Schlussrechnung: Vorsicht bei Anzahlungen!

Das Thema Umsatzsteuer sorgt immer wieder für unangenehme Überraschungen. Eine besonders problematische Steuerfalle kann sich dann ergeben, wenn vor der Erbringung einer Leistung mit dem Kunden eine Anzahlung vereinbart wird. Dann nämlich wird die Umsatzsteuer auf eine oder mehrere Abschlagsrechnungen sowie auf eine Schlussrechnung aufgeteilt. Genau hier darf kein Fehler passieren, denn das Finanzamt begutachtet im Falle einer Betriebsprüfung die Vorschüsse besonders genau. Im schlimmsten Fall sieht sich der Unternehmer einer Situation ausgesetzt, in der er die Steuer doppelt abführen muss, ohne sie tatsächlich bei seinem Kunden erheben zu können. Bei größeren Rechnungsbeträgen kann sich schnell eine existenzbedrohende Situation ergeben.

Wie alle anderen Leistungen ist auch eine Kundenanzahlung steuerbar. Leistet der Kunde also vor der Lieferung eine Anzahlung, muss dem Netto-Betrag noch die Umsatzsteuer korrekt zugerechnet und auch in der Voranmeldung angegeben werden. Beträgt die Anzahlung für die Leistung netto 100 Euro, muss dem Betrag der Anzahlung noch die Steuer in Höhe von 19 Euro hinzugerechnet und auch so ausgewiesen werden. Wenn statt einer Abschlagsrechnung mit ausgewiesener Steuer nur eine einfache Quittung für die Abwicklung der Anzahlung zum Einsatz kommt, dann muss der Umsatzsteuerbetrag aus dem Quittungsbetrag herausgerechnet und entsprechend verbucht werden. Nachdem die Ware geliefert oder die Leistung erbracht ist, erhält der Kunde seine Schlussrechnung. Genau hier ist besondere Vorsicht angebracht: Sind in der Schlussrechnung die Anzahlungen nur pauschal in einem Bruttobetrag ohne Aufschlüsselung der darin enthaltenen Steuer aufgelistet, dann wird sich das Finanzamt auf die Position zurückziehen, dass auch auf diese Beträge erneut steuerbar sind, wenn sie ohne weitere Erläuterung auf der Rechnung auftauchen – obwohl die Umsatzsteuer mit den Anzahlungen korrekt abgeführt wurde. In der Konsequenz würde die Steuer also doppelt fällig.

Die gute Nachricht ist: Diese Klippe ist problemlos zu umschiffen, wenn die Abschlagszahlung am besten mit Datum und nach Brutto- und Nettobetrag nach diesem Muster aufgeschlüsselt wird:

Rechnungssumme netto
zzgl. USt.
= Gesamtbetrag (Brutto)
abzüglich geleisteter Anzahlungen:
Datum (Netto-Summe)
zzgl. USt.
= Gesamtbetrag
Verbleibender Restbetrag (netto)
zzgl. USt.
=Gesamtbetrag/Restbetrag (brutto)

 

Sofern mehrere Abschläge gezahlt wurden, können diese auf der Schlussrechnung auch in einem Betrag ausgewiesen werden. Wichtig ist jedoch, dass die Umsatzsteuer auch hier korrekt ausgewiesen wird. Hat sich doch ein Fehler eingeschlichen, dann kann die fehlerhafte Schlussrechnung storniert und durch eine neue Rechnung ersetzt werden. Dann müsste der Kunde jedoch die korrigierte Rechnung erhalten und die fehlerhafte zurückreichen.

PSD2: Was ist starke Kundenauthentifizierung (SCA)?

Die Abkürzung für starke Kundenauthentifizierung ist SCA (Strong Customer Authentication). Die EU hat eine Zahlungsdienstrichtlinie mit der Bezeichnung PSD2 eingeführt, die Online-Zahlungen sicherer machen soll. Hat ein Kunde eine Ware gekauft oder eine Dienstleistung beauftragt, kann er die Zahlung online vornehmen. Dafür sind verschiedene Authentifizierungsstufen erforderlich. Für die Verifizierung von Kartenzahlungen wird ein Authentifizierungstool mit dem Namen 3D Secure 2 verwendet. Es gibt allerdings einige Ausnahmen, bei der die Authentifizierungsstufen nicht so streng sind.

Wie die starke Kundenauthentifizierung mit PSD2 funktioniert

Um mehr Sicherheit bei Online-Zahlungen zu gewährleisten, wurde die europäische Anforderung SCA entwickelt. Für die Verifizierung von Kartentransaktionen wird gegenwärtig das Authentifizierungstool 3D Secure 1 angewendet. Nimmt ein Kunde eine Online-Zahlung vor, wird er auf eine neue Internetseite weitergeleitet. Er muss dann einen Code angeben, um sicherzustellen, dass er auch wirklich derjenige ist, für den er sich online ausgibt. Wiederkehrende Transaktionen, beispielsweise die Zahlung der Strom- oder Telefonrechnung, können eine Ausnahme bilden. Die Authentifizierung mit PSD2 muss mindestens zwei der nachfolgenden Eigenschaften enthalten:

  • Etwas, das der Kunde weiß: Das kann ein Passwort, eine Zahlenabfolge, eine Passphrase, eine PIN oder eine Geheimfrage sein.
  • Etwas, das der Kunde besitzt: Ein Mobilfunkgerät, ein Wearable wie eine Smartwatch, eine Smartcard, ein Token oder ein Badge kommen in Frage.
  • Etwas Persönliches vom Kunden: Eine Iriserkennung, die Kennung der Gesichtszüge, eine Stimmerkennung oder ein Fingerabdruck können genutzt werden.

Zur Authentifizierung wird ein Einmalpasswort benötigt, das per SMS an den Kunden geschickt werden kann. Häufig wird ein Passwort vergessen. Daher kann etwas, das der Kunde besitzt, wie ein Smartphone, mit etwas Persönlichem vom Kunden wie der Iriserkennung kombiniert werden. Möchten Sie mehr Sicherheit haben, müssen Sie in die entsprechende Technik für die biometrische Authentifizierung investieren. Künftig zahlt sich diese Investition aus.

Ausnahmen bei SCA

Es gibt einige Ausnahmen von der starken Kundenauthentifizierung. Kunden können auch bei kleineren und weniger häufigen Zahlungen von mehr Sicherheit profitieren. Als Lieferant oder Dienstleister können Sie eine Ausnahme von 3D Secure 2 beantragen und dem Kunden nur bei Bedarf die starke Authentifizierung vorlegen. Das
ist bei Transaktionen von weniger als 30 Euro, Transaktionen mit geringem Risiko sowie für Abonnements und wiederkehrende Transaktionen möglich. Ab der zweiten Zahlung ist dann keine Kundenauthentifizierung mehr erforderlich.

Was bei Leasingverträgen mit Kaufoption beachtet werden sollte

Bilanzsteuerrechtliche Behandlung eines Leasinggegenstandes

Wird ein Gegenstand nicht gekauft, sondern geleast, sind bei der Bilanzierung des Leasinggegenstandes – dies kann z.B. ein Firmenwagen sein – einige Besonderheiten zu beachten. Je nachdem, welche Leasingform zur Anwendung kommt (Finanzierungsleasing oder Operating Leasing) muss der Firmenwagen in der Bilanz des Leasinggebers oder der des Leasingnehmers aktiviert werden.

Besonderheit: Leasingverträge mit Kaufoption oder Andienungsrecht

Bei dem Finanzierungsleasing wird zwischen Leasingnehmer und Leasinggeber eine Grundmietzeit vereinbart. Während dieser Zeit kann der Leasingnehmer den Gegenstand für seine Zwecke nutzen. Nach dem Ende dieser Grundmietzeit ist der Gegenstand an den Leasinggeber zurückzugeben. Eine Finanzierung des Gegenstandes ist nicht vorgesehen. Da der Leasingnehmer den Gegenstand nach der Leasingzeit oft behalten möchte, sieht der Leasing-Erlass vor, dass zwischen den beiden Parteien eine Kaufoption vereinbart werden kann, wenn die Grundmietzeit geringer oder gleich der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer des geleasten Gegenstandes ist. Steuerrechtlich ergibt sich hierdurch für den Leasingnehmer ein Nachteil, da er in diesem Fall die Leasingraten nicht mehr als gewinnmindernde Ausgaben absetzen darf. Er kann nur noch die Abschreibungen auf den Restbuchwert des Leasinggegenstandes geltend machen.

In Abgrenzung zur Kaufoption steht dem Leasinggeber das Andienungsrecht zu. Hierdurch kann er den Leasingnehmer dazu veranlassen, die Ablöse für den Firmenwagen nach dem Ende der Leasingzeit zu einem im Vorfeld definierten Preis zu leisten. Der Leasingnehmer kann nicht verlangen, dass er das Fahrzeug zu dem realen Restwert erhält.

Eine weitere Möglichkeit, wie der Leasingnehmer in das Eigentum des Firmenwagens kommen kann, ist die Vereinbarung eines freiwilligen Kaufs. Ein freiwilliger Kauf wirkt sich für den Leasingnehmer steuerrechtlich nicht schädlich aus. Einzige Voraussetzung ist, dass die beiden Vertragsparteien sich einig sind.

Wird zwischen den Parteien eine Restwertabrechnung vereinbart, ist es dem Leasinggeber nicht möglich, den Leasinggegenstand zum billigsten Preis zu verkaufen und dem Leasingnehmer die Differenz zwischen diesem Preis und dem Restwert dem Leasingnehmer in Rechnung zu stellen.

Fazit

Der Leasing-Erlass sieht vor, dass ein Leasingnehmer den Leasinggegenstand nach dem Ende der Grundmietzeit erwerben kann. Diese Kaufoption ist für ihn in steuerlicher Sicht ein Nachteil, da er die zuvor aufgewandten Leasingraten nicht mehr gewinnmindernd in seiner Gewinn-und-Verlust-Rechnung ansetzen darf. Dort dürfen dann nur die Abschreibungen auf den Restbuchwert auftauchen. Vorteilhafter wäre es für ihn, wenn er mit dem Leasinggeber darüber übereinkommt, den Leasinggegenstand auf Basis eines freiwilligen Kaufs zu erwerben.

Leasing im Steuerrecht

Was ist Leasing?

Beim Leasing stellt der Geber dem Nehmer des Leasingvorgangs einen bestimmten Gegenstand für einen abgegrenzten Zeitraum zur Verfügung. Für die Überlassung des Leasinggegenstandes schuldet der Leasingnehmer dem Leasinggeber die zuvor vereinbarten Leasingraten. Die geleasten Gegenstände können beweglich oder unbeweglich sein.

Steuerliche Behandlung der unterschiedlichen Leasingformen

Im deutschen Steuerrecht ist von besonderem Interesse, wem der Leasinggegenstand während der Überlassung zuzurechnen ist. Je nachdem, wie diese Frage beantwortet wird, muss der Gegenstand in der Bilanz des Leasinggebers oder in der Gewinnermittlung des Leasingnehmers erfasst werden. Hierbei sind die Form des Leasings und die vertragliche Gestaltung maßgebliche Faktoren:

Beim Leasing werden die folgenden Formen unterschieden:

Finanzierungsleasing

Finanzierungsleasingverträge sind sowohl Vollamortisationsverträge als auch Teilamortisationsverträge. Vollamortisationsverträge kennzeichnen sich dadurch, dass nicht allein die Anschaffungskosten des Gebers gedeckt werden, sondern auch dessen sämtliche Nebenkosten (einschließlich der Aufwendungen für die Finanzierung). Zudem kann bei dieser Vertragsform eine Kaufoption des Leasingnehmers berücksichtigt werden, wenn die Grundmietzeit länger ist als die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer des Leasinggegenstandes. Bei Teilamortisationsverträgen erhält der Leasinggeber nur einen Teil seiner eigenen Kosten erstattet. Bilanzrechtlich wird der Leasingnehmer der wirtschaftliche Eigentümer. Er muss für den Leasinggegenstand einen Aktivposten in seiner Bilanz bilden. Die von ihm zu zahlenden Raten sind entsprechend einer Annuität in einen Tilgungsanteil und in einen Zinsanteil aufzuteilen.

Operating-Leasing

Diese Form des Leasings steht der steuerlichen Behandlung eines Mietvertrages gleich. Der Leasinggeber bleibt der Eigentümer. Der Leasinggegenstand muss in seiner Bilanz aktiviert werden. Die Leasingraten werden von dem Leasingnehmer als Betriebsausgaben behandelt. Bei dem Leasinggeber stellen sie Betriebseinnahmen dar.

Spezialleasing

Kommt das Spezialleasing zur Anwendung, wird der Leasinggegenstand immer dem Leasingnehmer zugerechnet. Das Verhältnis von betriebsgewöhnlicher Nutzungsdauer und Grundmietzeit spielt beim Spezialleasing keine Rolle.

Neben den erwähnten Leasingformen gibt es das Sale-and-lease-back und das Herstellerleasing. Diese beiden Formen stellen je nach vertraglicher Ausgestaltung Unterformen des Finanzierungs- oder des Operating-Leasings dar.

Die umsatzsteuerliche Behandlung von Leasinggegenständen

Leasinggeschäfte wirken sich auch auf die Umsatzsteuer aus. Im Umsatzsteuerrecht löst die Lieferung eines Gegenstandes einen steuerbaren Vorgang aus. Dabei folgt das Umsatzsteuerrecht der ertragsteuerlichen Behandlung. Dies bedeutet, dass vom Gesetzgeber dann eine steuerpflichtige Lieferung angenommen wird, wenn der Leasinggegenstand auch nach ertragsteuerlichen Gesichtspunkten dem Leasingnehmer zuzurechnen ist. Dies ist beim Finanzierungsleasing der Fall, da der Leasingnehmer wirtschaftlicher Eigentümer wird. Auch das Spezialleasing erfährt eine umsatzsteuerliche Behandlung, da der Gegenstand in der Bilanz des Leasingnehmers aktiviert werden muss. Das Operating-Leasing hat dagegen keine umsatzsteuerlichen Auswirkungen, da dem Leasingnehmer zu keiner Zeit Verfügungsmacht an dem Leasinggegenstand verschafft wird. Er kann den Gegenstand eine für eine bestimmte Zeit nutzen. Aber er kann ihn z.B. nicht verkaufen.

Betriebsausgabenpauschale für Schriftsteller und Journalisten

Freie Journalisten und andere freiberuflich tätige Autoren sind prinzipiell zu einer Einkommens- und einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. (Falls sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) mit Genehmigung des Finanzamtes in Anspruch nehmen, weisen sie allerdings auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit.) Bei zusätzlicher gewerblicher Tätigkeit käme noch die Gewerbesteuererklärung hinzu. Bei der Einkommenssteuererklärung (betrifft auch die Kleinunternehmer) haben freiberufliche Autoren die Möglichkeit, eine Betriebsausgabenpauschale geltend zu machen.

(Tipp: Hinweise, welche Berufsgruppen-Angehörigen zu den Freiberuflern gehören, lassen sich u. a. in § 18 Einkommenssteuergesetz (EStG) und in § 1 Gesetz über Partnerschaftsgesellschaften Angehöriger Freier Berufe (PartGG) finden. Allerdings ist es möglich, in einem Beruf sowohl freiberuflich als auch gewerblich tätig zu sein. Da die Frage oft fällt: In dem Fall wäre in Bezug auf die Umsatzsteuer (bzw. die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen) die Summe der Einkünfte entscheidend (Näheres in § 2 UStG). Bei der Einkommenssteuer sind die Einnahmen zu trennen.)

Einkommenssteuer: Betriebsausgabenpauschale bei hauptberuflicher Tätigkeit als Autor

Nach dem Einkommenssteuer-Handbuch darf bei einer selbständigen hauptberuflichen schriftstellerischen oder journalistischen Tätigkeit ein pauschaler Betrag in Höhe von 30 % der Betriebseinnahmen für die Betriebsausgaben beim Finanzamt angegeben werden, jedoch nicht mehr als 2.455 EUR pro Jahr. Die Pauschalierung ist freiwillig; für Autoren, die mehr als 2.455 EUR Betriebsausgaben nachweisen können, ist es finanziell (wenn kein Arbeitsaufwand mitberechnet wird) entsprechend günstiger, bei der Einkommenssteuererklärung auf die Pauschalierung zu verzichten und ihre konkreten Betriebsausgaben darzulegen. Vom buchhalterischen Verfahren her ist die Pauschalierung jedoch eine Erleichterung. Bei der EÜR (in aller Regel nutzen Freiberufler ihre Befreiung von der Bilanzierungspflicht und erstellen dafür eine Einnahme-Überschuss-Rechnung) werden bei Anwendung der Pauschalierung also einfach 30 % von den Einnahmen als Betriebsausgaben angesetzt; der nach der Subtraktion verbleibende Rest wird vom Finanzamt besteuert, es sei denn, er liegt unter dem Grundfreibetrag (Steuerklasse I, d. h. Alleinstehende ohne Kind: 9.000 EUR anno 2018, 9.168 EUR anno 2019).

Nebenberufliche Tätigkeit

Für nebenberufliche schriftstellerische, wissenschaftliche oder künstlerische Tätigkeiten kann ein Pauschalbetrag in Höhe von 25 % der Betriebseinnahmen anstelle der tatsächlichen Betriebsausgaben angegeben werden (Ausnahmen: Beschäftigungen im Sinne von § 3 Nr. 26 EStG), jedoch nicht mehr als 614 EUR pro Jahr . Dieser Höchstbetrag lässt sich für alle unter die Vereinfachungsregel fallenden Tätigkeiten nur einmal in Anspruch nehmen. Auch bezüglich einer nebenberuflich bedingten Einkommenssteuererklärung hat der Autor die Wahl, ob er seine Betriebsausgaben pauschaliert.

Alle Angaben ohne Gewähr.

Mitgliedschaften und Abos automatisiert abrechnen

Optimale Abrechnung für wiederkehrende Rechnungen

Abos und Mitgliedschaften sind in vielen Geschäftsbereichen selbstverständlich. In Zeiten der Digitalisierung wird es immer schwieriger, neue Kunden zu gewinnen. Die meisten Verbraucher möchten sich nicht langfristig binden, das Geschäftsmodell des Subscription Management wird daher immer beliebter. Ob im Fitness-Studio, im IT- und Software-Bereich, Wartungsverträge für technische Anlagen und Maschinen, Bücher oder Abonnements in der Modebranche, fast alles ist möglich. Gewinnen Sie als Startup neue Kunden und nutzen Sie die Möglichkeit der Abrechnung über monatliche Gebühren. Freuen Sie sich über regelmäßige Einnahmen, sie sind eine verlässliche Umsatzmöglichkeit, die Ihnen Ihr Einkommen sichert. Natürlich gehört dazu auch das Recurring Billing, das pünktlich, korrekt und termingerecht erfolgen sollte.

Automatisch abrechnen mit Fakturia

Oftmals stehen Firmenbetreiber vor einer großen Aufgabe, die viele Softwareprogramme nicht meistern. Die Rechnungsstellung ist jedes Mal ein großer Aufwand an Zeit und kostet damit unnötig Geld. Setzen Sie Ihre Kapazitäten an anderer Stelle sinnvoll ein und nutzen Sie Fakturia für wiederkehrende Rechnungen. Erfassen Sie einmalig alle Stammdaten der Kunden, des Abrechnungs-Turnus, die Beträge und den Fakturierungszeitpunkt. Texte und Positionen bleiben meist gleich, Rechnungsnummern und Datum sind die Variablen. Auf “Knopfdruck” erfolgt die Abrechnung Ihrer Leistungen, korrekt und zuverlässig. Haben Sie bereits eine Software, die auf Sie zugeschnitten ist, aber für die Rechnungsstellung und das Accounting ist eine optimale Lösung erforderlich? Kein Problem, binden Sie Ihr Warenwirtschaftsprogramm an unsere Billing As A Service-Plattform an. Vom Rechnungsversand über das Mahnwesen bis zur Verbuchung der Zahlungseingänge, Fakturia erledigt dies automatisch.

Profitieren Sie als Startup von unserer Software

Vielleicht sind Sie als Neugründer im Bereich Mietsoftware tätig? Dann wissen Sie, wie wichtig es ist, monatliche Gebühren korrekt abzurechnen. Nur so können Sie Ihre Kunden zufrieden stellen und sich auf dem umstrittenen Markt behaupten. Für das Recurring Billing müssen Sie keine großen Kosten investieren, wählen Sie unsere webbasierte Lösung. Sie haben die Wahl zwischen unterschiedlichen Versionen unserer Billing As A Service-Lösung. Die Anbindung an andere Programme erfolgt bequem über eine REST API, schaffen Sie mit Fakturia eine Basis für Ihr Recurring Billing.

Brauche ich noch alles auf Papier? E-Services vs. Klassische Buchhaltung

Die Digitalisierung hat bereits in beinahe alle Lebensbereiche Einzug gehalten. Auch in der Buchhaltung gibt es die Möglichkeit, die Vorteile einer Abwicklung durch E-Services zu nutzen. Nicht alle Buchhaltungen haben die Effizienz und den Komfort einer digitalen Buchhaltung erkannt und arbeiten wie eh und je ausschließlich mit Papierbelegen.
Doch das muß nicht sein. Änderungen in den Gesetzen haben einige Abläufe zur Ablage und Aufbewahrung erleichtert. Welche das sind, erklären wir hier.

Vorteile einer digitalen Buchhaltung

Eine ordnungsgemäße Buchhaltung muß jede Firma haben. Nicht nur für interne Controlling-Zecke zur Erfolgskontrolle, auch aufgrund der gesetzlichen Pflicht, geschäftliche Vorgänge aufzuzeichnen und aufzubewahren. Durch digitale Prozesse lassen sich besonders wiederkehrende Vorgänge bereits sinnvoll automatisieren. Heutzutage werden viele Daten elektronisch übermittelt, sei es durch E-Mail, E-Post, Downloads oder Web-Fax. Anstatt diese wie bisher auszudrucken und in Ordnern abzuheften, können diese Belege einfach in der Form, in der sie ankommen, in Ordnern oder auf sicheren Servern abgelegt werden. Dies reduziert nicht nur Personalaufwand, sondern auch den Materialeinsatz von Papier, Drucker und Toner.

Neue Regelung zur digitalen Ablage

Seit 1. Januar 2017 ist dies auch verbindlich gesetzlich geregelt. Seitdem gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung auf Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) für alle. Sie legt fest, dass Belege in der Form aufbewahrt werden müssen, in der Sie zugestellt werden. Dies muß unveränderlich geschehen, jederzeit einsehbar und maschinell auswertbar. Diesen Vorteil kann man auch in der eigenen Buchhaltung nutzen und Rechnungen digital versenden, sogar automatisiert. Übrigens: Seit 2011 ist eine elektronische Signatur nicht mehr zwingend notwendig.

Auch die Übermittlung der verschiedenen Jahres- oder Quartalsabschlüsse, Gewinn-Verlustrechnungen oder Lohnsteuerangelegenheiten sind nicht mehr in Papierform nötig. Hierzu gibt es längst viele etablierte Plattformen wie zum Beispiel Elster.

Was ist das DATEV Format?

Das DATEV Format ist ein Standard zum Datenaustausch von Buchhaltungsdaten mit dem Steuerbüro beziehungsweise der Buchführung. Das Format ist speziell auf die von den GoDB (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geforderte Festschreibung von Buchungssätzen angepasst. Dadurch wird gewährleistet, dass Buchungsstapel nach dem Import in ein DATEV pro-Rechnungswesen-Programm nicht ohne weiteres geändert werden können.

Export von Daten in das DATEV Format

Um Daten aus anderen Programmen in dieses Format zu überführen gibt es eine DATEV-Schnittstelle. Es wird individuell festgelegt, welche Daten exportiert werden sollen. In der Regel handelt es sich um Daten rund um Konten und Abrechnungen.
Um die DATEV-Schnittstelle nutzen zu können wird eine Registrierung vorausgesetzt. Es werden Unternehmens- und Personendaten auf Validität geprüft. Je nach Lösung können für die Nutzung der Schnittstelle Kosten anfallen. Dafür zeichnet sie sich aber durch hohe Sicherheit aus.

Neuerungen seit dem 01.01.2018

Das DATEV Format konnte bisher mit einer klassischen ASCII-Schnittstelle, dem sogenannten ASCII-Format beziehungsweise dem Postversandformat exportiert werden, oder der neueren Variante als CSV Dateien. Seit dem 01. Januar 2018 ist allerdings nur noch das DATEV Format auf Basis von CSV Dateien zulässig.
Das Postversandformat, beziehungsweise das ASCII-Format wird seither nicht mehr von DATEV weiterentwickelt. Das bedeutet, seit dem 01. Januar 2018 ist der Import von diesem Format in DATEV Programme nicht mehr möglich.

Das Unternehmen DATEV

DATEV steht heutzutage oft als Synonym für EDV-gestützte Buchführung. Gegründet wurde das Unternehmen 1966 mit dem Ziel Buchführung mit Hilfe von IT zu erledigen. Bereits Ende der 1960er Jahre hat DATEV den ersten sogenannten DATEV-Standard BWA Nr.1 eingeführt, BWA steht für Betriebswirtschaftliche Auswertung. Heute nutzen in Deutschland rund 2,5 Millionen mittelständische Unternehmen oder deren Steuerberater DATEV zur Finanzbuchführung.

Umsatzsteuerregelungen für elektronische Dienstleistungen

Das Unsatzsteuerrecht ist seit dem 1. Januar 2015 erheblichen Änderungen unterworfen, insbesondere was grenzüberschreitende Dienstleistungen betrifft. Hiervon sind vor allem Gewerbetreibende im Bereich E-Commerce betroffen, die elektronische Dienstleistungen anbieten (z.B. Handel mit E-Books, Downloads, Webhosting Services usw.). Grundsätzlich fallen diese steuerrechtlich unter den Bereich der “sonstigen Leistungen”.

Zu unterscheiden ist grundsätzlich zwischen Leistungen an Unternehmen (Business to Business bzw. B2B) und Privatpersonen (Business to Consumer bzw. B2C). Um zu erkennen, ob der Vertragspartner ein Privatkunde ist, lässt sich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer heranziehen. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhält jeder Unternehmer in der EU auf Antrag bei einer jeweiligen Zentralstelle – in Deutschland das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Kann der Vertragspartner eine solche Nummer nicht vorweisen, handelt es sich steuerechtlich um eine Privatperson (B2C). Ist dies festgestellt, muss geklärt werden, ob es sich um grenzüberschreitende Dienstleistungen handelt. Hier greift umsatzsteuerechtlich das Empfängerortprinzip. Der Umsatz (beispielsweise über E-Books oder Downloads) ist demnach an dem Ort steuerpflichtig, an dem der Leistungsempfänger seinen Sitz bzw. Wohnsitz hat. Der Privatkunde (rechtlich: Leistungsempfänger) hat hier die Möglichkeit über IP-Adresse, Mobil- oder Festnetzvorwahl sowie Rechnungsanschrift herauszufinden, dass sich dieser Sitz besipielsweise in Belgien befindet. Der Leistungsanbieter wäre demnach in Belgien registrierungspflichtig. Um den bürokratischen Aufwand zu erleichtern, sich für eine Vielzahl von EU-Staaten separat registrieren zu müssen, ist es möglich sich beim BZSt für das sogenannte Mini-One-Stop-Shop-Verfahren (kurz: MOSS) anzumelden. Alle grenzüberschreitenden Umsätze werden über das MOSS gesammelt und über das BZSt an die jeweiligen EU-Staaten abgeführt. Das Mini-One-Stop-Shop-Verfahren organisiert also den Ausgleich der Steuerschulden.

Auch der B2B-Kontakt richtet sich seit 1. Januar 2015 steuerlich nach dem Empfängerortprinzip, also danach wo der Empfänger der Leistung (z.B. Webhosting) seinen Firmensitz hat. Allerdings ist hier eine wichtige Ausnahme zu beachten. Für bestimmte Dienstleistungen sieht das Europarecht nämlich einen sogenannten Übergang der Steuerschuldnerschaft vor. Ist der gewerbetreibende Vertragspartner beispielsweise in Belgien ansässig, würde dieser nun in Belgien die entsprechene Umsatzsteuer schulden. Der Leistungserbringer müsste dann eine Rechnung ohne Ausweis der Umsatzsteuer, aber mit Hinweis auf Übergang der Steuerschuldnerschaft ausstellen. Schwierigkeiten entstehen hier jedoch aus der unterschiedlichen Bewertung von elektronische Dienstleistungen zwischen den Staaten – ein Harmonisierungsproblem, das sich außerhalb Europas noch einmal deutlich verschärft.

Was ist Passive Rechnungsabgrenzung (PRAP)?

Die Bildung von passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) ermöglicht die periodengerechte Abgrenzung von Zahlungen bei der Aufstellung der Erfolgsrechnung für ein Geschäftsjahr oder eine andere Zeitperiode. Das Handelsrecht schreibt dies im § 252 (1) Nr. 5 HGB vor. Aus diesem Grund stellt die Bildung von passiven Rechnungsabgrenzungsposten einen wichtigen Bestandteil der Arbeiten im Rahmen der Aufstellung des Jahres-, Monats- oder Quartalsabschlusses dar.

Geschäftsvorfälle, die passiv abzugrenzen sind

Grundsätzlich müssen in der Bilanz alle Zahlungen, die ein Unternehmen im abgelaufenen Geschäftsjahr erhalten hat und für die es noch keine Gegenleistung erbracht hat, als passive Rechnungsabgrenzung ausgewiesen werden. Dazu gehören beispielsweise Mieten für Gebäude oder Maschinen, die das Unternehmen für den kommenden Monat oder das nächste Quartal bereits vereinnahmt hat. Um eine periodengerechte Abgrenzung gemäß § 252 (1) Nr. 5 HGB zu gewährleisten, darf das Unternehmen den Ertrag erst in der nächsten Periode ausweisen. Dementsprechend ist der Buchungssatz per Bank (beziehungsweise Debitor) an passive Rechnungsabgrenzung zu bilden. Durch diese Buchung wird verhindert, dass das Unternehmen einen Ertrag ausweist, der wirtschaftlich noch nicht entstanden ist. Passive Rechnungsabgrenzungsposten sind stets unter Berücksichtigung der darauf entfallenden Umsatzsteuer zu buchen. Ist in den vom Kunden erhaltenen Betrag Umsatzsteuer enthalten, lautet der Buchungssatz per Bank (beziehungsweise Debitor) an PRAP und Umsatzsteuer.

Der Ausweis und die Auflösung der passiven Rechnungsabgrenzungsposten

Gemäß dem im § 266 HGB vorgeschriebenen Bilanzgliederungsschema erscheinen diese Posten im Jahresabschluss unter der Bezeichnung Rechnungsabgrenzungsposten auf der Passivseite der Bilanz unter den Verbindlichkeiten. Damit gehören PRAP zum Fremdkapital und werden in der Bilanzanalyse bei der Bildung von Kennzahlen dementsprechend berücksichtigt. Im neuen Geschäftsjahr werden passive Rechnungsabgrenzungsposten durch die Buchung auf dem entsprechenden Ertragskonto aufgelöst. So ist für das obige Beispiel der Buchungssatz per passive Rechnungsabgrenzung an Mieterträge zu buchen.