Rechnung schreiben: So geht’s!
Mit einer Rechnung schließen Sie ein erfolgreiches Projekt ab oder markieren einen wichtigen Zwischenstand. Sie haben geliefert oder geleistet und möchten bezahlt werden. Doch damit das einwandfrei funktioniert, gibt es einige gesetzliche Vorschriften, an die Sie sich halten müssen.
Pflichtangaben, Steuern, Fristen und weitere Standards
Bestimmte Daten müssen in jeder Rechnung verpflichtend enthalten sein. Dazu zählen:
- die Angabe, ob es sich um eine Rechnung oder Gutschrift handelt,
- Ihr Firmenname und Ihre Adresse,
- der Firmenname und die Adresse des Kunden,
- obligatorisch Ihre Steuernummer und optional Ihre Umsatzsteuer-ID bei Lieferungen ins EU-Ausland,
- bei Rechnungen an B2B-Kunden in der Europäischen Union der Hinweis, dass der Empfänger die Mehrwertsteuer zahlt,
- eine Rechnungsnummer,
- das Rechnungsdatum,
- das Liefer- oder Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum,
- eine Beschreibung der Leistung oder Art und Menge des Produkts,
- die Einzelpreise aller Produkte oder Leistungseinheiten und der Umsatzsteuersatz pro Position,
- der Netto-Rechnungsbetrag, die Summe der Mehrwertsteuer und der Zahlbetrag (Brutto-Rechnungsbetrag),
- die Zahlungsfrist und gegebenenfalls Skontofrist.
Gesetzlich nicht verpflichtend, aber doch empfehlenswert ist die Angabe Ihrer Bankverbindung. Außerdem können Sie eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen angeben. Das kann eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse sein.
Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UstG, sind Sie nicht umsatzsteuerpflichtig. In diesem Fall weist das Gesetz Sie an, diesen Umstand auf der Rechnung anzugeben.
Ihre Rechnung versteuern, versenden und falls nötig zurücknehmen
Theoretisch können Sie Ihre Rechnungen in einem Programm wie Microsoft Word oder Excel schreiben. Empfehlenswerter ist es jedoch, auf eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware zurückzugreifen. Das erspart Ihnen unnötigen Aufwand und stellt sicher, dass Ihre Rechnungen allen Vorschriften entsprechen.
Der Versand Ihrer Rechnungen unterliegt keinen Vorschriften. Ein Brief ist ebenso gültig wie eine E-Mail oder der Versand per App, solange Sie sich an die Übergangsfrist der E-Rechnungspflicht halten (siehe unten). Wichtig ist nur: Gedruckte wie auch digitale Rechnungen müssen Sie acht Jahre lang aufbewahren. Im Fall einer Betriebsprüfung müssen Sie nämlich in der Lage sein, alle Rechnungen lückenlos vorzuzeigen.
Beachten Sie weiterhin die korrekte Versteuerung Ihrer Rechnung. Normalerweise gilt die sogenannte Soll-Versteuerung, bei der Sie die Umsatzsteuer abführen, sobald Sie die Rechnung gestellt haben. Dadurch gehen Sie in Vorleistung. Als Freiberufler oder Kleinunternehmer bietet es sich daher an, die Ist-Versteuerung beim Finanzamt zu beantragen. Das dürfen Sie, wenn Ihr gewerblicher Umsatz des vergangenen Jahres nicht höher lag als 800.000 Euro. Wurde die Versteuerungsform bewilligt, führen Sie die Umsatzsteuer erst ab, wenn der Empfänger seine Rechnung bezahlt hat.
Sollte sich im Nachhinein ein Fehler in Ihrer Rechnung zeigen, müssen Sie eine Korrekturrechnung erstellen. Kennzeichnen Sie diese eindeutig und löschen Sie die alte Rechnung nicht, sondern weisen sie als storniert aus. Wenn schon Umsatzsteuer auf die fehlerhafte Rechnung abgeführt wurde, melden Sie dies dem Finanzamt.
Wichtig: E-Rechnungspflicht ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für den Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnungspflicht. Unternehmen müssen ihre Rechnungen im B2B-Rechnung in einem sogenannten XML-Format ausstellen, das maschinell eingelesen werden kann. Eine PDF-Datei oder ein Brief sind dementsprechend nicht mehr ausreichend. Obwohl es Websites gibt, die Ihre Dokumente kostenlos konvertieren, raten wir langfristig zu einer Software, die E-Rechnungen erstellen kann.
Bis zum 31. Dezember 2026 gilt eine Übergangsfrist. Sie dürfen weiterhin Rechnungen verschicken, die der E-Rechnungspflicht nicht entsprechen, sofern der Empfänger zustimmt. Zum Empfang und zur Verarbeitung einer E-Rechnung müssen Sie aber bereits jetzt in der Lage sein. Kleinbeträge von bis zu 250 Euro bleiben von der neuen Vorschrift ausgenommen.
