Abrechnungssoftware für Privatschulen
Die Verwaltung einer Privatschule bedeutet viel Aufwand, Mühe und Zeit. Darum ist es sinnvoll, auf moderne spezialisierte Software zurückzugreifen, die die wesentlichen Vorgänge vereinfacht. Für zahlreiche Privatschulen ist die Nutzung von Abrechnungssoftware mittlerweile ein wichtiger Bestandteil der internen Abläufe. Sie erlaubt es, Ressourcen zu sparen, die an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können.
Welche Möglichkeiten bietet Abrechnungssoftware für Privatschulen?
Abrechnungssoftware erlaubt es, Rechnungen automatisch zu erstellen und Zahlungsvorgänge unkompliziert zu verwalten. Gerade bei großen Schulen mit zahlreichen Mitgliedern geht schnell der Überblick verloren – der Einsatz von Software verhindert, dass Mitglieder nicht bezahlen oder zu Unrecht abgemahnt werden. Die Nutzung von Abrechnungssoftware für Privatschulen ist zeitsparend, da Abrechnungen nicht per Hand erstellt werden müssen. Ein paar Klicks genügen, um sicherzustellen, dass alle Vorgänge reibungslos verlaufen und Rechnungen inhaltlich korrekt und zeitlich passend verschickt werden.
Die besonderen Vorteile von Fakturia
Fakturia nutzt die Möglichkeiten, die das Internet bietet. Automatisierte Prozesse verschicken Rechnungen pünktlich und ohne weiteres Zutun per E-Mail direkt an Ihre Schüler beziehungsweise an ihre Eltern. Es gibt die Möglichkeit, die Rechnungsabwicklung über verschiedene Quellen zu erlauben – unter anderem können Ihre Schüler mit Unterstützung von Fakturia über Paypal zahlen. Der Zahlungseingang wird von Fakturia verzeichnet. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Kunden nicht zu Unrecht abmahnen und bewahren so Ihr professionelles Auftreten. Neue Schüler tragen Sie direkt in die Oberfläche der Software ein. Auf der anderen Seite stellen Sie mit Fakturia sicher, dass Kündigungen korrekt abgewickelt werden, inklusive Zahlungsrückständen und Überzahlungen. Fakturia wird stetig weiterentwickelt und optimiert. Während der Einarbeitung in die Software und danach stehen wir Ihnen gern für eventuelle Nachfragen zur Verfügung.
Der Einsatz von Fakturia bei Privatschulen
Fakturia eignet sich für Privatschulen mit einstelliger Schülerzahl, aber auch für Schulen mit weitaus mehr Schülern. Ganz besonders große Schulen profitieren von den automatischen Abläufen, die Kosten sparen und Fehler vermeiden. Falls Sie die Leistungen Ihrer Schule kostenfrei anbieten, kann Fakturia als Verwaltungssoftware genutzt werden, um die Möglichkeit offenzuhalten, für spezielle Leistungen Rechnungen zu erstellen. Auch regelmäßige Spenden können mithilfe von Fakturia verwaltet werden – erinnern Sie Ihre Kunden an die versprochenen Leistungen mithilfe der automatisierten Funktionen der Software. Gern nehmen wir auch Vorschläge zur Erweiterung von Fakturia entgegen – sprechen Sie uns einfach darauf an.
Release 2.94.0: Update Adyen Schnittstelle
Kaum ist das neue Jahr angebrochen, sind auch schon die neuesten Fakturia Features am Start:
Aktualisierung der Adyen Schnittstelle
Beim Payment-Service-Provider Adyen gab es kürzlich einen Breaking-Change, der eine Anpassung unserer Schnittstellenanbindung erforderlich gemacht hat. Die meisten Änderungen sind in Fakturia „unter der Haube“ erfolgt und haben auf Sie als Anwender keine Auswirkung. Lediglich die PSP-Konfigurationsmaske hat sich geändert:
Was bei der Einrichtung zu beachten ist, ist in unserem Wiki beschrieben.
Neuausstellung einer Rechnung
Immer wieder treten im Fakturierungsalltag Situationen auf, in denen eine Rechnung neu ausgestellt werden muss. Hat sich beispielsweise die Adresse des Kunden geändert und die Mitteilung erfolgt verspätet, ist eine solche Neuausstellung auf die neue Anschrift erforderlich. Die Ausführung dieses Vorgangs war bisher sehr umständlich. Mit diesem Release erledigen Sie die Neuausstellung mit wenigen Klicks:
- Alte Rechnung stornieren
- Adresse des Kunden ändern
- Bei stornierter Rechnung eine Neuausstellung auslösen
Hinweis-Texte bei komplexen Vorgängen
Ein Subscription-Management-System wie Fakturia ist zweifelsohne nicht ganz trivial. Bei zwei Anwendungsfällen haben wir festgestellt, dass diese relativ häufig zu Problemen in der Bedienung führen. In den entsprechenden Masken haben wir deshalb nun Erklärungstexte eingefügt.
Anwendungsfall 1: Außerordentliche Kündigung eines Vertrages
Anwendungsfall 2: Kleines Upgrade/Downgrade
Hier ist es wichtig zu wissen, dass ein Upgrade/Downgrade grundsätzlich nur auf normale Leistungs-Aboartikel anwendbar ist. Ein Upgrade für Aboartikel vom Typ empfangene Leistung (Für Gutschriften) ist nicht möglich.
Release 2.92.0: Massendownload von Rechnungen
Bei Fakturia ist wieder viel passiert in den letzten Wochen. Hier die Neuigkeiten im Einzelnen:
Sammel-Download von Rechnungen & Co
Von Fakturia erzeugte Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften, Korrekturrechnungen usw. lassen sich in den entsprechenden Übersichtsmasken direkt per Download herunterladen. Solange man nur hin und wieder einzelne Dokumente zum Download benötigt, war diese Funktionalität ausreichend. Werden gleich mehrere Dokumente auf einmal benötigt, musste man sich bisher mühsam durch alle Rechnungen klicken. Die neue Sammeldownload-Funktion macht das Leben ab sofort leichter: Die gewünschten Rechnungen werden einfach links über die Mehrfachauswahl selektiert. Über das Action-Menü unten erfolgt dann der Download aller gewählten Rechnungen als ZIP-Archiv.
Kontoabgleich: Verbuchung von Zahlungen mit Kundennummer
Beim Umsatzabgleich über unseren Partner finAPI werden Zahlungseingänge ihrer Kunden auf dem Girokonto automatisch verbucht, sowie erkannte Rücklastschriften verarbeitet. Für die Zuordnung einer Transaktion auf dem Kontoauszug war bisher die Rechnungsnummer im Verwendungszweck maßgebend. Nur wenn diese erkannt wurde, war eine Verbuchung der Transaktion möglich. Mit der aktuellen Erweiterung ist es nun auch möglich, einen Zahlungseingang zu verbuchen, wenn ausschließlich die Kundennummer des Kunden im Verwendungszweck vorkommt. Solche Umsätze werden beim Abgleich nun erkannt und mit einem entsprechenden Matchlevel markiert. Ausgewählte Buchungen werden bei der Verarbeitung dann dem Kundenkonto in Fakturia gutgeschrieben.
Sofern Sie wünschen, dass mit einer Verbuchung auch sofort offene Rechnungen getilgt werden sollen, muss folgende Option aktiviert werden:
Limit für Sammellastschriften konfigurierbar
Für die Generierung von SEPA-Sammellastschriften zur Ausführung über die Hausbank haben wir kürzlich ein Limit von 500 Lastschriften pro Durchlauf eingeführt. Dieses Limit können Sie nun bei der Generierung auch auf einen niedrigeren Wert heruntersetzen:
API: Validierung von Gutscheincodes
Wer den Checkout-Prozess selbst implementieren möchte und nicht auf unsere Bestellseiten zurückgreift, findet in unserer API bereits entsprechende Endpunkte um eine Bestellung per API-Request einzureichen. Hat der Kunde aber einen Gutscheincode, muss dieser idealerweise bereits vor Absenden der Bestellung auf Gültigkeit geprüft werden. Hierfür steht ab sofort ein neuer Endpunkt zur Verfügung:
Hinweismeldung bei gestörtem Mailversand
Für die Zustellung von Mails an ihre Kunden besteht die Möglichkeit, einen eigenen SMTP-Server zu hinterlegen. Das wird von uns auch dringend empfohlen. Nun kann es aber gerade bei Änderungen am Mailserver vorkommen, dass plötzlich keine Mails mehr verschickt werden können. Auf diesen Umstand weist ab sofort eine deutliche Hinweismeldung auf dem Dashboard hin:
API: Bestellung inkl. SEPA-Mandat anlegen
Ähnlich wie bei der Gutscheincode-Validierung, richtet sich diese Erweiterung an Selbstimplementierer des Checkout-Prozesses. Bestellt der Kunde per SEPA-Lastschrift, so generiert Fakturia bei Abwicklung über die Hausbank das SEPA-Lastschriftmandat automatisch. Hierbei wird auch eine Mandatsnummer vergeben. Möchten Sie diese Mandatsnummer aber selbst vorgeben, war der Prozess hierfür etwas umständlich. Ab sofort ist es möglich, bei einer Bestellung per API das gewünschte SEPA-Lastschriftmandat direkt zu übergeben:
