Release-Notes Version 2.134.0
Wir starten gleich mit einer Vielzahl neuer Features und Funktionserweiterungen ins neue Jahr. Hier eine Übersicht:
Update der E-Rechnungs-Formate
Fakturia unterstützt bereits seit einigen Jahren die Erzeugung von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Mit diesem Release stehen die Formate in den neuesten Versionen zur Verfügung:
Zur Nutzung der aktuellsten Version ist keine Änderung in den E-Rechnungs-Einstellungen erforderlich. Beachten Sie bitte, dass die Angabe einer Telefonnummer des Verkäufers ab sofort verpflichtend ist. Stellen Sie daher sicher, dass diese in den Stammdaten (Eigene Daten) eingetragen ist.
Hinweis auf Rabatte am Vertrag
Einem Vertrag können Rabatt-Konfigurationen zugewiesen werden. Bestimmte Artikel des Vertrages werden dann für den Kunden rabattiert. Bei der täglichen Arbeit mit dem System ist in der Maske zur Vertragsbearbeitung allerdings nicht auf anhieb ersichtlich, ob dem Vertrag Rabatte zugewiesen sind. Diese Information wird nun prominent im Tab für die Rabatte mit angegeben:
Rabattinfo in Reports
Ob ein bestimmter Vertrag Rabatte hat oder nicht, wird jetzt auch im CSV-Export der Verträge mit ausgegeben. Erweitert wurden dabei folgende Reports:
- Vertrags-Export
- Export Umsatzprognose (MRR)
Erweiterung Webhook-Metadaten
Unsere Webhooks ermöglichen den einfachen und direkten Informationsaustausch zwischen Fakturia und Ihrer Systemlandschaft. Speziell in einem Multimandanten-Setup war es beim Empfang einer Webhook-Event-Nachricht bisher nicht möglich zu unterscheiden, welcher Mandant der Auslöser der Benachrichtigung war. Diese Information ist jetzt in der Webhook-Nachricht im Headerbereich zu finden:
Mehr Transparenz beim Zahlungseingang
Durch unseren Kontenabgleich lassen sich Zahlungseingänge auf dem Girokonto ganz einfach gegen offene Posten in Fakturia abgleichen und verbuchen. Bei einer späteren Nachverfolgung von Problemfällen wäre es manchmal interessant zu wissen, welcher Verwendungszweck auf dem Kontoauszug für den Abgleich genutzt wurde. Deshalb wird der Original Verwendungszweck nun auch in die Transaktion beim Kundenkonto geschrieben:
Begrenzte Gültigkeit bei Sonderpreisen
In der Artikelverwaltung werden die Standard-Listenpreise für (Abo-) Artikel gepflegt. Diese Preise können pro Kundenvertrag am Aboartikel mit Sonderpreisen überschrieben werden. Die Logik zur Preispflege (Gültigkeitsbeginn, Staffelpreise, Währung usw.) ist dabei identisch mit der Maske in der Artikelverwaltung.
Neu ist jetzt die Möglichkeit, bei einem Preis auch ein Gültigkeitsende einzustellen. Wird dieses erreicht und sind keine weiteren Sonderpreise mehr gültig, so gelten dann wieder die regulären Listenpreise.
Warengruppe im Artikelexport
Mit dem Artikelexport lassen sich alle im System erfassten Artikel als CSV-Datei exportieren. Bisher fehlte hier noch die Information, zu welcher Warengruppe der Artikel zugewiesen ist. Die Warengruppe wird ab sofort im Export mit ausgegeben.
Abweichende Absender-Adresse für E-Mails
Vom System versendete E-Mails (z.B. Rechnungen, Mahnungen) werden immer in Ihrem Namen und idealerweise über Ihren eigenen SMTP-Server versendet. Als Absenderadresse wurde dabei bis dato immer die E-Mail Adresse genutzt, die in den Stammdaten (Einstellungen -> Eigene Daten) eingetragen war. Parallel nutzen wir diese E-Mail Adresse auch im Kopf der PDF-Rechnung.
Etliche Kunden haben den Wunsch an uns herangetragen, ob man die Absenderadresse für die E-Mails nicht explizit vorgeben kann. Denn nicht zwingend ist die Kontaktadresse auch immer die Versender-Adresse für E-Mails. Deshalb besteht ab sofort die Möglichkeit, unter Einstellungen -> Systemeinstellungen -> Mailversand eine abweichende E-Mailadresse inkl. Versender-Name für den Mailversand anzugeben.
Export von Gutschriftskorrekturen
Neben dem Export von Rechnungen (Metadaten) als CSV besteht im Report-Bereich auch die Möglichkeit, die Metadaten der (Abrechnungs-) Gutschriften zu exportieren. Bisher fehlten hier jedoch die Gutschriftskorrekturen. Diese Lücke wurde dem aktuellen Release geschlossen.
Release-Notes Version 2.127.0
Es wird wieder höchste Zeit für ein kleines Feature Update zu Fakturia. In den vergangenen Wochen haben wir die ein oder andere Neuerung live gesetzt. Hier eine Übersicht:
Sonderpreise beim Upgrade/Downgrade
Um Kunden vom Listenpreis des Artikels abweichende Preise einräumen zu können, besteht in Fakturia die Möglichkeit, Sonderpreise auf Vertragsebene für jeden Aboartikel zu definieren. Es bestand allerdings bis jetzt die Einschränkung, dass bei einem Upgrade/Downgrade diese Preise bei gleichbleibendem Artikel (Änderung der Stückzahl) nicht übernommen wurden.
Diese Lücke haben wir nun geschlossen: Sollen Sonderpreise im Rahmen des Upgrade/Downgrade mit übernommen werden, steht sowohl für das kleine als auch für das große Upgrade/Downgrade eine neue Option zur Verfügung:
Wichtig in beiden Fällen: Die Sonderpreise werden nur übertragen, wenn im Folgevertrag bzw. Folge-Aboartikel der exakte Artikel (Artikelnummer) wieder enthalten ist.
Übernahme der Provisionsregeln und Rabatte bei großen Up-/Downgrade
Analog zum vorangegangenen Thema lassen sich jetzt bei einem großen Up-/Downgrade auch Rabatte und Provisionsregeln auf den Folgevertrag übertragen. In jedem Fall sollten Sie hier vor Aktivierung des Folgevertrages immer einen Blick auf die übertragenen Daten werfen.
Mehr Posten bei der Sammellastschrift
Die Gesamtzahl der möglichen Posten einer Sammellastschrift-Datei war bisher immer auf 250 Stück begrenzt. Diese Grenze haben wir im Rahmen des Updates auf 800 Stück erhöht.
Abo ohne automatische Verlängerung
Diese Funktion wurde schon sehr häufig von Kunden und Interessenten angefragt und steht ab sofort zur Verfügung: Es geht um Verträge, für die zwar eine Mindestlaufzeit definiert ist, die jedoch nach Ablauf der Mindestlaufzeit nicht mehr automatisch verlängert werden sollen, also faktisch auslaufen.
Um dies zu erreichen, muss im Abo des Vertrages eine Verlängerung nach Mindestlaufzeit von 0 Monaten/Jahren eingestellt werden:
Bitte beachten Sie jedoch, dass in diesem Fall zwar nach der Mindestlaufzeit keine Aboleistungen mehr generiert und abgerechnet werden, der Vertrag an sich aber noch weiter aktiv und nicht gekündigt ist.
Folgeaktion bei Rücklastschrift bzw. Chargeback
Mit Fakturia bieten wir mit dem SEPA-Lastschriftgenerator die Möglichkeit, Lastschriften über die Hausbank einzuziehen. Daneben besteht auch die Option des Lastschrifteinzugs über einen Bezahlanbieter wie z. B. Stripe. Mit Hilfe des Bezahlanbieters lassen sich auch Zahlungen per Kreditkarte verarbeiten.
Kommt es zu einer Rücklastschrift bzw. Rückbelastung des Kreditkartenanbieters reagiert Fakturia bereits mit einer automatisierten Verarbeitung des Chargebacks und einer Infomail an den Kunden. Nicht möglich war es bisher, eine feste Folgeaktion für den Fall der Rückbelastung – wie z. B. das pausieren des Abos – zu hinterlegen.
Eine solche Folgeaktion können Sie nun pro Bezahlart definieren. Dabei sind folgende Folgeaktionen möglich:
- keine: Entspricht dem bisherigen Verhalten
- Abo pausieren: Das Abo des Vertrages wird vorübergehend auf „pausiert“ gesetzt
- Bezahlmethode des Vertrages auf Überweisung umstellen
- Bezahlmethode des Kunden auf Überweisung umstellen
Sollten Sie den automatischen Fallback auf die Bezahlart Überweisung nutzen, denken Sie bitte daran, dass Sie die Texte für die Rücklastschrift entsprechend anpassen. Wir versenden keine explizite Infomail an den Kunden über die Änderung der Bezahlart.
Die Folgeaktion steht für folgende Bezahlarten zur Verfügung:
- Lastschrift
- Kreditkarte
Fahrten privater Fahrdienste abrechnen
Fahrten privater Fahrdienste mit Fakturia abrechnen und verwalten
Wer hat wie viele Fahrten im Monat gebucht und in welcher Höhe sind diese abzurechnen? Solche Daten zuverlässig zu erfassen, zu verwalten und abzurechnen, ist die Aufgabe des Fakturia-Management-Systems. Statt die Rechnungen per Handschrift oder manuell-maschinell zu erstellen, erfasst die Software nach einmaliger Eingabe aller Grunddaten, die Vorgänge automatisiert und reduziert Fahrdiensten ihren Verwaltungsaufwand.
Fahrtdienste für private Fahrten, wie den Flughafentransporten, Krankenfahrten oder Personenbeförderungen als Ersatz für den öffentlichen Nahverkehr, verwalten wiederkehrende Auftragsfahrten für ihren festen Kundenstamm mit der digitalen Datenverwaltung. Mit dieser Software lösen Unternehmen ihren Verwaltungsaufwand und senken die Personalkosten. Von folgenden Vorteilen profitieren Fahrdienste für private Fahraufträge:
Sammelabrechnungen für einzelne Fahraufträge
Auftraggeber von Einzelfahrten erfasst das System durch die Registrierung dieser und erstellt umgehend eine steuerkonforme Rechnung. Sie wird dem Kunden per Mail zugeschickt. Versäumt ein Kunde den Rechnungsausgleich, erhält dieser automatisch mit Ablauf der Zahlungsfrist eine Benachrichtigung zur Erinnerung. Erfolgt des Weiteren keine Zahlung, wird nach Ablauf der letzten Erinnerungsfrist das Mahnverfahren eingeleitet, um den ausstehenden Betrag einzuholen. Aufgrund der präzisen Abrechnungen erfolgt die Aufstellung der Umsätze nach rechtlichen Vorgaben zur Steuer- und Bilanzabrechnung. Ein einheitliches System, das die Verwaltungsarbeit im Fahrdienst erheblich erleichtert.
Abo-Verträge koordinieren
Auftraggeber, die mehrmals in einem Monat oder einem Quartal Aufträge für Privatfahrten erteilen, können die Einzelrechnungen sammeln oder im Voraus im Abo-System begleichen. Es ist üblich, dass Stammkunden Festpreise für wiederkehrende Routen erhalten. Sie geben an, wie häufig die Fahrten anfallen und zahlen die Abo-Gebühren vorab oder erhalten eine Rechnung. Diese wird durch die Software erstellt und den Kunden zugeschickt. Es reicht, in regelmäßigen Abständen die Eingaben auf ihre Aktualität hin zu prüfen. Kunden, bei denen sich die Anschrift oder das Bankkonto ändert, müssen das umgehend mitteilen, um Fehlabbuchungen über das Lastschriftverfahren zu vermeiden. Durch die manuelle Eingabe des Kunden in seinem Abo-Profil erfolgt die Erfassung der Änderungen, ein Nachtrag durch das Unternehmen ist hinfällig.
Fakturia Subscription-Management-System für Fahrdienste
Rechnen Sie Fahrten Ihres Fahrdienstes manuell ab oder verfügen Sie über ein ausgeklügeltes System, welches Ihnen die Verwaltungsarbeit erleichtert und rechtskonform die Daten verwaltet? Prüfen Sie Ihre Vorteile durch das System. Bedenken Sie, wie groß Ihr Kundenstamm ist und mit welchem Aufwand die Abrechnung aller geleisteten Fahrten verbunden ist. Reduzieren Sie die manuelle Fehlerquote, die durch fehlerhafte Angaben, falsche Rechnungsstellung und mangelnde Erhebung für das Finanzamt entstehen kann. Heute profitiert der Sektor von einem ausgereiften System und stellt eine Bereicherung für verschiedene Branchen der Privatwirtschaft dar. Das vielseitige Abrechnungssystem für Fahrdienste erfüllt die Anforderungen der DSGVO und erlaubt unterschiedliche API-Integrationen. Stellen Sie dank eines rechtssicheren Systems einen höheren Vertrauensstatus zu Ihren Kunden her und profitieren Sie von einer natürlichen Kundenakquise durch qualitative Weiterempfehlungen.
