Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff„. Diese Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind seit dem 1. Januar 2015 gültig.

Die GoBD sollen eine einheitliche Praxis bei der Führung von Daten in elektronischer Form sicherstellen. Ziel ist ein optimaler Datenzugriff der Finanzbehörden sowie ein ausreichender Datenschutz bei der innerbetrieblichen elektronischen Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Büchern und Unterlagen.

Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit

Die wichtigsten Grundsätze der GoBD für die elektronische Datenerfassung und Aufzeichnung sind die Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit. Datensicherheit bedeutet, dass die Daten gegen Verlust sowie gegen unberechtigte Zugriffe zu schützen sind. Datenunveränderbarkeit meint, dass die Daten nicht ohne eine entsprechende Kennzeichnung verändert, überschreiben oder ersetzt werden dürfen.

Zeitnahe Buchungen

Alle Buchungen sind zeitgerecht vorzunehmen. Dies bedeutet, dass sämtliche Belege oder sonstigen geschäftlichen Erfassungsarten innerhalb von zehn Tagen zu buchen sind. Ausgenommen von dieser 10-Tages-Regel sind Bargeschäfte. Sämtliche Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich zu erfassen.

Eine weitere Möglichkeit zur zeitnahen Erfassung ist die periodenweise Buchung – beispielsweise zu Monatsende. Hierbei ist dafür Sorge zu tragen, dass durch Vorkehrungen wie einer Nummerierung sowie einer allgemeinen Ordnung gewährleistet ist, dass beispielsweise später zu erfassenden Unterlagen nicht verloren gehen.

Aufbewahrungspflicht

Grundsätzlich sind sämtliche Unterlagen aufzubewahren, welche zum Verständnis einzelner Aufzeichnungen notwendig sind. Im Zweifelsfalle sollten deshalb alle Unterlagen aufbewahrt werden, die entsprechende Aufzeichnungszusammenhänge verdeutlichen können. Hiervon ausgenommen sind Entwürfe von nicht versendeten Geschäftsbriefen.

Mitwirkungspflichten

Bei der Einsicht von Unterlagen in elektronischer Form bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt besteht für die Unternehmen eine Mitwirkungspflicht. Diese beinhaltet das zur Verfügung stellen von gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen im Rahmen einer solchen Außenprüfung durch die Finanzbehörde.

Zulässige Datenformate

Bis auf wenige Ausnahmen dürfen Dokumente auch auf Bildträgern oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Hierbei ist allerdings zu gewährleisten, dass diese Dateien sowohl inhaltlich wie bildlich mit anderen Unterlagen übereinstimmen und dass sie maschinell auswertbar sind.

Verbotene Umwandlungen

Bei sämtlichen Dokumenten im PDF-Format ist deren maschinelle Auswertbarkeit sicherzustellen. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass bei einer möglichen Umwandlung des Dateiformats keine Informationen verloren gehen. Aus diesen Gründen sind folgende Umwandlungen unzulässig:

• PDF in Bildformate, wie JPG, TIFF, PNG
• elektronische Grundbuchaufzeichnungen in PDF
• Journaldaten in ein PDF
• E-Mails in PDF

Zulässig ist jedoch eine Umwandlung der Daten in ein hauseigenes Format – solange dabei keine wichtigen Daten verloren gehen sowie die maschinelle Auswertbarkeit der Daten gesichert bleibt und keine inhaltliche Veränderung erfolgt.