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Mit dem aktuellen Release 2.103.0 vom 17.05.2023 wurden folgende neuen Features live gesetzt:

Kündigung zurücknehmen

Wird in Fakturia eine Kündigung durchgeführt, wechselt der Vertrag zunächst in den Status „gekündigt“ und bei erreichen des finalen Endedatums in den Status „beendet“. Bisher war eine Kündigung im System unumkehrbar, d.h. hat sich ein Kunde doch noch für eine Fortführung des Vertrages entschieden, musste ein neuer Vertrag erstellt werden. Ab sofort ist es möglich, eine Kündigung wieder zurückzunehmen – und zwar solange, solange sich der Vertrag noch im Status „gekündigt“ befindet.

Unbedingt beachtet werden muss hierbei aber, dass evtl. bei der Kündigung erzeugte Rechnungskorrekturen nicht wieder rückabgewickelt werden. Für eine entsprechende Korrektur müssen Sie selbst sorgen.

Preisanzeige in der Bestellbestätigungs-Mail

Für mehr Transparenz gegenüber den Endkunden haben wir die Bestätigungsmail, welche nach einer Bestellung mittels Signup-Pages versendet wird, um die Anzeige der Preise erweitert. Bisher wurden hier nur die gebuchten Artikel aufgeführt. Achtung: Wenn Sie die Textvorlage für die Bestätigungsmail verändert haben, müssen Sie hier ggf. den Text zurücksetzen, damit die Preisanzeige wirksam wird.

Bearbeitbarkeit Dokumente am Vertrag

An den Verträgen besteht die Möglichkeit, beliebige Dokumente (PDF etc.) anzuhängen. Während dem Upload lassen sich hier auch einige Einstellungen pro Dokument (z. B. Soll es per Mail versendet werden) vornehmen. Leider konnte man diese Einstellungen im nachhinein nicht mehr ändern. Diese Bearbeitbarkeit ist mit dem neuen Release nun gegeben.

API: Neue Filtermöglichkeit bei Preisberechnung

Der API-Endpunkt https://api.sandbox.fakturia.de/documentation/#/Contracts/contractPrices hilft bei der Preisberechnung für Ihre externen Systeme. Hier wurden in der Vergangenheit auch Aboartikel aufgeführt, welche längst ausgebucht (Upgrade/Downgrade) bzw. ausgelaufen sind. Um nur noch Preise (und Summen) für aktive Artikel zu erhalten, kann nun über den Status eines Aboartikels gefiltert werden:

Erweiterung Vertragsübersicht am Kunden

Im Tab „Verträge“ eines Kunden werden alle Kundenverträge aufgeführt. Bei sehr vielen (Abo-) Verträgen ist häufig nicht klar, um welches gebuchte Produkt es hier geht. Als Hilfestellung zeigen wir nun in der Vertragsübersicht zumindest die ersten beiden Aboartikel als Preview an.

Anpassungen an den PDF-Layouts

Bei sechsstelligen Rechnungssummen kam es bisher in unseren Dokumentenvorlagen (Rechnung, Korrekturrechnung etc.) zu etwas unschönen Umbrüchen zwischen dem Betrag und dem Währungssymbol. Wir haben daher das Layout etwas optimiert und die Schriftgrößen minimal reduziert.

Der Schwerpunkt der letzten beiden Releases lag auf unserer Programmierschnittstelle (API). Zuletzt ging Version 2.99.0 am 21.03.2023 live.

Dauer der Reporterstellung

Berichte (Auswertungen, Buchhaltungs-Export etc.) werden von Fakturia im Hintergrund generiert und können anschließend heruntergeladen werden. Die Generierung kann dabei einige Zeit in Anspruch nehmen. Für bessere Rückschlüsse auf die Dauer eines bestimmten Vorgangs wird nun im Downloadbereich der Reports neben dem Startdatum auch das Enddatum der Erzeugung angezeigt:

Wording im Anschriftenfeld

Bei der Bearbeitung der Adressdaten eines Kunden (Kundencenter, Bestellseite, Backoffice) wurde die Straße mit evtl. Zusatzangaben bisher mit den Labeln „Adresse 1 – 3“ bezeichnet. Da dies teilweise zu Irritationen geführt hat, haben wir die Felder umbenannt:

SelfService-Portal: Verschiedene Voreinstellungen

Eine Besonderheit bei unserem Kundencenter ist die Möglichkeit der Einbindung per Single Sign-on (SSO). Der Kunde meldet sich hierbei indirekt über eine bereits bestehende Session einer 3rd-Party Applikation in unserem SelfService-Portal an. Für diesen Integrationsweg stehen ab sofort neue Konfigurationsmöglichkeiten per URL-Parameter zur Verfügung:

• Voreinstellung der Sprache des Kunden im Portal
• Ausblenden des Benutzermenüs rechts oben (Zur Unterbindung der Passwort-ändern Funktion sowie des Logouts)

Nähere Details zu den einzelnen Parametern finden Sie in unserer Doku.

Kopierfunktion für Artikel

Bei der initialen Befüllung von Fakturia mit Artikeln müssen häufig bestimmte Merkmale eines bereits bestehenden Artikels übernommen werden. Um den Anlageprozess zu erleichtern, lässt sich ein bestehender Artikel nun ganz einfach als Vorlage für einen neuen Artikel kopieren:

API: Typ beim SubscriptionItem

Wird ein Aboartikel einem Vertrag hinzugefügt, so ist dies in der Regel ein fixer Bestandteil des Vertrages. Daneben kennt Fakturia aber auch Addons, also Aboartikel, welche der Kunde jederzeit beliebig hinzubuchen und wieder ausbuchen kann. Die Deklarierung als Addon ist in der GUI in der Vertragsmaske bereits jetzt möglich, für die API fehlte diese Option aber bisher. Diese Lücke haben wir nun geschlossen:

API: Lieferadresse bei Bestellung

Unsere Bestellseiten erlauben es neuen Kunden bereits zusätzlich zur Rechnungsadresse auch eine abweichende Lieferadresse anzugeben. Diese Möglichkeit besteht nun auch bei der Anlage einer Bestellung per API:

API: Bestellung freischalten

Der Bestellprozess lässt sich in Fakturia je nach Belieben automatisieren. Eine Option ist dabei, dass eine neue Bestellung sofort in einen aktiven Vertrag überführt wird, ohne dass ein manueller Eingriff, also eine Freischaltung der Bestellung, erforderlich ist. Bei komplexeren Bestellprozessen ist diese Freischaltung u.U. an ganz bestimmte Konditionen gebunden und kann erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Um nun eine wartende Bestellung auch per API freischalten zu können, haben wir neue Endpunkte eingeführt:

Webhooks: Mehr Transparenz

Unsere Webhooks informieren beliebige Drittsysteme über wichtige Systemereignisse. Zur besseren Nachvollziehbarkeit der Events haben wir einige Erweiterungen durchgeführt.

Zum einen lässt sich die gesendete Hook-Message nun jederzeit auch im Backoffice anzeigen:

Für eine bessere Zuordnung einer Hook-Message zu einer Webhook-Konfiguration, wird in der Hook-Message nun auch die UUID der Konfiguration mitgesendet:

Themen wie Nachhaltigkeit und Klimaschutz gewinnen stetig an Bedeutung. Auch uns als IT-Dienstleister aus dem schönen Oberbayern liegen der Schutz der Natur und die Erhaltung der biologischen Vielfalt am Herzen. Durch die Nutzung erneuerbarer Energien für die Stromversorgung von Rechenzentren oder die Optimierung von IT Prozessen lassen sich Ressourcen einsparen, die Energieeffizienz steigern und der ökologische Fußabdruck minimieren. Zusätzlich kann aber auch aktiv etwas Gutes getan werden.

Seit diesem Monat arbeiten wir daher mit dem Start-up expeero zusammen, um unsere Bemühungen im Bereich Nachhaltigkeit und Klimaschutz weiter auszubauen. Und zwar ganz konkret mit dem Pflanzen von Bäumen für erhaltene Bewertungen.

Für jede abgegebene Bewertung auf expeero.com, de.trustpilot.com, google.de, appvizer.de, omr.com oder capterra.com.de lassen wir Bäume pflanzen.

Hier ist unser Profil auf expeero finden:

Expeero arbeitet mit Eden Reforestation Projects, einer international bekannten Non-Profit-Organisation, zusammen, um Bäume zu pflanzen und Wälder wiederaufzuforsten. Im Rahmen der Initiative „Bäume für den Wandel“ wird eine Baumpflanzaktion im Kijabe Forest und in der Stadt Turasha in Kenia unterstützt. Die Wiederaufforstung findet in enger Zusammenarbeit mit der lokalen Gemeinschaft statt, um nicht nur die Umwelt, sondern auch die Region vor Ort wirtschaftlich zu fördern. Informationen über das Pflanzprojekt und den Fortschritt der Aktion sind auf der Website von expeero zu finden.

Durch die Abgabe einer Bewertung entsteht eine echte „Win-win-Situation“ für alle Beteiligten:

• Ein „win“ für das Klima
• Ein „win“ für die lokale Bevölkerung
• Ein „win“ für unser Unternehmen

Wer jetzt Lust bekommen hat, sich für eine gute Sache einzusetzen und aktiv etwas für den Klimaschutz zu tun, der kann am besten gleich eine Bewertung für uns abgeben unter:
https://www.expeero.com/de/luminea-it-services-gmbh/forest

Am 31.01.2023 haben wir eine aktualisierte Version von Fakturia auf Sandbox, Produktionssystem und den Private-Cloud Umgebungen ausgerollt. Folgende Features sind enthalten:

SEPA-Lastschriften ohne BIC

Für die Einrichtung von Lastschriften über die Hausbank war es bisher zwingend erforderlich, beim Kunden IBAN und BIC anzugeben. Diese Verpflichtung zur Angabe der BIC ist im Februar 2016 für SEPA-Zahlungen entfallen, es genügt ausschließlich die IBAN. Wir haben unser System entsprechend angepasst, so dass die BIC nicht mehr als Pflichtfeld behandelt wird.

API: Ändern von Rabatten am Vertrag

Über die REST-API lassen sich einem Vertrag Rabatte mittels Schnittstellenaufruf zuweisen. Eine nachträgliche Bearbeitung dieser Zuweisung war jedoch nicht möglich. Wir haben hierfür nun einen neuen Endpoint eingeführt:

Kundencenter: Darstellung der Leistungsübersicht

Mit Hilfe der Leistungsübersicht im Kundencenter erhält ihr Kunde einen Überblick über alle bisher abgerechneten Leistungen bzw. Artikel. Eine Besonderheit hierbei ist, dass auch bereits erbrachte, aber noch nicht abgerechnete Leistungen dort aufgeführt werden. An dieser Maske haben wir eine kleine Änderung vorgenommen: Für noch nicht abgerechnete Leistungen wird zusätzlich zur Artikelnummer der Artikelname nicht mehr ausgegeben. Erst wenn die Leistung abgerechnet wird erscheint auch der Name des Artikels. Technischer Hintergrund: Um dem Kunden immer eine Übersetzung der Texte in seiner Sprache garantieren zu können, war diese kleine Einschränkung erforderlich.

Filterung unbezahlte Rechnungen

In den Übersichtsseiten für Rechnungen, Korrekturrechnungen, Gutschriften und Gutschriftskorrekturen lassen sich über eine Filtereinstellung nur die Dokumente anzeigen, die noch unbezahlt bzw. noch nicht ausgeschüttet sind. In der Ergebnisliste wurden bisher auch Dokumente aufgeführt die bereits storniert wurden. Da diese für die Auswertung nicht relevant sind, werden stornierte Dokumente ab sofort nicht mehr angezeigt.

Kundencenter: Eigener HTML-Header

Um unser SelfService-Portal optimal an ihre individuelle Corporate Identity anpassen zu können, stehen in Fakturia verschiedene Einstellungsmöglichkeiten wie z. B. Custom CSS-Styles zur Verfügung. Auch der Footer des Portals kann mit einem individuellen HTML-Fragment versehen werden. Ab sofort lässt sich auch ein individueller HTML-Header in der Dokumentenverwaltung unter „Weitere Templates“ hinterlegen:

Erweiterungen beim Lastschrifteinzug

Die Umstellung eines Kunden von der Bezahlart Überweisung auf SEPA-Lastschrift (Hausbank) war bisher mit einer Einschränkung verbunden: Nur Rechnungen, die nach der Umstellung erzeugt wurden und somit mit der Bezahlart Lastschrift markiert waren, konnten per SEPA-Lastschrift eingezogen werden. Ältere, noch offene Rechnungen, die per Überweisung fällig waren, standen beim Generierungslauf für die Lastschriften nicht zur Verfügung. Diese Rechnungen können nun mit aufgenommen werden:

Bei Fakturia ist wieder viel passiert in den letzten Wochen. Hier die Neuigkeiten im Einzelnen:

Sammel-Download von Rechnungen & Co

Von Fakturia erzeugte Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften, Korrekturrechnungen usw. lassen sich in den entsprechenden Übersichtsmasken direkt per Download herunterladen. Solange man nur hin und wieder einzelne Dokumente zum Download benötigt, war diese Funktionalität ausreichend. Werden gleich mehrere Dokumente auf einmal benötigt, musste man sich bisher mühsam durch alle Rechnungen klicken. Die neue Sammeldownload-Funktion macht das Leben ab sofort leichter: Die gewünschten Rechnungen werden einfach links über die Mehrfachauswahl selektiert. Über das Action-Menü unten erfolgt dann der Download aller gewählten Rechnungen als ZIP-Archiv.

Kontoabgleich: Verbuchung von Zahlungen mit Kundennummer

Beim Umsatzabgleich über unseren Partner finAPI werden Zahlungseingänge ihrer Kunden auf dem Girokonto automatisch verbucht, sowie erkannte Rücklastschriften verarbeitet. Für die Zuordnung einer Transaktion auf dem Kontoauszug war bisher die Rechnungsnummer im Verwendungszweck maßgebend. Nur wenn diese erkannt wurde, war eine Verbuchung der Transaktion möglich. Mit der aktuellen Erweiterung ist es nun auch möglich, einen Zahlungseingang zu verbuchen, wenn ausschließlich die Kundennummer des Kunden im Verwendungszweck vorkommt. Solche Umsätze werden beim Abgleich nun erkannt und mit einem entsprechenden Matchlevel markiert. Ausgewählte Buchungen werden bei der Verarbeitung dann dem Kundenkonto in Fakturia gutgeschrieben.

Sofern Sie wünschen, dass mit einer Verbuchung auch sofort offene Rechnungen getilgt werden sollen, muss folgende Option aktiviert werden:

Limit für Sammellastschriften konfigurierbar

Für die Generierung von SEPA-Sammellastschriften zur Ausführung über die Hausbank haben wir kürzlich ein Limit von 500 Lastschriften pro Durchlauf eingeführt. Dieses Limit können Sie nun bei der Generierung auch auf einen niedrigeren Wert heruntersetzen:

API: Validierung von Gutscheincodes

Wer den Checkout-Prozess selbst implementieren möchte und nicht auf unsere Bestellseiten zurückgreift, findet in unserer API bereits entsprechende Endpunkte um eine Bestellung per API-Request einzureichen. Hat der Kunde aber einen Gutscheincode, muss dieser idealerweise bereits vor Absenden der Bestellung auf Gültigkeit geprüft werden. Hierfür steht ab sofort ein neuer Endpunkt zur Verfügung:

Hinweismeldung bei gestörtem Mailversand

Für die Zustellung von Mails an ihre Kunden besteht die Möglichkeit, einen eigenen SMTP-Server zu hinterlegen. Das wird von uns auch dringend empfohlen. Nun kann es aber gerade bei Änderungen am Mailserver vorkommen, dass plötzlich keine Mails mehr verschickt werden können. Auf diesen Umstand weist ab sofort eine deutliche Hinweismeldung auf dem Dashboard hin:

API: Bestellung inkl. SEPA-Mandat anlegen

Ähnlich wie bei der Gutscheincode-Validierung, richtet sich diese Erweiterung an Selbstimplementierer des Checkout-Prozesses. Bestellt der Kunde per SEPA-Lastschrift, so generiert Fakturia bei Abwicklung über die Hausbank das SEPA-Lastschriftmandat automatisch. Hierbei wird auch eine Mandatsnummer vergeben. Möchten Sie diese Mandatsnummer aber selbst vorgeben, war der Prozess hierfür etwas umständlich. Ab sofort ist es möglich, bei einer Bestellung per API das gewünschte SEPA-Lastschriftmandat direkt zu übergeben: