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Wenn Sie Anzahlungen von einem Kunden erhalten, müssen Sie genau prüfen, wie Sie diese erhaltenen Anzahlungen steuerlich korrekt im Rahmen der Umsatzsteuer buchen müssen. Die beiden infrage kommenden steuerlichen Positionen sind die Ist-Besteuerung sowie die Soll-Besteuerung. Sie müssen sich also ansehen, welcher Geschäftsvorgang konkret der zu buchenden Position zugrunde liegt.

Wenn der Geldeingang der Anzahlung erfolgt, wenn die Gegenleistung von Ihnen bereits erbracht wurde, liegt ein Fall der Ist-Besteuerung vor. Hierbei wird eine Besteuerung von Entgelten, die vereinnahmt wurden, vorgenommen. Die Zahlung der USt muss für den dafür einschlägigen Voranmeldezeitraum des Geldeinganges beim zuständigen Finanzamt erfolgen.

Wenn ein Geldeingang der Anzahlung erfolgt, ohne dass die Gegenleistung von Ihnen bereits erbracht wurde, stellt sich die Buchung anders da. In diesem Fall handelt es sich um einen Fall der Soll-Besteuerung. In diesem Fall geht es dagegen um die Besteuerung von Entgelten, die bisher lediglich vereinbart wurden. Die von Ihnen zu erbringende Gegenleistung müssen Sie nach Erhalt der Anzahlung gegenüber dem Kunden noch ganz oder teilweise erbringen. Zunächst haben Sie folglich noch eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden. Die hierfür einschlägige Norm des § 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG regelt die Besteuerung so, dass diese bei vor Erbringen der Gegenleistung vereinnahmten Entgelten mit Ablauf des Voranmeldezeitraumes des Zeitpunktes des Geldeinganges zu erfolgen hat. Buchhalterisch wird diese Form der Umsatzsteuer somit erst als Verbindlichkeit gebucht und damit auf einer anderen Position als bei erster Variante. Nach Erbringen der Leistung für diese Anzahlung wird der Vorgang durch Umbuchung mit dem Debitorenkonto abgeschlossen. Nach Erstellen der Gesamtrechnung ist dieser Anzahlung keine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden mehr, sondern wird ganz regulär als USt für eine erbrachte abgeschlossene Leistung erfasst und in der Folge fristgemäß an das Finanzamt abgeführt.

Die Rechnungserstellung für einen Kunden aus dem EU Raum, stellt die Buchhaltung vor neue Herausforderungen. Denn es ist zwar aus unternehmerischer Sicht erfreulich, wenn auch Kunden über die Staatsgrenzen hinaus die eigenen Produkte beziehen, doch eine innergemeinschaftliche Lieferung oder sonstige Leistung folgt ganz eigenen steuerrechtlichen Regelungen, die unbedingt beachtet werden müssen.

Eine Ware wird an ein Unternehmen in der EU geliefert

In dieser Fallkonstellation muss man sich darüber im Klaren sein, dass es sich für das belieferte Unternehmen dabei um eine steuerfreie, innergemeinschaftliche Lieferung gemäß §4 Nr. 1b UStG handelt. Das bedeutet, dass bei der Rechnungsstellung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss. Allerdings muss das liefernde Unternehmen auf seiner Rechnung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des belieferten Kunden vermerken und diese durch das Bundeszentralamt für Steuern verifizieren lassen. Zudem müssen Sie bei der Rechnungserstellung darauf hinweisen, dass eine Stuerbefreiung vorliegt. Zudem muss die tatsächlich erfolgte Lieferung durch zugehörige Belege eindeutig nachgewiesen werden.

Eine sonstige Leistung wird für ein Unternehmen aus dem EU Raum erbracht

Im Fall der Erbringung einer sonstigen Leistung für ein Unternehmen aus dem EU Raum liegt die Pflicht zur Erbringung der Umsatzsteuer beim aus dem EU Ausland stammenden Unternehmen. Auf dieses sogenannte Reverse-Charge-Verfahren kann auf der Rechnung mit einem Satz verwiesen werden.

Eine Ware wird an eine Privatperson in der EU geliefert

Bei der Belieferung einer privaten Person im EU Ausland kann nicht von einer Umsatzsteuerbefreiung profitiert werden, da das Kriterium der innergemeinschaftlichen Lieferung in diesem Fall nicht erfüllt ist. Es muss also Umsatzsteuer in Höhe von 19% abgeführt werden. Die Rechnungserstellung gleicht also der üblichen Erstellung einer Rechnung für einen deutschen Kunden und der übliche Buchungssatz im SKR03 kann zum Tragen kommen.

Eine sonstige Leistung wird für eine Privatperson aus dem EU Ausland erbracht

Grundsätzlich liegt bei dieser steuerrechtlichen Konstellation ein steuerbarer Umsatz vor, selbst wenn die Empfängerin der Dienstleistung im EU Ausland lebt. Wird eine Dienstleistung an eine private Leistungsempfängerin erbracht, ist der Ort der Leistungserbringung der inländische Betriebssitz. Ausnahmen von dieser Regelung gibt es zum Beispiel in Bezug auf das Grundstücksrecht oder bei der Vermittlung von Beförderungsmitteln.