Release 2.16.0: Zusatzdokumente / Attachments für Rechnungen

Am 28.02.2020 erfolgte die Livesetzung der Fakturia Version 2.16.0 mit folgenden Funktionserweiterungen:

Zusatzdokumente (Attachments) für Rechnungen und Verträge

Beim Versand von Rechnungen müssen häufig auch bestimmte Begleitdokumente wie z. B. Stundennachweise oder Listen mit Seriennummern  mit versendet werden. Solche Zusatzdokumente verschickt Fakturia nun automatisch bei der Rechnungserstellung. Dabei wird unterschieden zwischen einmalig zu versendenden Dokumenten und regelmäßigen Dateianlagen.

Die Bereitstellung der Attachments kann über zwei Wege erfolgen:

a) Dokumente mit einer Leistung verknüpfen

Wird eine Leistung manuell erfasst, können beliebig viele Dokumente mit Bezug zu dieser Leistung mit hochgeladen werden. Sobald diese Leistung von Fakturia auf eine Rechnung übertragen wird, werden auch die zugehörigen Dokumente mit der Rechnungs-EMail versendet.

Dateien zur Leistung hinzufügen

b) Dokumente zum Vertrag hochladen

Unabhängig von der Leistungserfassung können Sie jederzeit zu einem Vertrag gehörende Dokumente diesem zuweisen. Dokumente müssen nicht zwingend dem Kunden zugestellt werden. Sie können z. B. auch den schriftlichen Vertrag mit dem Kunden in das System laden. Wird ein Dokument am Vertrag für den Versand (einmalig / mehrfach) markiert, so wird dieses bei der nächsten Rechnungserstellung mit versendet. Vertragsdokumente laden Sie ganz bequem über den neuen Tab „Dokumente“ in der Vertragsverwaltung hoch:

Dokumente zum Vertrag hochladen

E-Mail Historie

Jede vom System an Ihre Kunden verschickte E-Mail wird ab sofort langfristig von Fakturia archiviert. Sie können somit jederzeit nachvollziehen, wann z. B. eine Mahnung an einen Kunden zugestellt wurde. Das Mailarchiv erreichen Sie über Einstellungen (⚙) ➔ Logs.

Filterbare E-Mail Historie

Optimierungen im Bestellprozess (Signup-Pages)

a) Sofortige Freischaltung von Kundenbestellungen

Über unsere Signup-Pages eingegangene Bestellungen lassen sich nun bei Bedarf auch ohne manuelle Prüfung im Backoffice sofort in einen aktiven Vertrag überführen. Der Kunde erhält somit nur wenige Augenblicke nach seiner Bestellung die erste Rechnung zugestellt und der Vertrag ist aktiv. Die automatische Freischaltung kann pro Bestellseite aktiviert werden:

Automatische Freischaltung von Bestellungen

b) Individuelle Bestellbestätigung für den Kunden

Auf vielfachen Wunsch versendet Fakturia nun auch Eingangsbestätigungs-EMails für erfolgreiche Bestellungen an Ihre Kunden. Der Text lässt sich über die Dokumentenverwaltung anpassen:

Eingangsbetätigung für Bestellungen (E-Mail Template pflegen)

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einen individuellen Text pro Bestellseite zu erfassen:

Individuelle Bestellbestätigung pro Bestellseite