Release 2.16.0: Zusatzdokumente / Attachments für Rechnungen
Am 28.02.2020 erfolgte die Livesetzung der Fakturia Version 2.16.0 mit folgenden Funktionserweiterungen:
Zusatzdokumente (Attachments) für Rechnungen und Verträge
Beim Versand von Rechnungen müssen häufig auch bestimmte Begleitdokumente wie z. B. Stundennachweise oder Listen mit Seriennummern mit versendet werden. Solche Zusatzdokumente verschickt Fakturia nun automatisch bei der Rechnungserstellung. Dabei wird unterschieden zwischen einmalig zu versendenden Dokumenten und regelmäßigen Dateianlagen.
Die Bereitstellung der Attachments kann über zwei Wege erfolgen:
a) Dokumente mit einer Leistung verknüpfen
Wird eine Leistung manuell erfasst, können beliebig viele Dokumente mit Bezug zu dieser Leistung mit hochgeladen werden. Sobald diese Leistung von Fakturia auf eine Rechnung übertragen wird, werden auch die zugehörigen Dokumente mit der Rechnungs-EMail versendet.
Dateien zur Leistung hinzufügen
b) Dokumente zum Vertrag hochladen
Unabhängig von der Leistungserfassung können Sie jederzeit zu einem Vertrag gehörende Dokumente diesem zuweisen. Dokumente müssen nicht zwingend dem Kunden zugestellt werden. Sie können z. B. auch den schriftlichen Vertrag mit dem Kunden in das System laden. Wird ein Dokument am Vertrag für den Versand (einmalig / mehrfach) markiert, so wird dieses bei der nächsten Rechnungserstellung mit versendet. Vertragsdokumente laden Sie ganz bequem über den neuen Tab “Dokumente” in der Vertragsverwaltung hoch:
Dokumente zum Vertrag hochladen
E-Mail Historie
Jede vom System an Ihre Kunden verschickte E-Mail wird ab sofort langfristig von Fakturia archiviert. Sie können somit jederzeit nachvollziehen, wann z. B. eine Mahnung an einen Kunden zugestellt wurde. Das Mailarchiv erreichen Sie über Einstellungen (⚙) ➔ Logs.
Filterbare E-Mail Historie
Optimierungen im Bestellprozess (Signup-Pages)
a) Sofortige Freischaltung von Kundenbestellungen
Über unsere Signup-Pages eingegangene Bestellungen lassen sich nun bei Bedarf auch ohne manuelle Prüfung im Backoffice sofort in einen aktiven Vertrag überführen. Der Kunde erhält somit nur wenige Augenblicke nach seiner Bestellung die erste Rechnung zugestellt und der Vertrag ist aktiv. Die automatische Freischaltung kann pro Bestellseite aktiviert werden:
Automatische Freischaltung von Bestellungen
b) Individuelle Bestellbestätigung für den Kunden
Auf vielfachen Wunsch versendet Fakturia nun auch Eingangsbestätigungs-EMails für erfolgreiche Bestellungen an Ihre Kunden. Der Text lässt sich über die Dokumentenverwaltung anpassen:
Eingangsbetätigung für Bestellungen (E-Mail Template pflegen)
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einen individuellen Text pro Bestellseite zu erfassen:
Individuelle Bestellbestätigung pro Bestellseite
Release 2.15.0: Internationalisierung Bestellseiten
Das Fakturia Release 2.15.0 vom 16.12.2019 bringt folgende Funktionserweiterungen:
Internationalisierung der Bestellseiten
Die Bestellseiten für das Selfservice-Signup konnten bisher nur in der deutschsprachigen Variante dargestellt werden. Ab sofort steht auch die Sprache Englisch zur Verfügung. Der Kunde kann diese über ein Pulldown rechts oben auswählen. Die Voreinstellung der Sprache legen Sie als Betreiber über einen URL-Parameter fest. Mehr dazu in unserem Wiki.
Sprachauswahl bei den Bestellseiten
Individueller Preis bei Leistungserfassung
Die zentrale Erfassung von Preisen zu Artikeln erfolgt in der Artikelverwaltung. Bei der Erfassung einer Leistung wird der zum Zeitpunkt der Leistung gültige Preis angezogen. Zur Flexibilisierung der Preisgestaltung kann nun bei der Erfassung einer neuen Leistung ein individueller Netto-Preis speziell für diese Leistung vergeben werden. Dies war bisher nur über die API möglich.
Leistungserfassung: Individueller Preis
API: Erweiterung beim /Invoices Endpoint
Um über die REST-API die Liste der Rechnungspositionen für ausgewählte Rechnungen abzurufen, waren bisher zwei Aufrufe erforderlich:
- Abruf der Rechnungen (mit entsprechender Filterung)
- Für jede Rechnung: Abfrage der Rechnungsdetails inkl. Rechnungspositionen
Dieser Anwendungsfall lässt sich jetzt über einen einzigen REST-Call umsetzen. Hierfür muss bei der Abfrage der Rechnungen der neue Parameter extendedData=true übergeben werden. Weitere Details in der API-Dokumentation.
Informationsmanagement wird immer wichtiger
In einer schnelllebigen Arbeitswelt mit hoher Fluktuation in der Belegschaft wird die Sicherung von Wissen für viele Unternehmen immer schwieriger. Dies umso mehr, als sich die technischen Möglichkeiten im Hinblick auf die Speicherung gleichzeitig stark erhöht haben. Entsprechend gewinnt der richtige Umgang mit Wissen mehr und mehr an Bedeutung.
Von Grund auf anders denken
Wissen speist sich aus der Verknüpfung von verschiedenen Informationen. Doch auch die Informationen selber setzen sich ihrerseits aus Daten zusammen. In vielen Firmen ist das Informationsmanagement den einzelnen Angestellten überlassen. Diese legen dann für sich selbst Sammlungen an. Selbst wenn diese zum Abschied des betreffenden Arbeitnehmers übergeben werden, haben sie in der Regel keinen besonderen Wert. Für Außenstehende handelt es sich dabei um reine Datensammlungen denen sich oft nur ein Bruchteil der Informationen entnehmen lässt die sich eigentlich darin befinden. Genau deshalb führt an einem effektiven Informationsmanagement kein vernünftiger Weg vorbei.
Daten zentral erfassen
Für die vernünftige Verarbeitung von Informationen ist wichtig, dass die entsprechenden Daten in standardisierter Form erfasst und anschließend zentral gespeichert werden. Auf diese Weise gehen zum einen keine Informationen verloren und es können andererseits klare Rechte vergeben werden, welche Personen auf welche Informationen Zugriff nehmen können. Zusätzlich wird auf diese Weise der Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen deutlich vereinfacht. Gleiches gilt für die gemeinsame Arbeit an Projekten. Insofern vereinfacht ein gutes Informationsmanagement mittel- bis langfristig eine Vielzahl von Arbeitsprozessen.
Die technischen Voraussetzungen schaffen
Wichtig ist für diese Art der Vernetzung vor allem eine entsprechende Hard- und Software. Nur wenn die Erfassung von Daten schnell und problemlos wie nebenher erledigt werden kann, wird diese Form der Sicherung von Wissen auch angenommen und regelmäßig praktisch durchgeführt. in gleicher Weise gilt dies im Hinblick darauf, dass der Zugriff auf Informationen bequem und einfach möglich sein sollte. Für beides ist eine den Erfordernissen des jeweiligen Unternehmens angepasste Software der erste wichtige Schritt.
