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Rechnung schreiben: So geht’s!

Mit einer Rechnung schließen Sie ein erfolgreiches Projekt ab oder markieren einen wichtigen Zwischenstand. Sie haben geliefert oder geleistet und möchten bezahlt werden. Doch damit das einwandfrei funktioniert, gibt es einige gesetzliche Vorschriften, an die Sie sich halten müssen.

Pflichtangaben, Steuern, Fristen und weitere Standards

Bestimmte Daten müssen in jeder Rechnung verpflichtend enthalten sein. Dazu zählen:

  • die Angabe, ob es sich um eine Rechnung oder Gutschrift handelt,
  • Ihr Firmenname und Ihre Adresse,
  • der Firmenname und die Adresse des Kunden,
  • obligatorisch Ihre Steuernummer und optional Ihre Umsatzsteuer-ID bei Lieferungen ins EU-Ausland,
  • bei Rechnungen an B2B-Kunden in der Europäischen Union der Hinweis, dass der Empfänger die Mehrwertsteuer zahlt,
  • eine Rechnungsnummer,
  • das Rechnungsdatum,
  • das Liefer- oder Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum,
  • eine Beschreibung der Leistung oder Art und Menge des Produkts,
  • die Einzelpreise aller Produkte oder Leistungseinheiten und der Umsatzsteuersatz pro Position,
  • der Netto-Rechnungsbetrag, die Summe der Mehrwertsteuer und der Zahlbetrag (Brutto-Rechnungsbetrag),
  • die Zahlungsfrist und gegebenenfalls Skontofrist.

Gesetzlich nicht verpflichtend, aber doch empfehlenswert ist die Angabe Ihrer Bankverbindung. Außerdem können Sie eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen angeben. Das kann eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse sein.

Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UstG, sind Sie nicht umsatzsteuerpflichtig. In diesem Fall weist das Gesetz Sie an, diesen Umstand auf der Rechnung anzugeben.

Ihre Rechnung versteuern, versenden und falls nötig zurücknehmen

Theoretisch können Sie Ihre Rechnungen in einem Programm wie Microsoft Word oder Excel schreiben. Empfehlenswerter ist es jedoch, auf eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware zurückzugreifen. Das erspart Ihnen unnötigen Aufwand und stellt sicher, dass Ihre Rechnungen allen Vorschriften entsprechen.

Der Versand Ihrer Rechnungen unterliegt keinen Vorschriften. Ein Brief ist ebenso gültig wie eine E-Mail oder der Versand per App, solange Sie sich an die Übergangsfrist der E-Rechnungspflicht halten (siehe unten). Wichtig ist nur: Gedruckte wie auch digitale Rechnungen müssen Sie acht Jahre lang aufbewahren. Im Fall einer Betriebsprüfung müssen Sie nämlich in der Lage sein, alle Rechnungen lückenlos vorzuzeigen.

Beachten Sie weiterhin die korrekte Versteuerung Ihrer Rechnung. Normalerweise gilt die sogenannte Soll-Versteuerung, bei der Sie die Umsatzsteuer abführen, sobald Sie die Rechnung gestellt haben. Dadurch gehen Sie in Vorleistung. Als Freiberufler oder Kleinunternehmer bietet es sich daher an, die Ist-Versteuerung beim Finanzamt zu beantragen. Das dürfen Sie, wenn Ihr gewerblicher Umsatz des vergangenen Jahres nicht höher lag als 800.000 Euro. Wurde die Versteuerungsform bewilligt, führen Sie die Umsatzsteuer erst ab, wenn der Empfänger seine Rechnung bezahlt hat.

Sollte sich im Nachhinein ein Fehler in Ihrer Rechnung zeigen, müssen Sie eine Korrekturrechnung erstellen. Kennzeichnen Sie diese eindeutig und löschen Sie die alte Rechnung nicht, sondern weisen sie als storniert aus. Wenn schon Umsatzsteuer auf die fehlerhafte Rechnung abgeführt wurde, melden Sie dies dem Finanzamt.

Wichtig: E-Rechnungspflicht ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für den Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnungspflicht. Unternehmen müssen ihre Rechnungen im B2B-Rechnung in einem sogenannten XML-Format ausstellen, das maschinell eingelesen werden kann. Eine PDF-Datei oder ein Brief sind dementsprechend nicht mehr ausreichend. Obwohl es Websites gibt, die Ihre Dokumente kostenlos konvertieren, raten wir langfristig zu einer Software, die E-Rechnungen erstellen kann.

Bis zum 31. Dezember 2026 gilt eine Übergangsfrist. Sie dürfen weiterhin Rechnungen verschicken, die der E-Rechnungspflicht nicht entsprechen, sofern der Empfänger zustimmt. Zum Empfang und zur Verarbeitung einer E-Rechnung müssen Sie aber bereits jetzt in der Lage sein. Kleinbeträge von bis zu 250 Euro bleiben von der neuen Vorschrift ausgenommen.

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E-Rechnung im B2B Bereich ab 2025 Pflicht?

Dass der Trend hin zum Digitalen und zu papierloser Interaktion zwischen Firmen, Firmen und Behörden, sowie zwischen jedermann und Behörden geht, ist ja nichts Neues. Damit dies nicht im Chaos versinkt und jeder eigene Standards setzt, versucht die Politik, einheitliche Rahmenbedingungen zu schaffen – und zwar gleich europaweit. Nebenbei kann das dazu genutzt werden, für mehr Transparenz zu sorgen. Also dafür, dass die Schattenwirtschaft schrumpft und weniger Geld am Fiskus vorbei verdient werden kann, wenn eben keine E-Rechnungen in verlangter Form vorhanden sind. Im April 2020 wurden bereits die Weichen gestellt, wonach Behörden von öffentlichen Auftraggebern E-Rechnungen erhalten sollen. Das ging im Anschluss aber den langwierigen Weg über eine Umsetzung auf Landesebene, was bedeutet, dass 16 Bundesländer ihre eigene Version dieses Gesetzes zum E-Invoicing erstellen und einführen mussten, während es auf Bundesebene schnell ging. Von den Ländern sind manche heute noch nicht fertig damit. Weiter gibt es Schwierigkeiten mit den Lieferanten selbst, denn die Richtlinie setzte fest, dass Unternehmen erst die Genehmigung ihrer Lieferanten einholen müssten, ehe die E-Rechnung eingeführt werden könnte. Daran scheint es zu hapern. Darum stellte die Bundesregierung Ende 2022 bei der EU den Antrag, Artikel 218 und 232 der Richtlinie für die Bundesrepublik auszusetzen. Die EU-Kommission hat dem stattgegeben und die Einführung der E-Rechnung in Deutschland aufgeschoben auf den Zeitraum 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2027.

Eine Mehrwertsteuer-Identifikation, die über alle EU-Staaten hinweg funktioniert

Das Bundesministerium für Finanzen reagierte mit einem Entwurf, wie diese Rechnungsform für den B2B-Bereich, also von einem Unternehmen zum anderen, nicht gegenüber Endverbrauchern, geregelt etabliert werden könnte. Die EU-Kommission möchte auch die Mehrwertsteuer grenzüberschreitend elektronisch geregelt wissen. Der Begriff dafür ist ViDA, die „VAT in the Digital Age“, oder „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“. ViDA soll sicherstellen, dass im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr eine fällige Mehrwertsteuer abgeführt wird, wozu die Entwicklung hin zu einer europaweiten Mehrwertsteuer-Identifikation geht. Dann wird es schwierig, auf zwischenstaatliche Barrieren zu setzen und sich dahinter zu verstecken. Natürlich gibt es dafür auch schönere Worte: „Mehrwertsteuersystem modernisieren“ und „Unternehmen die Erfüllung ihrer Pflichten erleichtern“. Bis Jahresende (und zum 1. Januar 2024) erwartet die EU, dass die Mitgliedsstaaten wenigstens das Mehrwertsteuergesetz mit den elektronische Rechnungen als Grundlage in ihre Systeme integriert haben. Darauf folgen dann die weiteren Schritte zum Erstellen von digitalen Rechnungen nach EN 16931 unter den EU-Partnern, für Deutschland wie gesagt zwischen 2025 und 2027. In Polen, Rumänien und Italien scheint man in dieser Hinsicht bereits weiter zu sein. Wie sich dann die Umsetzung in den 16 Bundesländern schaffen lässt, steht wiederum auf einem anderen Blatt.

Wie sieht die Zukunft des E-Invoicing aus?

Wie und in welcher Form wird nun eine E-Rechnung so erstellt, dass die Empfängerseite (und der Fiskus) damit etwas anfangen kann? Das Finanzministerium denkt an das 5-Corner-Modell über das Peppol Netzwerk, wozu ein Unternehmen einen Peppol Access Point benötigt, um Rechnungen darüber einzuschicken. Das andere Modell würde so funktionieren wie in Frankreich, hier gäbe es mehrere Portale privater lizenzierter Anbieter, die zuerst die Validierung einer Rechnung übernehmen und dann an ein zentrales Portal der Steuerbehörde weiterleiten. Dann geht die validierte Rechnung vom Lizenznehmer an das Zielunternehmen der Rechnungsstellung weiter. Das steht alles im Einklang mit den Forderungen der Norm EN 16931. Ein Format wie bislang einfache PDF Dateien wird nicht mehr genügen. Die Verordnung der Bundesrepublik nennt XRechnung als bevorzugten neuen Standard für elektronisch aufgesetzte und übermittelte Rechnungen von Unternehmen an Unternehmen. XRechnung ist ein XML-basiertes Format aus der Entwicklung der KoSIT hervorgeht. Jedoch erfüllt ZUGFeRD ebenfalls die europäische Norm, weshalb ein Zwang allein zu XRechnung nicht nötig ist. Bei ZUGFeRD wird ein PDF mit einer integrierten XML-Datei kombiniert. Eine Vor- oder Zwischenstufe mit gescannten Rechnungen von Papier darf es nicht geben, man strebt einen „medienbruchfreien Rechnungsprozess“ für elektronische Rechnungen für die volle Rückverfolgung und sichere Datenkontrolle an.

Mit Fakturia bestens für die E-Rechnung im B2B-Bereich vorbereitet

Bereits seit 2019 unterstützen wir die elektronischen Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD. Digitalisieren Sie jetzt Ihren Rechnungsprozess mit uns.

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