Order-to-Cash-Prozess automatisieren mit Fakturia

Bieten Sie digitale Produkte an, werden wiederkehrende Rechnungen für Software-Abos oder die nutzungsbasierte Abrechnung für Cloud-Dienstleistungen fällig. Die Rechnungssoftware von Fakturia eignet sich für Unternehmen der verschiedensten Branchen, spricht jedoch besonders diejenigen an, die sich mit digitalen Dienstleistungen beschäftigen. Es handelt sich um eine Mietsoftware. Haben Sie ein Startup gegründet, sind die finanziellen Mittel und die Zeit oft knapp. Sie müssen in keine teure Software investieren, da es sich bei der Subscription Management Software um eine webbasierte Mietlösung nach dem Prinzip SaaS handelt. Ihre eigene Software müssen Sie nicht um ein Abrechnungsmodul erweitern, da die Mietsoftware mit Billing as a Service alles bietet, was Sie für den Order-to-Cash-Prozess von der Bestellung des Kunden bis hin zur Rechnungsstellung brauchen. Die Software hilft Ihnen nicht nur beim OTC Prozess, sondern sie erleichtert auch die Arbeit in der Buchhaltung. Über die REST API lässt sich die Software für Recurring Billing bequem in eine vorhandene Software integrieren.

Um die Subscription Management Software für den Order-to-Cash-Prozess zu nutzen, legen Sie Kundendaten, Produktdaten und Vertragsdaten an. Für die Verträge erfassen Sie Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Zahlungsintervalle. Weiterhin erfassen Sie, ob Ihre Kunden per Prepaid oder Postpaid zahlen. Der Kunde kann über die Software digital bestellen, da ein Kundenportal vorhanden ist. Kundenbestellungen werden über die vorgefertigten SignUp-Pages direkt erfasst und weitergeleitet. Als Startup können Sie Zeit und Verwaltungskosten sparen. Für ein Abo werden mit Recurring Billing wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellt und per E-Mail verschickt. Handelt es sich um eine Einzelleistung, kann die Rechnungssoftware eine Einzelrechnung erstellen. Auch zyklische Sammelrechnungen können mit der Mietsoftware von Fakturia erstellt werden. Über das OTC Prinzip werden die Leistungen sofort nach der Erbringung erfasst und dann mit der zyklischen Sammelrechnung berechnet. Stets haben Sie mit der Rechnungssoftware für OTC Zugriff auf Verträge, Kundendaten und Rechnungen.

Die Software hilft Ihnen nicht nur bei der Rechnungsstellung. Zahlungen der Kunden werden automatisch verbucht. Erfolgt die Zahlung nicht pünktlich, erstellt die Software automatisch eine Mahnung. Haben Sie mit Ihrem Kunden eine Zahlung per Kreditkartenabbuchung oder SEPA-Lastschrift vereinbart, sorgt die Software für die Zahlung. Kunden können auch bestehende Verträge über die Software kündigen und erhalten automatisch eine Kündigungsbestätigung. Ändern sich die Preise für Ihre Dienstleistungen, können Sie die Preisänderung bequem in die Software einpflegen. Die neuen Preise werden beim Order-to-Cash-Prozess berücksichtigt.

Auswirkungen der GoBD Vorschriften auf die digitale Buchführung

Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind seit dem 1. Januar 2015 gültig.

Die GoBD sollen eine einheitliche Praxis bei der Führung von Daten in elektronischer Form sicherstellen. Ziel ist ein optimaler Datenzugriff der Finanzbehörden sowie ein ausreichender Datenschutz bei der innerbetrieblichen elektronischen Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Büchern und Unterlagen.

Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit

Die wichtigsten Grundsätze der GoBD für die elektronische Datenerfassung und Aufzeichnung sind die Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit. Datensicherheit bedeutet, dass die Daten gegen Verlust sowie gegen unberechtigte Zugriffe zu schützen sind. Datenunveränderbarkeit meint, dass die Daten nicht ohne eine entsprechende Kennzeichnung verändert, überschreiben oder ersetzt werden dürfen.

Zeitnahe Buchungen

Alle Buchungen sind zeitgerecht vorzunehmen. Dies bedeutet, dass sämtliche Belege oder sonstigen geschäftlichen Erfassungsarten innerhalb von zehn Tagen zu buchen sind. Ausgenommen von dieser 10-Tages-Regel sind Bargeschäfte. Sämtliche Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich zu erfassen.

Eine weitere Möglichkeit zur zeitnahen Erfassung ist die periodenweise Buchung – beispielsweise zu Monatsende. Hierbei ist dafür Sorge zu tragen, dass durch Vorkehrungen wie einer Nummerierung sowie einer allgemeinen Ordnung gewährleistet ist, dass beispielsweise später zu erfassenden Unterlagen nicht verloren gehen.

Aufbewahrungspflicht

Grundsätzlich sind sämtliche Unterlagen aufzubewahren, welche zum Verständnis einzelner Aufzeichnungen notwendig sind. Im Zweifelsfalle sollten deshalb alle Unterlagen aufbewahrt werden, die entsprechende Aufzeichnungszusammenhänge verdeutlichen können. Hiervon ausgenommen sind Entwürfe von nicht versendeten Geschäftsbriefen.

Mitwirkungspflichten

Bei der Einsicht von Unterlagen in elektronischer Form bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt besteht für die Unternehmen eine Mitwirkungspflicht. Diese beinhaltet das zur Verfügung stellen von gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen im Rahmen einer solchen Außenprüfung durch die Finanzbehörde.

Zulässige Datenformate

Bis auf wenige Ausnahmen dürfen Dokumente auch auf Bildträgern oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Hierbei ist allerdings zu gewährleisten, dass diese Dateien sowohl inhaltlich wie bildlich mit anderen Unterlagen übereinstimmen und dass sie maschinell auswertbar sind.

Verbotene Umwandlungen

Bei sämtlichen Dokumenten im PDF-Format ist deren maschinelle Auswertbarkeit sicherzustellen. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass bei einer möglichen Umwandlung des Dateiformats keine Informationen verloren gehen. Aus diesen Gründen sind folgende Umwandlungen unzulässig:

  • PDF in Bildformate, wie JPG, TIFF, PNG
  • elektronische Grundbuchaufzeichnungen in PDF
  • Journaldaten in ein PDF
  • E-Mails in PDF

Zulässig ist jedoch eine Umwandlung der Daten in ein hauseigenes Format – solange dabei keine wichtigen Daten verloren gehen sowie die maschinelle Auswertbarkeit der Daten gesichert bleibt und keine inhaltliche Veränderung erfolgt.

Rechnungsversand automatisieren mit Abo-Abrechnungssystemen

Als Anbieter von Abos erhalten Sie wiederkehrende Zahlungen und können die Möglichkeit nutzen, diese automatisch und somit zeitsparend abzuwickeln. Die Abo-Abrechnung mit System gehört zu den beliebtesten und praktischsten Maßnahmen für Unternehmer, die durch automatisierte Abrechnung mehr Sicherheit erzielen und die Verwaltung ohne stetige mechanische Aufwendungen vornehmen möchten.

Das Fakturia Abrechnungssystem überzeugt durch eine kompatible API Schnittstelle und ein präzises Subscription Management für Unternehmen mit zahlreichen Abo-Kunden und daraus resultierenden regelmäßigen Zahlungseingängen.

Vorteile und Zeitersparnis durch Abo-Abrechnungssysteme

Die Erstellung von Rechnungen und die manuelle Verwaltung der Abonnementen nimmt viel Zeit in Anspruch und kostet somit Geld. Mithilfe der Automatisierung durch das fundierte Subscription Management erstellt Fakturia die Rechnungen für Ihre Kunden und verschickt diese, sodass Sie sich Ihrem Kerngeschäft widmen und Ihre Abo-Kunden seriös und sicher betreuen können. Im System können Sie Faktoren zur Kündigungsfrist eingeben und für jeden Kunden einzelne Details festlegen. Durch die sichere API Schnittstelle integrieren Sie den Payment Anbieter in Ihr System und integrieren diesen in Ihrem eigenen Bestell- und Anmeldeprozess. Die vollautomatisierte Abo-Abrechnung eignet sich für Unternehmer, bei denen wiederkehrende Zahlungen zum täglichen Geschäft gehören. Durch die automatische Erstellung und dem Versand der Rechnungen spart Ihr Unternehmen viel Zeit und erhält Vorteile durch das moderne und praktische Abrechnungssystem.

Sicherheit, Datenschutz und Eignungskriterien der Abrechnungssysteme

Im analogen Geschäft haben sich Abo-Abrechnungssysteme längst etabliert und für wiederkehrende Zahlungen durchgesetzt. Vor allem ein sicheres Subscription Management wirkt sich positiv auf Ihr Wachstum und Ihre regelmäßigen Umsätze aus. Der Transfer erfolgt über eine absolut sichere API Schnittstelle zum Provider und basiert auf hohem Datenschutz und uneingeschränkter Sicherheit im Verlauf der Übertragung. Sie können Abo-Abrechnungssysteme in allen Branchen und für alle Produkte nutzen und sicher sein, dass Ihre Kunden die schnelle und unkomplizierte Abwicklung schätzen.

Steuererklärung selber machen ­- Die Vor­ und Nachteile

Segen und Fluch zugleich ­ die Steuererklärung. Jedes Jahr aufs neue stehen Sie vor der Herausforderung, eine Steuererklärung abzugeben. Im ersten Moment ist dieses Unterfangen zwar mit einem gewissen Aufwand verbunden, anschließend wird er jedoch mit einer netten Finanzspritze belohnt. Folgende Frage stellt sich dabei: Steuererklärung selber machen oder doch besser machen lassen? Nachfolgend stellen wir Ihnen die Vor­ und Nachteile gegenüber.

Die Vorteile an der eigenen Steuererklärung

Der Vorteil beim selbst Anfertigen einer Steuererklärung liegt klar auf der Hand: Sie sparen sich unnötige Kosten für einen Steuerberater. Erstellen Sie Ihre Steuererklärung über eine Steuersoftware, sparen Sie außerdem viel Zeit und können diese anschließend jedes Jahr erneut verwenden.

Kosten für einen Steuerberater einsparen

Wer seine Steuererklärung selbst erstellt, benötigt auch keinen Steuerberater. Auf diese Weise vermeiden Sie unnötige Kosten und können sich dennoch über einen Steuerausgleich in voller Höhe freuen.

Per Interview automatisch zur erfolgreichen Steuererklärung

Eine gute Steuersoftware führt Sie bereits automatisch zu einer erfolgreichen Steuererklärung. Ein elektronischer Assistent dient dabei als Leitfaden und führt Sie per Interview durch sämtliche Formulare des Finanzamtes. Achten Sie daher bei der Wahl einer Steuersoftware am besten immer auf Ihren Beruf und ob dieser unterstützt wird.

Haben Sie eine geeignete Steuersoftware gefunden, erfasst der elektronische Assistent durch gezielte Fragen alle benötigten Daten und trägt diese automatisch an die dafür vorgesehene Stelle des jeweiligen Formulars ein. Sollte Ihnen eine Frage Schwierigkeiten bereiten, so helfen die ausführlichen Erklärungen und Tipps der Steuersoftware weiter.

Vorjahresdaten übernehmen und Arbeit sparen

Haben Sie in den vergangenen Jahren bereits mit einer Steuersoftware gearbeitet, so können Sie Ihre Vorjahresdaten ganz einfach übernehmen. Hierbei sollten Sie jedoch stets darauf achten, ob sich bei Ihnen zwischenzeitlich etwas geändert hat. Relevant sind beispielsweise folgende Punkte:

  • Wohnort / Adresse
  • Arbeitgeber / Einkommen
  • Familienstand / Steuerklasse

Steuererklärung online einreichen

Nachdem Sie Ihre Steuererklärung erstellt haben, können Sie diese direkt über die Steuersoftware einreichen. Das Ganze geschieht elektronisch über das Internet und Sie sparen sich den Weg zum Finanzamt. An die jeweiligen Öffnungszeiten sind Sie damit ebenfalls nicht gebunden und auch das Wochenende oder Feiertage stellen kein Problem dar.

Nachteile einer eigenen Steuererklärung

Je nach Beruf ist die Steuererklärung nicht immer ein Kinderspiel und kann oftmals jede Menge Arbeit bedeuten. Gerade wenn Sie sich mit dem Thema kaum auskennen, geht Ihnen hierbei vermutlich viel Geld durch die Lappen.

Abgabe einer Steuererklärung kann aufwendig sein

Je nach ausgeübtem Beruf kann eine Steuererklärung mit ganz schön viel Arbeit verbunden sein. Sind Sie beispielsweise selbständig tätig und haben zahlreiche steuerlich zu berücksichtigende Posten, gilt es all diese zu erfassen und in Ihrer Steuererklärung aufzuführen. Umso größer ist der Aufwand, wenn nicht nur Sie sondern auch Ihr Partner selbstständig ist und Sie Ihre Steuererklärung gemeinsam abgeben. Ein Steuerberater ist da sicherlich geübter und weiß sofort, was Sie von der Steuer absetzen können und was eben nicht.

Haben Sie Ihre steuerlich absetzbaren Posten jedoch erst einmal ausfindig gemacht, so merken Sie schnell, dass es sich dabei größtenteils um wiederkehrende Posten handelt. Hierzu zählen beispielsweise Artikel aus dem Bürobedarf wie Stifte und Blöcke oder auch Arbeitskleidung. Beziehen Sie diese jetzt noch über den selben Anbieter wie per Abo­-Abrechnung, haben Sie Ihre absetzbaren Posten stets übersichtlich und sauber auf einer Rechnung. Diese brauchen Sie Ihrer Steuererklärung nur noch anheften und ersparen sich jede Menge Aufwand.

Mangelndes Wissen bedeutet oft geringere Steuererstattung

Gerade wenn Sie noch nie zuvor eine Steuererklärung angefertigt haben und nicht wissen, worauf Sie achten müssen, geht Ihnen schnell der eine oder andere Euro verloren. Ebenso ist es, wenn sich Ihnen ein Fehler einschleicht oder Sie etwas vergessen. Mit Hilfe einer Steuersoftware und dem elektronischen Assistenten minimieren Sie jedoch das Risiko. Bei fehlerhaften Angaben oder ausgelassenen Fragen schlägt dieser automatisch Alarm und bittet Sie um Ihre Aufmerksamkeit.

Sollten Sie nicht im klassischen Sinn als Arbeitnehmer angestellt sein, kommen noch weitere Faktoren hinzu. Was Sie als Selbständiger oder Freelancer bei der Steuererklärung beachten müssen, erfahren Sie im Fachbeitrag der Vergleichsplattform trusted.de.

Fazit

Eine Steuereklärung steht jedes Jahr aufs neue an. Wer sich frühzeitig ein wenig mit dem Thema auseinandersetzt, spart sich ein Leben lang unnötige Kosten für den Steuerberater. Haben Sie mit der Steuersoftware erst einmal eine Steuererklärung angefertigt, können Sie jedes Jahr ganz einfach Ihre Vorjahresdaten übernehmen. Auf diese Weise haben Sie kaum Aufwand und können sich dennoch über die volle Summe Ihrer Steuererstattung freuen.

Steuern sparen durch Kilometerpauschale und Verpflegungsmehraufwand

Wer Dienstfahrten unternimmt, kann sich die Kosten der Reise erstatten lassen. Dabei sollten Sie einmal genauer die Kilometerpauschale unter die Lupe nehmen. Warum sollte man also Pauschalbeträge berechnen?

Der Vorteil für Pauschalbeträge liegt darin, dass diese häufig höher ausfallen als die wirklichen Ausgaben. Ihnen wird mehr Aufwand zugestanden, um Ihr zu versteuerndes Einkommen zu verringern. Einen Nachteil haben sie allerdings auch, so ist es zum Beispiel bei einem Bahnticket nicht möglich, die Umsatzsteuer aus diesem geltend zu machen und gleichzeitig die 30 Cent für den Kilometer geltend machen. Deswegen lohnt sich hier eine genaue Berechnung über die wirkliche Höhe der Ausgaben. Es gelten als Kilometerpauschale für Dienstreisen mit einem privaten Fahrzeug: Mit dem Pkw 30 Cent und weitere 2 Cent bei der Mitnahme einer weiteren Person, für ein Motorrad oder Motorroller 13 Cent und weiter 1 Cent für die Mitnahme einer Person; für ein Moped oder Mofa 8 Cent und für ein Fahrrad 5 Cent. Interessant ist, dass alle gefahrenen Kilometer auf einer direkten Strecke angerechnet werden. Also nicht, wie bei den regelmäßigen Fahrten zur Arbeitsstätte. Die Kilometerpauschale wird im Allgemeinen von den Finanzämtern immer anerkannt. Dabei ist es belanglos, ob die Aufwendungen wirklich entstanden sind.

Ende 2013 wurde die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand mit nur noch zwei Pauschalen vereinfacht. Für eine auswärtige Tätigkeit von 8 bis 24 Stunden können 12 Euro und für eine über 24 Stunden hinausgehende Tätigkeit 24 Euro als Verpflegungsmehraufwand in Anrechnung gebracht werden. Diese Regelung ist besonders vorteilhaft für kurze Dienstreisen. Achten sollten Sie auf Folgendes: Bei niedrigem Einkommen kann es sich lohnen auf die Pauschale zu verzichten und die Umsatzsteuer von 19 % geltend zu machen oder bei einem hohen Einkommen und langer Wegstrecke eher auf die Umsatzsteuer zu verzichten und dafür das Kilometergeld zu berechnen.

Wie verbuche ich Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)

Aktive Rechnungsabgrenzung ist eine Vorgehensweise bei der Bilanzierung, die dafür sorgt, dass Zahlungen, die im Voraus innerhalb eines Geschäftsjahres für Leistungen im kommenden Geschäftsjahr getätigt werden, erst in die Gewinn- und Verlustrechnung jenes Geschäftsjahres eingehen.

Um das zu erreichen, wird der vorzeitig gezahlte Betrag in der Bilanz aktiviert. Dafür wird ein Aktiv-Bestandskonto “ARA” (Aktive Rechnungsabgrenzung) als Zwischenparkkonto zu Hilfe genommen. Der entsprechende Betrag wird “per ARA an Aufwandskonto” gebucht. Der Saldo des Aufwandskontos, also der Betrag, der am Ende des Jahres in die Gewinn- und Verlustrechnung eingeht, wird dadurch um den betreffenden Betrag bereinigt. Nach dem Geschäftsjahreswechsel wird der Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) durch die dazugehörige Korrekturbuchung wieder aufgelöst. Dazu wird “per Aufwandskonto an ARA” gebucht.

Beispiel: Die Versicherungsprämie von monatlich 200 Euro wird im Voraus für 6 Monate gezahlt. Das Geld wird im November für Dezember bis Mai an die Versicherung überwiesen. Nur der Anteil für Dezember soll für das Ergebnis des aktuellen Geschäftsjahres, das am 31.12. endet, angerechnet werden. Durch die Zahlung von insgesamt 1200 Euro wurde “per Versicherungsprämie an Bank” gebucht, wobei “Versicherungsprämie” für das verwendete Aufwandskonto steht. Nun wird der Betrag für Januar bis Mai des nächsten Jahres, also 1000 Euro, “per ARA an Versicherungsprämie” gebucht und ist damit als Vermögenswert in der Bilanz aktiviert. Im neuen Geschäftsjahr muss dieser Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) durch eine Korrekturbuchung von 1000 Euro “per Versicherungsprämie an ARA” wieder aufgelöst werden. Zu beachten ist hierbei für Vorsteuerabzugsberechtigte, dass die Umsatzsteuer in diesem Fall bereits im alten Geschäftsjahr in voller Höhe abzugsfähig ist. In obigen Fall können die Buchungen im alten Geschäftsjahr mit Vorsteuerabzug, die im neuen Jahr ohne Steuerabzug vorgenommen werden.

Umsatzsteuer und Vorsteuer – was ist der Unterschied?

Vermutlich haben Sie die Begriffe Umsatzsteuer und Vorsteuer schon einmal gehört. Im Alltag, beispielsweise beim Einkaufen, begegnen Sie zudem den Begriff Mehrwertsteuer. Worin liegt nun der Unterschied? Mehrwertsteuer ist eine umgangssprachliche Bezeichnung für die Umsatzsteuer. Aber auch hinter der Vorsteuer verbirgt sich zunächst nichts anderes als die Umsatzsteuer.

Der Unterschied ergibt sich aus Unternehmenssicht. Dabei sind nur umsatzsteuerpflichtige Unternehmen betroffen, wie es im Umsatzsteuergesetz beschrieben ist. Grundsätzlich sind alle Gewerbetreibende (darunter fallen auch Gesellschaften), Selbstständige und Freiberufler, die in Gewinnerzielungsabsicht handeln, umsatzsteuerpflichtig. Ausnahmen gibt es für bestimmte Gruppen wie Ärzte oder Vermieter. Auch wer Umsätze unterhalb eines gewissen Schwellenwerts generiert, kann sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen (sogenannten Kleinunternehmerregelung). Unternehmen müssen somit auf ihre Umsätze eine Umsatzsteuer (je nach Produkt zurzeit 19 oder 7 Prozent) erheben und an das Finanzamt abführen.

Wenn Unternehmen für ihre Produktion oder ihre Dienstleistung selbst Waren oder Leistungen anderer umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen einkaufen, ist in diesen Beträgen Umsatzsteuer enthalten. Aus buchhalterischer Sicht ist diese Position das Gegenstück zu der Umsatzsteuer, die auf die eigenen Umsätze aufgeschlagen wird. Zur Unterscheidung wird daher die Umsatzsteuer, die auf bezogene Waren und Dienstleistungen erhoben wurde, als Vorsteuer bezeichnet. Das Unternehmen kann dann Vorsteuer und Umsatzsteuer miteinander verrechnen. Der sich ergebende Unterschiedsbetrag ist die Umsatzsteuerschuld, die das Unternehmen an das Finanzamt weitergeben muss. Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, entsteht eine Steuerrückerstattung. Das ist insbesondere bei neu gegründeten Unternehmen der Fall, die entsprechende Anschaffungen leisten müssen, ohne bereits eigene nennenswerte Umsätze zu generieren.

Da für Privatpersonen die Regelungen des Umsatzsteuergesetzes nicht greifen, ist auch die Unterscheidung für sie nicht relevant. Private Vermögensveräußerungen (zum Beispiel der Verkauf Ihres Autos) unterliegen grundsätzlich nicht der Umsatzsteuer.

Buchungssatz sonst. Leistungen EU: So verbuchen Sie Rechnungen mit Steuerschuldumkehr (Reverse-Charge-Verfahren), z.B. Google Adwords, Facebook, Amazon, Ebay

Im Zuge der Globalisierung und dem zunehmenden europäischen Waren- und Dienstleistungsverkehr kommt es häufig zu dem Geschäftsvorfall, dass eine im Ausland ansässige Firma (wie zum Beispiel Google Adwords) Werbung für ein in Deutschland niedergelassenen Unternehmen schaltet. Dabei kommt es zu einer steuerrechtlichen Besonderheit, die mit dem Reverse-Charge-Verfahren bezeichnet wird. Der Steuerort dieser sonstigen Leistung ist wegen des Sitzes der deutschen Firma Deutschland. Und Sie als deutsches Unternehmen müssen die Umsatzsteuer erbringen. Von der Rechtsnatur ist das eine sogenannte Steuerschuldumkehr. Um diese Steuerpflicht auch im Buchungsverfahren klar herauszustellen, ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass auf der Rechnung explizit auf dieses Sonder-Verfahren hingewiesen wird. Außerdem muss zusätzlich Ihre USt ID-Nr, auf der Rechnung verzeichnet sein, um Ihre ordnungsgemäße Erbringung der Steuerschuld auch nachvollziehen zu können.

Der entsprechende Buchungssatz lautet in den meisten Fällen dieser Art: Leistung von im EU Ausland ansässigen Unternehmen mit 19% USt Satz an Bank. Diese Konten haben im Rahmen des Buchungsverfahren eine automatische Voreinstellung hinsichtlich der anteiligen Verbuchung der Umsatzsteuer, so dass hier keine extra Buchung der anteiligen Umsatzsteuer erfolgen muss.

Eine zweite Variante hinsichtlich der ordnungsgemäßen Buchung der Geschäftsvorfälle des Reverse-Charge-Verfahren trägt dem Umstand Rechnung, dass diese Kosten eigentlich Werbungskosten sind. Während die Rechnung bei der 1. Variante mit der automatischen Verbuchung der Umsatzsteuer unpräzise als Herstellungskosten fremder Unternehmen eingestuft wird, erfolgt mit diesem Buchungssatz die präzise Buchung: Werbekosten an Bank. In diesem Fall muss aber mit einem 2. Buchungssatz die anteilige Umsatzsteuer im Rahmen der Steuerschuldumkehr herausgebucht werden. Der zweite Buchungsatz lautet Abziehbare Vorsteuer 19% an Umsatzsteuer. Welche Variante Sie wählen, bleibt Ihnen überlassen. Wichtig ist nur, dass die Umsatzsteuerpflicht erfüllt wird und Sie die Umsatzsteuerschuld richtig buchen. In der Bilanz ist die Variante als Werbekosten aussagekräftiger.

Korrekte Rechnungsstellung und Verbuchung von Erlösen aus Lieferungen und Leistungen bei Kunden in Drittstaaten

Bei der Lieferung von Waren oder Erbringung von Leistungen an Firmen oder private Verbraucher in Drittstaaten müssen Sie die besonderen steuerlichen Bedingungen unbedingt beachten. Dieses gilt sowohl für die Rechnungsstellung als auch für die Verbuchung der Umsatzerlöse in Ihrer Buchhaltung. Es sind grundsätzlich vier verschiedene Geschäftsvorfälle möglich:

1. Fall: Sie liefern als Unternehmen Waren an ein in ein Drittland-Unternehmen. Für Sie ist das ein steuerfreier Warenumsatz, was in der Praxis bedeutet, dass Sie keine Umsatzsteuer zahlen müssen und im Gegenzug natürlich auch dem Unternehmen im Lieferstaat keine Umsatzsteuer berechnen. Sie buchen den Betrag mit Buchungssatz (zum Beispiel) Bank an steuerfreie Umsätze. Gesetzlich vorgeschrieben ist der Vermerk des steuerfreien Umsatzes auf der Rechnung und der Nachweis der faktischen Auslieferung in das steuerbefreite Land muss von Ihnen durch geeignete Papiere erbracht werden.

2. Fall: Sie erbringen sonstige Leistungen an eine Firma im steuerbefreiten Raum. Steuerort ist dann der Sitz des beratenen Unternehmens im Ausland. Auf der Rechnung müssen Sie den im Inland steuerfreien Umsatz vermerken. Hinsichtlich der Besteuerung finden aber die in den jeweiligen Drittstaaten geltenden steuerlichen Regeln Anwendung. Der Buchungssatz ist (zum Beispiel) Bank an im Drittstaat steuerbare Erlöse.

3. Fall: Sie liefern als Firma an eine Privatperson im Drittland. Es handelt sich wieder um eine steuerfreie Ausfuhr, deren tatsächliche Ausfuhr in das Drittland Sie geeignet nachweisen müssen. Die Buchung ist wieder Bank (bei bargeldloser Zahlung über Konto) an steuerfreie Umsätze.

4. Fall: Eine Beratungsleistung an eine Privatperson in einem Drittland ist im Inland steuerpflichtig. Die Rechnung an den ausländischen Privatkunden muss folglich die Ausweisung der Umsatzsteuer beinhalten. Der Buchungssatz lautet: (zum Beispiel) Bank an Umsatzerlöse zu 19% USt und 19% Ust. Alle Geschäftsvorfälle müssen jederzeit nachweisbar und plausibel dokumentiert werden.

Welche Pflichtangaben müssen auf Rechnungen gemacht werden?

Eine Rechnung zu schreiben gehört für viele Unternehmer wie selbstverständlich zu ihrem Arbeitsalltag dazu. Doch obwohl die Rechnungserstellung keine hochgradig komplexe Angelegenheit ist, sollten Sie dennoch einige Formvorschriften beachten, damit Ihnen von Seiten des Finanzamtes keine negativen Konsequenzen drohen.

Pflichtangaben auf Rechnungspapieren

Die gesetzlichen Vorgaben für Rechnungsdokumente sind im §14 des Umsatzsteuergesetzes festgeschrieben. Selbstverständlich müssen Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers auf den Rechnungspapieren angegeben werden. Weiterhin müssen sich das Ausstellungsdatum der Rechnung, sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer auf den Rechnungsdokumenten befinden. Weiterhin müssen Sie den Zeitpunkt der Lieferung und die Menge und die genauere Bezeichnung der Ware und der Leistung vermerken.

Weitere notwendige Angaben

Bei der Erstellung Ihrer Rechnungen müssen Sie darauf achten, dass Sie ein nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt, sowie etwaige Minderungen der Entgelte auflisten müssen. Sollten Sie Kleingewerbetreibender sein oder von anderen Steuerbefreiungen profitieren, müssen Sie auch hierzu Angaben machen. Zusätzlich ist es notwendig, die geschuldeten Gesamtbeträge nach Steuersätzen aufzuschlüsseln und für den Rechnungsempfänger verständlich darzustellen. Auch die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gehören auf das Rechnungsdokument des Ausstellers.
Sie sehen, dass die Rechnungserstellung kein Hexenwerk ist, aber durchaus mit der notwendigen Sorgfalt durchgeführt werden sollte. Denn nur so können Sie verhindern, dass das Finanzamt Verstöße gegen Formvorschriften in Ihren Unterlagen feststellt.