Bildungseinrichtungen: Professionelle Hilfe bei der Abrechnung von Kursgebühren und Materialkosten
Je nach Angebot und Größe einer Bildungseinrichtung können Leiter einer Bildungseinrichtung schon einmal schnell den Überblick über anfallende Aufgaben verlieren. Zu diesen zählt beispielsweise das Abrechnen von Kursgebühren und Materialkosten. Die Verwaltung von finanziellen Aspekten kann für viele eine echte Herausforderung sein, da diese Aufgabe häufig zeitaufwändig und komplex ist. Um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, sollte auf Professionalität und gleichzeitig Zeitersparnis gesetzt werden. Zum Einsatz kommen hier heutzutage spezielle Abrechnungssoftwares.
Welche Möglichkeiten Abrechnungssoftware für Bildungseinrichtungen bieten
Abrechnungssoftwares bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und effiziente Abrechnungsprozesse zu gewährleisten. Eine professionelle Abrechnungssoftware kann Leiter von Bildungseinrichtungen beispielsweise dabei unterstützen, Kursgebühren, Materialkosten und andere finanzielle Aspekte effektiv zu verwalten. Mit einer solchen Software können individuelle Preismodelle erstellt, automatisierte Rechnungen generiert und der Rechnungsversand effizient durchgeführt werden. Zudem ermöglichen Abrechnungssoftware-Lösungen detaillierte Berichtsfunktionen, um einen umfassenden Überblick über Einnahmen, Ausgaben und Teilnehmerzahlen zu erhalten.
Das Einbinden von Zahlungssystemen erleichtert Nutzern zudem den Zahlungsempfang und das Verfolgen von offenen Zahlungen für beispielsweise Kursgebühren oder Materialkosten. Der wesentliche Vorteil, der sich durch den Einsatz von Abrechnungssoftwares ergibt, ist, dass häufig knappe Unternehmensressourcen besser genutzt werden können und sich Mitarbeiter auf ihre Kernarbeit konzentrieren können, da die Abrechnungssoftware wesentliche Aufgaben übernimmt.
Wesentliche Vorteile der Abrechnungssoftware Fakturia
Fakturia bietet Nutzern eine einfache Anwendung, indem z. B. der Rechnungsversand an Schüler oder Eltern automatisieren automatisch via Mail erfolgt. Zudem behält Fakturia den Überblick über die jeweiligen Kursverträge, einschließlich der Mindestvertragslaufzeit, dem Abrechnungsintervall und der Kündigungsfrist.
Auch Kunden können von Fakturia profitieren, da die Software auch die Nutzung verschiedener Zahlungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel PayPal erlaubt, um die Rechnungen begleichen zu können. Nach der Zahlung erfasst Fakturia diese automatisch.
Die Software ermöglicht es Nutzern auch, neue Schüler direkt in das System einzutragen. Darüber hinaus gewährleistet Fakturia eine korrekte Abwicklung von Kündigungen, einschließlich der Verrechnung von Zahlungsrückständen oder Mehrzahlungen.
Ein weiterer Vorteil von Fakturia ist, dass die Software verschiedene Währungen und die Nutzung mehrerer Sprachen unterstützt. Auch werden länderspezifische Steuersätze berücksichtigt. Dadurch ist die Software optimal geeignet, um auf internationalen Märkten eingesetzt zu werden.
Damit die Software den bestmöglichen Nutzen für unsere Kunden hat, entwickeln und optimieren wir Fakturia stets weiter.
Fazit
Abrechnungssoftwares sind sinnvolle Tools, die Nutzern die Abrechnung erleichtern. Insbesondere bei Bildungseinrichtungen mit einer Vielzahl von Schülern kann es lohnenswert sein, auf eine professionelle Abrechnungssoftware zurückzugreifen, um die Abrechnung von Kursgebühren und Materialkosten zu automatisieren.
Release 2.103.0: Rücknahme Kündigung
Mit dem aktuellen Release 2.103.0 vom 17.05.2023 wurden folgende neuen Features live gesetzt:
Kündigung zurücknehmen
Wird in Fakturia eine Kündigung durchgeführt, wechselt der Vertrag zunächst in den Status „gekündigt“ und bei erreichen des finalen Endedatums in den Status „beendet“. Bisher war eine Kündigung im System unumkehrbar, d.h. hat sich ein Kunde doch noch für eine Fortführung des Vertrages entschieden, musste ein neuer Vertrag erstellt werden. Ab sofort ist es möglich, eine Kündigung wieder zurückzunehmen – und zwar solange, solange sich der Vertrag noch im Status „gekündigt“ befindet.
Unbedingt beachtet werden muss hierbei aber, dass evtl. bei der Kündigung erzeugte Rechnungskorrekturen nicht wieder rückabgewickelt werden. Für eine entsprechende Korrektur müssen Sie selbst sorgen.
Preisanzeige in der Bestellbestätigungs-Mail
Für mehr Transparenz gegenüber den Endkunden haben wir die Bestätigungsmail, welche nach einer Bestellung mittels Signup-Pages versendet wird, um die Anzeige der Preise erweitert. Bisher wurden hier nur die gebuchten Artikel aufgeführt. Achtung: Wenn Sie die Textvorlage für die Bestätigungsmail verändert haben, müssen Sie hier ggf. den Text zurücksetzen, damit die Preisanzeige wirksam wird.
Bearbeitbarkeit Dokumente am Vertrag
An den Verträgen besteht die Möglichkeit, beliebige Dokumente (PDF etc.) anzuhängen. Während dem Upload lassen sich hier auch einige Einstellungen pro Dokument (z. B. Soll es per Mail versendet werden) vornehmen. Leider konnte man diese Einstellungen im nachhinein nicht mehr ändern. Diese Bearbeitbarkeit ist mit dem neuen Release nun gegeben.
API: Neue Filtermöglichkeit bei Preisberechnung
Der API-Endpunkt https://api.sandbox.fakturia.de/documentation/#/Contracts/contractPrices hilft bei der Preisberechnung für Ihre externen Systeme. Hier wurden in der Vergangenheit auch Aboartikel aufgeführt, welche längst ausgebucht (Upgrade/Downgrade) bzw. ausgelaufen sind. Um nur noch Preise (und Summen) für aktive Artikel zu erhalten, kann nun über den Status eines Aboartikels gefiltert werden:
Erweiterung Vertragsübersicht am Kunden
Im Tab „Verträge“ eines Kunden werden alle Kundenverträge aufgeführt. Bei sehr vielen (Abo-) Verträgen ist häufig nicht klar, um welches gebuchte Produkt es hier geht. Als Hilfestellung zeigen wir nun in der Vertragsübersicht zumindest die ersten beiden Aboartikel als Preview an.
Anpassungen an den PDF-Layouts
Bei sechsstelligen Rechnungssummen kam es bisher in unseren Dokumentenvorlagen (Rechnung, Korrekturrechnung etc.) zu etwas unschönen Umbrüchen zwischen dem Betrag und dem Währungssymbol. Wir haben daher das Layout etwas optimiert und die Schriftgrößen minimal reduziert.
Release 2.101.0: Absicherung Webhooks
Zwei neue Versionen von Fakturia wurden in den letzten Wochen ausgeliefert. Folgende Features und Erweiterungen sind enthalten:
Absicherung der Webhooks
Mittels unserer Webhooks lassen sich Drittsysteme automatisiert über Ereignisse in Fakturia informieren. Technisch wird dabei ein Http-Request aus unserem Rechenzentrum gegen einen Ihrer Server durchgeführt. Theoretisch könnte aber auch jeder andere Server im Internet einen solchen Event vortäuschen, wenn er Detailkenntnisse über unsere Schnittstelle besitzt. Aus diesem Grund besteht ab sofort die Möglichkeit, die Authentizität eines Webhook-Requests zuverlässig zu validieren.
Hierfür steht ein neuer Endpunkt in unserer API zur Verfügung:
Für eine Validierung führen Sie folgende Schritte durch:
- Vom empfangenen Webhook die UUID auslesen (alle anderen Daten ignorieren)
- Mit der UUID den oben genannten API-Endpunkt abrufen
- Das empfangene Ergebnis verarbeiten
Über diesen Ansatz ist sichergestellt, dass der unmodifizierte Webhook bei Ihnen ankommt.
Filterung Aboartikel
Unter dem Tabreiter „Abo verwalten“ in der Vertragsverwaltung befinden sich sämtliche gebuchten Aboartikel eines Vertrages. In der Tabelle werden aber auch Artikel dargestellt, die z.B. durch ein Upgrade/Downgrade längst inaktiv geworden sind. Um die Übersicht nicht zu verlieren, lassen sich die Aboartikel nun nach folgenden Kriterien filtern:
- Status des Aboartikels
- Artikelnr.
- Bezeichnung des Artikels
- Zusatztext des Aboartikels
API: Erweiterte Preiskalkulation
Der Prices-Endpunkt liefert die aktuell gültigen Preise aller Aboartikel eines Vertrages. Um für Preisberechnungen auch den Preis zu einem beliebigen Zeitpunkt in der Zukunft oder Vergangenheit abrufen zu können, besteht nun die Möglichkeit, das Datum für den Berechnungszeitpunkt zu übergeben:
Ergänzung beim Test-Webhook
Der Test-Webhook dient der technischen Überprüfung der Anbindung an Ihre Systeme. Das Format entspricht dabei exakt dem Schema eines echten Webhooks. Mit dem aktuellen Release wurde eine kleine Ergänzung bei den Testdaten vorgenommen: Ab sofort wird auch die UUID des Attributs „webhookConfig“ befüllt.
API: Zuweisung Provisionsregel zum Vertrag
Die Zuweisung eines Provisionsempfängers zu einem Vertrag war bisher nur über die GUI möglich. Dieser Schritt lässt sich jetzt auch über die API durchführen:
