EDV-Wartungsverträge automatisch abrechnen
Ein Systemhaus bietet seinen Kunden zahlreiche Leistungen rund um die einwandfrei funktionierende IT-Anlage. Eine der Kernkompetenzen ist die regelmäßige Wartung der IT-Installation, deren Leistungsumfang im EDV-Wartungsvertrag festgelegt ist. Diese Leistungen aus dem IT-Servicevertrag möchten Sie als IT-Dienstleister regelmäßig abrechnen. Wiederkehrende Rechnungen werden mit unserer Abrechnungssoftware „Fakturia“ im Aufwand deutlich reduziert.
Abo ohne Aufwand realisieren
Ein Beispiel, wie Ihnen „Faktura“ wertvolle Unterstützung rund um Ihre Abrechnungen aus dem EDV-Wartungsvertrag bietet:
Die Zahlungen Ihrer Kunden für den Support sind in gleicher Höhe und in regelmäßigem Turnus zu bezahlen? Dann punktet unsere durchdachte Abrechnungssoftware mit einer automatischen Erledigung dieser Arbeit. Sie hinterlegen einmalig Kundendaten, Preis und Zahlungsintervall. Sofort werden diese Daten im System von „Fakturia“ hinterlegt. Das Ergebnis: Zum Fälligkeitstermin werden automatisch Rechnungen an Ihre Kunden versandt.
Kompetenz im Fokus
Als Systemhaus möchten Sie Ihre Expertise und Erfahrung in Sachen IT in Wartungen mit hoher Professionalität zur Zufriedenheit Ihrer Kunden investieren. Wiederkehrende Abrechnungen aus einem IT-Servicevertrag sind aufwendig und behindern den Betriebsablauf. Unsere Software zur Abrechnung von Wartungsverträgen automatisiert diese Vorgänge. „Fakturia“ erspart personellen und finanziellen Aufwand und Sie können sich mit Ihrem Team ganz Ihren Kernkompetenzen im IT-Bereich widmen.
Gut zu wissen: Als Systemhaus profitieren Sie von „Fakturia“ nicht nur, wenn es um eine monatliche Wartungspauschale geht. Auch aufgelaufende Einzelleistungen wie ein einmaliges Security-Audit oder ein Support außer der Reihe sind im System erfassbar und werden regelmäßig per Rechnung Ihren Kunden zugestellt.
Haben Sie Fragen zu „Fakturia“? Wir beraten Sie gerne, wie Sie von unserer Abrechnungssoftware profitieren!
Wie gehe ich mit schlecht oder schleppend zahlenden Kunden um?
Für Sie als Selbständigen stellt sich die Frage, ob Ihre Kunden pünktlich und komplett zahlen, schnell als existenziell bedeutsame Frage. Was können Sie tun, wenn Sie erkennen müssen, dass Ihre Kunden keine Anstalten machen, überhaupt zu zahlen?
Zahlungsziele vorgeben, schnell reagieren
In Ihren Rechnungen sollten Sie immer ein Zahlungsziel, sagen, wir, 30 Tage, angeben. Wenn diese verstrichen sind, sollten Sie unverzüglich eine höflich formulierte Erinnerung an den Kunden schicken, der Sie im Falle eines weiteren Nicht-Zahlens schnell eine zweite Erinnerung folgen lassen sollten. So lassen Sie erkennen, dass Sie Ihre Buchhaltung im Blick und Griff haben und dass der Kunde auch nicht „durch den Rost“ rutscht.
Was, wenn der Kunde „sich tot stellt“?
Immer häufiger kommt es zu Unregelmäßigkeiten beim Zahlen von Rechnungen. Die Gründe dafür sind vielfältig, und Sie müssen auch damit rechnen, dass sich Ihre Kunden auf die Erinnerung hin „tot stellen“. Reagieren Sie klar und eindeutig, indem Sie die Nicht-Reaktion im nächsten Schreiben benennen, um weitere Schritte, wie ein Mahnverfahren, anzukündigen. Sehr effizient ist ein „cc“ mit der Namen Ihres Anwalts in der Mail anzugeben. Dies bringt oft Kunden aus ihrer Totenstarre heraus, und sie treten mit Ihnen in Kontakt bzw. zahlen umgehend.
Eine schwarze Liste anfertigen
Da solche Vorgänge auch emotional sehr unangenehm sind, sollten Sie solche Kunden, die deutliche Lücken beim reibungslosen Ablauf des Zahlens zeigen, auf Ihre schwarze Liste setzen. Sollten Sie noch einmal an Sie heran treten, sind Sie eben „aktuell sehr ausgelastet“ und ersparen sich damit eine Wiederholung der unangenehmen Situation. Natürlich können Sie auch anbieten, dass der Kunde mit 40 Prozent in Vorkasse tritt. Ansonsten konzentrieren Sie sich auf Ihre korrekt zahlenden Kunden und setzen Sie in Zukunft auf diese.
Huch, der Betriebsprüfer steht in der Tür! Was erwartet mich?
Sie führen Ihren kleinen oder mittelgroßen Betrieb nun schon seit einiger Zeit und erhalten nun ein Schreiben mit dem Inhalt, dass ein Herr vom Finanzamt ihre Firma beehren möchte. Wie sollten Sie sich auf das Ereignis vorbereiten, damit es nicht zum Schreckgespenst wird? Der Betriebsprüfer steht also vor der Tür! Was erwartet Sie?
Alle Unterlagen bereit halten
Zunächst einmal: Sie sollten sich gegen einen solchen Besuch nicht sträuben, denn das wirkt nur verdächtig, also so, als hätten Sie etwas zu verbergen. Bereiten Sie sich auf den Besuch des Herrn oder der Dame also vor wie auf jeden anderen geschäftlichen Besuch auch, also Kaffee und Kekse zur Einstimmung bereit halten. Ein Platz, an dem sich der Finanzamtsmitarbeiter in Ruhe durch die Akten und Ähnliches arbeiten kann, sollte auch gewährt werden. Ansonsten müssen Sie nicht ständig um den Besuch herum sein. Bereiten Sie Ihre Unterlagen so vor, dass sie eigentlich selbsterklärend sind.
Bei Fragen – nicht zu viel Preis geben!
Fakt ist, dass sich manch unerfahrener Firmenchef schon um Kopf und Kragen geredet hat, vor allen Dingen, wenn es um etwas unklare Zahlen und Vorgänge geht. Sollten bei Ihnen unerklärliche Posten identifiziert werden, ist immer die Strategie gut, dem Finanzamtler mitzuteilen, dass Sie sich um den Hintergrund kümmern werden und genauere Zahlen zeitnah nachreichen. Erklären Sie nichts, was Sie selbst vielleicht gerade nicht verstehen, sondern geben Sie sich und dem Betriebsprüfer Zeit. Die goldene Regel lautet: die Situation so entspannt wie möglich zu gestalten und so wenig wie möglich zu plaudern: Lassen Sie die Zahlen sprechen!
