Kunden können dem Vertrag über den Tab „Rabatte“ mehrere Rabatt-Konfigurationen hinzugefügt werden:

Kundencenter: Mandatserteilung für SEPA-Lastschriften bei Bestellung

Bisher war bei den Signup-Pages für die Bezahlart Lastschrift zwar die Eingabe der Kontoverbindung (IBAN und BIC) des Kunden möglich, allerdings konnte der Kunde bei der Bestellung kein elektronisches Lastschrift-Mandat erteilen. Diese Funktionalität steht ab sofort zur Verfügung.

Um diese Funktion zu aktivieren, müssen Sie in den Einstellungen der Bezahlart Lastschrift den auf der Bestellseite anzuzeigenden Text für die Checkbox definieren. Sie erreichen den Einstellungsdialog über Einstellungen (⚙) -> Zahlungsarten:

Kundencenter: Anzeige der Aboartikel zum Vertrag

Im Selfservice-Portal finden Ihre Kunden u. a. auch eine Übersicht über alle abgeschlossenen Verträge. In der Vertragsübersicht werden nun auch die im Vertrag enthaltenen Abo-Leistungen inkl. der aktuell gültigen Preise angezeigt.

Vereinfachte Navigation bei neuen Bestellungen

Neue und unbearbeitete Bestellungen über das Selfservice-Portal werden Ihnen im Dashboard auf der Startseite angezeigt. Bisher fehlte aber eine Verlinkung zum Bearbeitungsdialog. Der Umweg über das Hauptmenü (Fakturierung -> Bestellungen) ist jetzt nicht mehr erforderlich, dank Schnellnavigation.

 

 

Release 2.2.0

Das Release 2.2.0 wurde am 01.02.2019 auf Sandbox und Produktivsystem ausgerollt und bringt die folgenden neuen Features mit sich:

Individuelle Styles (CSS) für das Kundencenter

Für das integrierte Selfservice-Portal können sie ab sofort ihre eigene CI hinterlegen. Gestalten sie Hintergrundfarben, Textfarbe, Buttonfarben, Schriftarten usw. ganz nach ihren Wünschen. Möglich macht es der neue CSS-Editor (Cascading Style Sheets) unter Einstellungen (⚙) -> Systemeinstellungen -> Kundencenter. Sie haben hier die Möglichkeit, alle HTML-Elemente mit eigenen Styles zu überschreiben.

Empfängerkreis von vertragsrelevanten E-Mails

War im Betreiberaccount bisher eine extra E-Mail Adresse für den Rechnungsversand hinterlegt, wurden alle Systemmails an den Endkunden (auch die Bestätigung von Vertragskündigungen, Mahnungen etc.) an diese E-Mail Adresse zugestellt. Da wesentliche Änderungen am Vertrag auch für den Vertragspartner von Bedeutung sind, werden wichtige Benachrichtigungen zum Vertrag nun immer an beide Adressen versendet.

Neues Dashboard: Zugänge / Abgänge von Verträgen

Die Startseite glänzt nun mit einem weiteren neuen Management-Dashboard zur Darstellung von Zugängen (Neuabschluss) oder Abgängen (Kündigungen / Vertragsende) bei den Verträgen im Laufe der Zeit.

Leistungsübersicht im Kundencenter

Ihre Endkunden können sich im Selfservice-Portal ab sofort einen Überblick über in Anspruch genommene Leistungen verschaffen. Dabei werden auch Positionen aufgeführt, welche noch nicht abgerechnet wurden.

Release 2.1.0

Gestern war es wieder soweit: Mit dem Deployment der neuen Fakturia Version 2.1.0 stehen auf der Sandbox und dem Produktivsystem neben etlichen Bugfixes und kleinen Erweiterungen folgende neue Funktionen zur Verfügung:

Unterstützung für Webhooks

Mit den Webhooks können Sie beliebige Drittsysteme (eigene Applikation, CRM-System usw.) per REST-Call über wichtige Vorgänge im Fakturia System informieren. Hierbei stehen u. a. folgende Trigger zur Verfügung:

  • Kunde angelegt / geändert / gelöscht
  • Artikel angelegt / geändert / gelöscht
  • Vertrag erstellt
  • Vertrag gekündigt
  • Rechnung bezahlt
  • Mahnung verschickt

Bei jedem Hook-Aufruf wird immer kontextbezogen das passende Objekt mit übergeben, im Falle einer Änderung am Vertrag erhalten Sie z. B.  sämtliche Daten des betroffenen Vertrages als JSON-Objekt per Http-Post. Die Webhooks können über den Menüpunkt Einstellungen (⚙) -> Webhhooks eingerichtet werden:

Management-Dashboard: Umsatzverlauf

Auf dem Dashboard auf der Startseite finden Sie jetzt rechts oben einen Überblick über die Umsätze pro Projekt im Verlauf der Zeit:

Rechnung auf unbezahlt setzen mit Korrekturbuchung

Bisher konnte man eine Rechnung nur auf unbezahlt setzen ohne eine entsprechende Buchung auf dem Kundenkonto (Debitorenkonto). Ab sofort steht auch eine Option zur gleichzeitigen Belastung des Kundenkontos zur Verfügung:

Fakturia 2.0 ist da

Gerade noch rechtzeitig vor Weihnachten ist unsere brandneue Fakturia Version 2.0 fertig geworden. Unser bisheriges GUI-Layout stammt  noch aus der Anfangszeit von Fakturia und ist inzwischen etwas in die Jahre gekommen – höchste Zeit für einen Neuanstrich! Deshalb hat unser Team seit September diesen Jahres unermüdlich am neuen Layout gebastelt. Das Ergebnis kann sich sehen lassen:

  • Moderner responsiver Look für Backoffice und Kundencenter
  • optimale Ausnutzung der verfügbaren Bildschirmfläche
  • Perfekte Darstellung auf Smartphone und Tablet
  • Aufgeräumtes und übersichtliches Hauptmenü

So macht die Arbeit mit Fakturia noch mehr Spass! Weitere Optimierungen der Usability und neue Management-Dashboards folgen schon in Kürze. Unsere Sandbox-User können sich ab sofort selbst ein Bild von der neuen Oberfläche machen. Das Rollout auf die Produktivumgebung erfolgt Anfang Januar 2019.

Neben dem neuen Layout sind in der Version 2.0 auch eine Reihe neuer Features und Funktionen enthalten:

Import von Kontoumsätzen (CSV / CAMT)

Zum schnellen Abgleich offener Rechnungen gegen die Umsätze auf dem Bankkonto steht ab sofort eine Importfunktion für die Umsätze auf Ihrem Girokonto bereit. Die Importfunktion ist unabhängig von technischen Schnittstellen der Banken (FinTS / HBCI) und unterstützt derzeit folgende Formate und Banken:

  • Fidor Bank CSV-Export
  • CAMT-Umsätze als ZIP-Datei (u. a. verfügbar im Onlinebanking der Sparkassen)
  • Generisches Fakturia Format

So einfach gehts:

  • Importfunktion aufrufen über Payment -> Zahlungseingänge
  • Format und Encoding wählen, Datei hochladen
  • Im Folgebildschirm werden automatisch passende Rechnungen zugeordnet und evtl. erkannte Rücklastschriften zur Verarbeitung markiert

Weitere Informationen zum Kontenabgleich finden Sie im Wiki.

Exportfunktion für Stammdaten

Damit die in Fakturia erfassten Daten einfach und schnell auch in anderen Systemen oder beispielsweise in der Tabellenkalkulation weiterverarbeitet werden können, bietet Fakturia ab sofort zahlreiche Datenexporte im CSV-Format:

  • Kundenverträge
  • Kunden
  • Rechnungen
  • Korrekturrechnungen
  • Artikel
  • Kontobewegungen (Debitorenkonto)
  • Leistungsübersicht

Die Exportfunktion erreichen Sie über Schnittstellen -> Reporting.

Exportbereich auswählen und Export starten:

Danach die vom System generierte CSV-Datei herunterladen:

Release 1.2.1

In der vergangenen Woche haben wir die neue Fakturia Version 1.2.1 live gesetzt. Neben zahlreichen kleineren Bugfixes steht im Bereich „FiBu Export“ nun ein weiterer Datenexport für die Buchhaltung zur Verfügung: Der neue Export für Debitorenkonten ermöglicht den Download aller gepflegten Debitorenkonten als CSV-Datei für den Import in die Buchhaltungssoftware.

Übrigens: Unser Team arbeitet aktuell mit Hochdruck am neuen generalüberholten Fakturia Layout 2.0! Ein kleiner Vorgeschmack der responsiven Weboberfläche folgt in Kürze.

Release 1.2.0: Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)

Am Montag, den 29.10.2018 wurde die neue Fakturia Version 1.2.0 live gesetzt. Folgende Features sind enthalten:

Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)

Gerade bei der Abwicklung von Abo-Leistungen kommt es hin und wieder vor, dass Leistungen für kommende Monate bzw. Jahre im Voraus abgerechnet werden. Dies ist vor allem dann problematisch, wenn es sich um Leistungen handelt, die über das laufende Wirtschaftsjahr hinausragen. In diesem Fall sieht der § 252 (1) Nr. 5 HGB eine periodengerechte Abgrenzung von Umsätzen vor. Umsätze, die nicht mehr dem laufenden Wirtschaftsjahr zuzurechnen sind, müssen in der Buchhaltung entsprechend abgegrenzt werden und später in die eigentliche Leistungsperiode wieder eingebucht werden.

Fakturia unterstützt Sie ab sofort bei Bildung der entsprechenden Abgrenzungsbuchungen.

Dezimale Mengenangaben in der Fakturierung

Bisher war die Eingabe der Artikelmenge auf Ganzzahlen beschränkt, was die Abrechnung bestimmter Leistungen (z. B. 1,25 Stunden Beratung) erschwert hat. Ab sofort können sowohl für Abo-Artikel als auch für Einzelleistungen Dezimalzahlen mit bis zu 4 Nachkommastellen eingegeben werden.

Release 1.1.16

Noch vor dem geplanten Fertigstellungstermin erfolgte am 07. September 2018 die Livesetzung der neuen Fakturia Version 1.0.16. Schwerpunktthema bei diesem Release ist der Themenkomplex Buchhaltung und Steuern:

Länderspezifische Steuersätze zur Abwicklung elektronischer Dienstleistungen (B2C)

Wer in in der EU grenzüberschreitend elektronische Produkte und Dienstleistungen (z. B. Webhosting, eBooks, Softwaredownloads etc.) an Privatkunden verkauft, ist seit dem 01.01.2015 dazu verpflichtet, die Mehrwertsteuer am Wohnsitz des Kunden anzuwenden und diese entsprechend in das Zielland abzuführen. Über den neuen Menüpunkt Steuergruppen verwalten können nun für jedes Land flexibel die Steuersätze gepflegt werden. Dabei ist es auch möglich, geplante Änderungen der Steuersätze im Vorfeld zu erfassen.

Zusammenfassende Meldung (ZM) und Mini-One-Stop-Shop (MOSS)

Umsätze mit elektronischen Produkten in der EU (B2C) können über das sog. Mini-One-Stop-Shop Verfahren (MOSS) zentralisiert an die deutschen Finanzbehörden gemeldet werden. Mit dem Release 1.0.16 steht zur Unterstützung des Meldeprozesses unter dem Menüpunkt „FiBu Export“ ein Report-Generator zur Verfügung, der die Umsätze in einem beliebigen Zeitraum pro Land entsprechend aufschlüsselt.

Für Umsätze mit Gewerbetreibenden in der EU (Reverse-Charge Verfahren) besteht ebenfalls eine Meldepflicht gegenüber den Behörden: Hier muss regelmäßig die Zusammenfassende Meldung (ZM) abgegeben werden. Auch hier unterstützt Fakturia ab sofort mit einem Report. Die Aufschlüsselung der Umsätze in einem Zeitraum erfolgt jeweils pro USt-ID des Kunden. Künftig besteht auch die Möglichkeit, ein CSV für den schnellen Upload im Elster-Portal herunterzuladen.

DATEV-Export

Neben dem CSV-Export für den Lexware Buchhalter steht nun auch für die verbreitete Buchhaltungslösung DATEV ein Export zur Verfügung. Der DATEV-Export ist unter dem Menüpunkt „FiBu-Export“ zu finden.

 

Weitere Informationen zu den Buchhaltungs-Funktionen von Fakturia finden Sie hier.