Schlussrechnung: Vorsicht bei Anzahlungen!

Das Thema Umsatzsteuer sorgt immer wieder für unangenehme Überraschungen. Eine besonders problematische Steuerfalle kann sich dann ergeben, wenn vor der Erbringung einer Leistung mit dem Kunden eine Anzahlung vereinbart wird. Dann nämlich wird die Umsatzsteuer auf eine oder mehrere Abschlagsrechnungen sowie auf eine Schlussrechnung aufgeteilt. Genau hier darf kein Fehler passieren, denn das Finanzamt begutachtet im Falle einer Betriebsprüfung die Vorschüsse besonders genau. Im schlimmsten Fall sieht sich der Unternehmer einer Situation ausgesetzt, in der er die Steuer doppelt abführen muss, ohne sie tatsächlich bei seinem Kunden erheben zu können. Bei größeren Rechnungsbeträgen kann sich schnell eine existenzbedrohende Situation ergeben.

Wie alle anderen Leistungen ist auch eine Kundenanzahlung steuerbar. Leistet der Kunde also vor der Lieferung eine Anzahlung, muss dem Netto-Betrag noch die Umsatzsteuer korrekt zugerechnet und auch in der Voranmeldung angegeben werden. Beträgt die Anzahlung für die Leistung netto 100 Euro, muss dem Betrag der Anzahlung noch die Steuer in Höhe von 19 Euro hinzugerechnet und auch so ausgewiesen werden. Wenn statt einer Abschlagsrechnung mit ausgewiesener Steuer nur eine einfache Quittung für die Abwicklung der Anzahlung zum Einsatz kommt, dann muss der Umsatzsteuerbetrag aus dem Quittungsbetrag herausgerechnet und entsprechend verbucht werden. Nachdem die Ware geliefert oder die Leistung erbracht ist, erhält der Kunde seine Schlussrechnung. Genau hier ist besondere Vorsicht angebracht: Sind in der Schlussrechnung die Anzahlungen nur pauschal in einem Bruttobetrag ohne Aufschlüsselung der darin enthaltenen Steuer aufgelistet, dann wird sich das Finanzamt auf die Position zurückziehen, dass auch auf diese Beträge erneut steuerbar sind, wenn sie ohne weitere Erläuterung auf der Rechnung auftauchen – obwohl die Umsatzsteuer mit den Anzahlungen korrekt abgeführt wurde. In der Konsequenz würde die Steuer also doppelt fällig.

Die gute Nachricht ist: Diese Klippe ist problemlos zu umschiffen, wenn die Abschlagszahlung am besten mit Datum und nach Brutto- und Nettobetrag nach diesem Muster aufgeschlüsselt wird:

Rechnungssumme netto
zzgl. USt.
= Gesamtbetrag (Brutto)
abzüglich geleisteter Anzahlungen:
Datum (Netto-Summe)
zzgl. USt.
= Gesamtbetrag
Verbleibender Restbetrag (netto)
zzgl. USt.
=Gesamtbetrag/Restbetrag (brutto)

 

Sofern mehrere Abschläge gezahlt wurden, können diese auf der Schlussrechnung auch in einem Betrag ausgewiesen werden. Wichtig ist jedoch, dass die Umsatzsteuer auch hier korrekt ausgewiesen wird. Hat sich doch ein Fehler eingeschlichen, dann kann die fehlerhafte Schlussrechnung storniert und durch eine neue Rechnung ersetzt werden. Dann müsste der Kunde jedoch die korrigierte Rechnung erhalten und die fehlerhafte zurückreichen.

Huch, der Betriebsprüfer steht in der Tür! Was erwartet mich?

Sie führen Ihren kleinen oder mittelgroßen Betrieb nun schon seit einiger Zeit und erhalten nun ein Schreiben mit dem Inhalt, dass ein Herr vom Finanzamt ihre Firma beehren möchte. Wie sollten Sie sich auf das Ereignis vorbereiten, damit es nicht zum Schreckgespenst wird? Der Betriebsprüfer steht also vor der Tür! Was erwartet Sie?

Alle Unterlagen bereit halten

Zunächst einmal: Sie sollten sich gegen einen solchen Besuch nicht sträuben, denn das wirkt nur verdächtig, also so, als hätten Sie etwas zu verbergen. Bereiten Sie sich auf den Besuch des Herrn oder der Dame also vor wie auf jeden anderen geschäftlichen Besuch auch, also Kaffee und Kekse zur Einstimmung bereit halten. Ein Platz, an dem sich der Finanzamtsmitarbeiter in Ruhe durch die Akten und Ähnliches arbeiten kann, sollte auch gewährt werden. Ansonsten müssen Sie nicht ständig um den Besuch herum sein. Bereiten Sie Ihre Unterlagen so vor, dass sie eigentlich selbsterklärend sind.

Bei Fragen – nicht zu viel Preis geben!

Fakt ist, dass sich manch unerfahrener Firmenchef schon um Kopf und Kragen geredet hat, vor allen Dingen, wenn es um etwas unklare Zahlen und Vorgänge geht. Sollten bei Ihnen unerklärliche Posten identifiziert werden, ist immer die Strategie gut, dem Finanzamtler mitzuteilen, dass Sie sich um den Hintergrund kümmern werden und genauere Zahlen zeitnah nachreichen. Erklären Sie nichts, was Sie selbst vielleicht gerade nicht verstehen, sondern geben Sie sich und dem Betriebsprüfer Zeit. Die goldene Regel lautet: die Situation so entspannt wie möglich zu gestalten und so wenig wie möglich zu plaudern: Lassen Sie die Zahlen sprechen!

SKR 03 oder SKR 04? Welchen Kontenrahmen soll ich wählen?

Die Gründung eines Unternehmens bringt eine Vielzahl neuer Dinge mit sich. Bereits vor der Gründung ist man gezwungen, sich mit Dingen wie Buchhaltung und Rechnungswesen auseinanderzusetzen. Zur Darstellung des betrieblichen Rechnungswesens eignet sich am besten DATEV. Jedoch sollte man sich hierbei von Anfang an mit der zum Teil komplexen Materie auseinandersetzen, sodass folglich keine Fehler unterlaufen.

Zunächst ist ein Kontenrahmen zu wählen. Hier stehen die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 zur Auswahl. Diese umfassen jegliche Konten, die für das Rechnungswesen relevant sind. Sie sollen dies möglichst übersichtlich darstellen und die Buchhaltung einheitlich gestalten. Allerdings weisen beide Kontenrahmen signifikante Unterschiede auf. Sie unterschieden sich hinsichtlich ihrer Gliederung. SKR 03 ist nach den Geschäftsprozessen von Handel, Banken und Versicherungen gegliedert, während, SKR 04 nach dem Aufbau einer Bilanz gegliedert ist. Der gängigste Kontenrahmen ist wohl der Erste, da sich dieser am Geschäftsablauf orientiert. Selbstverständlich ist es dem Unternehmer freigestellt, welchen Kontenrahmen er für seine Buchführung wählt. Ipso facto ist es am besten, sich direkt im Vorfeld für einen Konterahmen zu entscheiden. Jedoch lassen die meisten Unternehmen die Buchführung von einem Steuerberater durchführen. Dieser wird sich für den richtigen Kontenrahmen entscheiden. Ein Wechsel sollte allerdings vermieden werden, da es hierbei einige Dinge zu beachten gibt.