Digitale E-Rechnung für B2B-Kunden erstellen
Gemäß § 3 E-Rechnungsverordnung, E-RechV sind Unternehmen bei der Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen des Bundes seit November 2020 dazu verpflichtet, die Rechnung in elektronischer Form (E-Rechnung) auszustellen.
Diese Pflicht soll nach aktuellen Planungen ab Januar 2028 grundsätzlich auf alle Rechnungen an gewerbliche Kunden (B2B-Kunden) ausgeweitet werden. Konkret bedeutet dies, dass Unternehmen jede Rechnung an einen B2B-Kunden in elektronischer Form ausstellen müssen. Bereits ab 2025 besteht die Pflicht, elektronische B2B-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Dabei genügt es nicht, die Rechnung einfach im PDF-Format zuzustellen. Eine E-Rechnung muss bestimmte Standards erfüllen. Weitläufig werden hierbei die Formate XRechnung und ZUGFeRD akzeptiert.
Grundlage für diese neue Regelung sind Überlegungen der EU, den Umsatzsteuerbetrug weiter einzudämmen. In diesem Zusammenhang ist auch die Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) entstanden.
Mit Fakturia in Sachen E-Rechnung auf der sicheren Seite
Unsere Subscription-Management-Software unterstützt bereits seit 2019 die digitale E-Rechnung. Mit uns automatisieren und digitalisieren Sie dabei ganz nebenbei auch Ihren Abrechnungsprozess: Denn jede von Fakturia erstellte Rechnung bzw. E-Rechnung wird ganz automatisch und ohne jede manuelle Freigabe direkt an den Kunden per E-Mail zugestellt.
Die E-Rechnungspflicht im Überblick: Welche Frist gilt für Sie?
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung kommt stufenweise. Entscheidend ist Ihr Umsatz im jeweiligen Vorjahr – hier die vollständige Übersicht aller Fristen.
Empfangspflicht für alle Unternehmen
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung zu empfangen und zu verarbeiten. Eine technische Umstellung der eigenen Rechnungsstellung ist in dieser Phase noch nicht zwingend erforderlich – ein E-Mail-Postfach zum Empfang genügt zunächst.
Übergangsfrist für alle Unternehmen
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen B2B-Rechnungen weiterhin als Papier oder einfaches PDF versendet werden – vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger stimmt zu. Wer schon jetzt umstellt, vermeidet späteren Zeitdruck und profitiert direkt von automatisierten Prozessen.
Versandpflicht für größere Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € ihre B2B-Rechnungen verpflichtend als E-Rechnung versenden. Unternehmen unterhalb dieser Grenze erhalten eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027.
Volle E-Rechnungspflicht für alle
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht ausnahmslos für alle inländischen B2B-Umsätze – unabhängig von Unternehmensgröße oder Umsatz. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind dann im B2B-Bereich grundsätzlich nicht mehr zulässig.
Eine PDF ist keine E-Rechnung – der wichtigste Irrtum
Der häufigste Fehler: viele Unternehmen glauben, eine als PDF versendete Rechnung erfülle bereits die Anforderungen. Das ist nicht korrekt.
ZUGFeRD oder XRechnung – welches Format passt zu wem?
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der EN 16931 – der Unterschied liegt in Aufbau und Einsatzzweck.
ZUGFeRD 2.x
Hybrid-Format: ein normales PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Für Menschen lesbar und gleichzeitig maschinell auswertbar – ideal, wenn Rechnungsempfänger noch keine vollautomatisierten Systeme nutzen.
XRechnung
Rein maschinenlesbares XML-Format ohne visuelle Darstellung. Verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes (§ 3 E-RechV) – seit November 2020 bereits Pflicht im B2G-Bereich.
Sind Sie von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Eine kurze Einordnung – ersetzt keine steuerliche Beratung, hilft aber bei der Orientierung.
Mit Fakturia automatisch auf der sicheren Seite
Fakturia erstellt E-Rechnungen nicht erst seit der gesetzlichen Pflicht – sondern bereits seit 2019 als Standard für alle Kunden.
Automatisch im richtigen Format
Jede Rechnung wird wahlweise als ZUGFeRD oder XRechnung erstellt – ohne manuelle Formatwahl.
Direkter Versand per E-Mail
Ohne manuelle Freigabe wird jede E-Rechnung automatisch an den Kunden zugestellt.
Per REST-API ansteuerbar
E-Rechnungen lassen sich vollständig automatisiert über die Fakturia-API erzeugen und versenden.
Bereits ohne Grundgebühr
E-Rechnung ist auch im FLEX-Tarif ohne monatliche Grundgebühr enthalten – kein gesondertes Zusatzmodul nötig.
Fragen zur B2B-E-Rechnung
Die meistgestellten Fragen rund um die E-Rechnungspflicht – klar beantwortet.
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