Release 2.14.0: ZUGFeRD Rechnungen

Das aktuelle Fakturia Release 2.14.0 vom 25.11.2019 bringt zum Ende des Jahres nochmal einige interessante Funktionserweiterungen:

Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard

Das ZUGFeRD-Format ist ein europäischer Standard zur Erstellung von elektronischen Rechnungen. Dabei werden die Inhalte der Rechnung (Positionen, Summen, Adressen usw.) in einem struktuierten Format als XML-Datei in der eigentlichen PDF-Rechnung eingebettet. Es entsteht eine Rechnung gemäß der PDF/A-3 Spezifikation. Dieses Format ist ab 2020 vorgeschrieben, wenn Sie Rechnungen gegenüber Behörden ausstellen.

Fakturia unterstützt ab sofort das ZUGFeRD-Format (Version 1.0) für Rechnungen und Korrekturrechnungen. Damit ZUGFeRD-konforme Rechnungen an Ihre Kunden versendet werden, müssen Sie die ZUGFeRD-Generierung in den Einstellungen aktivieren:

Außerordentliche Kündigung von Verträgen

Auch Verträge mit vereinbarten Mindestlaufzeiten können je nach AGB z. B. aus wichtigem Grund jederzeit von einer der Parteien gekündigt werden. Damit diese außerordentliche Kündigung auch für Verträge in Fakturia umgesetzt werden kann, haben wir die Kündigungsoptionen in der Vertragsmaske erweitert:

Erweiterte Mahnstufen

Bei den Mahnstufen besteht jetzt die Möglichkeit, die mit einer Mahnstufe verbundenen Aktionen (Mahnmail versenden, Webhook auslösen) individuell zu konfigurieren. Sie können auf diesem Weg z. B. eine letzte Eskalationsstufe (z. B. Übergabe ans Inkassobüro) einstellen, bei welcher an den Kunden keine E-Mail mehr versendet werden soll.

Mahnstufen-Events einstellen

Ebenfalls neu ist die Möglichkeit, die Mahnstufe unabhängig von der Automatik frei einzustellen. Dies ist jedoch begrenzt auf übergeordnete Mahnstufen. Sie können also nicht mehr manuell von der Stufe 5 auf die Stufe 1 zurückspringen:

Mahnstufe einer Rechnung manuell ändern

Release 2.13.0: finAPI und SelfService Upgrades

Unser Release 2.13.0 vom 25.10.2019 bringt Erweiterungen in den Bereichen SelfService und Onlinebanking. Die neue Version steht ab sofort auf Sandbox und Produktivumgebung zur Verfügung.

Unterstützung für finAPI: Zugriff auf Kontoumsätze

Die Münchner finAPI GmbH ist ein Schnittstellenanbieter für den direkten und PSD2-konformen Zugriff auf Bankkonten. Dank der Integration in Fakturia lassen sich Zahlungseingänge auf Girokonten einfach und effektiv automatisiert verarbeiten. Auch Rücklastschriften werden zuverlässig erkannt und entsprechend abgewickelt.

Mit der finAPI Schnittstelle können Sie beliebig viele Konten anbinden – dabei werden viele Banken in Deutschland und Österreich unterstützt.

So aktivieren Sie finAPI in der Sandbox:

  • finAPI Testaccount beantragen
  • Zugangsdaten unter Einstellungen (⚙) -> Bezahlanbieter -> finAPI eintragen
  • finAPI User anlegen unter Einstellungen (⚙) -> Systemeinstellungen -> Onlinebanking (finAPI)
  • Login bei finAPI durchführen (via Fakturia Backoffice)
  • Neue Bankverbindung hinzufügen
  • Unter Payment -> Zahlungseingänge Kontenabgleich durchführen

 


Sobald das finAPI Konto eingerichtet ist, erfolgt der Kontenabgleich direkt über finAPI

Upgrades-/Downgrades im SelfService Portal

Das SelfService-Kundenportal ist die zentrale Anlaufstelle ihrer Kunden, wenn es um die Verwaltung von laufenden Verträgen geht. Neben der Möglichkeit, Verträge direkt online zu kündigen, können ihre Kunden im Kundencenter nun auch Upgrades bzw. Downgrades am Vertrag eigenständig und in Echtzeit vornehmen, dies beinhaltet:

  • Hinzubuchen von Addons zu laufenden Verträgen
  • Ausbuchen von Addons / Artikel in laufenden Verträgen
  • Änderungszeitpunkte frei definierbar
  • Wechsel in ein anderes Tarifmodell
  • Falls erforderlich: Automatische proratierte Abrechnung (Zwischenabrechnung)
  • Benachrichtigung ihrer Systeme bei Änderungen durch den Kunden per Webhook

Um die Upgrades/Downgrades im Kundenportal zu aktivieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Upgrade-Optionen unter Einstellungen (⚙) -> Systemeinstellungen -> Kundencenter aktivieren
  • Für Tarifwechsel:
    • Über Verträge -> Vorlagengruppe eine Vorlagengruppe erstellen
    • Vorlagengruppe den gewünschten Vertragsvorlagen zuweisen
  • Vertragsvorlage über Verträge -> Vorlagen bearbeiten
    • Upgrade-Zeitpunkte definieren: Wann darf der Kunde den Tarif wechseln?
    • Vorlagengruppe auswählen: In welche Pakete darf gewechselt werden?
  • Am Kundenvertrag im Tab “Kundencenter” die gewünschten Vorlagen auswählen

Konfiguration aktivieren

Vorlagengruppe erstellen: Zwischen den Vorlagen in der Gruppe kann der Kunde beim Tarifwechsel wählen.

Vertragsvorlage bearbeiten: Zuweisung einer Vorlagengruppe + Auswahl der Upgrade-Zeitpunkte.

Vertrag bearbeiten: Vorlagen zuweisen

Nun sind alle erforderlichen Einstellungen für das SelfService-Upgrade bzw. Downgrade abgeschlossen. Loggt sich der Kunde in das Kundenportal ein, erhält er folgende Ansicht in den Verträgen:

Wie geht es weiter bei Fakturia? Werfen Sie einen Blick in unsere Roadmap.

 

Release 2.12.0: Mehrmandantenfähigkeit

Am 30.08.2019 wurde wieder ein neues Release von Fakturia auf Sandbox und Produktivumgebung ausgerollt. Folgende Features sind enthalten:

Unterstützung für Mehrmandantenfähigkeit

Erreichen Unternehmen eine gewisse Größe entstehen oft komplexe Firmengeflechte aus verschiedenen Kapitalgesellschaften, Holdingunternehmen usw. Diesen Unternehmensstrukturen ermöglicht unser neuer Mandantenswitch das einfache Wechseln zwischen den verschiedenen Firmen ohne erneutes Login.

Dies ist beispielsweise für die Verantwortlichen der Buchhaltung bei der Durchführung von Monatsabschlüssen sehr hilfreich. Die Mehrmandantenfähigkeit ist ab unserem Enterprise-Tarif enthalten.

Release 2.11.0: Upgrades/Downgrades, Proratierte Abrechnung und ein neuer PSP

Mit dem Release 2.11.0 erreicht unsere Subscription-Management-Software Fakturia einen wichtigen Meilenstein in der Roadmap: Nach vielen Jahren Entwicklungszeit können wir mit Stolz verkünden, dass die Software nun als “Feature complete” gilt, dh. alle von uns geplanten Hauptfunktionalitäten sind nun umgesetzt und nutzbar.

Die neue Version 2.11.0 steht seit dem 09.08.2019 auf Sandbox und Produktivsystem zur Verfügung und bringt folgende Erweiterungen und Updates:

Upgrades/Downgrades von Verträgen mit proratierter Abrechnung

In den seltensten Fällen bleiben die Artikel einer Subscription über die gesamte Vertragslaufzeit konstant. Möchte der Kunde während der bereits laufenden Abrechnungsperiode in einen neuen Tarif wechseln, stellt dies das Abrechnungswesen vor eine ganz besondere Herausforderung: Die proratierte (anteilige) Abrechnung. Dank der neuen Upgrade/Downgrade Funktion, meistern Sie diese Herausforderung mit Fakturia nun vollautomatisiert.

Fakturia unterscheidet dabei zwischen zwei Upgrade/Downgrade Varianten:

  • Kleines Upgrade/Downgrade: Hier bleibt der Vertragsrahmen (Laufzeit, Abrechnungsintervall etc.) konstant, nur der gebuchte Artikel ändert sich.
  • Großes Upgrade/Downgrade: In diesem Fall ändern sich Vertragsrahmen und Artikel. (z. B. Wechsel von monatlicher Abrechnung in jährliche Abrechnung)

Keyfeatures der Upgrade/Downgrade Funktion:

  • Jederzeitiger Wechsel in eine neue Vertrags- bzw. Tarifvariante
  • Upgrade/Downgrade sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft
  • Anteilige (proratierte) Abrechnung inkl. Korrekturrechnungen
  • Nachvollziehbare Vertragsübergänge

So führen Sie ein kleines Upgrade/Downgrade durch:

Den betreffenden Vertrag öffnen und im Tab “Abo verwalten” die Artikel auswählen, die im Zuge des Updates/Downgrades entfernt bzw. ausgetauscht werden sollen.

Nach Auswahl des Punktes “Kleines Upgrade/Downgrade” im Actionmenü öffnet sich der Upgrade-Dialog. Sie erhalten zunächst einen Überblick über die Artikel, die beim Upgrade ausgebucht werden:

Im folgenden Schritt wählen Sie die Artikel aus, die neu eingebucht werden sollen:

In unserem Beispiel war am 01.08.2019 Vertragsbeginn und der Kunde hatte 1 x Mitgliedschaft im Fitnessstudio gebucht. Am 10.08.2019 soll eine Änderung der Anzahl der Mitgliedschaften erfolgen (der Sohn will ebenfalls das Studio nutzen). Wir wählen also als Ersatzartikel den identischen Artikel aus und stellen als neue Anzahl “2” ein.

Im nachfolgenden Schritt wird das Wechseldatum bestimmt:

Über den Button “Upgrade / Downgrade starten” wird der Upgrade-Vorgang bestätigt.

Die Aboartikel-Übersicht sieht nun wiefolgt aus:

 

Im oberen Bildschirmbereich findet sich nun je nach Szenario die folgende Meldung:

Damit die offenen Leistungen (Korrektur- und Pro rata Buchungen aus dem Upgrade) dem Kunden in Rechnung gestellt werden, führen Sie über das Aktionsmenü “Vertragsaktion durchführen” eine Zwischenabrechnung durch.

Der Kunde erhält nach dem Upgrade und der Zwischenabrechnung nun automatisch folgende Dokumente per E-Mail:

  • Eine Korrekturrechnung für bereits abgerechnete Mitgliedschaften ab 01.08. (1 Mitglied)
  • Anteilige Abrechnung 1 Mitglied vom 01.08. bis 09.08.
  • Anteilige Abrechnung 2 Mitglieder vom 10.08. – 31.08.
  • Weitere Monate im Voraus für 2 Mitglieder

So führen Sie ein großes Upgrade/Downgrade durch:

In unserem Beispiel bucht der Kunde am 01.08. ein Fitnessstudio-Abo mit jährlicher Zahlweise. Am 10.08. möchte er doch lieber monatlich bezahlen. Wir öffnen den betreffenden Vertrag und wählen über das Aktionsmenü rechts oben den Punkt “Großes Upgrade/Downgrade“:

Im folgenden Dialog wählen Sie das Wechseldatum aus:

Die Option “Vertragsbeginn vererben” bewirkt, dass der neue Vertrag am identischen Datum startet, wie der bisherige Vertrag. Wenn Sie eine Vertragsvorlage wählen, müssen Sie im Bearbeitungsdialog für den neuen Vertrag kaum noch Eingaben vornehmen.

Mit Betätigung des Buttons “Upgrade / Downgrade starten” erfolgt der Vertragswechsel. Die Bearbeitungsmaske danach sieht wiefolgt aus:

Lt. Hinweismeldung gibt eine nicht abgerechnete Leistung. Führen Sie auch hier wieder die Zwischenabrechnung durch. Danach wechseln Sie über “Vertrag bearbeiten” in den Nachfolgevertrag.

Anschließend muss u. U. erneut eine Zwischenabrechnung erstellt werden. Der Kunde erhält im Zuge des Updates folgende Dokumente bzw. E-Mails:

  • Korrekturrechnung für den Jahresbeitrag
  • Neue Rechnung mit anteiligem Jahresbeitrag vom 01.08. – 09.08. (alter Vertrag)
  • Neue Rechnung mit anteiligem Monatsbeitrag vom 10.08. – 31.08. (neuer Vertrag)

Das Upgrade ist vollzogen und dem Kunden wird nun künftig der Monatsbeitrag berechnet.

 

Unterstützung des Bezahlanbieters “Stripe”

Mit dem US-amerikanischen Paymentprovider Stripe stehen ab sofort insgesamt 4 Bezahlanbieter für die Abwicklung des Payment-Prozesses zur Verfügung. Aktuell unterstützt Fakturia die Bezahlart “Kreditkarte”, künftig werden auch Lastschriften möglich sein.

Bestellseiten: Aufladungsbetrag bei Prepaid frei definierbar

Bei den Signup-Pages wurde für das Abrechnungsmodell “Prepaid” bisher der erste Aufladungsbetrag über den Betrag der ersten Rechnung automatisch ermittelt. Mittels einem neuen Feld in der Maske für die Bestellseiten kann dieser Erstaufladungsbetrag nun vorgegeben werden:

Release 2.10.0: SEPA-Sammelüberweisung

Die Fakturia Version 2.10.0 ist seit dem 05.07.2019 auf Sandbox und Produktivsystem  verfügbar und wartet mit folgenden Funktionserweiterungen auf:

Auszahlung von Kundenguthaben durch SEPA-Sammelüberweisung

Sammeln sich auf den Debitorenkonten Ihrer Kunden beispielsweise durch Gutschriften oder Rechnungskorrekturen Guthaben an, ermöglicht die neue Auszahlungsfunktion eine Automatisierung des Auszahlungsprozesses. Dabei erstellt Fakturia für die gewünschten Kundenkonten eine SEPA-Sammelüberweisung als XML-Datei, welche ganz einfach in das Onlinebanking importiert werden kann.

Um eine Auszahlung durchzuführen wählen Sie zunächst in der Kontenübersicht (Kunden -> Kundenkonten) die Debitorenkonten mit Guthaben aus:

Über die Funktion Guthaben auszahlen wird eine Auszahlungsanforderung generiert. Wechseln Sie anschließend über Payment -> Auszahlungen in die Auszahlungsübersicht:

Wählen Sie jetzt die Auszahlungsanforderungen aus, die in einer SEPA-Sammelüberweisung zusammengefasst werden sollen. Über das Aktionsmenü haben Sie nun 2 Möglichkeiten:

  • Sammelüberweisung verbindlich erstellen (inkl. Ausbuchung des Kundenguthabens)
  • Probelauf für die XML-Erstellung: Es wird nur die Datei für die Sammelüberweisung erstellt ohne eine Verbuchung auf dem Kundenkonto

Sofern Sie verbindlich die Datei erstellt haben, finden Sie das Ergebnis über die Menüfolge Payment -> SEPA-Überweisungen:

Anzeige von geplanten Ereignissen im Dashboard

Im unteren Bereich des Dashboards finden Sie nun eine Übersicht über die demnächst anstehenden Systemereignisse. Hier erkennen Sie auf einen Blick, wann z. B. die nächsten Rechnungen erstellt werden oder der nächste Mahnlauf stattfindet.

Release 2.9.0: Weiterer Paymentprovider und Addons

Pünktlich zum Quartalsende haben wir am 26.06.2019 die neue Fakturia Version 2.9.0 auf Sandbox und Produktivsystem ausgerollt. Folgende Funktionserweiterungen stehen zur Verfügung:

Bezahlabwicklung über ADYEN®

Ab sofort steht mit ADYEN® neben Wirecard und Heidelpay ein weiterer bekannter Payment-Service-Provider (PSP) zur Verfügung. ADYEN® hat seinen Sitz in den Niederlanden und ist für die im Herbst in Kraft tretenden Regelungen zur Strong Customer Authentication (SCA) bestens vorbereitet. Derzeit werden die Bezahlarten SEPA-Lastschrift und Kreditkarte zur vollautomatisierten Abwicklung der Bezahlvorgänge unterstützt. Treten Chargebacks bzw. Rückbelastungen auf, werden diese von Fakturia automatisch erkannt und entsprechend verbucht.

Einen Leitfaden zur Integration von ADYEN® finden Sie hier

Signup-Pages: Optional zubuchbare Komponenten (Addons)

Mit unseren gehosteten Bestellseiten haben Ihre Kunden nun auch die Möglichkeit, den in einer Vertragsvorlage vordefinierten Leistungsumfang im Bestellformular um optionale Komponenten zu erweitern. Die Addons werden ganz einfach in der Vertragsvorlage erstellt:

Konfigurationsmöglichkeiten Addons:

  • Addons für wiederkehrende und einmalige Leistungen
  • Bearbeitbarkeit der Artikel-Anzahl einstellbar
  • Begrenzung der buchbaren Artikelanzahl (min. / max.)

Beispiel einer Bestellseite mit Addons:

In einer weiteren Ausbaustufe ist geplant, dass Kunden im Selfservice-Portal eigenständig Addons zum laufenden Vertrag hinzubuchen können.

Optimierung der Vertragsverwaltung

Die Bearbeitungsmaske für Verträge wurde hinsichtlich Usability verbessert: Sämtliche Aktionen an einem Vertrag (Vertrag aktivieren, Vertrag stornieren etc.) lassen sich nun zentral über das neue Aktionsmenü oben rechts steuern:

Neue Funktion: Zwischenabrechnung für Verträge

Der Zeitpunkt der Rechnungserstellung war bisher stark durch die Automatisierung des Systems beeinflusst. So war es bis dato nicht möglich, für kurzfristig eingebuchte Leistungen eine Adhoc-Rechnung zu erzeugen. Die neue Funktion für die Zwischenabrechnung bringt nun mehr Flexibilität in den Abrechnungsprozess. Eine Zwischenabrechnung lässt sich ganz einfach über das neue Aktionsmenü erstellen:

Der Kunde erhält dann sofort eine Rechnung mit allen Leistungen, die aktuell noch nicht abgerechnet sind.

API-Erweiterungen

Auch bei unserer REST-API gab es wieder einige Ergänzungen:

  • Abfrage von Vertragsvorlagen (ContractSubscriptionTemplate)
  • Abfrage von Bestellungen (Order)

ADYEN ist ein eingetragenes Warenzeichen der ADYEN N.V., 1011 DJ, Amsterdam, NL. Unser Produkt Fakturia bietet eine Schnittstelle zu diesem Bezahldienstleister an.

Release 2.8.0

Am 05.06.2019 wurde wieder eine neue Fakturia Version live gesetzt. Folgende Neuerungen stehen auf Sandbox und Produktivsystem zur Verfügung:

Rechnung über die API als bezahlt markieren

Kunden, die Ihre Bezahlabwicklung gerne selbst in die Hand nehmen möchten, konnten bisher den erfolgreichen Bezahlvorgang über unsere REST-API nicht übermitteln. Diese Lücke wurde mit dem neuen Endpoint

/api/v1/Invoices/{invoiceNumber}/Pay

nun geschlossen. Weitere Informationen zu unserer umfangreichen API sind hier zu finden.

Bestellreferenz bei den Signup-Pages

Unsere Bestellseiten helfen bei der unkomplizierten Erfassung einer Kundenbestellung z. B. via Integration auf den eigenen Webseiten als iFrame. Häufig besteht bei diesem Integrationszenario der Wunsch, einen Referenzwert aus dem eigenen System an Fakturia zu übergeben, um später einen eindeutigen Match herstellen zu können.  Diese Zuordenbarkeit ermöglicht der neue URL-Parameter “orderReference“.

Nähere Details gibt’s in unserem Wiki

Neue Webhooks zum Bestellprozess

Um die weitere Verarbeitung einer Bestellung in Fakturia in einem 3rd-Party System verfolgen zu können, haben wir die Webhooks um zwei weitere Ereignisse ergänzt:

  • ORDER_PROCESSED
  • ORDER_CANCELLED

Diese Hooks werden jeweils ausgelöst, wenn eine Bestellung erfolgreich freigeschaltet oder storniert wurde. Dabei werden sämtliche Daten aus der Bestellung übergeben. Mehr dazu in unserer Doku.

API: Erweiterte Filtermöglichkeiten bei der Abfrage von Rechnungen

Über die REST-API kann nun gezielter nach konkreten Rechnungen gesucht werden. Folgende Filterkriterien stehen zur Verfügung:

  • Kundennummer
  • Datum (von/bis)

Gültigkeitszeitraum von Abo-Artikeln im Kundencenter

Im Selfservice-Portal wird Ihren Kunden ab sofort zu allen Abo-Artikeln der Zeitraum angezeigt, in welchem diese für die Abrechnung durch das System herangezogen werden.

 

Release 2.7.0: Upgrade / Downgrade von Subscriptions

Seit dem 17.05.2019 steht die Fakturia Version 2.7.0 mit folgenden Funktionserweiterungen auf Sandbox und Produktivsystem zur Verfügung:

Planbare Änderungen der Abo-Konfiguration (Upgrade / Downgrade)

In der Vertragsverwaltung können nun für Abo-Verträge die wiederkehrenden Leistungen (Artikel) zeitabhängig eingerichtet werden. Somit ist es ab sofort möglich, Änderungen für gebuchte Abo-Leistungen laufender Verträge im Vorhinein zu erfassen.

Ein Beispiel: Ihr Kunde hat am 01.01. eine Softwarelizenz für 50 User gebucht. Auf der ersten Rechnung wurden bereits für den Januar 50 x Softwarelizenz abgerechnet. Nun erhöht der Kunde am 15.02. sein Kontingent und möchte ab März 100 Lizenzen abnehmen. In der Vertragsverwaltung richten Sie nun einfach einen neuen Abo-Artikel ein, der ab dem 01.03. aktiv werden soll:

Preisanzeige bei manueller Leistungserfassung

Werden über den Menüpunkt Fakturierung -> Leistungen erfassen abzurechnende Leistungen im System erfasst, wird bei der Auswahl des Artikels ab sofort der zum Leistungszeitpunkt gültige Preis mit angezeigt:

API Erweiterungen für Coupons und Rabatte

Die in den letzten Wochen eingeführten Funktionen für Rabatte und Gutscheine stehen nun auch über die REST-API zur Verfügung. Die aktuelle API-Dokumentation ist hier zu finden.

Release 2.6.0: Gutscheine / Coupons

Seit dem 12.04.2019 steht die brandneue Fakturia Version 2.6.0 auf Sandbox und Produktivumgebung zur Verfügung. Diese bringt folgende Erweiterungen und Features im Backend und im SelfService Portal:

Gutscheinfunktion: Bestellcoupons für die SignUp Pages

Um spezielle Sonderaktionen zu bewerben, wird im Marketing sehr gerne auf Gutscheine (Coupons) zurückgegriffen. Diese bringen dem Kunden bei Bestellung eine Vergünstigung in Form eines prozentualen Rabattes oder eines einmaligen Startguthabens. Beide Varianten sind mit der neuen Gutscheinfunktion von Fakturia möglich. Damit bildet die Couponverwaltung eine ideale Ergänzung zu den bereits vorhandenen Rabattierungsmöglichkeiten.

Die Vorteile der neuen Gutscheinfunktion im Überblick:

  • Projektabhängige Pflege von Couponcodes
  • Anwendbarkeit der Rabatte auf Abo-Artikel und / oder verbrauchsabhängige Artikel
  • Automatische Gutschein-Code Generierung oder Import bestehender Codes
  • Zeitliche Beschränkung möglich
  • Einmal- oder Mehrfacheinlösung von Gutscheincodes
  • Kombination von Rabatt und Startguthaben in einem Code
  • Codeabfrage auf den Bestellseiten (SignUp-Pages)

Um die Gutscheincodes zu verwalten, wechseln Sie über die Menüfolge Einstellungen (⚙) -> Gutscheincodes in die Verwaltungsmaske:

Sind Gutscheincodes für ein Projekt vorhanden, stehen diese automatisch per Default in allen Bestellseiten zur Verfügung. Falls Gutscheine für bestimmte SignUp-Pages ausgeschlossen werden sollen, kann dies auf der jeweiligen Bestellseite eingestellt werden:

Bei Aufruf einer Bestellseite durch den Kunden erscheint das Eingabefeld für den Gutscheincode (sofern gültige Codes vorhanden) im unteren Bereich der Bestellseite:

SelfService Portal: Stammdatenänderung durch Kunden

Ihre Kunden melden Adressänderungen etc. per E-Mail und erzeugen damit unnötigen Verwaltungsaufwand? Die im Kundencenter neu integrierte Stammdatenänderung automatisiert diesen Prozess ab sofort:

  • Der Kunde erfasst seinen Änderungswunsch über das SelfService-Portal (Der Stammdatensatz wird dabei noch nicht verändert)
  • Sie erhalten eine E-Mail bzw. einen REST-Webhook als Information über den neu erstellten Änderungsantrag
  • Prüfen des Änderungsantrags über das Backoffice mit Möglichkeit zur Datenübernahme

Stammdatenänderung durch den Kunden:

Die Datenänderungswünsche der Kunden finden Sie unter dem neuen Menüpunkt Kunden -> Änderungsanträge.

Im Verwaltungsdialog für die Änderungsanträge erhalten Sie einen Überblick über die veränderten Daten und können den Antrag des Kunden entweder akzeptieren oder diesen ablehnen:

Internationalisierbare Rechnungstexte für Reverse-Charge

Gemäß aktueller Rechtssprechung müssen Rechnungen, die nach dem sog. Reverse-Charge-Verfahren abgerechnet werden (Umkehr Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger) eine entsprechende Formulierung inkl. Angabe der USt-ID des Leistungsempfängers enthalten.

Diese Formulierung mit dem Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft muss dabei zwingend in der Landessprache des jeweiligen Kunden verfasst sein.

Um Ihnen maximale Flexibilität bei der Erfassung der Reverse-Charge Texte zu bieten, wurde die Dokumentenverwaltung um einen neuen Abschnitt ergänzt:

Formulierungsvorschläge für alle Länder der EU finden Sie z. B. auf den Seiten der IHK.

 

Release 2.5.0

Am 29.03.2019 ging die neue Fakturia Version 2.5.0 mit folgenden neuen Funktionen online:

E-Mail Hooks

Ähnlich wie bei den Webhooks, die einen REST-Call an Ihre Server auslösen, können Sie mit den E-Mail Hooks eine individuelle Mailbenachrichtigung für bestimmte Systemereignisse einrichten. So erhalten Sie beispielsweise eine E-Mail, wenn ein Kunde seinen Vertrag über das Kundencenter gekündigt hat. Die Mail enthält das betroffene Objekt (in unserem Beispiel den Vertrag des Kunden) mit allen Attributen im JSON-Format.

Um einen E-Mail Hook einzurichten, gehen Sie über Einstellungen -> Webhooks in die Webhookverwaltung. Die Verwaltungsmaske für einen Webhook wurde um ein neues Eingabefeld “E-Mail” erweitert. Sind sowohl die Felder Url als auch E-Mail befüllt, werden zwei getrennte Hookjobs erstellt.

Beispiel E-Mail:

Vertragskündigung durch den Kunden via Kundencenter

Ab sofort können Ihre Kunden laufende Verträge ganz bequem über das SelfService Portal kündigen. Das nächstmögliche Kündigungsdatum wird dabei automatisch angezeigt. Um die Kündigung automatisiert zu verarbeiten, bietet sich die Einrichtung eines Webhooks an. Die Kündigungsfunktion kann global über Einstellungen -> Systemeinstellungen -> Kundencenter aktiviert werden:

Sie können zusätzlich pro Vertrag entscheiden, ob die Kündigung über das SelfService-Portal möglich sein soll:

Die Kündigungsfunktion aus der Sicht des Kunden: