Korrekte Rechnungsstellung und Verbuchung von Erlösen aus Lieferungen und Leistungen bei Kunden in Drittstaaten
Bei der Lieferung von Waren oder Erbringung von Leistungen an Firmen oder private Verbraucher in Drittstaaten müssen Sie die besonderen steuerlichen Bedingungen unbedingt beachten. Dieses gilt sowohl für die Rechnungsstellung als auch für die Verbuchung der Umsatzerlöse in Ihrer Buchhaltung. Es sind grundsätzlich vier verschiedene Geschäftsvorfälle möglich:
1. Fall: Sie liefern als Unternehmen Waren an ein in ein Drittland-Unternehmen. Für Sie ist das ein steuerfreier Warenumsatz, was in der Praxis bedeutet, dass Sie keine Umsatzsteuer zahlen müssen und im Gegenzug natürlich auch dem Unternehmen im Lieferstaat keine Umsatzsteuer berechnen. Sie buchen den Betrag mit Buchungssatz (zum Beispiel) Bank an steuerfreie Umsätze. Gesetzlich vorgeschrieben ist der Vermerk des steuerfreien Umsatzes auf der Rechnung und der Nachweis der faktischen Auslieferung in das steuerbefreite Land muss von Ihnen durch geeignete Papiere erbracht werden.
2. Fall: Sie erbringen sonstige Leistungen an eine Firma im steuerbefreiten Raum. Steuerort ist dann der Sitz des beratenen Unternehmens im Ausland. Auf der Rechnung müssen Sie den im Inland steuerfreien Umsatz vermerken. Hinsichtlich der Besteuerung finden aber die in den jeweiligen Drittstaaten geltenden steuerlichen Regeln Anwendung. Der Buchungssatz ist (zum Beispiel) Bank an im Drittstaat steuerbare Erlöse.
3. Fall: Sie liefern als Firma an eine Privatperson im Drittland. Es handelt sich wieder um eine steuerfreie Ausfuhr, deren tatsächliche Ausfuhr in das Drittland Sie geeignet nachweisen müssen. Die Buchung ist wieder Bank (bei bargeldloser Zahlung über Konto) an steuerfreie Umsätze.
4. Fall: Eine Beratungsleistung an eine Privatperson in einem Drittland ist im Inland steuerpflichtig. Die Rechnung an den ausländischen Privatkunden muss folglich die Ausweisung der Umsatzsteuer beinhalten. Der Buchungssatz lautet: (zum Beispiel) Bank an Umsatzerlöse zu 19% USt und 19% Ust. Alle Geschäftsvorfälle müssen jederzeit nachweisbar und plausibel dokumentiert werden.
Welche Pflichtangaben müssen auf Rechnungen gemacht werden?
Eine Rechnung zu schreiben gehört für viele Unternehmer wie selbstverständlich zu ihrem Arbeitsalltag dazu. Doch obwohl die Rechnungserstellung keine hochgradig komplexe Angelegenheit ist, sollten Sie dennoch einige Formvorschriften beachten, damit Ihnen von Seiten des Finanzamtes keine negativen Konsequenzen drohen.
Pflichtangaben auf Rechnungspapieren
Die gesetzlichen Vorgaben für Rechnungsdokumente sind im §14 des Umsatzsteuergesetzes festgeschrieben. Selbstverständlich müssen Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers auf den Rechnungspapieren angegeben werden. Weiterhin müssen sich das Ausstellungsdatum der Rechnung, sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer auf den Rechnungsdokumenten befinden. Weiterhin müssen Sie den Zeitpunkt der Lieferung und die Menge und die genauere Bezeichnung der Ware und der Leistung vermerken.
Weitere notwendige Angaben
Bei der Erstellung Ihrer Rechnungen müssen Sie darauf achten, dass Sie ein nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt, sowie etwaige Minderungen der Entgelte auflisten müssen. Sollten Sie Kleingewerbetreibender sein oder von anderen Steuerbefreiungen profitieren, müssen Sie auch hierzu Angaben machen. Zusätzlich ist es notwendig, die geschuldeten Gesamtbeträge nach Steuersätzen aufzuschlüsseln und für den Rechnungsempfänger verständlich darzustellen. Auch die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gehören auf das Rechnungsdokument des Ausstellers.
Sie sehen, dass die Rechnungserstellung kein Hexenwerk ist, aber durchaus mit der notwendigen Sorgfalt durchgeführt werden sollte. Denn nur so können Sie verhindern, dass das Finanzamt Verstöße gegen Formvorschriften in Ihren Unterlagen feststellt.
Buchungssatz sonst. Leistung Drittland: So verbuchen Sie Rechnungen von Dropbox & Co.
Drittland-Anbieter im Bereich Dienstleistungen
In Zeiten der Globalisierung sind Anbieter von Dienstleistungen und Bereithaltung von Webspace aus dem Ausland nicht selten. Einzelunternehmen, Freelancer oder kleinere Firmen können in ihrem Arbeitsalltag ohne Online-Speicherplatz nicht mehr auskommen. Zahlreiche Selbständige nutzen deshalb den Service von Plattformen wie Dropbox oder Google Drive, um ihre Daten überall schnell zur Hand zu haben. Die Basis-Versionen solcher Angebote sind meist kostenlos, doch wenn Speicherplatz benötigt wird, ist meist ein kostenpflichtiges Abo notwendig.
Elektronische Dienstleistung aus Drittländern – fällt Umsatzsteuer an?
Dropbox ist ein amerikanisches Unternehmen und stellt bei der Rechnungsstellung nach Deutschland keine Umsatzsteuer in Rechnung. Für die meisten Dienstleistungen aus den USA, welche in elektronischer Form erbracht werden, gilt dies ebenfalls. Nach Vorschrift der Europäischen Kommission hat das einführende Unternehmen die Umsatzsteuer gemäß des Reverse-Charge-Verfahrens zu tragen. Dies bedeutet, dass die Umsatzsteuer in Deutschland deklariert werden muss, auch wenn diese nicht auf der Rechnung ausgewiesen ist. Im gleichen Zug kann diese wiederum als Vorsteuer geltend gemacht werden, sofern Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
Wie wird die Rechnung richtig verbucht?
Im Falle einer Dienstleistung aus einem Drittland ist der Ort der erbrachten sonstigen Leistungen der Unternehmenssitz des Abnehmers, also Deutschland. Daher schuldet die deutsche Firma die Umsatzsteuer, es erfolgt eine Steuerschuldumkehr, wie bereits vor erwähnt (Reverse-Charge-Verfahren). Diese Umsätze müssen in der Voranmeldung der Umsatzsteuer gesondert deklariert werden. Vorgesehen ist dafür das Feld 52. Der Steuerschlüssel ist der selbe wie bei Leistungen von EU-Unternehmen, achten Sie darauf, dass Sie das Automatik-Konto 3125 für die Verbuchung nutzen (Leistungen eines Unternehmens, welches im Ausland ansässig ist, Vorsteuer 19 %, Umsatzsteuer 19%). Erfassen Sie die Ausgaben auf ein Aufwandskonto anderer Art, können die meisten Buchhaltungsprogramme keine automatische Ausweisung des Umsatzes tätigen.
