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Das Unsatzsteuerrecht ist seit dem 1. Januar 2015 erheblichen Änderungen unterworfen, insbesondere was grenzüberschreitende Dienstleistungen betrifft. Hiervon sind vor allem Gewerbetreibende im Bereich E-Commerce betroffen, die elektronische Dienstleistungen anbieten (z.B. Handel mit E-Books, Downloads, Webhosting Services usw.). Grundsätzlich fallen diese steuerrechtlich unter den Bereich der „sonstigen Leistungen“.

Zu unterscheiden ist grundsätzlich zwischen Leistungen an Unternehmen (Business to Business bzw. B2B) und Privatpersonen (Business to Consumer bzw. B2C). Um zu erkennen, ob der Vertragspartner ein Privatkunde ist, lässt sich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer heranziehen. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhält jeder Unternehmer in der EU auf Antrag bei einer jeweiligen Zentralstelle – in Deutschland das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Kann der Vertragspartner eine solche Nummer nicht vorweisen, handelt es sich steuerechtlich um eine Privatperson (B2C). Ist dies festgestellt, muss geklärt werden, ob es sich um grenzüberschreitende Dienstleistungen handelt. Hier greift umsatzsteuerechtlich das Empfängerortprinzip. Der Umsatz (beispielsweise über E-Books oder Downloads) ist demnach an dem Ort steuerpflichtig, an dem der Leistungsempfänger seinen Sitz bzw. Wohnsitz hat. Der Privatkunde (rechtlich: Leistungsempfänger) hat hier die Möglichkeit über IP-Adresse, Mobil- oder Festnetzvorwahl sowie Rechnungsanschrift herauszufinden, dass sich dieser Sitz besipielsweise in Belgien befindet. Der Leistungsanbieter wäre demnach in Belgien registrierungspflichtig. Um den bürokratischen Aufwand zu erleichtern, sich für eine Vielzahl von EU-Staaten separat registrieren zu müssen, ist es möglich sich beim BZSt für das sogenannte Mini-One-Stop-Shop-Verfahren (kurz: MOSS) anzumelden. Alle grenzüberschreitenden Umsätze werden über das MOSS gesammelt und über das BZSt an die jeweiligen EU-Staaten abgeführt. Das Mini-One-Stop-Shop-Verfahren organisiert also den Ausgleich der Steuerschulden.

Auch der B2B-Kontakt richtet sich seit 1. Januar 2015 steuerlich nach dem Empfängerortprinzip, also danach wo der Empfänger der Leistung (z.B. Webhosting) seinen Firmensitz hat. Allerdings ist hier eine wichtige Ausnahme zu beachten. Für bestimmte Dienstleistungen sieht das Europarecht nämlich einen sogenannten Übergang der Steuerschuldnerschaft vor. Ist der gewerbetreibende Vertragspartner beispielsweise in Belgien ansässig, würde dieser nun in Belgien die entsprechene Umsatzsteuer schulden. Der Leistungserbringer müsste dann eine Rechnung ohne Ausweis der Umsatzsteuer, aber mit Hinweis auf Übergang der Steuerschuldnerschaft ausstellen. Schwierigkeiten entstehen hier jedoch aus der unterschiedlichen Bewertung von elektronische Dienstleistungen zwischen den Staaten – ein Harmonisierungsproblem, das sich außerhalb Europas noch einmal deutlich verschärft.

Für Sie als Selbständigen stellt sich die Frage, ob Ihre Kunden pünktlich und komplett zahlen, schnell als existenziell bedeutsame Frage. Was können Sie tun, wenn Sie erkennen müssen, dass Ihre Kunden keine Anstalten machen, überhaupt zu zahlen?

Zahlungsziele vorgeben, schnell reagieren

In Ihren Rechnungen sollten Sie immer ein Zahlungsziel, sagen, wir, 30 Tage, angeben. Wenn diese verstrichen sind, sollten Sie unverzüglich eine höflich formulierte Erinnerung an den Kunden schicken, der Sie im Falle eines weiteren Nicht-Zahlens schnell eine zweite Erinnerung folgen lassen sollten. So lassen Sie erkennen, dass Sie Ihre Buchhaltung im Blick und Griff haben und dass der Kunde auch nicht „durch den Rost“ rutscht.

Was, wenn der Kunde „sich tot stellt“?

Immer häufiger kommt es zu Unregelmäßigkeiten beim Zahlen von Rechnungen. Die Gründe dafür sind vielfältig, und Sie müssen auch damit rechnen, dass sich Ihre Kunden auf die Erinnerung hin „tot stellen“. Reagieren Sie klar und eindeutig, indem Sie die Nicht-Reaktion im nächsten Schreiben benennen, um weitere Schritte, wie ein Mahnverfahren, anzukündigen. Sehr effizient ist ein „cc“ mit der Namen Ihres Anwalts in der Mail anzugeben. Dies bringt oft Kunden aus ihrer Totenstarre heraus, und sie treten mit Ihnen in Kontakt bzw. zahlen umgehend.

Eine schwarze Liste anfertigen

Da solche Vorgänge auch emotional sehr unangenehm sind, sollten Sie solche Kunden, die deutliche Lücken beim reibungslosen Ablauf des Zahlens zeigen, auf Ihre schwarze Liste setzen. Sollten Sie noch einmal an Sie heran treten, sind Sie eben „aktuell sehr ausgelastet“ und ersparen sich damit eine Wiederholung der unangenehmen Situation. Natürlich können Sie auch anbieten, dass der Kunde mit 40 Prozent in Vorkasse tritt. Ansonsten konzentrieren Sie sich auf Ihre korrekt zahlenden Kunden und setzen Sie in Zukunft auf diese.

Zu Beginn Ihrer Selbständigkeit hatten Sie noch alles alleine gut im Griff. Sie wollten zudem keinerlei „out of pocket“ Kosten verursachen, was auch grundsätzlich sehr clever ist. Langsam erkennen Sie aber doch, dass Ihnen das Multi Tasking zu viel wird, Sie auch nur noch für Ihren Betrieb leben. So fragen Sie sich fast zwangsläufig, Wann wird es Zeit, Personal „mit ins Boot“ zu nehmen? Diese Frage beantwortet sich natürlich stark in Abhängigkeit zu Ihrer Branche und zur Größe Ihres Betriebs und des Kundenstamms, dennoch stellt sie sich fast jedem Entrepreneur zu irgend einem Zeitpunkt.

Innen wirkt der Chef, außen die Repräsantanten

Egal, wie gut Sie in Ihrem Bereich sind, wenn man Sie in der Welt draußen nicht so recht wahrnimmt, wird der Erfolg sich langfristig nicht einstellen. So sollten Sie schon frühzeitig daran gehen, Ihre Werbung und den Vertrieb als wichtige Standbeine ins Auge zu fassen. In punkto Werbung heißt das zum Beispiel, dass Sie sich einen wirklich fähigen „Homepage Ersteller“ suchen, der diese auch betreut. Aber auch in der realen Welt sollten Sie nicht untätig sein. Also suchen Sie sich auf Provisionsbasis Menschen, die gut verhandeln können, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nach draußen auf die best mögliche Weise präsentieren.

Für den lästigen Kleinkram – die gute Seele des Betriebs

Sie werden als Unternehmer sicher schnell erkennen, dass es sehr viele Aufgaben zu bewältigen gibt, die sich stets wiederholen und die unendlich viel Zeit binden. Sie sollten also so schnell wie möglich jemanden finden, der, auch in Teilzeit, die die Kernzeiten abdecken sollte, Ihre Korrespondenz erledigt, die Buchhaltung in Schuss hält und sich eventuell auch um Reisebuchungen und die Betreuung Ihrer Kunden und Gäste kümmert. Solch eine gute Seele kann sehr entlastend sein, aber wählen Sie sie mit offenen Augen auch nach Vertrauenswürdigkeit aus.

Einen Mitgesellschafter suchen

Nach einer Weile kann Ihr Betrieb auch so groß geworden sein, dass Sie noch jemanden ins Boot holen sollten, der mit Ihnen zusammen die Verantwortung für den Betrieb und seine Strategien übernimmt. Auch hier gilt es, sehr genau hin zu sehen, aber wenn alles gut geht, haben Sie mit „dem Neuen“ jemanden gefunden, der oder die alles das abdeckt, was Ihnen etwas schwerer fällt. Ein Dream Team startet durch!

Sie haben es geschafft und führen Ihre eigene Firma. Natürlich wissen Sie am besten, wie alles laufen soll. Aber heißt das auch, dass Sie alles selber machen müssen bzw. sollten? Das Delegieren von Aufgaben gehört zu den Herausforderungen, die auf jeden Chef oder Vorgesetzten einmal zukommen, auf jeden, der seinen Betrieb vergrößern will und mit Mitarbeitern zusammen arbeitet.

Gruppen, Teams, eine klare Aufgabenverteilung

Auch wenn Sie nur ein drei-Mannbetrieb sind, sollten Sie sich früh darauf verlegen, Aufgaben unterschiedlich zu vergeben. Die Idee des „Bei uns macht jeder alles“ ist nun einmal Nonsense, und so eignet sich eine Aufteilung in Administratives, IT, Außenkontakte zum Beispiel sehr gut. Wenn Sie eine Struktur festgelegt haben, kommt der für Sie spannende Teil: Sie müssen nämlich lernen, „los zu lassen“.

Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser

Wenn Sie fähige Mitarbeiter eingestellt haben, sollten Sie diese auch genau so behandeln: als fähig. Das heißt, Sie sollten sich zwar über alle Vorgänge stets Report geben lassen, per regelmäßiger Mail zum Beispiel, aber im Großen und Ganzen sollten Ihre Mitarbeiter freie Hand haben, auch die, Entscheidungen spontan ohne Rücksprache mit Ihnen treffen zu können.

Höhere Zufriedenheit, bessere Ergebnisse

Auch wenn Sie im Stillen meinen, dass Sie doch alles am besten können oder wissen, sollten Sie sich klar machen, dass ein hohes Maß an Freiheit und Entscheidungsspielraum bei Ihren Mitarbeitern auch zu größerer Zufriedenheit führen wird. Lassen Sie sie also von der Leine, wo immer es geht, und greifen Sie so wenig wie möglich in die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter ein. Die Chance, dass sie Ihnen treu bleiben, sind groß. Und das heißt für Sie, dass Sie nicht immer wieder neue Mitarbeiter einweisen müssen und dank der Kontinuität besser dastehen mit Ihrem Betrieb. Das ist das bisschen Loslassen doch wert, oder?

Die Art, wie Sie Ihre Firma leiten und welche Philosophie in ihr herrschen soll, bestimmt alles Andere. Das sollten Sie sich bei bzw. vor der Gründung klar machen, damit Sie auch die richtige Struktur und das richtige Personal suchen und finden können.

Locker vom Hocker oder fleißige Bienchen?

Nun wollen Sie sicher nicht jeden Atemzug Ihrer Mitarbeiter kontrollieren, das wäre auch allzu anstrengend. Aber genau darum ist eine grobe bis feine Festlegung dessen, wofür Sie und Ihre Mitarbeiter stehen, so wichtig. Wollen Sie die typische „Garagenfirma“ sein, die sich durch Kreativität, Mitsprache der Mitarbeiter, flache Hierarchien und einen legeren Umgangston auszeichnet? Oder sehen Sie sich als „Think Tank“, in dem es eher ernst und arbeitsam zugeht, und Sie halten die Fäden stets in der Hand? Sie sehen schon, Sie kommen um eine Entscheidung nicht herum.

Wer sind wir – auch für unsere Kunden?

Mit Ihrer Firmenphilosophie treten Sie – nicht nur auf Ihrer Homepage – nach außen in Erscheinung. Sie ist auch Ihre tägliche Leitlinie und die Benchmark, an der Sie sich auch gerne messen lassen. Wenn Sie sich also als extrem preisgünstig präsentieren wollen, ist das Ihr Credo und Ihre Leitlinie. Wenn Sie dagegen auf Exklusivität, die ihren Preis hat, setzen, wäre das eben Ihre Linie des Handelns.

Muss passen -der Mitarbeiterstamm

Die schönste Firmenphilosophie nützt gar nichts, wenn sie nicht auch von den Mitarbeitern repräsentiert und mit getragen wird. Darauf sollten Sie bei der Auswahl des Personals also vor allen Dingen achten, also auf Mitarbeiter, die sich den Zielen Ihrer Firma mit vollem Herzen verschrieben haben. Dann sollte alles stimmig sein.