Vertragsverwaltung
Erfassung von Kundenverträgen mit Vertragsdaten wie Mindestvertragslaufzeit, Abrechnungsintervall uvm.
Abonnements
Upgrade eines Vertrages zum Abo-Vertrag mit wiederkehrenden Leistungen.
Testphasen
Definition kostenfreier Trial-Periods mit Folgeaktionen.
Rabatte
Laufzeitgebundene Rabatt-Konfigurationen. z. B. Rabatt nur während der ersten 6 Monate
Gutschein-Coupons
Marketing-Aktionen mit Rabattcodes oder Startguthaben.
Upgrades/Downgrades
Wechsel in ein alternatives Vertrags- bzw. Tarifmodell – auch während einer laufenden Abrechnungsperiode. Proratierte (anteilige) Abrechnung.
Abo- und Vertragsverwaltung
Fakturia automatisiert die gesamte Verwaltung Ihrer Abonnements und Kundenverträge – von der Anlage über Upgrades und Kündigungen bis zur vollautomatischen Abrechnung. Sparen Sie bis zu 85 % der Zeit, die Sie heute noch manuell investieren.
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Zeitersparnis durch Automatisierung
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Automatischer Rechnungsversand
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Server im TÜV-zertifizierten RZ Nürnberg
Die Herausforderung bei abobasierten Geschäftsmodellen
Wer Produkte oder Dienstleistungen im Abonnement anbietet, steht vor einer besonderen betrieblichen Herausforderung: Verträge müssen laufend gepflegt werden, Rechnungen entstehen regelmäßig und automatisch, Tarife ändern sich, Kunden kündigen oder upgraden – und das alles muss rechtssicher, fehlerfrei und ohne großen manuellen Aufwand funktionieren.
Fakturia ist speziell für genau diese Anforderungen entwickelt worden. Die Software bildet den gesamten Lebenszyklus eines Abovertrages vollständig ab – von der ersten Vertragsanlage bis zur Abwicklung der letzten Rechnung nach einer Kündigung. Dabei läuft der gesamte Prozess vollautomatisch, ohne dass Ihr Team täglich eingreifen muss.
SaaS & Software
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Vertragsverwaltung: flexibel und vollständig
Im Zentrum von Fakturia steht die Vertragsverwaltung. Hier legen Sie für jeden Kunden einen Vertrag an und hinterlegen alle relevanten Parameter. Das System übernimmt daraufhin die vollautomatische Verarbeitung – Rechnungen, Mahnungen, Verlängerungen und Kündigungen inklusive.
Mindestvertragslaufzeit und Verlängerung
Legen Sie fest, wie lange ein Vertrag mindestens laufen muss – zum Beispiel 12 Monate. Nach Ablauf verlängert sich der Vertrag automatisch um den konfigurierten Zeitraum, sofern keine Kündigung vorliegt. Zeiteinheiten können frei gewählt werden: Tage, Monate oder Jahre.
Abrechnungsintervall und -zeitpunkt
Wählen Sie, wie oft und wann abgerechnet wird – monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich. Abrechnung kann im Voraus oder im Nachhinein erfolgen. Jede Kombination ist möglich und kann pro Vertrag individuell konfiguriert werden.
Kündigungsfristen
Hinterlegen Sie Kündigungsfristen direkt am Vertrag, zum Beispiel 4 Wochen vor Vertragsende. Fakturia berechnet automatisch, bis wann eine Kündigung eingegangen sein muss, um wirksam zu werden – und informiert Sie entsprechend.
Intelligente Artikelzuordnung
Die Artikelauswahl bei der Vertragsanlage ist kontextsensitiv: Fakturia zeigt automatisch nur solche Artikel an, die zur gewählten Zeiteinheit des Vertrages passen. Das verhindert Fehlkonfigurationen und beschleunigt die Vertragsanlage erheblich.
Leistungszeitraum auf der Rechnung
Wird für mehrere Monate im Voraus abgerechnet, erscheinen auf der Rechnung separate Positionen mit dem exakten Leistungszeitraum je Position. Bei einer Halbjahresabrechnung stehen auf der Rechnung sechs Positionen mit jeweils dem genauen Leistungszeitraum – vollständig transparent und rechtssicher.
Abonnements: wiederkehrende Leistungen vollautomatisch abrechnen
Die Kernfunktion von Fakturia sind wiederkehrende Zahlungen. Sobald ein Vertrag angelegt und aktiviert ist, übernimmt Fakturia die Abrechnung vollautomatisch – zum exakt konfigurierten Zeitpunkt, mit den richtigen Artikeln und im richtigen Intervall. Ohne manuellen Eingriff, ohne Verzögerungen.
Praxisbeispiel: Webhosting-Vertrag
Sie legen für einen Kunden einen Webhosting-Vertrag an: Mindestlaufzeit 3 Monate, Abrechnung 6 Monate im Voraus, Kündigungsfrist 4 Wochen. Fakturia erstellt automatisch die erste Rechnung über 6 Monate, versendet sie per E-Mail, bucht die Zahlung und startet nach 6 Monaten den nächsten Rechnungslauf – ohne dass Sie etwas tun müssen.
Alle Parameter eines Abo-Vertrags sind vollständig konfigurierbar:
- ✓ Mindestvertragslaufzeit (in Tagen, Monaten oder Jahren)
- ✓ Automatische Verlängerung nach Ablauf der Mindestlaufzeit
- ✓ Kündigungsfrist (z. B. 4 Wochen vor Vertragsende)
- ✓ Abrechnungsintervall (monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich)
- ✓ Abrechnungszeitpunkt (im Voraus oder im Nachhinein)
- ✓ Mehrere Artikel pro Vertrag (z. B. Grundgebühr + Zusatzleistungen)
- ✓ Exakter Leistungszeitraum auf jeder Rechnungsposition
Upgrade und Downgrade – auch mitten in der Laufzeit
Kunden wechseln Tarife – das ist im Abo-Geschäft normal. Fakturia unterstützt Tarifwechsel zu jedem Zeitpunkt, auch während einer laufenden Abrechnungsperiode. Die anteilige Verrechnung (proratierte Abrechnung) übernimmt das System dabei vollautomatisch.
Was proratierte Abrechnung bedeutet
Wechselt ein Kunde am 15. eines Monats von einem günstigeren in einen teureren Tarif, berechnet Fakturia automatisch den Differenzbetrag für die verbleibenden Tage des Monats. Ab dem Folgemonat gilt der neue Tarif vollständig. Kein manuelles Nachrechnen, kein Tabellenkalkulieren.
Welche Wechsel möglich sind
- ✓ Upgrade auf höherwertigen Tarif
- ✓ Downgrade auf günstigeren Tarif
- ✓ Wechsel des Abrechnungsintervalls
- ✓ Sofortige oder terminierte Wechsel
- ✓ Proratierte Verrechnung automatisch
Testphasen und Trial-Periods
Kostenlose Testphasen sind ein bewährtes Mittel zur Neukundengewinnung. Fakturia unterstützt Trial-Periods direkt auf Vertragsebene: Während der Testphase werden keine Leistungen berechnet. Nach Ablauf entscheidet das System automatisch, wie der Vertrag weitergeführt wird.
Definieren Sie einen beliebigen Testzeitraum. Während dieser Phase entstehen dem Kunden keine Kosten – unabhängig von den hinterlegten Artikeln.
Nach Ablauf der Testphase wird der Vertrag automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement umgewandelt – inkl. Rechnungsversand.
Alternativ kann der Vertrag nach der Testphase automatisch beendet werden, wenn kein Upgrade erfolgt.
Rabatte, Gutscheine und Marketingaktionen
Fakturia bietet flexible Möglichkeiten, Preisanreize zu setzen – ob für Neukunden, saisonale Aktionen oder langfristige Kundenbindung.
Laufzeitgebundene Rabatte
Konfigurieren Sie Rabatte, die nur für einen begrenzten Zeitraum gelten – zum Beispiel 20 % Rabatt in den ersten 6 Monaten. Nach Ablauf wechselt das System automatisch auf den regulären Preis, ohne manuellen Eingriff.
Gutschein-Codes und Coupon-Aktionen
Erstellen Sie Rabattcodes für Marketingkampagnen oder Partnerprogramme. Kunden können den Code beim Vertragsabschluss einlösen – Fakturia verrechnet den Gutschein automatisch auf der ersten (oder mehreren) Rechnung(en). Auch Startguthaben sind möglich.
Provisionsabrechnung für Vertriebspartner
Vermitteln Partner neue Kunden, können Provisionen direkt in Fakturia hinterlegt und automatisch abgerechnet werden – inklusive Lifetime-Provisionen über die gesamte Vertragslaufzeit.
Kündigungsabwicklung und Kündigungsbutton
Seit dem Inkrafttreten der gesetzlichen Pflicht zum Kündigungsbutton im Jahr 2022 müssen Online-Anbieter ihren Kunden eine einfache Möglichkeit zur Kündigung bereitstellen. Fakturia unterstützt diese Anforderung vollständig.
Automatische Kündigungsabwicklung
Geht eine Kündigung ein, prüft Fakturia automatisch, ob die Kündigungsfrist eingehalten wurde. Das System setzt das Vertragsende korrekt, erstellt bei Bedarf Abschlussrechnungen und versendet eine Kündigungsbestätigung an den Kunden – vollautomatisch.
Gesetzlicher Kündigungsbutton
Über das integrierte Customer SelfService-Portal können Kunden ihre Verträge selbst kündigen – rechtskonform und mit automatischer Bestätigung. Das entlastet Ihren Support und erfüllt gleichzeitig die gesetzliche Anforderung.
💡 Hinweis zum Kündigungsbutton
Seit dem 1. Juli 2022 sind Online-Anbieter in Deutschland gesetzlich verpflichtet, einen sichtbaren Kündigungsbutton bereitzustellen. Fakturia integriert diese Funktion direkt in das Kundenportal – kein separates Tool notwendig.
Automatisierung, API und Integrationen
Fakturia ist nicht nur eine Benutzeroberfläche – die Software ist API-first konzipiert. Alle Funktionen der Vertragsverwaltung stehen über die leistungsstarke REST-API zur Verfügung und können in bestehende Systeme integriert werden.
Vollständiger Zugriff auf Kunden, Verträge, Artikel und Rechnungen. Ideal für die Integration in eigene Systeme oder Onboarding-Strecken.
Fakturia informiert Ihr System in Echtzeit über wichtige Ereignisse – Vertragsstart, Zahlung, Kündigung oder Mahnung.
Über Zapier verbinden Sie Fakturia ohne Code mit über 2.000 Tools – darunter HubSpot, Mailchimp, Slack und viele mehr.
Direktanbindung an KI-Agenten wie Claude Code – Fakturia unterstützt Vibe Coding und AI-gestützte Automatisierung via MCP.
Sicherheit, Datenschutz und deutsche Infrastruktur
Fakturia wird ausschließlich in Deutschland entwickelt und auf Servern in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg betrieben. Die Software ist vollständig DSGVO-konform. Die Luminea IT Services GmbH, Entwicklerin von Fakturia, ist seit 2007 am Markt und befindet sich im Privatbesitz ihrer Gesellschafter – ohne Abhängigkeit von ausländischen Investoren.
TÜV-zertifiziertes Rechenzentrum in Nürnberg. Keine Datenweitergabe in Drittstaaten.
Alle Prozesse, Datenflüsse und Speicherorte entsprechen den Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung.
Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München – unabhängig, stabil und erfahren.
Jetzt kostenlos testen
Überzeugen Sie sich selbst: Testen Sie Fakturia kostenlos mit einer vollständigen Sandbox-Umgebung. Alle Funktionen der Vertragsverwaltung stehen sofort zur Verfügung – kein Risiko, keine Kreditkarte erforderlich.
Für einen schnellen Einstieg bieten wir optional ein Premium-Onboarding (einmalig 1.200 EUR) an: Wir richten Ihre Sandbox ein und übertragen alle Einstellungen in die Produktivumgebung.
