Buchhaltung, Steuern und Finanzen

Buchhaltung als integraler Bestandteil der Abo-Abrechnung

Bei abobasierten Geschäftsmodellen ist Buchhaltung kein nachgelagerter Prozess, sondern von der ersten Rechnung an eng mit der Abrechnungslogik verzahnt: periodengerechte Abgrenzung, unterschiedliche Steuersätze je nach Kundenland und die korrekte Behandlung von Vorauszahlungen sind buchhalterischer Alltag. Fakturia deckt diese Anforderungen direkt im System ab, statt sie auf Excel-Tabellen oder manuelle Sonderprozesse abzuwälzen.

Gerade beim Wachstum von Abo-Unternehmen zeigt sich schnell, wie fehleranfällig eine manuelle Buchhaltung wird: Je mehr Kunden, Verträge und Länder hinzukommen, desto mehr Sonderfälle müssen korrekt und rechtssicher abgebildet werden. Fakturia nimmt Ihnen und Ihrem Steuerberater diese Komplexität ab, ohne dass Sie dafür auf Insellösungen oder manuelle Excel-Auswertungen zurückgreifen müssen.

DATEV- und Lexware-Export

Exportieren Sie sämtliche Rechnungen und Korrekturrechnungen für einen gewünschten Zeitraum als CSV-Datei und übermitteln Sie diese bequem an Ihren Steuerberater. Seit Anfang 2024 geht das noch komfortabler: Über die direkte DATEV-Schnittstelle (Unternehmen online) mit dem Buchungsdatenservice 2.0 übertragen Sie Buchungssätze und die zugehörigen Belegdaten (Rechnungs-PDFs) in einem einzigen Schritt – ganz ohne separaten Versand. Alternativ steht ein CSV-Export im Lexware-Format zur Verfügung, den Sie über den integrierten Import-Wizard direkt in den Buchungsstapel übernehmen können.

Weitere Details zum DATEV-Export, inklusive Praxisbeispielen, finden Sie auf der Seite DATEV / Lexware Export.

Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)

Werden Leistungen für kommende Monate im Voraus abgerechnet, dürfen die entsprechenden Erträge nicht vollständig im Monat der Rechnungsstellung ausgewiesen werden. Nach § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB muss der Ertrag periodengerecht abgegrenzt werden – der Buchungssatz lautet vereinfacht „Bank bzw. Debitor an passive Rechnungsabgrenzung".

Die Erstellung der entsprechenden Buchungssätze für die Abgrenzung ist mit zunehmender Kundenzahl und immer komplexeren Vertragskonstrukten manuell kaum noch zu bewältigen. Fakturia übernimmt die Bildung und Auflösung von PRAP vollständig automatisch als Option beim Buchhaltungsexport – unabhängig davon, ob die zugrunde liegende Rechnung monatlich, quartalsweise oder jährlich gestellt wird. Auch die darauf entfallende Umsatzsteuer wird dabei korrekt berücksichtigt, sodass die Abgrenzungsbuchung direkt DATEV-konform in den Export einfließt. Mehr zum Thema erfahren Sie auf der Seite Passive Rechnungsabgrenzungsposten.

Internationale Steuersätze für elektronische Dienstleistungen

Seit dem 01.01.2015 gilt in der EU ein Umsatzsteuergesetz, das Unternehmen verpflichtet, grenzüberschreitende elektronische Produkte und Dienstleistungen an Privatkunden nach dem Mehrwertsteuersatz am Wohnsitz des Kunden zu versteuern. Betroffen sind unter anderem Telekommunikationsleistungen wie Webhosting, der Verkauf von eBooks, Download-Services, SaaS-Produkte und digitale Abos. Ohne eine passende Softwareunterstützung müsste für jeden EU-Zielmarkt ein eigener, manuell gepflegter Steuersatz nachgehalten werden – ein hoher Aufwand, der mit jedem neuen Land weiter wächst.

Zusammenfassende Meldung (ZM)

Für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze nach dem Reverse-Charge-Verfahren bereitet Fakturia die notwendigen Daten für die Zusammenfassende Meldung automatisch auf. Statt die relevanten Umsätze manuell aus Ihrer Rechnungshistorie zusammenzusuchen, exportieren Sie die benötigten Daten direkt aus dem System – inklusive korrekter Zuordnung nach Land und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden.

Mini-One-Stop-Shop (MOSS/OSS)

Damit Sie die im EU-Ausland vereinnahmte Umsatzsteuer nicht in jedem einzelnen Land separat abführen müssen, besteht die Möglichkeit der Teilnahme am Mini-One-Stop-Shop-Verfahren. Mit dem integrierten MOSS-Export erledigen Sie die monatliche oder quartalsweise Meldung von Umsätzen mit digitalen Produkten nach dem Empfängerortprinzip in wenigen Minuten statt in mühsamer Handarbeit. Gerade für kleinere Teams ohne eigene internationale Steuerabteilung ist dieser automatisierte Export ein entscheidender Zeitgewinn.

Automatische USt-ID-Prüfung

Die korrekte Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens im B2B-Geschäft setzt eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden voraus. Fakturia gleicht die USt-IdNr. Ihrer Kunden regelmäßig über die qualifizierte Bestätigung des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) ab und informiert Sie automatisch bei Abweichungen – etwa wenn eine Nummer ungültig wird oder sich Firmendaten geändert haben. Diese laufende, automatisierte Prüfung ersetzt die früher übliche manuelle Stichprobenkontrolle und reduziert das Risiko fehlerhafter Reverse-Charge-Rechnungen erheblich.

Debitorenverwaltung und Mahnwesen

Buchhaltung endet nicht bei der Rechnungsstellung – auch die Verwaltung offener Forderungen gehört untrennbar dazu. Mit konfigurierbaren Mahnstufen, automatischer Verarbeitung von Rücklastschriften und einer klaren Debitorenübersicht behalten Sie Ihre Außenstände jederzeit im Blick, ohne dafür eine separate Software einsetzen zu müssen. Details dazu finden Sie auf den Seiten Debitorenverwaltung und Mehrstufiges Mahnwesen.

Reports und Exporte

Neben den steuerlich vorgeschriebenen Meldungen bietet Fakturia umfangreiche Reporting-Funktionen: offene Posten, Umsatzübersichten und Debitorenlisten lassen sich jederzeit als CSV exportieren und in Excel oder anderen Tools weiterverarbeiten – für den schnellen Überblick über Ihre wirtschaftliche Lage, ganz ohne auf den nächsten Monatsabschluss warten zu müssen. So behalten Sie auch zwischen den regulären Buchhaltungsterminen jederzeit ein aktuelles Bild Ihrer Umsatz- und Forderungssituation.

Made in Germany

Fakturia wird ausschließlich in Deutschland entwickelt und auf Servern in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg betrieben. Die Software ist vollständig DSGVO-konform. Entwicklerin ist die Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München, am Markt seit 2007 und im Privatbesitz ihrer Gesellschafter – ohne Abhängigkeit von ausländischen Investoren.