Automatische Abrechnung von Zeitschriften-Abos und digitalen Magazinen
Abo-Verträge sind in der heutigen Zeit durchaus keine Seltenheit. Der Kunde bezieht regelmäßig Produkte oder Dienstleistungen und bezahlt monatlich, halb-, vierteljährlich oder jährlich seine Abonnements. Neben dem klassischen Print-Zeitschriften-Abo können ebenso digitale Zeitungen, fachbezogene digitale Magazine und vieles mehr für einen bestimmten Zeitraum bezogen werden. Im Hintergrund erstellt das Subscription-Verwaltungs- und Abrechnungssystem automatisch die Rechnungen und begleicht die offenen Forderungen über SEPA-Lastschriften, welche der Kunde bei Vertragsabschluss erteilt hat. Mit einem Subscription-Management-System geschieht die Vertragsverwaltung inklusive Abrechnung ganz von allein und sorgt damit für wiederkehrende, konstante Einnahmen und weniger Aufwand in der Vertragsabwicklung.
Welche Funktionen bietet ein Subscription-Management-System?
Im Grunde alles was wichtig ist: von Vertragsbeginn an bis zum Ende verwaltet das Billing Tool die Abo-Verträge Ihrer Kunden. Die Rechnungen werden automatisch versendet und Zahlungseingänge, aber genauso Rückstände, erfasst. Änderungen können umkompliziert ins System aufgenommen werden, so dass beispielsweise Upgrades auf ein Premium-Produkt oder die Kündigung eines Abonnements zuverlässig erfasst werden kann. So wird die Verwaltung der Abo-Verträge um ein Vielfaches einfacher, da eine manuelle Überprüfung oder Rechnungsstellung nicht mehr nötig ist.
Sichere und zuverlässige Vertragsverwaltung
Mit einem Subscription Billing Tool sind Sie und Ihre Kunden auf der sicheren Seite: alle abgeschlossenen Abonnements werden über die gesamte Vertragslaufzeit automatisch verwaltet. REST API ermöglicht dabei einen sicheren und vielseitig kompatiblen Datenaustausch, der das ganze System Recurring Billing noch einfacher macht. Ab dem Zeitpunkt des Vertragsabschlusses werden die im System hinterlegten Abo-Verträge und die damit verbundenen Daten über das Subscription-Management-System verarbeitet. Ist die Zahlung für ein Onlinemagazin fällig, erstellt die Software die Rechnung und sendet diese an den Kunden. Ist die Forderung beglichen, was heutzutage meist über SEPA-Lastschriften geschieht, wird die Zahlung registriert und verbucht. Der gesamte Order to Cash Prozess wird vom System alleine durchgeführt. Das garantiert pünktlich wiederkehrende Rechnungen und damit eine zuverlässigere Zahlung, ohne dass wichtige Daten verloren gehen. Somit ist ein Subcription-Management-System eine deutliche Arbeitserleichterung und agiert nahezu selbstständig. Nach einer kurzen Einarbeitung sind Ihre Mitarbeiter in der Lage, das Billing Tool auf die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen und die Inhalte zu verwalten. Die Einfachheit hat darüber hinaus noch einen weiteren, positiven Nebeneffekt: da für die Abo-Verwaltung deutlich weniger Aufwand betrieben werden muss und sie dank Automatisierung reibungsloser abläuft, kann sich Ihr Unternehmen auf das Wachstum konzentrieren. Denn auch bei steigender Zahl der Abo-Verträge bleibt das Billing Tool Ihr zuverlässiger Verwaltungspartner mit dem vollen Überblick.
Abrechnung von ÖPNV-Abos automatisieren
Für Vielfahrer des Öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) lohnt der Abschluss eines Abos. Hierdurch wird der Einzelfahrpreis gegenüber einem Einzelfahrschein günstiger. Anbieter dieser Tickets überblicken die Kundendaten und übermitteln den Kunden die fälligen Rechnungen pünktlich. Fakturia unterstützt den öffentlichen Nahverkehr aktiv. Abo-Verträge lassen sich mit dem Programm ebenso verwalten, wie die automatisierte Kontaktaufnahme zu säumigen Schuldnern.
Sichere Abrechnungen der Abos durch transparentes Programm
KI-basierte Softwarelösungen unterstützen Unternehmen, gestalten die Wirtschaft effizienter und entlasten Arbeitende im öffentlichen Personennahverkehr. Fahrgäste, die ein Abo abschließen, entrichten die Summe im Voraus, um die Gültigkeit ihres Fahrtickets zu aktivieren. Verschiedene Abo-Modelle erschweren den Überblick über die Fälligkeitstermine der Abo-Beitragszahlungen.
Damit Senioren nicht denselben Betrag wie Vollzahler versehentlich entrichten, achtet Fakturia auf die richtige Einordnung des Abos. Jedem Kunden wird die korrekte Rechnung für seine Fahrkarte via E-Mail zugestellt. Es ist nicht notwendig, dass Mitarbeiter des Nahverkehrsunternehmens die Sendungen kontrollieren und verfolgen.
Das System erfasst alle erforderlichen Daten durch die einmalige Eingabe bestimmter Parameter. In der Folge zieht die Software Informationen der Neukunden zusammen und ordnet die abgeschlossenen Verträge und die darin enthaltenden Fälligkeitstermine. Die Verwaltung macht das Abrechnungssystem für das Unternehmen und seine Kunden transparenter.
Versäumnisse schneller erkennen und verwalten
Reicht das Kontoguthaben eines Kunden zum Fälligkeitstermin der nächsten Abbuchung nicht aus, müssen Sie den säumigen Fahrgast nicht manuell zum Rechnungsausgleich auffordern. Fakturia erkennt den fehlenden Zahlungsausgleich und benachrichtigt den Abonnenten. Gleicht dieser den Rechnungsbetrag nicht in der gesetzten Frist aus, verschickt das System eine weitere Zahlungsaufforderung.
Den Text einer Zahlungsaufforderung können Sie jederzeit anpassen. Fakturia gewährleistet, dass ein Fahrgast nur Zugang zu einem Fahrschein erhält, wenn dieser bezahlt ist. Ihr Unternehmen senkt das Risiko des „Schwarzfahrens“, wenn die Zutrittskontrolle zu den öffentlichen Verkehrsmitteln gewährleistet wird.
Multilinguale Softwarelösung für den öffentlichen Personentransport
ÖPNV-Tickets werden gleichermaßen von Tagesgästen aus benachbarten Städten, Regionen und Bundesländern gekauft. Reisende, die sich mehrere Wochen oder Monate in dem Einzugsgebiet des angebotenen öffentlichen Personennahverkehrs aufhalten, kaufen zur Kostensenkung Abos. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Fahrgäste Deutsch sprechen.
Fakturia ist Ihre Konzeptlösung für die multilinguale Betreuung Ihrer Abo-Kunden. Das Programm kommuniziert in mehreren Sprachen und rechnet den fälligen Betrag in der jeweiligen Landeswährung ab, die der Kunde bevorzugt. Neben ausländischen Bankkarten akzeptiert das System digitale Bezahlmethoden wie PayPal oder Sofort-Überweisung.
E-Rechnung im B2B Bereich ab 2025 Pflicht?
Dass der Trend hin zum Digitalen und zu papierloser Interaktion zwischen Firmen, Firmen und Behörden, sowie zwischen jedermann und Behörden geht, ist ja nichts Neues. Damit dies nicht im Chaos versinkt und jeder eigene Standards setzt, versucht die Politik, einheitliche Rahmenbedingungen zu schaffen – und zwar gleich europaweit. Nebenbei kann das dazu genutzt werden, für mehr Transparenz zu sorgen. Also dafür, dass die Schattenwirtschaft schrumpft und weniger Geld am Fiskus vorbei verdient werden kann, wenn eben keine E-Rechnungen in verlangter Form vorhanden sind. Im April 2020 wurden bereits die Weichen gestellt, wonach Behörden von öffentlichen Auftraggebern E-Rechnungen erhalten sollen. Das ging im Anschluss aber den langwierigen Weg über eine Umsetzung auf Landesebene, was bedeutet, dass 16 Bundesländer ihre eigene Version dieses Gesetzes zum E-Invoicing erstellen und einführen mussten, während es auf Bundesebene schnell ging. Von den Ländern sind manche heute noch nicht fertig damit. Weiter gibt es Schwierigkeiten mit den Lieferanten selbst, denn die Richtlinie setzte fest, dass Unternehmen erst die Genehmigung ihrer Lieferanten einholen müssten, ehe die E-Rechnung eingeführt werden könnte. Daran scheint es zu hapern. Darum stellte die Bundesregierung Ende 2022 bei der EU den Antrag, Artikel 218 und 232 der Richtlinie für die Bundesrepublik auszusetzen. Die EU-Kommission hat dem stattgegeben und die Einführung der E-Rechnung in Deutschland aufgeschoben auf den Zeitraum 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2027.
Eine Mehrwertsteuer-Identifikation, die über alle EU-Staaten hinweg funktioniert
Das Bundesministerium für Finanzen reagierte mit einem Entwurf, wie diese Rechnungsform für den B2B-Bereich, also von einem Unternehmen zum anderen, nicht gegenüber Endverbrauchern, geregelt etabliert werden könnte. Die EU-Kommission möchte auch die Mehrwertsteuer grenzüberschreitend elektronisch geregelt wissen. Der Begriff dafür ist ViDA, die „VAT in the Digital Age“, oder „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“. ViDA soll sicherstellen, dass im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr eine fällige Mehrwertsteuer abgeführt wird, wozu die Entwicklung hin zu einer europaweiten Mehrwertsteuer-Identifikation geht. Dann wird es schwierig, auf zwischenstaatliche Barrieren zu setzen und sich dahinter zu verstecken. Natürlich gibt es dafür auch schönere Worte: „Mehrwertsteuersystem modernisieren“ und „Unternehmen die Erfüllung ihrer Pflichten erleichtern“. Bis Jahresende (und zum 1. Januar 2024) erwartet die EU, dass die Mitgliedsstaaten wenigstens das Mehrwertsteuergesetz mit den elektronische Rechnungen als Grundlage in ihre Systeme integriert haben. Darauf folgen dann die weiteren Schritte zum Erstellen von digitalen Rechnungen nach EN 16931 unter den EU-Partnern, für Deutschland wie gesagt zwischen 2025 und 2027. In Polen, Rumänien und Italien scheint man in dieser Hinsicht bereits weiter zu sein. Wie sich dann die Umsetzung in den 16 Bundesländern schaffen lässt, steht wiederum auf einem anderen Blatt.
Wie sieht die Zukunft des E-Invoicing aus?
Wie und in welcher Form wird nun eine E-Rechnung so erstellt, dass die Empfängerseite (und der Fiskus) damit etwas anfangen kann? Das Finanzministerium denkt an das 5-Corner-Modell über das Peppol Netzwerk, wozu ein Unternehmen einen Peppol Access Point benötigt, um Rechnungen darüber einzuschicken. Das andere Modell würde so funktionieren wie in Frankreich, hier gäbe es mehrere Portale privater lizenzierter Anbieter, die zuerst die Validierung einer Rechnung übernehmen und dann an ein zentrales Portal der Steuerbehörde weiterleiten. Dann geht die validierte Rechnung vom Lizenznehmer an das Zielunternehmen der Rechnungsstellung weiter. Das steht alles im Einklang mit den Forderungen der Norm EN 16931. Ein Format wie bislang einfache PDF Dateien wird nicht mehr genügen. Die Verordnung der Bundesrepublik nennt XRechnung als bevorzugten neuen Standard für elektronisch aufgesetzte und übermittelte Rechnungen von Unternehmen an Unternehmen. XRechnung ist ein XML-basiertes Format aus der Entwicklung der KoSIT hervorgeht. Jedoch erfüllt ZUGFeRD ebenfalls die europäische Norm, weshalb ein Zwang allein zu XRechnung nicht nötig ist. Bei ZUGFeRD wird ein PDF mit einer integrierten XML-Datei kombiniert. Eine Vor- oder Zwischenstufe mit gescannten Rechnungen von Papier darf es nicht geben, man strebt einen „medienbruchfreien Rechnungsprozess“ für elektronische Rechnungen für die volle Rückverfolgung und sichere Datenkontrolle an.
Mit Fakturia bestens für die E-Rechnung im B2B-Bereich vorbereitet
Bereits seit 2019 unterstützen wir die elektronischen Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD. Digitalisieren Sie jetzt Ihren Rechnungsprozess mit uns.
