Debitoren-Management und automatisiertes Mahnwesen
Fakturia behält Ihre Außenstände automatisch im Blick: von der ersten Zahlungserinnerung über konfigurierbare Mahnstufen bis zur automatischen Aussetzung der Abrechnung bei ausgereiztem Kreditlimit – ohne dass Sie säumigen Kunden manuell hinterherlaufen müssen.
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Beliebig viele Mahnstufen mit individuellen Texten
automatisch
Kreditlimit-Überwachung & Rücklastschrift-Handling
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Debitorenkonten pro Kunde (Prepaid & Postpaid)
Was ist Debitoren-Management bei Fakturia?
Debitoren-Management umfasst bei Fakturia zwei eng verzahnte Bereiche: die Verwaltung der Forderungskonten Ihrer Kunden (Debitorenkonten) und das automatisierte Mahnwesen für überfällige Zahlungen. Beide Funktionen greifen nahtlos ineinander – von der Rechnungsstellung über den Zahlungseingang bis zur Eskalation bei ausbleibender Zahlung läuft der gesamte Prozess automatisiert.
Gerade im Abo-Geschäft mit einer hohen Anzahl wiederkehrender Rechnungen ist ein funktionierendes Debitoren-Management geschäftskritisch: Bleiben Zahlungsausfälle unbemerkt, summieren sich offene Posten schnell zu einem erheblichen Liquiditätsrisiko. Fakturia reduziert diesen manuellen Überwachungsaufwand auf ein Minimum, ohne dabei die Kontrolle über Einzelfälle aus der Hand zu geben.
Mehrstufiges, individuell konfigurierbares Mahnwesen
Mit dem automatisierten Mahnwesen von Fakturia haben Sie Ihre Außenstände jederzeit im Griff. Sie definieren beliebig viele Mahnstufen mit individuellen Texten und Mahnintervallen – Fakturia übernimmt den vollständigen Versand bei Zahlungsverzug automatisch per E-Mail, inklusive der ursprünglichen Rechnung als Anhang.
Sofortige Zustellung
Mahnungen werden bei Erreichen der jeweiligen Mahnstufe sofort per E-Mail an den Kunden versendet – ohne manuellen Anstoß.
Aktionen pro Mahnstufe
Für jede Mahnstufe lässt sich individuell konfigurieren, ob eine Mahnmail versendet und/oder ein Webhook ausgelöst werden soll.
Inkasso-Eskalation
Für die letzte Eskalationsstufe – etwa die Übergabe an ein Inkassobüro – lässt sich der automatische Mahnmail-Versand gezielt deaktivieren.
Dynamische Mahntexte
Auch der Erweiterungstext der jeweiligen Mahnstufe unterstützt die Skripting-Sprache Velocity für personalisierte, dynamische Inhalte.
Manuelle Steuerung möglich
Die Mahnstufe einer Rechnung lässt sich bei Bedarf auch unabhängig von der Automatik frei einstellen – begrenzt auf übergeordnete Stufen. Ein Rücksprung von einer höheren auf eine niedrigere Mahnstufe ist damit ausgeschlossen, was Missbrauch und Fehlbedienung vorbeugt. Über die API steht die aktuelle Mahnstufe jeder Rechnung zudem als eigenes Attribut zur Verfügung und lässt sich so in externe Auswertungen oder Dashboards integrieren.
Das Mahnwesen ist in allen Fakturia-Tarifen enthalten und erfordert keine zusätzliche Buchung.
Prepaid- und Postpaid-Kundenkonten
Kundenkonten sind bei Fakturia die zentralen Debitorenkonten zur Abrechnung von Forderungen und Zahlungseingängen. Für jeden Kunden lassen sich beliebig viele Konten anlegen – wahlweise als Prepaid- oder Postpaid-Modell, jeweils zugeordnet zu unterschiedlichen Verträgen.
Postpaid: Abrechnung auf Rechnung
Leistungen werden im Nachhinein abgerechnet. Optional lässt sich ein Kreditlimit hinterlegen – erreicht der offene Betrag diese Grenze, informiert Fakturia sowohl Sie als Betreiber als auch den Kunden automatisch und setzt die weitere Aboabrechnung vorübergehend aus, bis das Konto ausgeglichen ist.
Prepaid: Abrechnung auf Vorauskasse
Der Kunde lädt sein Konto vorab mit Guthaben auf. Über die Payment-Provider-Integration steht das Guthaben in Echtzeit zur Verfügung – ganz ohne Wartezeiten wie bei klassischen Banküberweisungen.
💡 Kombinierbar pro Kunde
Ein und derselbe Kunde kann gleichzeitig ein Postpaid-Konto für einen Vertrag und ein Prepaid-Konto für einen anderen führen. So lässt sich z. B. ein Bestandskunde weiterhin auf Rechnung beliefern, während für einen neuen, risikoreicheren Vertrag konsequent Vorauskasse verlangt wird.
Automatische Reaktion auf Rücklastschriften
Schlägt eine automatische Abbuchung fehl, greift der Debitoren-Prozess unmittelbar: Im Rahmen des Kontenabgleichs erkennt Fakturia die Rücklastschrift automatisch und reagiert ohne Zeitverzug.
Rücklastschrift wird erkannt
Rechnung zurück auf „unbezahlt"
Rücklastschriftgebühr wird fakturiert
E-Mail inkl. Original-Rechnung an Kunden
Die betroffene Rechnung durchläuft anschließend automatisch wieder den regulären Mahnprozess – Ihr Debitoren-Management bleibt so lückenlos, ohne dass Sie Rücklastschriften manuell nachverfolgen müssen.
Volle Kontrolle bei manuellen Korrekturen
Trotz aller Automatisierung bleibt jederzeit die Möglichkeit zum manuellen Eingriff bestehen. Setzen Sie eine Rechnung auf „unbezahlt" zurück, können Sie dabei wählen, ob gleichzeitig auch eine entsprechende Belastung des Kundenkontos (Debitorenkontos) gebucht werden soll – praktisch für Sonderfälle, in denen die automatische Verbuchung nicht korrekt zugeordnet werden konnte.
Guthaben verwalten und auszahlen
Entstehen durch Gutschriften oder Korrekturrechnungen Guthaben auf dem Debitorenkonto eines Kunden, lassen sich diese direkt aus Fakturia heraus auszahlen. Über den integrierten SEPA-Überweisungsgenerator erstellen Sie eine Sammelüberweisungs-Datei im XML-Format zum Import in Ihre Onlinebanking-Software – ganz ohne manuelle Einzelüberweisungen.
Verknüpfung mit der Finanzbuchhaltung
Beim FiBu-Export lässt sich frei wählen, wie Debitorenkonten verbucht werden: entweder mit einem individuellen Debitorenkonto pro Kunde oder über ein zentrales Sammel-Forderungskonto (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen). Beide Varianten werden beim Export der Buchungssätze automatisch berücksichtigt und lassen sich zusätzlich um Kostenstellen bzw. Kostenträger über Zusatzfelder anreichern.
Debitorenübersicht und Reporting
Für den täglichen Überblick über Ihre Außenstände bietet Fakturia eine zentrale Debitorenübersicht: Alle offenen, überfälligen und teilbezahlten Rechnungen lassen sich dort auf einen Blick einsehen, nach Kunde, Vertrag, Mahnstufe oder Fälligkeitsdatum filtern und bei Bedarf als Report exportieren.
Filterbare Übersicht
Offene Posten lassen sich nach Mahnstufe, Fälligkeit oder Kunde sortieren und filtern – für den schnellen Überblick im Tagesgeschäft.
Export als CSV
Debitorenlisten und Saldenübersichten lassen sich für die Weiterverarbeitung in Excel oder anderen Tools exportieren.
Volltextsuche
Über das permanente Suchfeld im Backoffice lassen sich Kunden, Verträge und Rechnungen mit automatischer Vervollständigung schnell auffinden.
API und Webhooks
Auch das Debitoren-Management lässt sich vollständig in Ihre eigene Systemlandschaft integrieren.
- ✓ Mahnstufe jeder Rechnung als eigenes API-Attribut (dunningLevel) auslesbar
- ✓ Konfigurierbare Webhook-Events je Mahnstufe für eigene Alerting- oder CRM-Systeme
- ✓ Kreditlimit und Kontostand je Kundenkonto per API abrufbar
- ✓ Rechnungsstatus („unbezahlt", „bezahlt", „teilbezahlt") inkl. Kontobuchung steuerbar
Made in Germany
Fakturia wird ausschließlich in Deutschland entwickelt und auf Servern in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg betrieben. Die Software ist vollständig DSGVO-konform. Entwicklerin ist die Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München, am Markt seit 2007 und im Privatbesitz ihrer Gesellschafter – ohne Abhängigkeit von ausländischen Investoren.
Jetzt kostenlos testen
Überzeugen Sie sich selbst vom automatisierten Debitoren-Management: Testen Sie Fakturia kostenlos mit einer vollständigen Sandbox-Umgebung – kein Risiko, keine Kreditkarte erforderlich.
Für einen schnellen Einstieg bieten wir optional ein Premium-Onboarding (einmalig 1.200 EUR) an: Wir richten Ihre Sandbox ein und übertragen alle Einstellungen in die Produktivumgebung.
