Archiv für die Kategorie: News

In den letzten Wochen und Monaten ist wieder einiges passiert bei Fakturia. Das ein oder andere neue Feature ist auch dem Ideenreichtum unserer Kunden zu verdanken. Vielen Dank für euren kreativen Input 😊

finAPI: Hinweismeldungen bei Fehlern

Über unseren Partner finAPI erhält Fakturia Zugriff auf die Kontoumsätze des Girokontos. Teilweise kam es beim Zugriff auf das Konto zu Schwierigkeiten, speziell wenn das Passwort des Onlinebanking-Zugangs abgelaufen ist oder geändert wurde. In diesem Fall war in der Fakturia Oberfläche jedoch nicht ersichtlich, welches Problem bei der Bank genau vorliegt. Diese Informationen werden nun direkt von finAPI bereitgestellt, um die Problemlösung zu vereinfachen.

Kundenexport: Erweiterung um Bankverbindung

Der CSV-Export für die Kundendaten liefert nun auch die Bankverbindung des Kunden:

• IBAN
• BIC
• Kontoinhaber

FiBu: PRAP im Zusammenspiel mit Kostenstellen

Unser FiBu-Export bietet die Möglichkeit, passive Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden und wieder aufzulösen. In größeren Konzernen ist es zudem auch üblich, dass einzelne Posten einer Rechnung getrennt nach ihren Kostenstellen bzw. Kostenträgern verbucht werden.

Die Kombination der relativ komplexen Funktionen PRAP und Kostenstellen/Kostenträger war bisher nicht möglich. Wir haben diese Einschränkung nun beseitigt: Auch die Buchungen zur Rechnungsabgrenzung (PRAP) berücksichtigen ab sofort Kostenstellen bzw. Kostenträger.

Artikelverwaltung: Filterung nach Warengruppe

Mit Fakturia lassen sich Artikel bzw. Produkte über Projekte und Warengruppen entsprechend strukturiert erfassen. Befindet man sich in der Artikelübersicht bietet das Filter-Pulldown für Projekte rechts oben bereits eine gute Möglichkeit, die Ansicht der Artikel einzuschränken. Bei einer relativ komplexen Produktstruktur wird es aber trotz dieser Filtermöglichkeit schnell unübersichtlich. Deshalb besteht ab sofort in allen Artikeltabellen die Möglichkeit, zusätzlich auch nach der Warengruppe zu filtern:

Webhook: Neues Event bei Fehlern während Recurring-Payment

Wird Fakturia in Kombination mit einem Bezahlanbieter (PSP) wie z. B. Stripe eingesetzt, erfolgt die Abbuchung von wiederkehrenden Rechnungen per Lastschrift, Kreditkarte etc. direkt automatisiert im Hintergrund durch den Bezahlanbieter. Kommt es bei dieser Transaktion zu Fehlern (z. B. Kreditkarte abgelaufen) wird der Vorgang entsprechend im System protokolliert und der Kunde per E-Mail über das Problem informiert.

Wer unsere API und insbesondere unsere Webhooks im Einsatz hat, konnte bisher auf einen solchen Fehlerfall während einer wiederkehrenden Abbuchung nicht reagieren. Wir haben daher unsere Webhooks um einen neuen Event-Typen erweitert, der bei Fehlern während einem Recurring-Payment entsprechend ausgelöst wird:

E-Rechnung: Leistungszeitraum auf Positionsebene der Rechnung

Gerade im Subscription-Business spielen Leistungszeiträume in der FiBu eine entscheidende Rolle. Nicht das Rechnungsdatum alleine ist hier ausschlaggebend, sondern die Leistungszeiträume der einzelnen Rechnungspositionen. Damit diese Informationen auch in den E-Rechnungsformaten verfügbar sind, haben wir eine Erweiterung vorgenommen.

Folgende Standardfelder werden jetzt im XML-Format befüllt:

• BT-134: Leistungszeitraum Startdatum
• BT-135: Leistungszeitraum Enddatum

Rechnungserstellung: Konfigurierbare Nachkommastellen

Es ist wohl das am häufigsten angefragte Feature der letzten Jahre und steht nun endlich ohne großen manuellen Anpassungsaufwand für alle Kunden zur Verfügung: Die Konfiguration der gewünschten Nachkommastellen der Rechnungspositionen. Da einige unserer Kunden Dienstleistungen sekundengenau mit sehr kleinen Beträgen abrechnen, haben wir uns damals dazu entschieden, standardmäßig mit 4 Nachkommastellen zu arbeiten.

Bei einfacheren Tarifmodellen wurden die 4 Nachkommastellen allerdings häufig als unschön empfunden. Wie viele Nachkommastellen dargestellt werden sollen, lässt sich nun ganz einfach in den Einstellungen regeln:

Achtung: Sofern Sie ein individuelles PDF-Layout für Rechnungen nutzen, welches vor März 2025 erstellt wurde, hat diese Einstellung keine Auswirkungen. Nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

Skripting-Unterstützung im Mahnstufen Text

Für maximale Flexibilität bei der Gestaltung der E-Mail Texte unterstützt Fakturia die Skripting-Sprache Velocity.

Beim Text für Mahnungen gibt es eine Besonderheit: Der Text der E-Mail setzt sich zusammen aus einem Standardtext sowie einer Erweiterung aus der jeweiligen Mahnstufe. Bei diesem Erweiterungstext in der Mahnstufe haben wir bisher kein Scripting unterstützt. Diese Lücke wurde nun geschlossen.

Vorbelegung Abrechnungsmodus bei neuen Verträgen

Viele Neukunden wundern sich, warum der scheinbar korrekt angelegte Vertrag nicht zu einer Rechnung führt. In 99 % der Fälle fehlt ein entscheidender Haken in der Vertragskonfiguration für die Rechnungsstellung im Voraus:

Um diese Fehlerquelle auszuschließen, wird die Checkbox nun automatisch für neue Verträge und Vertragsvorlagen aktiviert.

Erleichtung beim Anlegen neuer SEPA-Mandate

Ähnlich wie beim vorangegangen Thema führt auch eine Standardeinstellung für neue SEPA-Lastschriftmandate des Öfteren zu Problemen: Neu angelegte Mandate waren bisher immer zunächst im Status Angelegt und mussten manuell noch auf Aktiv gesetzt werden. Auch hier haben wir den Standardwert nun auf Aktiv geändert.

Automatische Vorauswahl des Projekts

Eine weitere nützliche Erweiterung wird vor allem Nutzer erfreuen, die lediglich mit einem Projekt arbeiten. Denn an vielen Stellen im System, an welchen die Auswahl des Projekts vorgenommen werden muss, war hier ein Klick bzw. eine Auswahl erforderlich, obwohl es ja nur ein einziges Projekt gibt.

In diesem Fall wird das Projekt nun bereits immer automatisch vorausgewählt:

Erleichterte Vertragsanlage im Kundendialog

Ein neuer Kundenvertrag kann über verschiedene Wege erstellt werden. Zum einen direkt aus der Maske Vertragsübersicht heraus, zum anderen innerhalb der Kundenbearbeitung im Tab „Verträge„.

Im zweiten Fall war die Neuanlage jedoch nur immer ohne Vorauswahl einer Vertragsvorlage möglich. Der Dialog wurde entsprechend erweitert und funktioniert nun genauso wie in der Vertragsübersicht:

Es wird wieder höchste Zeit für ein kleines Feature Update zu Fakturia. In den vergangenen Wochen haben wir die ein oder andere Neuerung live gesetzt. Hier eine Übersicht:

Sonderpreise beim Upgrade/Downgrade

Um Kunden vom Listenpreis des Artikels abweichende Preise einräumen zu können, besteht in Fakturia die Möglichkeit, Sonderpreise auf Vertragsebene für jeden Aboartikel zu definieren. Es bestand allerdings bis jetzt die Einschränkung, dass bei einem Upgrade/Downgrade diese Preise bei gleichbleibendem Artikel (Änderung der Stückzahl) nicht übernommen wurden.

Diese Lücke haben wir nun geschlossen: Sollen Sonderpreise im Rahmen des Upgrade/Downgrade mit übernommen werden, steht sowohl für das kleine als auch für das große Upgrade/Downgrade eine neue Option zur Verfügung:

Wichtig in beiden Fällen: Die Sonderpreise werden nur übertragen, wenn im Folgevertrag bzw. Folge-Aboartikel der exakte Artikel (Artikelnummer) wieder enthalten ist.

Übernahme der Provisionsregeln und Rabatte bei großen Up-/Downgrade

Analog zum vorangegangenen Thema lassen sich jetzt bei einem großen Up-/Downgrade auch Rabatte und Provisionsregeln auf den Folgevertrag übertragen. In jedem Fall sollten Sie hier vor Aktivierung des Folgevertrages immer einen Blick auf die übertragenen Daten werfen.

Mehr Posten bei der Sammellastschrift

Die Gesamtzahl der möglichen Posten einer Sammellastschrift-Datei war bisher immer auf 250 Stück begrenzt. Diese Grenze haben wir im Rahmen des Updates auf 800 Stück erhöht.

Abo ohne automatische Verlängerung

Diese Funktion wurde schon sehr häufig von Kunden und Interessenten angefragt und steht ab sofort zur Verfügung: Es geht um Verträge, für die zwar eine Mindestlaufzeit definiert ist, die jedoch nach Ablauf der Mindestlaufzeit nicht mehr automatisch verlängert werden sollen, also faktisch auslaufen.

Um dies zu erreichen, muss im Abo des Vertrages eine Verlängerung nach Mindestlaufzeit von 0 Monaten/Jahren eingestellt werden:

Bitte beachten Sie jedoch, dass in diesem Fall zwar nach der Mindestlaufzeit keine Aboleistungen mehr generiert und abgerechnet werden, der Vertrag an sich aber noch weiter aktiv und nicht gekündigt ist.

Folgeaktion bei Rücklastschrift bzw. Chargeback

Mit Fakturia bieten wir mit dem SEPA-Lastschriftgenerator die Möglichkeit, Lastschriften über die Hausbank einzuziehen. Daneben besteht auch die Option des Lastschrifteinzugs über einen Bezahlanbieter wie z. B. Stripe. Mit Hilfe des Bezahlanbieters lassen sich auch Zahlungen per Kreditkarte verarbeiten.

Kommt es zu einer Rücklastschrift bzw. Rückbelastung des Kreditkartenanbieters reagiert Fakturia bereits mit einer automatisierten Verarbeitung des Chargebacks und einer Infomail an den Kunden. Nicht möglich war es bisher, eine feste Folgeaktion für den Fall der Rückbelastung – wie z. B. das pausieren des Abos – zu hinterlegen.

Eine solche Folgeaktion können Sie nun pro Bezahlart definieren. Dabei sind folgende Folgeaktionen möglich:

• keine: Entspricht dem bisherigen Verhalten
• Abo pausieren: Das Abo des Vertrages wird vorübergehend auf „pausiert“ gesetzt
• Bezahlmethode des Vertrages auf Überweisung umstellen
• Bezahlmethode des Kunden auf Überweisung umstellen

Sollten Sie den automatischen Fallback auf die Bezahlart Überweisung nutzen, denken Sie bitte daran, dass Sie die Texte für die Rücklastschrift entsprechend anpassen. Wir versenden keine explizite Infomail an den Kunden über die Änderung der Bezahlart.

Die Folgeaktion steht für folgende Bezahlarten zur Verfügung:

• Lastschrift
• Kreditkarte

In den letzten Wochen wurden wieder einige neue Features und Erweiterungen live gesetzt. Hier eine kurze Zusammenfassung:

Erweiterung Leistungsexport

Der Report für den Export von Leistungen als CSV wurde um weitere Spaltenwerte ergänzt:

• Leistungszeitraum (von – bis)
• Reservierter Betrag (Brutto)
• Vertragsnummer
• Rechnungsnummer

Mehr Daten in der Leistungsübersicht (Kundencenter)

Im SelfService-Portal kann der Kunde neben seinen Rechnungen auch eine Übersicht über die bezogenen Leistungen abrufen. Es handelt sich hierbei im Endeffekt um künftige bzw. abgerechnete Rechnungspositionen. In der Tabellenansicht wird ab sofort auch der reservierte Betrag für die Abrechnung mit angezeigt.

API: Ergänzung für Provisionsregeln

Bei den Provisionsregeln kann festgelegt werden, zu welchem Zeitpunkt die Provision an den Partner ausgeschüttet werden soll:

• Zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung
• Bei vollständiger Bezahlung der Rechnung

Diese Information lässt sich jetzt auch beim Anlegen von Provisionsregeln über die API mitgeben:

finAPI: Änderung der Banking-PIN

Wir nutzen finAPI für den automatisierten Abgleich der Kontoumsätze. Um diesen Prozess möglichst komfortabel zu gestalten, speichert finAPI die Onlinebanking-PIN gesichert ab. Problematisch wird dies aber, sobald sich die PIN in Onlinebanking ändert. Für diesen Fall steht jetzt eine Änderungsfunktion zur Verfügung:

Verträge: Abo-Artikel ohne Einheit

Die Zuweisung von Artikeln zu einem Vertrags-Abo war bisher auf Artikel beschränkt, welche die gleiche Einheit aufweisen wie der Vertrag selbst. Einzige Ausnahme sind Artikel mit der Einheit Stück. Die Ausnahmeregel wurde nun auch auf Artikel ausgeweitet, welche keine Einheit besitzen.

Wesentlicher Vorteil: Die Darstellung auf der Rechnung lässt sich somit unabhängig für alle weiteren Einheiten wie z. B. Benutzer etc. neutral gestalten.

Am 21. November 2023 erfolgte die Livesetzung einer neuen Fakturia Version mit den folgenden Funktionserweiterungen:

Kontenabgleich: Erkennen von zusammengefassten Überweisungen

Mit dem Kontenabgleich lassen sich Zahlungseingänge auf dem Girokonto gegen offene Posten in Fakturia verrechnen. Hierbei konnte in einer Überweisung bisher immer nur genau eine Rechnung erkannt werden. Hat der Kunde mehrere Rechnungen in einer Überweisung zusammengefasst, musste manuell eingegriffen werden. Diese Einschränkung gehört nun der Vergangenheit an: Der Kontenabgleich erkennt jetzt beliebig viele Rechnungsnummern im Verwendungszweck. Passt die Gesamtsumme dieser Rechnungen auch exakt zum Gesamtbetrag der Überweisung, wird die Transaktion als voller Match automatisch markiert.

Paypal Zahlungen via Stripe

Wer seine wiederkehrenden Zahlungen in Fakturia automatisch über Paypal einziehen möchte, war bisher auf den Anbieter Braintree (eine Paypal Tochter) angewiesen. Mit Stripe steht nun eine weitere Alternative mit Paypal-Integration zur Verfügung. Hierbei ist zu beachten, dass die Unterstützung von Paypal via Stripe einige Freischaltungen bei Stripe erfordert.

Leistungszyklus beim Aboartikel anpassen

Ein Leistungszyklus in Fakturia ist ein Leistungszeitraum, in dem ein verkaufter Aboartikel in Anspruch genommen wird (z.B. 01.01. – 31.01.). Der Beginn dieses Leistungszeitraums richtet sich dabei immer nach dem Beginn der Vertrages. Startet der Vertrag also beispielsweise am 15.05., dann wird der erste berechnete Leistungszeitraum der 15.05. – 14.06. sein. Dieser Zyklus wird in diesem Fall dann Monat für Monat fortgesetzt. Häufig ist es jedoch gewünscht, die Abrechnung immer an einen ganzen Monat anzugleichen. Im letzten Beispiel könnte das z. B. wie folgt aussehen:

• 15.05. – 31.05. (anteiliger Mai)
• 01.06. – 30.06. (voller Juni)

Um eine solche Angleichung zu erreichen steht ab sofort eine komfortable Funktion in der Vertragsverwaltung zur Verfügung:

Im Anschluss öffnet sich eine Maske für die Anpassung des Zeitraums:

Dabei ist es unerheblich, ob ein Vertrag bereits abgerechnet wurde oder nicht. Der Leistungszyklus lässt sich somit jederzeit verändern. Um unser vorheriges Beispiel anzuwenden muss lediglich im Feld „Beginn neue Leistungsperiode“ der 01.06. eingestellt werden (z. B. direkt nach Erstellung des Vertrages). Der Hinweistext darunter hilft dem Kunden auf der Rechnung den Vorgang nachzuvollziehen.

Abweichender Rechnungsempfänger pro Vertrag

Neue Rechnungen aus einem Vertrag werden von Fakturia immer an die am Kunden hinterlegte E-Mail Adresse versendet. Ab sofort ist es auch möglich, einen abweichenden Empfänger pro Vertrag einzustellen:

Trotz Ferienzeit und sommerlichen Temperaturen waren wir fleißig und haben Fakturia mit neuen Features und Erweiterungen aufgewertet:

Abbuchnungstext bei Lastschriften über PSP

Bei Lastschriften besteht die Verpflichtung, den Kunden über den Zeitpunkt der Abbuchung in Kenntnis zu setzen. Diese Information erfolgt bei Fakturia über einen Hinweistext im unteren Bereich der Rechnung. Der Hinweistext lässt sich über die Einstellungen an der Bezahlart Lastschrift bearbeiten.

Solange die Lastschriften über die Hausbank abgewickelt werden, ist dies das optimale Vorgehen. Anders sieht es jedoch aus, wenn Sie Lastschriften über einen Bezahlanbieter abwickeln: Die Hoheit über die Lastschriftmandate des Kunden hat hier der PSP. Er kümmert sich auch um die Ankündigung von Lastschriften. Wird bei Lastschriften mit einem PSP gearbeitet, passt der Hinweistext aus dem Szenario der Hausbank nicht mehr. Aus diesem Grund haben wir für diesen Fall eine neue Textoption eingeführt:

Mehr Transparenz bei außerordentlicher Kündigung von Verträgen

Mit der außerordentlichen Kündigung haben Sie die Möglichkeit, einen Vertrag zu jedem beliebigen Zeitpunkt zu beenden. Wurden dabei von Fakturia bereits Leistungen abgerechnet, die über das Kündigungsdatum hinausgehen, unterstützt Fakturia bei der Erstellung einer Rechnungkorrektur. Im Kündigungsprozess war bisher aber nicht ersichtlich, ob eine außerordentliche Kündigung auch wirklich zu einer Korrekturrechnung führen wird. Diese Information ist jetzt im Kündigungsdialog enthalten:

Zusätzlich lässt sich über eine neue Checkbox die Erstellung der Korrekturrechnung unterbinden, sollte dies gewünscht sein.

API: Artikel bearbeiten

Mittels unserer REST-Schnittstelle können nun nicht nur neue Artikel angelegt werden, diese lassen sich über einen neuen Endpoint jetzt auch nachträglich bearbeiten. Dies beinhaltet auch die Anpassung der Artikelpreise.

Neue Spalte in der MRR-Prognose

Die Umsatzprognose hilft durch seine Vorschaufunktion für wiederkehrende Umsätze bei der Finanzplanung. Bei diesem Report haben wir zusätzlich zur Kundennummer nun auch eine Spalte mit dem Kundennamen eingeführt, um die Zuordnung zu erleichtern.