Release 2.30.0: Vertragsspezifische Preise & API Erweiterungen

Am 04.09.2020 erfolgte das Deployment der neuen Fakturia Version 2.30.0 mit folgenden Funktionserweiterungen:

Vertragspezifische Preise

Sie möchten einem Kunden von den Standard-Artikelpreisen abweichende Sonderpreise einräumen ohne mit Rabatten arbeiten zu müssen? Ab sofort ist es möglich, für die Aboartikel eines Kundenvertrages kundenspezifische Preise zu definieren.

Die Preise für einen Vertrag pflegen Sie direkt am Aboartikel. Klicken Sie hierzu auf den “Bearbeiten”-Button im Tabreiter “Abo”. Anschließend finden Sie im Popup-Fenster einen neuen Tabreiter “Preise überschreiben”:

Aufruf der Preispflege

Pflegedialog “Vertragsspezifische Preise”

API: Vertrag auf Basis von Vorlagen erstellen

Um über die API noch schneller neue Verträge anlegen zu können, steht die aus der GUI bereits bekannte Funktion zur Erstellung eines Vertrages via einer Vertragsvorlage nun auch über die REST-API zur Verfügung:

API: Vertrag aus Vorlage erstellen

API: Verwaltung der Webhooks

Die Erstellung von Webhooks zur Kommunikation mit Ihren Systemen war bisher nur über das Backoffice möglich. Sie können die Webhooks nun auch über die API bearbeiten bzw. anlegen:

API: Verwaltung von Webhooks

 

Release 2.29.0: Zusatzfelder in API und Bestellseiten

Die neue Fakturia Version 2.29.0 wurde am 26.08.2020 live gesetzt und enthält folgende neuen Features:

Zusatzfelder in API und Bestellseiten

Mit dem letzten Release 2.28.0 haben wir die Zusatzfelder für Kunden, Artikel und Verträge eingeführt. Die Pflege der CustomFields war zunächst nur auf die Backoffice-GUI beschränkt. Nur wenige Tage später erfolgt nun die zweite Ausbaustufe: Die Zusatzfelder stehen nun auch über die API zur Verfügung und lassen sich auf den Bestellseiten anzeigen.

API: Zugriff auf die CustomFields am Beispiel von Verträgen

CustomFields (Zusatzfelder) auf den SignUp-Pages

Leistungszeitraum in Rechnungen

Für Dauerleistungen hat Fakturia bisher bereits automatisch den Leistungszeitraum zu jeder Rechnungsposition auf der Rechnung mit angedruckt. Um Missverständnissen bei Betriebsprüfungen vorzubeugen, werden nun zusätzlich die Begriffe “Leistungszeitraum” bzw. “Leistungsdatum” vor dem Datum bzw. Zeitraum angegeben.

Leistungszeitraum auf der Rechnung

 

Ausblick: Zapier Integration

Da sich die Nachfragen nach Integrationsmöglichkeiten von Fakturia in Shopsysteme wie z. B. WooCommerce oder Shopware sowie andere 3rd-Party Applikationen in letzter Zeit stark häufen, haben wir unsere Planung in der Roadmap angepasst: Noch in diesem Jahr steht ein erster Zap in der beliebten Automationsplattform Zapier.com zur Verfügung. Damit lässt sich Fakturia künftig an über 2.000 bekannte Applikationen ganz ohne Programmierkenntnisse anbinden. Ein erster Preview steht in wenigen Wochen zur Verfügung.

Release 2.28.0: Zusatzfelder für Kunde / Vertrag / Artikel

Am 10.08.2020 wurde die neue Fakturia Version 2.28.0 auf Sandbox und Produktivumgebung ausgerollt. Folgende Features und Erweiterungen sind enthalten:

Erfassung von Zusatzfeldern (CustomFields)

Die Hauptobjekte Kunde, Vertrag und Artikel lassen sich nun um individuelle Zusatzfelder erweitern. Sie haben so die Möglichkeit, das von Fakturia vorgegebene Datenmodell nach Ihren Wünschen auszubauen. Über diesen Weg lässt sich beispielsweise ein Mapping auf eine technische ID in Ihrem internen System herstellen. In der ersten Ausbaustufe erfolgt die Pflege der Zusatzfelder ausschließlich über die GUI im Backoffice. Später stehen die CustomFields auch in der API zur Verfügung und können im Kundencenter bzw. den Bestellseiten eingeblendet werden.

Folgende Datentypen werden für die Zusatzfelder aktuell unterstützt:

  • Text (kurz / lang)
  • Datum
  • Boolean (Ja / Nein)

Ein ausführliche Dokumentation der Zusatzfelder finden Sie in unserem Wiki.

Eingabemodus für Zusatzfelder am Kunden

Freitextfeld im Bestellformular

Damit Ihre Kunden im Bestellvorgang über die Standardangaben (Adresse, Bezahldaten usw.) hinausgehende Bemerkungen hinterlegen können, haben wir bei den Bestellseiten im unteren Bereich ein Eingabefeld für allgemeine Hinweise zur Bestellung hinzugefügt. Somit lassen sich jetzt auch spezielle Sonderwünsche bei der Bestellung platzieren.

Freitextfeld für Anmerkungen zur Bestellung

Anzeige der Testphase im Kundencenter

Eine der zentralen Ansichten im SelfService-Portal ist die Vertragsübersicht. Hier werden Ihren Kunden nun auch Informationen zu einer evtl. eingeräumten kostenlosen Testphase mit angezeigt.

SelfService Portal: Anzeige Testphase am Vertrag

 

Release 2.27.0: Vertragsspezifische Rechnungstexte

Folgendes neue Feature wurde mit der Fakturia Version 2.27.0 am 27.07.2020 live gesetzt:

Vertragsspezifische Rechnungs- und E-Mail-Texte

Auf Anregung eines Kunden besteht nun die Möglichkeit, für einen konkreten Vertrag individuelle Texte für das Rechnungsdokument (PDF) sowie die Rechnungs-E-Mail zu pflegen. Somit lassen sich neben Angaben zum Kunden und den Artikeln noch spezielle Zusatzinfos wie z.B. eine Lieferantennummer oder eine Auftragsnummer unterbringen.

Für Texte auf der Rechnung gibt es 2 Varianten:

  • Freitext in der Kopfzeile (überhalb der Artikel)
  • Freitext im Footer (nach den Artikeln)

Der Text für die Rechnungs-E-Mail steht in einer speziellen Variable zur Verfügung, die in das Template für die Rechnungs-E-Mail an geeigneter Stelle eingebaut werden kann.

Die Texte zu einem Vertrag können in der Vertragsverwaltung im Tab “Texte” gepflegt werden:

Individuelle Texte für einen Vertrag

Release 2.26.0: Performance-Optimierungen

Am 17.07.2020 wurde das Fakturia Release 2.26.0 mit folgenden Features live gesetzt:

Optimierung der System-Performance

Nach umfangreichen Refactoring-Aktionen konnten wir die ohnehin schon gute Performance von Fakturia noch um einen Tick steigern. Dies macht sich deutlich beim Navigieren durch die System-Menüs bemerkbar. Gerade beim Laden von grösseren Objekten wie z. B. einem Vertrag kommt die Optimierung zum Tragen. So macht die Arbeit mit Fakturia gleich doppelt soviel Spass :)

Vereinfachung der Passwort-Änderung

Die Änderungsfunktion für die Passwörter zum Backoffice und dem Kundencenter war bisher etwas versteckt: Man musste zunächst ein Passwort-Recovery anstoßen und konnte dann ein eigenes Passwort vergeben. Dieser Prozess wurde nun verbessert: Es gibt nun in den Menüs von Backoffice und SelfService-Portal jeweils einen direkten Einsprung in den Passwort-Änderungsdialog.

Passwort-Änderung

Release 2.25.0: Verbesserte Individualisierbarkeit von Dokumenten

Das neue Fakturia Release 2.25.0 vom 06.07.2020 bringt folgende Funktionserweiterungen mit sich:

Mehr Möglichkeiten zur Individualisierung von Dokumenten

Über die Dokumentenverwaltung lassen sich neben E-Mail Texten auch viele Fragmente auf Dokumenten (Rechnung, Korrekturrechnung usw.) internationalisiert bearbeiten. Die Möglichkeiten zur Anpassung der Texte bzw. Labels auf den Dokumenten waren bisher jedoch eingeschränkt. Mit dem neuen Release wurden die Bearbeitungsmöglichkeiten nun stark erweitert. Jeder Textbereich auf einem Dokument lässt sich nun nach Ihren Bedürfnissen anpassen und in verschiedene Sprachen übersetzen.

Um die Dokumentenbearbeitung etwas übersichtlicher zu gestalten, haben wir die einzelnen Bereiche auf mehrere Tab-Reiter verteilt:

Pflege / Übersetzung von Dokumententexten

Optimierung der Bestellseiten (Steuerberechnung)

Je nachdem aus welchem Land ein Kunde bestellt und welchen Status (privat / gewerblich) dieser hat, muss auf einer Bestellseite die Berechnung der Mehrwertsteuer (VAT) auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Der Status des Kunden lässt sich jedoch in einigen Fällen nicht immer eindeutig bestimmen. Aus diesem Grund haben wir die Bestellseiten um die Angabe des gewerblichen Status erweitert:

Eindeutige Unterscheidung zwischen B2B und B2C Kunden

 

Mehr Flexibilität bei der FiBu-Konten Zuordnung für internationale Kunden

In unserem Corona-Release zur Mehrwertsteuerabsenkung haben wir eine neue Funktion bei der Warengruppenbearbeitung eingeführt: Für jeden Steuersatz lässt sich ein separates FiBu-Konto angeben, das dann beim FiBu-Export (Datev/Lexware) berücksichtigt wird.

Für Inlandskunden ist diese Pflegemöglichkeit ausreichend. In manchen Fällen kann es jedoch auch erforderlich sein, dass Sie für Privatkunden im Ausland (auch Drittstaaten) die Mehrwertsteuer (VAT) des Ziellandes berechnen müssen. Um auch diese internationalen Umsätze auf die Korrekten FiBu-Konten buchen zu können, wurde die Maske zur Kontenzuordnung um die Angabe von Land und Währung erweitert:

Zuordnung von FiBu-Konten je nach Land / Währung / Steuersatz

Um lediglich die Mehrwertsteueranpassung in Deutschland umzusetzen, genügen zwei Einträge ohne Angabe des Landes. Bei Internationalen Umsätzen haben Sie die Möglichkeit, neben dem Erlöskonto auch ein extra Steuerkonto mit anzugeben, sofern das Erlöskonto in der FiBu ohne Steuerautomatik (also mit Nettoumsätzen) arbeitet.

Release 2.24.0: Übersetzbarkeit Artikeltexte und Globale Steuergruppen

Mit dem neuen Fakturia Release 2.24.0 vom 22.06.2020 gingen folgende Features online:

Übersetzungsmöglichkeit für Artikeltexte

Nahezu alle von Fakturia erzeugten Dokumente und E-Mails sind internationalisierbar und in beliebig vielen Sprachen pflegbar. Lediglich bei den Artikeltexten (Artikelname und Beschreibungstext) bestand noch eine kleine Lücke. Diese wurde mit dem aktuellen Release geschlossen. Um die Sprachvarianten der Artikel zu pflegen, müssen zunächst pro Artikel Textfragmente in der Dokumentenverwaltung erstellt werden. Diese Fragmente können dann an der entsprechenden Stelle im Artikel eingefügt werden.

Textfragmente in Artikeltexten

Anzeige von globalen Steuergruppen

Über die Steuergruppenverwaltung besteht die Möglichkeit, länderspezifische Steuersätze (z. B. für die Ziellandbesteuerung digitaler Produkte in der EU) zu pflegen. Neben diesen individuellen Steuergruppen werden von uns bereits einige vordefinierte “globale Steuergruppen” zur Verfügung gestellt. Ein Beispiel ist die Gruppe “Normalsteuersatz Deutschland (19%)”. Diese Gruppe kann von Ihnen nicht bearbeitet werden, wurde jedoch bis dato auch nirgends angezeigt.

Sie finden diese vorgegebenen Steuergruppen nun direkt unterhalb der Tabelle mit den individuellen Steuergruppen:

Release 2.22.0: Erweiterungen zur Mehrwertsteuerabsenkung

Das Fakturia Release 2.22.0 vom 10.06.2020 enthält u. a. wichtige Updates zur Unterstützung der temporären Mehrwertsteuerabsenkung ab dem 01. Juli 2020:

Wichtiges zur Mehrwertsteuerabsenkung

Fakturia ist durch seine zeitgesteuerten Steuersatz-Konfigurationen bereits von Anfang an auch auf komplexere Anpassungen im Steuersystem vorbereitet. Unsere Kunden können daher der Mehrwertsteuerabsenkung gelassen entgegen sehen. Über getroffene Maßnahmen und die weiteren Schritte wurden unsere Kunden bereits per Newsletter informiert.

Damit die geänderten Steuersätze auch in der Buchhaltung den korrekten Erlöskonten zugeordnet werden, haben wir die Pflegemaske der Warengruppe erweitert. Es ist nun möglich, pro Steuersatz ein extra Konto zu definieren. Ergibt sich in der Übergangsphase eine Rechnung mit beiden Steuersätzen (16 % und 19 %), werden die Erlöse anteilig verteilt.

Abweichende Erlöskonten pro Steuersatz

Preis- und Steuerermittlung bei Dauerleistungen

Im Zuge der Anpassungen für die Mehrwertsteuerabsenkung wurde auch die Logik zur Ermittlung von Preisen und Steuersätzen bei Dauerleistungen entsprechend angepasst. Maßgebend ist für beide Werte immer das Ende des Leistungszeitraumes.

Ein Beispiel: Sie rechnen ein Monatsabo über den Zeitraum 20.06.2020 bis 20.07.2020 am 20.06.2020 im Voraus ab. Es gilt hier bereits der Steuersatz von 16 %, da das Leistungsende umsatzsteuertechnisch relevant ist.

Anzeige Steuersatz in Rechnungspositionen

Enthält eine Rechnung Positionen aus Warengruppen mit unterschiedlichen Steuersätzen, so wurden bisher lediglich die Summen pro Steuersatz in der Summenzeile aufgeführt. Zur besseren Unterscheidbarkeit werden nun pro Rechnungsposition die angewendeten Steuersätze ausgegeben. Dies geschieht allerdings nur, wenn die Rechnung mehrere Steuersätze enthält.

Release 2.21.0: Erweiterungen bei Kundencenter und API

Am 03.06.2020 wurden mit der neuen Fakturia Version 2.21.0 folgende Features ausgerollt:

Anzeige von Kontobewegungen im SelfService-Portal

Ihre Kunden können sich jetzt im Kundenportal auch einen genauen Überblick über die auf dem Kundenkonto erfolgten Buchungen verschaffen. Dies erhöht die Transparenz und hilft insbesondere bei der Nachvollziehbarkeit der Kontostände.

Kontoübersicht im SelfService-Portal

Ansicht der Kontoumsätze

Bestellseiten: Freitext über Bestellbutton

Bei den SignUp-Pages (vorgefertigte Bestellseiten) besteht nun die Möglichkeit, einen Freitext mit HTML-Tags zu definieren, der direkt über dem Bestellbutton angezeigt wird. So können Sie z.B. auf besondere Bedingungen hinweisen bzw. eine spezielle Einwilligung beim Absenden des Buttons einholen.

Texterfassung auf Bestellseite

Anzeige Freitext auf Bestellseite

API: Verwaltung der Lastschriftmandate

Wenn Sie offene Kundenrechnungen per SEPA-Lastschrift einziehen wollen, benötigen Sie ein Lastschriftmandat des Kunden. Diese Mandate konnten bisher nur über die GUI gepflegt werden. Seit dieser Version besteht nun auch eine Verwaltungsmöglichkeit per REST-API.

Neue API-Funktionen für die SEPA-Mandate

Release 2.19.0: Benutzerverwaltung inkl. Rollen & Rechte

Am 14.05.2020 wurde mit dem Release 2.19.0 wieder eine brandneue Version von Fakturia auf Sandbox und Produktivumgebung ausgerollt. Folgende Features sind enthalten:

Benutzerverwaltung inkl. Rollen & Rechte

Für die Nutzung des Fakturia Backends stand bisher lediglich ein einziger “Master”-Benutzer mit vollen Zugriffsrechten zur Verfügung. Mit der neuen Benutzerverwaltung und dem umfangreichen Rechtemanagement lassen sich nun beliebig viele weitere Benutzer im System mit individuellen Berechtigungen anlegen. So könnten Sie beispielsweise für Ihre(n) Steuerberater(in) oder Buchhalter(in) einen Zugang erstellen, der ausschließlich lesenden Zugriff auf die Kunden- und Vertragsdaten sowie die Exporte für die Buchhaltung beinhaltet. Insgesamt stehen über 20 Rechte für die Zuweisung zur Verfügung.

Die Benutzerverwaltung ist in den neuen 2020er Tarifen “Start & Grow”, “Small Business Classic” sowie “Premium Classic” enthalten. Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt Einstellungen (⚙) -> Benutzerverwaltung:

Benutzerverwaltung: Rechte zuweisen

Wichtig: Damit der neue Benutzer auch seine Zugangsdaten per E-Mail erhält, muss über den Tab “Login” der Zugang generiert werden.

Erweiterte Anzeige bei Userlogins

Für Kunden kann in der Kundenverwaltung ein Login für das SelfService-Portal erstellt werden. Die Anzeigemaske (Tabreiter “Login”) wurde in diesem Release etwas überarbeitet:

  • Anzeige Datum des letzten Logins
  • Im Falle eines gesperrten Logins aufgrund häufiger Fehlversuche, kann der Counter zurückgesetzt werden

Zugang zum SelfService Portal