Neu: Subscription-Management ohne Grundgebühr
Unsere neue FLEX-Serie geht an den Start
Den vollen Funktionsumfang von Fakturia ganz ohne fixe Grundgebühren nutzen? Unsere neue FLEX-Tarifserie machts möglich.
Gerade junge Startups mit geringem Startkapital und abobasierten Geschäftsmodellen (z. B. SaaS-Services) sind in der Gründungsphase besonders preissensitiv. Für die Nutzung des vollen Funktionsumfangs bei führenden Subscription-Management Anbietern in Europa, sind häufig monatliche Grundgebühren von mindestens 500 EUR keine Seltenheit. Für viele Gründer in der Anfangsphase schlichtweg nicht diskutabel.
Mit der neuen FLEX-Serie schließt Fakturia eine Lücke im deutschsprachigen Subscription-Management Markt: Denn die neuen FLEX-Tarife kommen ganz ohne monatliche Grundgebühr aus. Der Kunde zahlt rein umsatzbasiert, also wenn im abgelaufenen Monat auch Rechnungen mit Fakturia versendet wurden.
Der Tarif FLEX two enthält dabei sogar sämtliche Features, die bisher nur unseren ENTERPRISE Kunden vorbehalten waren, wie z. B. die passive Rechnungsabgrenzung (PRAP) oder den direkten DATEV-Export nach DATEV Unternehmen online.
Die neue FLEX-Serie ermöglicht Gründern und Startups einen entspannten Start des neuen Abo-Geschäftsmodells ohne finanzielle Risiken. Bereits nach 36 Monaten ist der Wechsel in unsere Business-Serie möglich. Dann wird nicht mehr umsatzbasiert bezahlt, sondern auf Basis eines monatlichen Festpreises.
Release-Notes Version 2.163.0
Das Jahr ist noch jung – dennoch gibt es bereits wieder einige Neuigkeiten zu Fakturia:
Änderung des Vertragspartners
Ein Vertrag wird bei Anlage fest einem Kunden (Vertragspartner) zugewiesen. Diese Zuweisung galt bisher für die gesamte Lebensdauer eines Vertrages. In der Praxis kommt es jedoch hin und wieder vor, dass sich der Vertragspartner ändert. Beispielsweise beim Verkauf einer Unternehmenssparte oder bei Übernahme und Eingliederung eines ganzen Konzerns. Für diesen Fall musste bisher entweder der Kundendatensatz geändert werden oder es musste für den neuen Kunden ein neuer Vertrag erstellt werden.
Ab sofort bestehen zwei Möglichkeiten, um den Vertragspartner eines laufenden Vertrages zu ändern:
(1) Wechsel des Kundenkontos am Vertrag
Hier wird dem Vertrag ein komplett neues Kundenkonto des neuen Vertragspartners zugewiesen. Dies bedeutet, dass sämtliche Guthaben die evtl. auf dem alten Kundenkonto aufgelaufen sind verfallen bzw. nicht auf den neuen Kunden übertragen werden. Alle nach dem Wechsel erzeugten Rechnungen, Gutschriften etc. werden gegen das neue Kundenkonto verrechnet.
Der Wechsel lässt sich über das Aktionsmenü rechts oben ausführen. Danach erfolgt die Auswahl des gewünschten neuen Vertragsinhabers.
Bitte beachten:
- Wird eine Rechnung, die noch auf den alten Vertragsinhaber ausgestellt wurde nach dem Wechsel des Vertragspartners storniert, erfolgt die Gutschrift auf das neue Kundenkonto.
- alle bisher erzeugten Rechnungen sind für den neuen Vertragspartner im Kundencenter nicht sichtbar
- Bereits erzeugte Rechnungen werden nicht geändert. Dh. in der Rechnungsübersicht sind alte Rechnungen nur über die alte Kundennummer auffindbar.
- Sofern eine aktive Recurring-Payment Konfiguration am Vertrag vorliegt (mit Bezahldaten des alten Vertragspartners), wird diese auf inaktiv gesetzt.
(2) Änderung des Inhabers vom Kundenkonto
In dieser Variante bleibt das dem Vertrag zugewiesene Kundenkonto identisch. Lediglich der Besitzer des Kundenkontos wird geändert. Somit „erbt“ der neue Vertragspartner quasi das Konto sowie Zugriffsmöglichkeiten auf bisher erzeugte Rechnungen.
Der Besitzer des Kundenkontos lässt sich in der Übersichtsmaske der Kundenkonten umstellen:
Auswirkungen der Änderung:
- Mit der Änderung werden automatisch alle Verträge des betroffenen Kontos auf den neuen Kunden umgeschrieben
- Alle nach der Zuweisung erzeugten Dokumente (Rechnungen, Gutschriften etc.) werden auf den neuen Kunden ausgestellt
- Bereits erzeugte Rechnungen werden nicht geändert. Dh. in der Rechnungsübersicht sind alte Rechnungen nur über die alte Kundennummer auffindbar
- Der neue Kunde hat im Kundencenter Zugriff auf Rechnungen des bisherigen Kunden
- Recurring-Payment Konfigurationen am Vertrag bleiben unverändert bestehen
Anzeige der Kundennummer in der Bestellübersicht
Auf Anregung eines Kunden haben wir die Bestellübersicht erweitert. Sobald sich einige Bestellungen angesammelt haben, wurde es etwas unübersichtlich, wenn man die Bestellung eines konkreten Kunden heraussuchen wollte. Durch die Anzeige der Kundenummer bei der Bestellung ist die Zuordnung nun ganz einfach möglich.
Umstellung bei der Schnittstelle zur Prüfung der USt-Id
Bei der von uns genutzten Schnittstelle beim Bundeszentralamt für Steuern gab es kürzlich eine technische Änderung. Fakturia nutzt diese Schnittstelle zur qualifizierten Prüfung der USt-Id-Nr. der Kunden. Wir haben die Umstellung auf das neue Austauschformat vorgenommen.
Auswirkungen für Sie als Kunden:
- Der Aufbau der Hinweismail bei Abweichungen hat sich etwas geändert (neue Fehlercodes)
- Fehlerhafte Prüfergebnisse: Kunden mit aktivierter USt-Id-Prüfung haben sich vielleicht in den letzten Wochen über die hohe Zahl der Prüffehler gewundert. Die USt-Id wurde als korrekt gemeldet, jedoch bestand angeblich ein Problem mit dem Ortsnamen. Wie wir kürzlich herausgefunden haben, ist eine nicht kommunizierte Änderung seitens des BZSt ursächlich für dieses Problem. Laut Schnittstellenbeschreibung genügen für eine qualifizierte Prüfung der Firmenname sowie der Ortsname. Fakturia hat deshalb bei der alten RPC-Schnittstelle nur diese Informationen geliefert und die Prüfung lief fehlerfrei. Seit der Umstellung auf die neue REST-Schnittstelle quittiert das BZSt. die Anfrage regelmäßig als ungültig. Gemäß unseren Feststellungen führt das Mitsenden der PLZ zur Lösung des Problems. Ein entsprechendes Bugfix-Release wird in der KW 8 ausgeliefert.
API: Löschen von Leistungen / Activities
Wird in Fakturia eine Leistung (geplante manuelle Rechnungsposition) angelegt, kann diese noch bis zum nächsten Abrechnungszeitpunkt gelöscht werden. Der Löschvorgang konnte bisher aber nur über die GUI ausgelöst werden.
Durch die aktuelle Erweiterung an der API steht nun auch ein Endpoint zum Löschen in der REST-API zur Verfügung:
Verbessertes Tracing beim Upgrade/Downgrade
Um eine optimale Nachvollziehbarkeit sämtlicher Vorgänge in Fakturia insbesondere bei Statusübergängen zu gewährleisten, werden wichtige Events im Systemereignis-Log protokolliert.
Auch beim Upgrade/Downgrade am Vertrag wird ein Protokolleintrag erzeugt. Beim kleinen Upgrade/Downgrade wurde dabei bis dato nur die Anzahl der geänderten Aboartikel vermerkt, also z.B. entfernte Artikel 2 x, neu hinzugebucht 1 x. Dies führte regelmäßig bei Analysefällen zu Irritationen bzw. war zu ungenau.
Im Protokoll werden nun jeweils exakt die geänderten Artikelnummern eingetragen:
Moderne Buchhaltung mit KI?
Abläufe in der Buchhaltung erfordern auf der einen Seite eine hohe fachliche Expertise, die durch jeweils gut ausgebildete Fachkräfte sichergestellt wird. Auf der anderen Seite ist es erforderlich, dass entsprechende Softwareprogramme eingesetzt und genutzt werden, die auf die buchhalterischen Anforderungen zugeschnitten sind. Oftmals können Ihnen spezialisierte Programme helfen, beispielsweise wiederkehrende Vorgänge zu vereinfachen und automatisch durchzuführen. Buchhaltungsprogramme helfen Ihnen, insbesonders im Umfeld unternehmerischer Tätigkeiten, rechtliche Vorgaben einzuhalten und terminliche Fristen nicht zu versäumen. Die Künstliche Intelligenz (KI) kann mittlerweile mit zahlreichen Computerprogrammen genutzt werden beziehungsweise ist mit diesen im Vorfeld verknüpft. Besteht die Option, Ihre Buchhaltung mit einer KI zu kombinieren – und ist das eine sinnvolle Sache? Sehen wir uns einige Möglichkeiten im Folgenden an.
KI-Buchhaltung ist eine spezifizierte Software und ist funktional in der Lage, Ihre Belegverarbeitung automatisiert auszuführen. Alle Prozessabläufe, die in Ihrer Buchhaltung von Belang sind, können von der KI „erlernt“ werden. Von einfachen Standardanwendungen hin zu Ausnahmefällen kann mit Hilfe einer Buchhaltungs-KI alles erledigt werden – darüber hinaus in einem kurzen Zeitablauf. Somit ist es machbar, dass eine KI-gestützte Buchhaltung im Hintergrund für Sie agiert und Ihre relevanten Buchhaltungsangelegenheiten in intelligenter Form automatisiert. Ihre Buchhaltung könnte mit KI effizient gestaltet werden: Belege vom Belegeingang hin zum Erstellen des Buchungssatzes rationell verarbeiten – und sich mittels integrierter hochmoderner Technologie automatisch an die Anforderungen Ihrer Buchhaltungsvorgaben anpassen. Hierzu zählen beispielsweise fortschrittliche und ausgeklügelte Algorithmen, die das maschinelle Lernen beherrschen. Somit kann moderne Buchhaltung mit KI Ihre relevanten Buchhaltungsbelege präzise verarbeiten und im Anschluss automatisch Buchungszeilen erstellen. Mittels des automatischen Lernens kann eine Buchhaltungs-KI Ihre Unternehmens- beziehungsweise Praxisprozesse genauestens analysieren. Eine KI-gesteuerte Buchhaltung ist rund um die Uhr einsatzbereit und in der Lage, Ihre Mitarbeiter zu entlasten. Bestimmte Routineaufgaben könnten effektiv vom KI-Buchhaltungsprogramm übernommen werden und für eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag sorgen. Inhalte der Buchungsvorgänge werden vom KI-Programm „verstanden“. Mit allen eventuellen Korrekturen können die folgenden Prozessabläufe laufend verbessert werden.
Buchhaltung inklusive KI ist in der Lage, spezielle Buchhaltungsvorgänge einzuordnen und fachkonform auszuführen. Dies sind zum Beispiel Anzahlungs- sowie Schlussrechnungen und inhaltliche Splitbuchungen. Eine Identifizierung von Anzahlungen wie Schlussrechnungen kann korrekt verbucht werden. Die oftmals mühevolle händische Zuordnung entfällt. Darüber hinaus ist es möglich, viele Spezialkontenrahmen automatisch zu verarbeiten – eine effiziente und unkomplizierte Buchhaltung wird Ihnen sichergestellt, die alle Rahmenbedingungen erfüllt. Die Verknüpfung mit anderen wichtigen Anwendungen wie DATEV, SAP und Microsoft Business Central ist nahtlos möglich. Ob für Sie eine Standardlösung genügt beziehungsweise die individuelle Branchenlösung besser geeignet ist: Eine Buchhaltungs-KI lässt sich schnell in Ihr System integrieren und automatisiert Ihre Prozessabläufe exakt an der Stelle, wo die Arbeitsabläufe optimiert werden sollen. Eine Entlastung, die beispielsweise Ihre Mitarbeiter an anderer Stelle kompensieren können. Somit kann das Fazit gezogen werden: Eine moderne Buchhaltung mit KI verschafft Ihnen viele Vorteile beim Einrichten eines effizienten und funktionsgerechten Buchhaltungssystems.
