Beiträge

Brauche ich noch alles auf Papier? E-Services vs. Klassische Buchhaltung

Die Digitalisierung hat bereits in beinahe alle Lebensbereiche Einzug gehalten. Auch in der Buchhaltung gibt es die Möglichkeit, die Vorteile einer Abwicklung durch E-Services zu nutzen. Nicht alle Buchhaltungen haben die Effizienz und den Komfort einer digitalen Buchhaltung erkannt und arbeiten wie eh und je ausschließlich mit Papierbelegen.
Doch das muß nicht sein. Änderungen in den Gesetzen haben einige Abläufe zur Ablage und Aufbewahrung erleichtert. Welche das sind, erklären wir hier.

Vorteile einer digitalen Buchhaltung

Eine ordnungsgemäße Buchhaltung muß jede Firma haben. Nicht nur für interne Controlling-Zecke zur Erfolgskontrolle, auch aufgrund der gesetzlichen Pflicht, geschäftliche Vorgänge aufzuzeichnen und aufzubewahren. Durch digitale Prozesse lassen sich besonders wiederkehrende Vorgänge bereits sinnvoll automatisieren. Heutzutage werden viele Daten elektronisch übermittelt, sei es durch E-Mail, E-Post, Downloads oder Web-Fax. Anstatt diese wie bisher auszudrucken und in Ordnern abzuheften, können diese Belege einfach in der Form, in der sie ankommen, in Ordnern oder auf sicheren Servern abgelegt werden. Dies reduziert nicht nur Personalaufwand, sondern auch den Materialeinsatz von Papier, Drucker und Toner.

Neue Regelung zur digitalen Ablage

Seit 1. Januar 2017 ist dies auch verbindlich gesetzlich geregelt. Seitdem gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung auf Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) für alle. Sie legt fest, dass Belege in der Form aufbewahrt werden müssen, in der Sie zugestellt werden. Dies muß unveränderlich geschehen, jederzeit einsehbar und maschinell auswertbar. Diesen Vorteil kann man auch in der eigenen Buchhaltung nutzen und Rechnungen digital versenden, sogar automatisiert. Übrigens: Seit 2011 ist eine elektronische Signatur nicht mehr zwingend notwendig.

Auch die Übermittlung der verschiedenen Jahres- oder Quartalsabschlüsse, Gewinn-Verlustrechnungen oder Lohnsteuerangelegenheiten sind nicht mehr in Papierform nötig. Hierzu gibt es längst viele etablierte Plattformen wie zum Beispiel Elster.

Auswirkungen der GoBD Vorschriften auf die digitale Buchführung

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff„. Diese Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind seit dem 1. Januar 2015 gültig.

Die GoBD sollen eine einheitliche Praxis bei der Führung von Daten in elektronischer Form sicherstellen. Ziel ist ein optimaler Datenzugriff der Finanzbehörden sowie ein ausreichender Datenschutz bei der innerbetrieblichen elektronischen Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Büchern und Unterlagen.

Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit

Die wichtigsten Grundsätze der GoBD für die elektronische Datenerfassung und Aufzeichnung sind die Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit. Datensicherheit bedeutet, dass die Daten gegen Verlust sowie gegen unberechtigte Zugriffe zu schützen sind. Datenunveränderbarkeit meint, dass die Daten nicht ohne eine entsprechende Kennzeichnung verändert, überschreiben oder ersetzt werden dürfen.

Zeitnahe Buchungen

Alle Buchungen sind zeitgerecht vorzunehmen. Dies bedeutet, dass sämtliche Belege oder sonstigen geschäftlichen Erfassungsarten innerhalb von zehn Tagen zu buchen sind. Ausgenommen von dieser 10-Tages-Regel sind Bargeschäfte. Sämtliche Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich zu erfassen.

Eine weitere Möglichkeit zur zeitnahen Erfassung ist die periodenweise Buchung – beispielsweise zu Monatsende. Hierbei ist dafür Sorge zu tragen, dass durch Vorkehrungen wie einer Nummerierung sowie einer allgemeinen Ordnung gewährleistet ist, dass beispielsweise später zu erfassenden Unterlagen nicht verloren gehen.

Aufbewahrungspflicht

Grundsätzlich sind sämtliche Unterlagen aufzubewahren, welche zum Verständnis einzelner Aufzeichnungen notwendig sind. Im Zweifelsfalle sollten deshalb alle Unterlagen aufbewahrt werden, die entsprechende Aufzeichnungszusammenhänge verdeutlichen können. Hiervon ausgenommen sind Entwürfe von nicht versendeten Geschäftsbriefen.

Mitwirkungspflichten

Bei der Einsicht von Unterlagen in elektronischer Form bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt besteht für die Unternehmen eine Mitwirkungspflicht. Diese beinhaltet das zur Verfügung stellen von gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen im Rahmen einer solchen Außenprüfung durch die Finanzbehörde.

Zulässige Datenformate

Bis auf wenige Ausnahmen dürfen Dokumente auch auf Bildträgern oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Hierbei ist allerdings zu gewährleisten, dass diese Dateien sowohl inhaltlich wie bildlich mit anderen Unterlagen übereinstimmen und dass sie maschinell auswertbar sind.

Verbotene Umwandlungen

Bei sämtlichen Dokumenten im PDF-Format ist deren maschinelle Auswertbarkeit sicherzustellen. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass bei einer möglichen Umwandlung des Dateiformats keine Informationen verloren gehen. Aus diesen Gründen sind folgende Umwandlungen unzulässig:

  • PDF in Bildformate, wie JPG, TIFF, PNG
  • elektronische Grundbuchaufzeichnungen in PDF
  • Journaldaten in ein PDF
  • E-Mails in PDF

Zulässig ist jedoch eine Umwandlung der Daten in ein hauseigenes Format – solange dabei keine wichtigen Daten verloren gehen sowie die maschinelle Auswertbarkeit der Daten gesichert bleibt und keine inhaltliche Veränderung erfolgt.