Release 2.75.0: Neue Unzer Payment-Schnittstelle

Am 25.04.2022 ging das neue Fakturia Release 2.75.0 mit folgenden Features online:

Neue Unzer Payment-Schnittstelle

Unsere bestehende Heidelpay-Anbindung ist bereits etwas in die Jahre gekommen. Seit der Umbenennung von Heidelpay nach Unzer steht dort eine modernere Schnittstelle zur Verfügung, welche von Fakturia ab sofort genutzt wird. Wesentliche Neuerung ist, dass Fakturia nun auch in der Lage ist, sog. Chargebacks dh. Rücklastschriften oder Rückbelastungen von Kreditkartenzahlungen automatisiert zu verarbeiten. Wie die neue Unzer-Schnittstelle eingerichtet wird, beschreiben wir in unserem Howto.

Umsatz-Prognose Export mit Einzelleistungen

Der Prognose Export gibt einen Überblick über erwartete Umsätze in der Zukunft mit wiederkehrenden Zahlungen (MRR). Nicht enthalten sind dabei geplante Umsätze für Einzelleistungen, welche nicht an ein Abo-Modell gebunden sind. Mittels einer neuen Export-Option können diese Einzelleistungen mit in den Report integriert werden. Somit erhält man quasi eine realistische Umsatz-Prognose über alle Leistungsarten hinweg.

Export mit Einzelleistungen

Das Ausgabe-CSV weist die Einzelleistungen in einer extra Spalte (sumOnetime) aus:

monthplannedActivitiessumNetMrrsumGrossMrrsumNetOnetimesumGrossOnetimecurrency
01.05.20223149,7178,1400EUR
01.08.20223149,7178,1400EUR
01.11.20224149,7178,14796947,24EUR
01.02.20233149,7178,1400EUR
01.05.20233149,7178,1400EUR
01.08.20233149,7178,1400EUR
01.11.20233149,7178,1400EUR
CSV-Export Umsatzprognose inkl. Einzelleistungen

Zusätzliche Bestätigungs-Checkboxen bei den Bestellseiten

Damit ihr Kunde eine Bestellung über unsere SignUp-Pages absenden kann, muss er zunächst Ihre AGB bestätigen. Den Text inkl. Links zu Ihren Seiten konnten Sie bisher schon komplett frei gestalten. Da es rechtlich jedoch häufig auch erforderlich ist, die Einwilligung für bestimmte Sachverhalte über eine eigene Checkbox einzuholen, lassen sich auf den Bestellseiten nun 2 weitere zusätzliche Bestätigungs-Checkboxen einbinden.

Zusätzliche Bestätigungs-Checkboxen Bestellseite

Die Checkboxen werden dabei nur eingeblendet, wenn ein entsprechender Text gepflegt ist. Zur Verlinkung der Bedingungen nutzen Sie bitte HTML-Tags.

Darstellung Zusatz-Checkboxen auf der Bestellseite

Bestellseiten: Eingabe der Lieferanschrift

Wird Fakturia für den Vertrieb von physischen Produkten eingesetzt, so soll die Lieferung der Ware u. U. an eine abweichende Versandadresse erfolgen. Ihr Kunde hat nun die Möglichkeit, auf der Bestellseite eine abweichende Lieferanschrift anzugeben:

Abweichende Lieferanschrift Bestellseite

API: Preisberechnung für Abo-Artikel

Unsere REST-Schnittstelle bietet nun auch die Möglichkeit, die Preise bestimmter Abo-Artikel eines Vertrages in Abhängigkeit von Datum und vertragsspezifischen Einstellungen (z. B. Rabatte, Sonderpreise) abzufragen. Dies hilft z. B. bei der Darstellung in eigenen Softwarelösungen oder bei der Durchführung von Berechnungen.

Abfrage von Preisen für Abo-Artikel über die API

Mehr Transparenz bei Kundenkonten-Umsätzen

Bei den Umsätzen zu einem Kundenkonto wird jetzt auch der Benutzer mit ausgegeben, der im Falle einer manuellen Buchung der Ersteller dieser Transaktion war.

Ersteller einer Kundenkonto-Transaktion

Release 2.74.0: Erweiterter Export Umsatzprognose

In den letzten Wochen gab es wieder 3 Release-Versionen von Fakturia mit den folgenden Funktionserweiterungen:

Erweiterter Export Umsatzprognose

Der bisherige Prognose-Export für Umsätze enthält aggregierte Summen pro Monat. Ein Rückschluss auf konkrete Kundenverträge ist über diesen Weg jedoch nicht möglich. Wir haben daher die Prognose-Daten aus dem Dashboard auch als CSV-Export zur Verfügung gestellt. Die neue Report Variante gibt die geplanten wiederkehrenden Umsätze pro Kundenvertrag aus und lässt sich auch auf Verträge im Status Entwurf anwenden.

Der Report ist erreichbar über Schnittstellen -> Reporting -> Umsatzprognose (MRR):

MRR-Export auf Vertragsbasis

Ein Beispiel für die CSV-Ausgabe:

Mehr Schriftarten für PDF-Dokumente

Die Auswahl an Schriftarten für PDF-Dokumente (Rechnung, Gutschrift usw.) wurde weiter ausgebaut. Insgesamt stehen nun 6 verschiedene Schriftarten zur Verfügung. Auswählbar unter Einstellungen -> Dokumente & Texte, Tabreiter „PDF-Vorlagen“.

Auswahl Schriftarten

Erweiterte Ansicht Kundenkonten

Bei der Übersicht der Kundenkonten im Kunden-Bearbeitungsmodus wird jetzt auch der eingefrorene Betrag angezeigt. Eingefroren bedeutet, diese Summe ist zur Abrechnung bereits eingeplant, wurde aber noch nicht in Rechnung gestellt.

Update der SEPA-XML Version für Sammelüberweisungen

Die von Fakturia erzeugten Sammelüberweisungen im XML-Format wurden bisher in der sog. PAIN-Version pain.001.001.02 erzeugt. Da dieses Version vor kurzem abgekündigt wurde, generieren wir SEPA-Sammelüberweisungen jetzt mit der Version pain.001.001.03. Der Import dieser Version wird von allen aktuellen Onlinebanking-Tools unterstützt.

Release 2.71.0: Umsatzprognose (MRR)

Das aktuelle Fakturia Release vom 03.03.2022 steht ganz im Zeichen von Reporting und BI. Folgende Funktionen sind enthalten:

Reporting: Aggregierte Umsatzprognose (CSV)

Je mehr Kunden durch ein Subscription-Modell gewonnen werden, umso interessanter wird für das Management der Blick in die Zukunft: Wieviel Umsatz werde ich in den nächsten Monaten mit meinem Abo-Modell voraussichtlich erzielen? Die neue Reporting-Funktion erstellt eine Umsatzprognose für einen gewünschten Zeitraum in der Zukunft. Dabei werden alle geplanten wiederkehrenden Umsätze in Summe (Netto- / Bruttobetrag) pro Monat in einem CSV-Report zusammengefasst.

Selbstverständlich werden bei der Ermittlung der geplanten Umsätze Rabatte, Sonderpreise und Testphasen mit berücksichtigt. Der neue Report ist über die Menüfolge Schnittstellen -> Reporting zu finden:

CSV Export: Umsatzprognose

Umsatzvorschau auf dem Dashboard

Eine weitere praktische Prognosefunktion ist ab sofort auch auf dem Dashboard zu finden: Im Bereich der Umsatzcharts werden im Tab „Umsatzprognose“ die geplanten Umsätze der nächsten 10 Tage auf Vertragsbasis pro Tag dargestellt. Die Erstellung dieser Auswertung kann einige Sekunden in Anspruch nehmen.

Umsatzprognose auf dem Dashboard

Neue Schriftarten für PDF-Templates

Um die Schriftart auf den PDF-Dokumenten (Rechnung, Gutschrift etc.) zu ändern, musste bisher ein individuelles PDF-Template erstellt werden. Wir liefern nun „Out of the box“ bereits ein Set von Standardschriften aus, welche ganz einfach in den Systemeinstellungen ausgewählt werden können. Sie finden die Konfigurationsmöglichkeit unter Einstellungen -> Dokumente und Texte -> PDF-Vorlagen.

Schriftart für PDF-Dokumente auswählen

CSV Exporte: Asynchrone Verarbeiteung

Bei der Erstellung eines Reports (z. B. DATEV-Export, Rechnungs-Export etc.) musste bisher das Ende des Erstellungsvorgangs abgewartet werden – ein Weiterarbeiten im System wurde dadurch verhindert. Ab sofort erfolgt die Erstellung der Reports komplett asynchron, d. h. nach Klick auf den Button zur Erzeugung des Reports können Sie ganz normal weiterarbeiten und der Report wird im Hintergrund generiert. Sie finden den Status des Reports im Tab „Download“ und können diesen nach Fertigstellung wie gewohnt herunterladen.

Hintergrundverarbeitung Reports

Release 2.70.0: Zahlungsziel in der Vertragsvorlage

Am 04.02.2022 wurden mit der Version 2.70.0 folgende neuen Features ausgespielt:

Zahlungsziel in der Vertragsvorlage

Vertragsvorlagen sind Templates für neue Verträge und kommen insbesondere im Zusammenspiel mit den Bestellseiten zum Einsatz. Neben den Vertragsmodalitäten kann in einer Vertragsvorlage nun auch ein individuelles Zahlungsziel für Verträge dieses Templates vorgegeben werden. Das im Template definierte Zahlungsziel wird dann als abweichendes Zahlungsziel in neue Verträge übernommen.

Zahlungsziel bei Vertragsvorlagen

Mehr Customizing Möglichkeiten bei PDF-Templates

Fakturia lässt sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dazu gehören selbstverständlich auch individuelle PDF-Layouts nach Ihren CI-Vorgaben. Um in PDF-Templates künftig auch eine breitere Palette der beliebten Google Fonts unterstützen zu können, wurden in diesem Release einige technische Vorbereitungen getroffen.

Release 2.69.0: Auftragsbestätigung bei Vertragsaktivierung

Kurz vor Weihnachten ging mit Version 2.69.0 das letzte Release des Jahres 2021 online. An dieser Stelle möchten wir uns bei allen Kunden, Partnern und Interessenten für die vertrauensvolle Zusammenarbeit im vergangenen Jahr bedanken!

Auftragsbestätigung bei Vertragsaktivierung

Zwischen dem Zeitpunkt der Bestellung eines Tarifpaketes und der eigentlichen Freischaltung der gebuchten Leistung können manchmal einige Tage oder sogar Wochen liegen. Um Ihren Kunden über die Freischaltung seiner Bestellung und damit über die erfolgreiche Auftragsannahme informieren zu können, gibt es bei der Aktivierung eines Vertrages eine neue Option:

Auftragsbestätigung bei Vertragsaktivierung

Ist die Checkbox bei „Auftragsbestätigung an Kunden senden“ gesetzt, geht die Bestätigungsmail sofort an den Kunden. Diese Option steht ebenfalls über die REST-API zur Verfügung. Den Text der Mail bearbeiten Sie in der Dokumentenverwaltung:

E-Mail Text für Auftragsbestätigung bearbeiten

Anzeige von Belegen am Vertrag

Möchte man alle aus einem konkreten Vertrag hervorgegangenen Belege (Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Gutschriften, Gutschriftskorrekturen) anzeigen, musste bisher über die entsprechenden Übersichtstabellen nach dem Vertrag über die Vertragsnummer gefiltert werden. Ab sofort werden alle Dokumente auch direkt in der Vertragsbearbeitung angezeigt, zu finden im Tabreiter „Dokumente“:

Beleganzeige am Vertrag

finAPI: Kontenupdate

Über unseren Partner finAPI führt Fakturia den Zahlungsabgleich gegen Ihre Girokonten durch. Bei der erstmaligen Einrichtung von finAPI werden dabei alle bei der Bank freigeschalteten Kontoverbindungen importiert. Kommen später neue Konten hinzu, war ein Import dieser Konten nur über einen Workaround möglich. Mit dem neuen Release steht nun eine neue Option zum Updaten der Bankverbindungen zur Verfügung:

finAPI: Neue Konten importieren

Release 2.67.0: Neuer PSP Braintree

Am 18.11.2021 gab es wieder ein Update bei Fakturia mit folgenden Features und Erweiterungen:

Neuer Bezahlanbieter: Braintree

In den letzten Monaten wurde sehr häufig der Wunsch nach einer automatisierten Abbuchung wiederkehrender Rechnungen per Paypal an uns herangetragen. Die native Paypal Schnittstelle unterstützt diesen Use-Case jedoch nicht. Dank dem jetzt neu verfügbaren Bezahlanbieter Braintree (eine 100 % Paypal Tochter) können wir diese Funktionalität nun bereitstellen. Neben der Abbuchung von Paypal Konten lassen sich über Braintree auch Zahlungen per Kreditkarte abwickeln. Die Einrichtung des Bezahlanbieters Braintree erfolgt über die Einstellungen für Bezahlanbieter:

PSP Braintree konfigurieren

Notizfeld für Verträge

Das Freitext Notizfeld kennen Sie bereits aus der Kunden-Bearbeitungsmaske. Ein solches Feld steht nun auch auf Vertragsebene zur Verfügung. Somit lassen sich für einen Vertrag z. B. bestimmte Sondervereinbarungen mit dem Kunden dokumentieren. Nur wenn im Feld Daten vorhanden sind, wird im Tabreiter ein rotes Ausrufezeichen angezeigt.

Freitext-Feld am Vertrag

Erweiterte Anzeige Leistungsübersicht

In der Leistungsübersicht ist nun ersichtlich, welcher Benutzer eine (manuelle) Leistung ins System eingebucht hat. Zur Anzeige muss der Eintrag mit dem Pfeil links aufgeklappt werden.

Ersteller in der Leistungsübersicht

Release 2.65.0: Korrekturbeleg für Gutschriften

Kurz hintereinander wurden in den letzten Tagen die neuen Fakturia Versionen 2.64.0 und 2.65.0 mit folgenden Funktionserweiterungen auf Sandbox und Produktionsumgebung live gesetzt:

Korrekturbeleg für Gutschriften (Gutschrifts-Storno)

Wird eine Rechnung in Fakturia (teilweise) storniert, erstellt das System eine Rechnungskorrektur inkl. FiBu-Transaktionen. Eine identische Funktion ist nun auch für die (Abrechnungs-) Gutschriften vorhanden. In der Gutschriftsübersicht kann eine Gutschrift storniert werden:

(Abrechnungs-) Gutschrift stornieren

Sobald die Stornierung durchgeführt wurde, erhält der Kunde (falls gewünscht) eine E-Mail mit der Gutschriftskorrektur. Alle erstellten Gutschriftskorrekturen sind unter dem neuen Menüpunkt Fakturierung > Gutschriftskorrekturen zu finden:

Gutschriftskorrekturen anzeigen

Beim Export der FiBu-Transaktionen nach DATEV oder Lexware wird für jede Gutschriftskorrektur automatisch eine entsprechende Buchung erstellt.

Zuweisung projektunabhängiger Artikel zum Vertragsabo

Die Zuweisung von Abo-Artikeln zu einem Vertrag war bisher auf Artikel beschränkt, welche dem Projekt des Vertrages zugeordnet waren. Artikel einer Warengruppe ohne Projekt konnten nicht zugewiesen werden. Mit dem neuen Release sind nun auch Artikel ohne Warengruppe auswählbar.

Abo-Artikel einem Vertrag zuweisen

API Erweiterungen

Die REST-API wurde in Sachen Filtermöglichkeiten ausgebaut:

  • Kundenkonten können nun pro Kunde abgefragt werden
  • Verträge lassen sich nach dem Projekt filtern
API: Kundenkonto nach Kunde filtern
API: Alle Verträge eines Projekts abrufen

Abbruchmöglichkeit für PSP Transaktionen

Nutzen Sie einen Bezahlanbieter im Zusammenhang mit den Bestellseiten, kann Ihr Kunde im Rahmen des Bestellvorgangs z. B. direkt per Lastschrift oder Kreditkarte bezahlen. Bricht der Kunde den Bezahlvorgang ab, verbleibt eine offene Einzahlung in Fakturia. Um diese Einzahlung zurückzusetzen, steht nun ein „Abbrechen“-Button zur Verfügung. Der Status der Einzahlung wechselt dann von „Neu“ nach „Abgebrochen“.

Einzahlung manuell zurücksetzen

Individueller AGB-Bestätigungstext für Bestellseiten

Auf einer Bestellseite (Signup-Page) muss der Kunde im letzten Schritt die AGB per Checkbox bestätigen. Hierfür war bisher nur die AGB-Url pflegbar, der Text neben der Checkbox selbst konnte nicht angepasst werden. Ab sofort können Sie diesen Text selbst gestalten und somit noch weitere Einwilligungen Ihres Kunden einholen. Im neuen Textfeld auf der Bestellseite ist HTML zum Einfügen von Links erlaubt.

AGB-Checkbox Text bearbeiten

Release 2.63.0: Nachvollziehbarkeit gelöschter Leistungen

Mit der neuen Fakturia Version 2.63.0 vom 11.10.2021 wurden neben Bugfixes auch folgende neuen Features live gesetzt:

Nachvollziehbarkeit gelöschter Leistungen

Noch nicht abgerechnete Leistungen lassen sich über die Leisungsübersicht löschen, um eine Abrechnung zu verhindern. Dieser Löschvorgang wurde bisher nicht protokolliert, wodurch der Vorgang teilweise schwierig nachvollziehbar war. Seit dem neuen Release wird beim Löschen einer Leistung nun in der Historie ein Protokolleintrag erstellt.

Historieneintrag für gelöschte Leistungen

Rechnungsdetails in der Rechnungsübersicht

Um in der Rechnungsübersicht noch mehr Informationen zu einer Rechnung zu erhalten, haben wir in dieser Maske auch eine Detailansicht zum Aufklappen eingeführt. Hier werden u. a. der volle Kundenname, seine Adresse sowie die Bezahlart der Rechnung aufgeführt.

Rechnungsdetails anzeigen

Neues Webhook-Ereignis: Leistung erstellt

Unsere Webhooks bilden einen automatischen Trigger, der bei bestimmten Aktionen Fremdsysteme per REST-Schnittstelle informiert. Die Liste der möglichen Events wurde mit diesem Release um das Ereignis „Leistung erzeugt“ erweitert. Der Trigger schlägt an, sobald z. B. eine Leistung manuell in das System eingebucht wird, oder sobald für ein Abo automatische Abo-Leistungen erstellt wurden.

Neuer Ereignis-Typ „Leistung erstellt“ für Webhooks

Release 2.62.0: Vertragsvorlage bearbeiten & Video Tutorials

Am 15.09.2021 wurde die Fakturia Version 2.62.0 auf Sandbox und Produktivumgebung ausgespielt. Folgende Features sind enthalten:

Bearbeitungsmöglichkeit für Vertragsvorlagen

Eine Vertragsvorlage bildet die Grundlage für unsere Bestellseiten und hilft bei der schnellen Erzeugung von neuen Kundenverträgen. Eine wesentliche Aktion bei der Bearbeitung von Vertragsvorlagen ist das Hinzufügen von Abo-Artikeln bzw. Addons zur Vorlage. Für diese Artikel sind bestimmte Voreinstellungen wie z. B. die maximal über das SelfService-Portal bestellbare Menge möglich. Diese Voreinstellungen konnten bisher nach dem erstmaligen Hinzufügen zur Vorlage aber nicht mehr verändert werden.

Mit dem neuen Release steht für Artikel einer Vertragsvorlage nun auch eine Bearbeitungsfunktion zur Verfügung:

Artikel einer Vorlage bearbeiten

Video Tutorials

Der ein oder andere aufmerksame Besucher unserer Webseiten hat sie vielleicht schon entdeckt: Die besonders für Neueinsteiger sehr hilfreichen Video-Tutorials. In mittlerweile 15 Sessions erklären wir Step-by-Step die Konfiguration des Systems, sowie wichtige Use-Cases wie z. B. die Upgrades/Downgrades. Weitere Tutorials sind bereits in Vorbereitung.

Release 2.60.0: Erweiterungen an der API

Am 29.07.2021 haben wir die neue Fakturia Version 2.60.0 ausgerollt. Folgende Features sind enthalten:

API: Zwischenabrechnung erzeugen

Über das Backoffice lässt sich bereits zu einem laufenden Vertrag jederzeit eine Zwischenabrechnung für offene Positionen auslösen. Diese Möglichkeit besteht nun auch über die Programmierschnittstelle (API):

Zwischenabrechnung über API

Über die Parameter lässt sich dabei beeinflussen, welche Dokumente (Rechnungen, Gutschriften) erzeugt werden sollen.

API: Rechnungen nach Vertragsnummer filtern

Neben der Filtermöglichkeit nach einem bestimmten Kunden oder eines konkreten Zeitraums können die Rechnungen, Korrekturrechnungen und Gutschriften in der API nun auch für eine übergebene Vertragsnummer gefiltert werden. Somit lassen sich alle Rechnungen abfragen, die durch einen gewissen Vertrag erzeugt worden sind.

API: Filterung von Rechnungen nach Vertragsnummer

Änderungen in der Regel für Gutscheincodes

Bei den Gutscheincodes waren bisher nur alphanumerische Zeichen (A-Z, 0-9) erlaubt. Seit dieser Version dürfen auch Bindestriche (-) in den Gutscheincodes genutzt werden.