ZUGFeRD – Begriff, Voraussetzungen, Besonderheiten

ZUGFeRD ist das Kurzwort für »Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland«. Es stellt ein einheitliches System für alle elektronisch erstellten Rechnungen dar. Geplant und entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland. Unternehmen und Behörden müssen keine Gegenleistung erbringen, wenn sie das System nutzen möchten. Bei der Entwicklung von ZUGFeRD wurden neben den deutschen auch die europäischen Interessen bedacht. Das System ist nicht nur in Deutschland, sondern in ganz Europa anwendbar.

ZUGFeRD wird teilnehmenden Unternehmen und Behörden kostenlos per Download zur Nutzung zur Verfügung gestellt. Hierfür müssen die Systemvoraussetzungen geschaffen werden, die das Format unterstützen. Wer diese technischen Voraussetzungen erfüllt, kann vollumfänglich elektronische Rechnungen einsetzen. Dies bedeutet, sie können sowohl erstellt als auch empfangen werden.

Ursprünglich wurde das System aus einem Verbund mehrere Wirtschaftsbranchen entwickelt. Hierzu gehörten u.a. die Automobilindustrie und der Finanzsektor. Darüber hinaus kann auch in der öffentlichen Verwaltung damit gearbeitet werden.

Welcher rechtlichen Grundlage liegt das System zugrunde?

ZUGFeRD wurde mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 eingeführt. Im Umsatzsteuerrecht – hier muss eine ordnungsgemäße Rechnung bestimmte Voraussetzungen erfüllen – wurde neben einer Rechnung auf Papier auch die elektronische Rechnung zugelassen. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug bei einer elektronisch erstellten Rechnung ist ein Nachweis, der in Form einer qualifizierten Signatur erfolgt. Eine Voraussetzung für das Zusenden einer elektronisch erstellten Rechnung ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers.

Welche Besonderheiten und Vorteile hat ZUGFeRD?

Seit März 2019 ist ZUGFeERD in einer aktuellen Version verfügbar. Die erste Version kam im Juni 2014 auf den Markt. Das System hat den Vorteil, dass es mehrere Formate in einem einheitlichen Format vereinheitlicht. Eine Rechnung, die ursprünglich in einem XML-Format erstellt wurde, wird einer PDF/A-3-Datei angeglichen. So erleichtert es dem Buchhalter eines Unternehmens die Prüfung, ob eine elektronische Rechnung richtig ist und alle erforderlichen Angaben enthält.

Bekommt ein Unternehmen von einem anderen Unternehmen eine elektronisch erstellte Rechnung zugesandt, ist es nicht mehr erforderlich, diese händisch in das eigene Buchhaltungssystem einzutippen. Die digitale Rechnung kann problemlos weiterverarbeitet werden. Hierdurch lässt sich für ein am Verfahren teilnehmenden Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Kosten einsparen.

Ein weiterer Vorteil ist die doppelte Nutzung des Systems. Es lässt sich nicht nur im Rechnungseingang einsetzen. Auch der Rechnungsausgang kann mit dem elektronischen System organisiert werden. Die Kosteneinsparung beläuft sich auf 2 bis 25 Euro pro Rechnung.