Was ist Passive Rechnungsabgrenzung (PRAP)?
Die Bildung von passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) ermöglicht die periodengerechte Abgrenzung von Zahlungen bei der Aufstellung der Erfolgsrechnung für ein Geschäftsjahr oder eine andere Zeitperiode. Das Handelsrecht schreibt dies im § 252 (1) Nr. 5 HGB vor. Aus diesem Grund stellt die Bildung von passiven Rechnungsabgrenzungsposten einen wichtigen Bestandteil der Arbeiten im Rahmen der Aufstellung des Jahres-, Monats- oder Quartalsabschlusses dar.
Geschäftsvorfälle, die passiv abzugrenzen sind
Grundsätzlich müssen in der Bilanz alle Zahlungen, die ein Unternehmen im abgelaufenen Geschäftsjahr erhalten hat und für die es noch keine Gegenleistung erbracht hat, als passive Rechnungsabgrenzung ausgewiesen werden. Dazu gehören beispielsweise Mieten für Gebäude oder Maschinen, die das Unternehmen für den kommenden Monat oder das nächste Quartal bereits vereinnahmt hat. Um eine periodengerechte Abgrenzung gemäß § 252 (1) Nr. 5 HGB zu gewährleisten, darf das Unternehmen den Ertrag erst in der nächsten Periode ausweisen. Dementsprechend ist der Buchungssatz per Bank (beziehungsweise Debitor) an passive Rechnungsabgrenzung zu bilden. Durch diese Buchung wird verhindert, dass das Unternehmen einen Ertrag ausweist, der wirtschaftlich noch nicht entstanden ist. Passive Rechnungsabgrenzungsposten sind stets unter Berücksichtigung der darauf entfallenden Umsatzsteuer zu buchen. Ist in den vom Kunden erhaltenen Betrag Umsatzsteuer enthalten, lautet der Buchungssatz per Bank (beziehungsweise Debitor) an PRAP und Umsatzsteuer.
Der Ausweis und die Auflösung der passiven Rechnungsabgrenzungsposten
Gemäß dem im § 266 HGB vorgeschriebenen Bilanzgliederungsschema erscheinen diese Posten im Jahresabschluss unter der Bezeichnung Rechnungsabgrenzungsposten auf der Passivseite der Bilanz unter den Verbindlichkeiten. Damit gehören PRAP zum Fremdkapital und werden in der Bilanzanalyse bei der Bildung von Kennzahlen dementsprechend berücksichtigt. Im neuen Geschäftsjahr werden passive Rechnungsabgrenzungsposten durch die Buchung auf dem entsprechenden Ertragskonto aufgelöst. So ist für das obige Beispiel der Buchungssatz per passive Rechnungsabgrenzung an Mieterträge zu buchen.
Release 1.1.12
Mit dem Fakturia Release 1.1.12 vom 08.05.2018 gab es folgende kleinere Erweiterungen:
Erweiterung Vertragsübersicht am Kunden
Die Vertragsanzeige im Bearbeitungsdialog eines Kunden wurde um einige wichtige Daten ergänzt:
- Vertragsstatus (zusätzlich zum Abo-Status)
- Beschreibung (Individueller Bezeichner für den Vertrag)
Zahlungseingänge bei Erzeugung einer Sammellastschrift sofort verbuchen
Über eine neue Checkbox beim Generierungsdialog für eine SEPA-XML Sammellastschrift-Datei kann nun angegeben werden, ob mit der Erzeugung der Datei (für die Einreichung mittels Onlinebanking-Software) die betroffenen Rechnungen im System sofort als bezahlt markiert werden sollen. Dies ist u. a. hilfreich, wenn die Bank das sog. BatchBooking nicht unterstützt. Beim Batch-Booking werden Sammellastschriften im Kontoauszug der Bank trotzdem als Einzelposten aufgeschlüsselt.
Abrechnungssoftware für Musikschulen
Die Buchhaltung einer Musikschule ist täglich mit allen Facetten des Abrechnungswesens beschäftigt. Die Software Fakturia hilft Ihnen dabei, Daten zu bündeln und den Prozess für wiederkehrende Rechnungen an Musikschulen effizient zu automatisieren.
Unterschiedliche Unterrichtsmodelle mit vielfältiger Preisgestaltung an Musikschulen
Wiederkehrende Rechnungen gehören zum guten Ton an Musikschulen. Da gibt es zum einen die Entgelte, die für den Unterricht in den einzelnen Instrumentalfächern oder im Fach Gesang anfallen. Alleine hier ist die Abrechnung schon eine knifflige Angelegenheit, da die Schüler unterschiedliche Einheiten von 20 bis 45 Minuten Unterrichtszeit belegen können und überdies Einzel- und Gruppenunterricht angeboten wird. Manche Kinder entscheiden sich zusätzlich, Ensembleunterricht wie Chor und Orchester oder Theorieunterricht zu belegen. Auch dieser Kostenpunkt muss in die Abrechnung der Unterrichtsgebühren einfließen. Zudem gibt es Eltern, die lieber vierteljährlich als monatlich die Unterrichtshonorare bezahlen.
Auch Leihinstrumente erfordern wiederkehrende Rechnungen
Doch damit ist die Abrechnungsarbeit an einer Musikschule noch lange nicht erledigt. Denn die meisten Institute bieten ihren Schülern an, erst einmal ein Instrument zu leihen, wenn sie ihre ersten Gehversuche auf Geige, Klarinette oder Trompete machen. Leider unterscheiden sich diese Instrumente nicht nur in Größe und Klang, sondern auch bezüglich der Leihgebühren. Die Zahl der Musikschüler betrug im Jahr 2016 1,45 Millionen. Das bedeutet alleine, dass monatlich in einem Institut Hunderte wiederkehrende Rechnungen individuell auf jeden Schüler erstellt werden müssen. Eine Kraft alleine in einer Musikschule kann das fast gar nicht schaffen. Zumal die Personalplanung dort meist so angelegt ist, dass noch andere Arbeiten erledigt werden müssen.
Die cloudbasierte Lösung für regelmäßige Rechnungen an einer Musikschule
Fakturia stellt daher die ideale, cloudbasierte Lösung für Ihre Rechnungen im Musikschulwesen dar. Die intuitiv bedienbare Software ist ausgelegt für alle Unternehmen und Institutionen, die wiederkehrende Rechnungen ausstellen müssen. Sind die Daten einmal eingepflegt, erledigt Fakturia alles von selbst. Die praktische Abosoftware kümmert sich nicht nur um die Erstellung der monatlichen Rechnungen, sondern versendet auch Ihre Rechnungen automatisch per E-Mail an die Eltern, führt SEPA-Lastschriften aus und erledigt das Mahnwesen, wenn die Bezahlung einmal ausbleiben sollte. Alle Schülerdaten können in der Software gebündelt werden. Fakturia erlaubt zudem bei der Gestaltung einen maximalen Spielraum und ist somit auf die speziellen Bedürfnisse von Musikschulen perfekt zu konfigurieren.
