Automatischer Rechnungsversand (Recurring Billing)
Fakturia erstellt und versendet wiederkehrende Rechnungen vollautomatisch – zum richtigen Zeitpunkt, mit dem richtigen Leistungszeitraum und im gewünschten Format. Ohne dass Sie jeden Monat manuell tätig werden müssen.
85 %
Zeitersparnis durch Automatisierung
100 %
Automatischer PDF-Rechnungsversand
0 Klicks
Manueller Aufwand im laufenden Betrieb
Was ist Recurring Billing?
Recurring Billing bezeichnet die automatisierte, periodisch wiederkehrende Rechnungsstellung – das Herzstück jedes Abo-Geschäftsmodells. Fakturia prüft in regelmäßigen Zyklen alle aktiven Kundenverträge auf fällige Leistungen und erstellt bei Bedarf automatisch die passende Rechnung, ganz ohne manuellen Eingriff.
Wichtig ist dabei die Abgrenzung zu einer verwandten, aber eigenständigen Funktion: Während Recurring Billing die automatische Erstellung und den Versand der Rechnung übernimmt, kümmert sich die separate Funktion Recurring Payment um den eigentlichen Zahlungseinzug über Payment-Provider wie Stripe, Adyen, Unzer oder PayPal. Beide Funktionen greifen nahtlos ineinander, sind technisch aber unabhängig voneinander nutzbar.
So läuft der automatische Rechnungslauf ab
Sobald ein Vertrag aktiviert ist, übernimmt Fakturia die komplette Steuerung des Rechnungsprozesses. Der Ablauf ist dabei denkbar einfach – für Sie als Betreiber bedeutet das: einmal konfigurieren, dauerhaft automatisieren.
Fakturia prüft zyklisch alle Verträge auf fällige Leistungen
Rechnung wird automatisch als PDF erstellt
Versand per E-Mail an den Kunden
Kopie geht automatisch an Ihre Buchhaltung
Sie selbst erhalten bei jedem Rechnungsversand ebenfalls eine E-Mail-Benachrichtigung inklusive einer Kopie der Rechnung für Ihre eigene Ablage. Alle versendeten Rechnungen lassen sich zusätzlich jederzeit in der Fakturia Rechnungsübersicht einsehen, filtern und als PDF herunterladen.
Abrechnungsintervall und Zeitpunkt frei konfigurieren
Jeder Vertrag lässt sich individuell auf das passende Abrechnungsmodell einstellen. Fakturia bietet dabei maximale Flexibilität bei der Steuerung, wann und wie oft abgerechnet wird.
Abrechnungsintervall
Legen Sie am Vertrag fest, wie häufig abgerechnet werden soll – z. B. jeden Monat, alle drei Monate oder jährlich. Nur wenn tatsächlich Leistungen erbracht wurden, wird auch eine Rechnung erstellt.
Nächste Rechnungsstellung
Bestimmen Sie den genauen Tag, an dem die erste bzw. nächste Rechnung verschickt wird. Möchten Sie z. B. für alle Kunden einheitlich immer zum Monatsersten abrechnen, stellen Sie dies unabhängig vom Vertragsabschlussdatum ein.
Rechnungsstellung im Voraus oder im Nachhinein
Wählen Sie, ob die Leistung vor oder nach dem eigentlichen Leistungszeitraum abgerechnet wird. Diese Einstellung ist bei neuen Verträgen standardmäßig bereits aktiviert, um die häufigste Fehlerquelle bei der Vertragsanlage zu vermeiden.
Zahlungsziel je Vertrag
Das Zahlungsziel (Anzahl Tage bis zur Fälligkeit) lässt sich individuell pro Vertrag hinterlegen und auch nachträglich über die API anpassen.
Rechnungsversand per E-Mail – individuell gestaltbar
Rechnungen werden automatisch als PDF an die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse zugestellt. Dabei bietet Fakturia weit mehr als nur den reinen Versand:
- ✓ Betreff und Text der Rechnungs-E-Mail frei gestaltbar – für jede Sprache individuell
- ✓ Mehrere Empfänger-E-Mail-Adressen pro Kunde und pro Vertrag hinterlegbar
- ✓ Skripting-Unterstützung (Apache Velocity) für dynamische, personalisierte E-Mail-Texte
- ✓ Automatische Benachrichtigung an Sie selbst bei jedem Rechnungsversand inkl. Kopie
- ✓ c/o-Rechnungsempfänger und Ansprechpartner individuell auf der Rechnung darstellbar
Volle Kontrolle trotz Automatisierung
Zu viel Automatik? Kein Problem: Jedes Abo lässt sich jederzeit pausieren, sodass für den betreffenden Vertrag vorübergehend keine Rechnungen erstellt werden – etwa bei Kulanzfällen oder vorübergehenden Sonderregelungen. Ein einfacher Klick genügt, die automatische Rechnungserstellung setzt sich beim Reaktivieren nahtlos fort.
Sammelrechnungen: mehrere Verträge, eine Rechnung
Standardmäßig erstellt Fakturia pro Vertrag eine eigene Rechnung. Hat ein Kunde jedoch mehrere Verträge – etwa bei komplexeren B2B-Kunden mit vielen einzelnen Leistungspositionen – kann das schnell unübersichtlich werden.
Mit der Sammelrechnungs-Funktion aggregiert Fakturia alle Rechnungspositionen eines Kunden aus verschiedenen Verträgen automatisch zu einer einzigen Sammelrechnung. Für jeden einzelnen Vertrag werden dabei separate Kopf- und Fußzeilen angedruckt, sodass die Zuordenbarkeit der Positionen zum jeweiligen Vertrag vollständig erhalten bleibt.
💡 Voraussetzung für Sammelrechnungen
Verträge werden nur dann zu einer Sammelrechnung zusammengeführt, wenn sie das identische Datum für die nächste Rechnungsstellung besitzen. Eine Trennung nach Projekt bleibt dabei immer bestehen – Positionen aus unterschiedlichen Projekten lassen sich nicht zusammenfassen. Die Funktion steht im Business- und ENTERPRISE-Umfeld zur Verfügung.
Flexibilität im laufenden Betrieb
Der Alltag im Abo-Geschäft ist selten linear. Fakturia bildet deshalb auch Ausnahmefälle vollständig automatisiert ab.
Wird eine Rechnung storniert, erstellt Fakturia automatisch die passende Rechnungskorrektur und stellt sie dem Kunden auf Wunsch direkt per E-Mail zu.
Weicht der Zahlungseingang vom Rechnungsbetrag ab, führt Fakturia die Rechnung automatisch als teilbezahlt weiter oder verbucht ein Guthaben auf das Kundenkonto.
Über die API lässt sich eine Rechnung bei Bedarf automatisiert neu ausstellen (Rebill) – praktisch für Korrekturprozesse in eigenen Systemen.
E-Rechnungskonform: ZUGFeRD und XRechnung
Gerade im Abo-Geschäft spielt der exakte Leistungszeitraum eine zentrale Rolle für die Buchhaltung – nicht das Rechnungsdatum allein ist entscheidend. Fakturia erstellt E-Rechnungen wahlweise in den Formaten ZUGFeRD 2.3.2 und XRechnung 3.0.1 und übermittelt dabei den Leistungszeitraum mit maximaler Genauigkeit, bis auf Ebene der einzelnen Rechnungsposition.
Leistungszeitraum im XML
Die Felder BT-134 und BT-135 des XRechnung-Standards werden automatisch mit dem exakten Start- und Enddatum jeder einzelnen Rechnungsposition befüllt – entscheidend für eine korrekte periodengerechte Verbuchung.
Konfigurierbare Nachkommastellen
Ob sekundengenaue Abrechnung mit vier Nachkommastellen oder klassische zwei Nachkommastellen: Die Darstellung der Rechnungspositionen lässt sich in den Systemeinstellungen frei konfigurieren.
API, Webhooks und Automatisierung
Recurring Billing ist bei Fakturia nicht nur über die Weboberfläche steuerbar, sondern vollständig über die REST-API abbildbar – ideal für Unternehmen, die den Rechnungsprozess in eigene Systeme integrieren möchten.
Rechnungen stornieren, neu ausstellen, auf „unbezahlt" zurücksetzen oder Zahlungsziel und Zahlungsart am Vertrag anpassen – alles automatisierbar.
Fakturia informiert Ihr System in Echtzeit über Rechnungsereignisse wie Erstellung, Versand oder Zahlungseingang.
Direktanbindung an KI-Agenten wie Claude Code – für Vibe Coding rund um Ihre Rechnungsprozesse.
Made in Germany
Fakturia wird ausschließlich in Deutschland entwickelt und auf Servern in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg betrieben. Die Software ist vollständig DSGVO-konform. Entwicklerin ist die Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München, am Markt seit 2007 und im Privatbesitz ihrer Gesellschafter – ohne Abhängigkeit von ausländischen Investoren.
Jetzt kostenlos testen
Überzeugen Sie sich selbst vom automatischen Rechnungsversand: Testen Sie Fakturia kostenlos mit einer vollständigen Sandbox-Umgebung – kein Risiko, keine Kreditkarte erforderlich.
Für einen schnellen Einstieg bieten wir optional ein Premium-Onboarding (einmalig 1.200 EUR) an: Wir richten Ihre Sandbox ein und übertragen alle Einstellungen in die Produktivumgebung.
