Was ist das DATEV Format?

Das DATEV Format ist ein Standard zum Datenaustausch von Buchhaltungsdaten mit dem Steuerbüro beziehungsweise der Buchführung. Das Format ist speziell auf die von den GoDB (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geforderte Festschreibung von Buchungssätzen angepasst. Dadurch wird gewährleistet, dass Buchungsstapel nach dem Import in ein DATEV pro-Rechnungswesen-Programm nicht ohne weiteres geändert werden können.

Export von Daten in das DATEV Format

Um Daten aus anderen Programmen in dieses Format zu überführen gibt es eine DATEV-Schnittstelle. Es wird individuell festgelegt, welche Daten exportiert werden sollen. In der Regel handelt es sich um Daten rund um Konten und Abrechnungen.
Um die DATEV-Schnittstelle nutzen zu können wird eine Registrierung vorausgesetzt. Es werden Unternehmens- und Personendaten auf Validität geprüft. Je nach Lösung können für die Nutzung der Schnittstelle Kosten anfallen. Dafür zeichnet sie sich aber durch hohe Sicherheit aus.

Neuerungen seit dem 01.01.2018

Das DATEV Format konnte bisher mit einer klassischen ASCII-Schnittstelle, dem sogenannten ASCII-Format beziehungsweise dem Postversandformat exportiert werden, oder der neueren Variante als CSV Dateien. Seit dem 01. Januar 2018 ist allerdings nur noch das DATEV Format auf Basis von CSV Dateien zulässig.
Das Postversandformat, beziehungsweise das ASCII-Format wird seither nicht mehr von DATEV weiterentwickelt. Das bedeutet, seit dem 01. Januar 2018 ist der Import von diesem Format in DATEV Programme nicht mehr möglich.

Das Unternehmen DATEV

DATEV steht heutzutage oft als Synonym für EDV-gestützte Buchführung. Gegründet wurde das Unternehmen 1966 mit dem Ziel Buchführung mit Hilfe von IT zu erledigen. Bereits Ende der 1960er Jahre hat DATEV den ersten sogenannten DATEV-Standard BWA Nr.1 eingeführt, BWA steht für Betriebswirtschaftliche Auswertung. Heute nutzen in Deutschland rund 2,5 Millionen mittelständische Unternehmen oder deren Steuerberater DATEV zur Finanzbuchführung.

Umsatzsteuerregelungen für elektronische Dienstleistungen

Das Unsatzsteuerrecht ist seit dem 1. Januar 2015 erheblichen Änderungen unterworfen, insbesondere was grenzüberschreitende Dienstleistungen betrifft. Hiervon sind vor allem Gewerbetreibende im Bereich E-Commerce betroffen, die elektronische Dienstleistungen anbieten (z.B. Handel mit E-Books, Downloads, Webhosting Services usw.). Grundsätzlich fallen diese steuerrechtlich unter den Bereich der „sonstigen Leistungen“.

Zu unterscheiden ist grundsätzlich zwischen Leistungen an Unternehmen (Business to Business bzw. B2B) und Privatpersonen (Business to Consumer bzw. B2C). Um zu erkennen, ob der Vertragspartner ein Privatkunde ist, lässt sich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer heranziehen. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhält jeder Unternehmer in der EU auf Antrag bei einer jeweiligen Zentralstelle – in Deutschland das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Kann der Vertragspartner eine solche Nummer nicht vorweisen, handelt es sich steuerechtlich um eine Privatperson (B2C). Ist dies festgestellt, muss geklärt werden, ob es sich um grenzüberschreitende Dienstleistungen handelt. Hier greift umsatzsteuerechtlich das Empfängerortprinzip. Der Umsatz (beispielsweise über E-Books oder Downloads) ist demnach an dem Ort steuerpflichtig, an dem der Leistungsempfänger seinen Sitz bzw. Wohnsitz hat. Der Privatkunde (rechtlich: Leistungsempfänger) hat hier die Möglichkeit über IP-Adresse, Mobil- oder Festnetzvorwahl sowie Rechnungsanschrift herauszufinden, dass sich dieser Sitz besipielsweise in Belgien befindet. Der Leistungsanbieter wäre demnach in Belgien registrierungspflichtig. Um den bürokratischen Aufwand zu erleichtern, sich für eine Vielzahl von EU-Staaten separat registrieren zu müssen, ist es möglich sich beim BZSt für das sogenannte Mini-One-Stop-Shop-Verfahren (kurz: MOSS) anzumelden. Alle grenzüberschreitenden Umsätze werden über das MOSS gesammelt und über das BZSt an die jeweiligen EU-Staaten abgeführt. Das Mini-One-Stop-Shop-Verfahren organisiert also den Ausgleich der Steuerschulden.

Auch der B2B-Kontakt richtet sich seit 1. Januar 2015 steuerlich nach dem Empfängerortprinzip, also danach wo der Empfänger der Leistung (z.B. Webhosting) seinen Firmensitz hat. Allerdings ist hier eine wichtige Ausnahme zu beachten. Für bestimmte Dienstleistungen sieht das Europarecht nämlich einen sogenannten Übergang der Steuerschuldnerschaft vor. Ist der gewerbetreibende Vertragspartner beispielsweise in Belgien ansässig, würde dieser nun in Belgien die entsprechene Umsatzsteuer schulden. Der Leistungserbringer müsste dann eine Rechnung ohne Ausweis der Umsatzsteuer, aber mit Hinweis auf Übergang der Steuerschuldnerschaft ausstellen. Schwierigkeiten entstehen hier jedoch aus der unterschiedlichen Bewertung von elektronische Dienstleistungen zwischen den Staaten – ein Harmonisierungsproblem, das sich außerhalb Europas noch einmal deutlich verschärft.

Was ist Passive Rechnungsabgrenzung (PRAP)?

Die Bildung von passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) ermöglicht die periodengerechte Abgrenzung von Zahlungen bei der Aufstellung der Erfolgsrechnung für ein Geschäftsjahr oder eine andere Zeitperiode. Das Handelsrecht schreibt dies im § 252 (1) Nr. 5 HGB vor. Aus diesem Grund stellt die Bildung von passiven Rechnungsabgrenzungsposten einen wichtigen Bestandteil der Arbeiten im Rahmen der Aufstellung des Jahres-, Monats- oder Quartalsabschlusses dar.

Geschäftsvorfälle, die passiv abzugrenzen sind

Grundsätzlich müssen in der Bilanz alle Zahlungen, die ein Unternehmen im abgelaufenen Geschäftsjahr erhalten hat und für die es noch keine Gegenleistung erbracht hat, als passive Rechnungsabgrenzung ausgewiesen werden. Dazu gehören beispielsweise Mieten für Gebäude oder Maschinen, die das Unternehmen für den kommenden Monat oder das nächste Quartal bereits vereinnahmt hat. Um eine periodengerechte Abgrenzung gemäß § 252 (1) Nr. 5 HGB zu gewährleisten, darf das Unternehmen den Ertrag erst in der nächsten Periode ausweisen. Dementsprechend ist der Buchungssatz per Bank (beziehungsweise Debitor) an passive Rechnungsabgrenzung zu bilden. Durch diese Buchung wird verhindert, dass das Unternehmen einen Ertrag ausweist, der wirtschaftlich noch nicht entstanden ist. Passive Rechnungsabgrenzungsposten sind stets unter Berücksichtigung der darauf entfallenden Umsatzsteuer zu buchen. Ist in den vom Kunden erhaltenen Betrag Umsatzsteuer enthalten, lautet der Buchungssatz per Bank (beziehungsweise Debitor) an PRAP und Umsatzsteuer.

Der Ausweis und die Auflösung der passiven Rechnungsabgrenzungsposten

Gemäß dem im § 266 HGB vorgeschriebenen Bilanzgliederungsschema erscheinen diese Posten im Jahresabschluss unter der Bezeichnung Rechnungsabgrenzungsposten auf der Passivseite der Bilanz unter den Verbindlichkeiten. Damit gehören PRAP zum Fremdkapital und werden in der Bilanzanalyse bei der Bildung von Kennzahlen dementsprechend berücksichtigt. Im neuen Geschäftsjahr werden passive Rechnungsabgrenzungsposten durch die Buchung auf dem entsprechenden Ertragskonto aufgelöst. So ist für das obige Beispiel der Buchungssatz per passive Rechnungsabgrenzung an Mieterträge zu buchen.

Wie gehe ich mit schlecht oder schleppend zahlenden Kunden um?

Für Sie als Selbständigen stellt sich die Frage, ob Ihre Kunden pünktlich und komplett zahlen, schnell als existenziell bedeutsame Frage. Was können Sie tun, wenn Sie erkennen müssen, dass Ihre Kunden keine Anstalten machen, überhaupt zu zahlen?

Zahlungsziele vorgeben, schnell reagieren

In Ihren Rechnungen sollten Sie immer ein Zahlungsziel, sagen, wir, 30 Tage, angeben. Wenn diese verstrichen sind, sollten Sie unverzüglich eine höflich formulierte Erinnerung an den Kunden schicken, der Sie im Falle eines weiteren Nicht-Zahlens schnell eine zweite Erinnerung folgen lassen sollten. So lassen Sie erkennen, dass Sie Ihre Buchhaltung im Blick und Griff haben und dass der Kunde auch nicht „durch den Rost“ rutscht.

Was, wenn der Kunde „sich tot stellt“?

Immer häufiger kommt es zu Unregelmäßigkeiten beim Zahlen von Rechnungen. Die Gründe dafür sind vielfältig, und Sie müssen auch damit rechnen, dass sich Ihre Kunden auf die Erinnerung hin „tot stellen“. Reagieren Sie klar und eindeutig, indem Sie die Nicht-Reaktion im nächsten Schreiben benennen, um weitere Schritte, wie ein Mahnverfahren, anzukündigen. Sehr effizient ist ein „cc“ mit der Namen Ihres Anwalts in der Mail anzugeben. Dies bringt oft Kunden aus ihrer Totenstarre heraus, und sie treten mit Ihnen in Kontakt bzw. zahlen umgehend.

Eine schwarze Liste anfertigen

Da solche Vorgänge auch emotional sehr unangenehm sind, sollten Sie solche Kunden, die deutliche Lücken beim reibungslosen Ablauf des Zahlens zeigen, auf Ihre schwarze Liste setzen. Sollten Sie noch einmal an Sie heran treten, sind Sie eben „aktuell sehr ausgelastet“ und ersparen sich damit eine Wiederholung der unangenehmen Situation. Natürlich können Sie auch anbieten, dass der Kunde mit 40 Prozent in Vorkasse tritt. Ansonsten konzentrieren Sie sich auf Ihre korrekt zahlenden Kunden und setzen Sie in Zukunft auf diese.

Huch, der Betriebsprüfer steht in der Tür! Was erwartet mich?

Sie führen Ihren kleinen oder mittelgroßen Betrieb nun schon seit einiger Zeit und erhalten nun ein Schreiben mit dem Inhalt, dass ein Herr vom Finanzamt ihre Firma beehren möchte. Wie sollten Sie sich auf das Ereignis vorbereiten, damit es nicht zum Schreckgespenst wird? Der Betriebsprüfer steht also vor der Tür! Was erwartet Sie?

Alle Unterlagen bereit halten

Zunächst einmal: Sie sollten sich gegen einen solchen Besuch nicht sträuben, denn das wirkt nur verdächtig, also so, als hätten Sie etwas zu verbergen. Bereiten Sie sich auf den Besuch des Herrn oder der Dame also vor wie auf jeden anderen geschäftlichen Besuch auch, also Kaffee und Kekse zur Einstimmung bereit halten. Ein Platz, an dem sich der Finanzamtsmitarbeiter in Ruhe durch die Akten und Ähnliches arbeiten kann, sollte auch gewährt werden. Ansonsten müssen Sie nicht ständig um den Besuch herum sein. Bereiten Sie Ihre Unterlagen so vor, dass sie eigentlich selbsterklärend sind.

Bei Fragen – nicht zu viel Preis geben!

Fakt ist, dass sich manch unerfahrener Firmenchef schon um Kopf und Kragen geredet hat, vor allen Dingen, wenn es um etwas unklare Zahlen und Vorgänge geht. Sollten bei Ihnen unerklärliche Posten identifiziert werden, ist immer die Strategie gut, dem Finanzamtler mitzuteilen, dass Sie sich um den Hintergrund kümmern werden und genauere Zahlen zeitnah nachreichen. Erklären Sie nichts, was Sie selbst vielleicht gerade nicht verstehen, sondern geben Sie sich und dem Betriebsprüfer Zeit. Die goldene Regel lautet: die Situation so entspannt wie möglich zu gestalten und so wenig wie möglich zu plaudern: Lassen Sie die Zahlen sprechen!

Wann wird es Zeit, Personal „mit ins Boot“ zu nehmen?

Zu Beginn Ihrer Selbständigkeit hatten Sie noch alles alleine gut im Griff. Sie wollten zudem keinerlei „out of pocket“ Kosten verursachen, was auch grundsätzlich sehr clever ist. Langsam erkennen Sie aber doch, dass Ihnen das Multi Tasking zu viel wird, Sie auch nur noch für Ihren Betrieb leben. So fragen Sie sich fast zwangsläufig, Wann wird es Zeit, Personal „mit ins Boot“ zu nehmen? Diese Frage beantwortet sich natürlich stark in Abhängigkeit zu Ihrer Branche und zur Größe Ihres Betriebs und des Kundenstamms, dennoch stellt sie sich fast jedem Entrepreneur zu irgend einem Zeitpunkt.

Innen wirkt der Chef, außen die Repräsantanten

Egal, wie gut Sie in Ihrem Bereich sind, wenn man Sie in der Welt draußen nicht so recht wahrnimmt, wird der Erfolg sich langfristig nicht einstellen. So sollten Sie schon frühzeitig daran gehen, Ihre Werbung und den Vertrieb als wichtige Standbeine ins Auge zu fassen. In punkto Werbung heißt das zum Beispiel, dass Sie sich einen wirklich fähigen „Homepage Ersteller“ suchen, der diese auch betreut. Aber auch in der realen Welt sollten Sie nicht untätig sein. Also suchen Sie sich auf Provisionsbasis Menschen, die gut verhandeln können, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nach draußen auf die best mögliche Weise präsentieren.

Für den lästigen Kleinkram – die gute Seele des Betriebs

Sie werden als Unternehmer sicher schnell erkennen, dass es sehr viele Aufgaben zu bewältigen gibt, die sich stets wiederholen und die unendlich viel Zeit binden. Sie sollten also so schnell wie möglich jemanden finden, der, auch in Teilzeit, die die Kernzeiten abdecken sollte, Ihre Korrespondenz erledigt, die Buchhaltung in Schuss hält und sich eventuell auch um Reisebuchungen und die Betreuung Ihrer Kunden und Gäste kümmert. Solch eine gute Seele kann sehr entlastend sein, aber wählen Sie sie mit offenen Augen auch nach Vertrauenswürdigkeit aus.

Einen Mitgesellschafter suchen

Nach einer Weile kann Ihr Betrieb auch so groß geworden sein, dass Sie noch jemanden ins Boot holen sollten, der mit Ihnen zusammen die Verantwortung für den Betrieb und seine Strategien übernimmt. Auch hier gilt es, sehr genau hin zu sehen, aber wenn alles gut geht, haben Sie mit „dem Neuen“ jemanden gefunden, der oder die alles das abdeckt, was Ihnen etwas schwerer fällt. Ein Dream Team startet durch!

Parteispenden – so bekommen Sie bis zu 50% vom Fiskus zurück!

Spenden an politische Parteien können unter Beachtung von Höchstbeträgen direkt von der Steuerschuld abgezogen werden. Wie lässt sich diese Regelung optimal nutzen?

Dass Spenden an Organisationen, die als gemeinnützig anerkannt sind, als Sonderausgaben steuerlich geltend gemacht werden können, ist gemeinhin bekannt (Achtung: dies gilt nur bis zu einer maximalen Höhe von zwanzig Prozent Ihrer Einkünfte). Weniger verbreitet ist hingegen: Parteispenden können zur Hälfte von der Steuerschuld abgezogen werden. Die andere Hälfte wird wie eine normale Spende behandelt und darf daher auf das zu versteuernde Einkommen angerechnet werden.

Zu beachten sind allerdings die jährlichen Höchstgrenzen für Parteispenden, die für einzeln veranlagte Steuerpflichtige bei 3300,00 EUR und für gemeinsam veranlagte Paare bei 6600,00 EUR liegen. Die Hälfte darf zu fünfzig Prozent mit der Steuerschuld verrechnet werden, der Rest wird als Sonderausgabe abgezogen. Konkret bedeutet das: Ein Single, der im Jahr 2017 einen Betrag von 5000,00 EUR an Parteispenden zu verbuchen hat, kann die Hälfte von 1650,00 EUR – also 825,00 EUR – von der Steuerschuld absetzen. Die Differenz zum Höchstbetrag liegt bei ebenfalls 1650,00 EUR und darf wie eine herkömmliche Spende vom zu versteuernden Einkommen abgerechnet werden.

Als Belege für die Parteispende akzeptiert das Finanzamt bis zu einem Betrag von 200,00 EUR Ihren Kontoauszug mit der entsprechenden Buchung. Darüber liegende Summen können durch einen Spendenbeleg nachgewiesen werden, der Ihnen jeweils am Jahresanfang von der begünstigten Partei zugesendet wird.

Als Chef Aufgaben delegieren – so gelingt es

Sie haben es geschafft und führen Ihre eigene Firma. Natürlich wissen Sie am besten, wie alles laufen soll. Aber heißt das auch, dass Sie alles selber machen müssen bzw. sollten? Das Delegieren von Aufgaben gehört zu den Herausforderungen, die auf jeden Chef oder Vorgesetzten einmal zukommen, auf jeden, der seinen Betrieb vergrößern will und mit Mitarbeitern zusammen arbeitet.

Gruppen, Teams, eine klare Aufgabenverteilung

Auch wenn Sie nur ein drei-Mannbetrieb sind, sollten Sie sich früh darauf verlegen, Aufgaben unterschiedlich zu vergeben. Die Idee des „Bei uns macht jeder alles“ ist nun einmal Nonsense, und so eignet sich eine Aufteilung in Administratives, IT, Außenkontakte zum Beispiel sehr gut. Wenn Sie eine Struktur festgelegt haben, kommt der für Sie spannende Teil: Sie müssen nämlich lernen, „los zu lassen“.

Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser

Wenn Sie fähige Mitarbeiter eingestellt haben, sollten Sie diese auch genau so behandeln: als fähig. Das heißt, Sie sollten sich zwar über alle Vorgänge stets Report geben lassen, per regelmäßiger Mail zum Beispiel, aber im Großen und Ganzen sollten Ihre Mitarbeiter freie Hand haben, auch die, Entscheidungen spontan ohne Rücksprache mit Ihnen treffen zu können.

Höhere Zufriedenheit, bessere Ergebnisse

Auch wenn Sie im Stillen meinen, dass Sie doch alles am besten können oder wissen, sollten Sie sich klar machen, dass ein hohes Maß an Freiheit und Entscheidungsspielraum bei Ihren Mitarbeitern auch zu größerer Zufriedenheit führen wird. Lassen Sie sie also von der Leine, wo immer es geht, und greifen Sie so wenig wie möglich in die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter ein. Die Chance, dass sie Ihnen treu bleiben, sind groß. Und das heißt für Sie, dass Sie nicht immer wieder neue Mitarbeiter einweisen müssen und dank der Kontinuität besser dastehen mit Ihrem Betrieb. Das ist das bisschen Loslassen doch wert, oder?

„Doppelte Buchführung“ – soll man auch ein klassisches Buch führen?

Heute braucht bzw. führt man doch kein Buch mehr, in das man Daten einträgt. Der Computer erledigt das Sammeln von Daten doch oder das Smartphone. Wenn Sie solche Bemerkungen hören, sollten Sie sich einmal zurück lehnen und überlegen, wie weit wirklich schon neue, rein digitale Zeiten angebrochen sind und ob nicht eine „Doppelt hält besser“ Methode manchmal sinnvoll ist.

Der Computer stürzt ab – ohne Backup

Das kennen nicht nur geplagte Studenten, deren Masterthese plötzlich verloren geht, weil der Computer streikt oder ganz schlicht kaputt geht, ohne dass die Daten gesichert wurden. Auch in einem professionellen Betrieb kann das System zusammen brechen und sei es nur, weil der Strom in einem Stadtteil ausfällt. Was tun, wenn die Ein- und Ausgänge nun futsch sind? Dass so etwas, auch im Sinne der Offenlegung von Daten gegenüber plötzlich erscheinenden Betriebsprüfern eine Katastrophe ist, dürfte klar sein. Gewöhnen Sie sich also ruhig an, auch noch eine Kladde zu führen. Kleiner Aufwand, große Beruhigung!

Sensible Daten – gar nicht erst ins Netz stellen!

Der Computer als Allheilmittel und Datensammelstelle mag zwar ganz praktisch sein, aber viele Daten gehören dort einfach nicht hinein. Wenn Sie in Ihrem Betrieb häufig wechselnde Mitarbeiter haben, müssen Sie damit rechnen, dass Daten mitgenommen werden können. Ein Stick ist schnell angeschlossen, und Sie merken davon nicht einmal etwas. Von daher sollten Sie generell sehr gut aufpassen, was Sie im Computer führen, und sich überlegen, ob nicht Ihre persönliche Sammlung auf Papier doch von Vorteil sein kann. Nur Sie wissen dann, was Sache ist – und das reicht eventuell auch schon.

Welche Art von Firmenphilosophie wollen Sie in Ihrem Betrieb pflegen?

Die Art, wie Sie Ihre Firma leiten und welche Philosophie in ihr herrschen soll, bestimmt alles Andere. Das sollten Sie sich bei bzw. vor der Gründung klar machen, damit Sie auch die richtige Struktur und das richtige Personal suchen und finden können.

Locker vom Hocker oder fleißige Bienchen?

Nun wollen Sie sicher nicht jeden Atemzug Ihrer Mitarbeiter kontrollieren, das wäre auch allzu anstrengend. Aber genau darum ist eine grobe bis feine Festlegung dessen, wofür Sie und Ihre Mitarbeiter stehen, so wichtig. Wollen Sie die typische „Garagenfirma“ sein, die sich durch Kreativität, Mitsprache der Mitarbeiter, flache Hierarchien und einen legeren Umgangston auszeichnet? Oder sehen Sie sich als „Think Tank“, in dem es eher ernst und arbeitsam zugeht, und Sie halten die Fäden stets in der Hand? Sie sehen schon, Sie kommen um eine Entscheidung nicht herum.

Wer sind wir – auch für unsere Kunden?

Mit Ihrer Firmenphilosophie treten Sie – nicht nur auf Ihrer Homepage – nach außen in Erscheinung. Sie ist auch Ihre tägliche Leitlinie und die Benchmark, an der Sie sich auch gerne messen lassen. Wenn Sie sich also als extrem preisgünstig präsentieren wollen, ist das Ihr Credo und Ihre Leitlinie. Wenn Sie dagegen auf Exklusivität, die ihren Preis hat, setzen, wäre das eben Ihre Linie des Handelns.

Muss passen -der Mitarbeiterstamm

Die schönste Firmenphilosophie nützt gar nichts, wenn sie nicht auch von den Mitarbeitern repräsentiert und mit getragen wird. Darauf sollten Sie bei der Auswahl des Personals also vor allen Dingen achten, also auf Mitarbeiter, die sich den Zielen Ihrer Firma mit vollem Herzen verschrieben haben. Dann sollte alles stimmig sein.