In den vergangenen Wochen haben wir Fakturia um zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen erweitert. In diesem Beitrag informieren wir Sie über die aktuellen Neuerungen, Optimierungen und Bugfixes, die ab sofort verfügbar sind.

Erstellung von Sammelrechnungen

Die Basis jeder von Fakturia erstellten Rechnung ist ein Vertrag. Der Vertrag kombiniert Aboleistungen mit verbrauchsabhängigen Positionen und steuert die Rechnungserstellung. Eine Grundregel bei Fakturia war dabei bisher: Pro Vertrag wird eine separate Rechnung erstellt.

Da ein Kunde mehrere Verträge haben kann würde das bei 100 Verträgen mit Monatsabrechnung bedeuten, dass dieser Kunde Monat für Monat jeweils 100 Rechnungen erhält.

Das neue Sammelrechnungs-Feature aggregiert alle Rechnungspositionen eines Kunden aus den verschiedenen Verträgen und erstellt eine einzige Sammelrechnung. Für jeden Vertrag werden dabei Kopf- und Fußzeilen angedruckt – somit ist die Zuordenbarkeit zum Vertrag gegeben.

Voraussetzung für die Zusammenführung ist, dass die Verträge das identische Datum für die nächste Rechnungserstellung haben. Die neue Sammelrechnungs-Funktion steht allen Kunden im ENTERPRISE-Tarif zur Verfügung und lässt sich in den Systemeinstellungen aktivieren:

Hinweis: Es erfolgt weiterhin eine Trennung der Rechnungen nach Projekt, d. h. Positionen aus verschiedenen Projekten lassen sich nicht zusammenfassen.

Erweiterungen API

Bei der REST-API gab es folgende Änderungen:

Zahlungsziel und Bezahlart am Vertrag ändern

Es besteht nun die Möglichkeit, das Zahlungsziel (duePeriod, dueUnit) sowie die Zahlungsart (paymentMethod) auf Vertragsebene zu ändern.

Rechnung auf unbezahlt setzen

Analog zur GUI lässt sich eine Rechnung nun auch über die API in den Status „unbezahlt“ zurücksetzen:

Vertrag stornieren

Ein noch nicht aktivierter Vertrag kann direkt wieder storniert werden:

Optimierter Zahlungsprozess im Kundencenter

Unser SelfService-Portal ermöglicht es Kunden, offene Rechnungen direkt online zu begleichen, z. B. über Kreditkarte. Dieser Bezahlprozess war bisher etwas kompliziert gestaltet, da der Bezahlbetrag vom Kunden frei vorgegeben werden konnte.

Ab sofort wählt der Kunde im Bezahldialog explizit eine offene Rechnung aus und tilgt automatisch den offenen Betrag. Wie auch zuvor besteht die Möglichkeit, die Bezahldaten auf Wunsch auch für künftige Rechnungen zur übernehmen.

Zum Ändern der Bezahlmethode (z. B. neue Kreditkarte) steht ein neuer Menüpunkt unter „Daten“ zur Verfügung:

XRechnung: Setzen von BT-30

Gemäß der XRechnung-Spezifikation liefert das Feld BT-30 (Seller legal registration identifier) Informationen zur Kennung der Rechtsform des Verkäufers. Üblicherweise wird hier die Handelsregisternummer übertragen.

Fakturia befüllt dieses Feld im XML ab sofort, sofern die HR-Nummer in den eigenen Daten erfasst wurde.

XRechnung: Lieferdatum und Leistungszeitraum

Eine der Pflichtangaben auf einer Rechnung ist lt. dem Umsatzsteuergesetz (UStG) das Leistungsdatum bzw. der Lieferzeitpunkt. Hierbei kann es sich auch um einen Zeitraum handeln. Fakturia liefert diese Informationen nun mit maximaler Genauigkeit, auch heruntergebrochen auf Rechnungs-Positionsebene.

Folgende Felder im XRechnung-Standard werden dabei befüllt:

Feld	Inhalt
BT-72	Lieferdatum (Pflichtfeld. Wird bei einem Leistungszeitraum mit dem Enddatum der Leistung befüllt)
BT-73 & BT-74	Leistungszeitraum über die gesamte Rechnung
BT-134 & BT-135	Leistungszeitraum pro Rechnungsposition

XRechnung: Defaultwert für BT-10

Das Feld BT-10 (Käufer-Referenz) wurde ursprünglich für die sog. LeitwegID (Rechnung an öffentliche Einrichtungen) eingeführt. Da die XRechnung jetzt auch im B2B-Bereich eingesetzt wird und dieses Feld von Validatoren als Pflichtfeld betrachtet wird, tragen wir hier ab sofort die Kundennummer ein (sofern keine LeitwegID über die Zusatzfelder definiert wurde).

Vertragskündigung mit Auto-Downgrade

Wird ein Vertrag mit geändertem Leistungszyklus (Aboartikel) regulär gekündigt, so wurden bis dato noch Leistungen in Rechnung gestellt, die über das Kündigungsdatum hinausragen. Um bei der Vertragskündigung sicherzustellen, dass exakt zum Kündigungsdatum alle Leistungen taggenau ausgebucht werden, steht ab sofort eine neue Option im Kündigungsdialog zur Verfügung:

Einzug von Lastschriften am Fälligkeitstag

Fakturia bietet die Möglichkeit, Sammellastschriften über die Hausbank einzuziehen. Dabei werden die Vorlaufzeiten der Bank berücksichtigt. Wird heute eine Lastschrift erstellt, kann diese nicht sofort, sondern erst in einigen Tagen von der Bank ausgeführt werden. Daneben wird bei der Generierung der Lastschriften das Fälligkeitsdatum der Rechnung ausgewertet. Nur Rechnungen, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Sammellastschrift-Datei fällig sind, wurden bisher angezogen.

Problem: Eine Rechnung die z. B. ein Zahlungsziel von 10 Tagen hat, wurde nicht exakt am Fälligkeitstag eingezogen. Da die Vorlaufzeit dazugerechnet wurde, erfolgte die eigentliche Gutschrift auf dem Konto erst Tage später.

Dieses Problem gehört ab jetzt der Vergangenheit an: Fakturia ermittelt basierend auf dem Fälligkeitsdatum der Rechnung sowie den Vorlaufzeiten der Bank den frühestmöglichen Zeitpunkt, zu welchem eine Rechnung beim Lastschriftlauf berücksichtigt werden kann. Dies führt nun dazu, dass der Einzug bzw. die Gutschrift auf dem Konto exakt am Fälligkeitstag der Rechnung erfolgt.

Webhook bei fehlgeschlagener USt-Id Prüfung

Zu den Business-Funktionen im ENTERPRISE-Tarif zählt die regelmäßige Prüfung der USt.Id.-Nummer aller EU-Auslandskunden. Werden hierbei Unstimmigkeiten festgestellt, versendet Fakturia eine E-Mail mit genauen Details zu den Abweichungen. Zusätzlich ist es nun möglich, im Fehlerfall einen Webhook auszulösen. Der entsprechende Event-Typ kann in der Webhook-Konfiguration eingestellt werden:

Saldenanzeige in der Kontoübersicht

Jede Transaktion am Kundenkonto (Rechnung erstellt, Zahlungseingang verbucht usw.) wird in Fakturia dokumentiert. Die einzelnen Kontobewegungen sind in der Bearbeitungsmaske für das Kundenkonto einsehbar.

Im Laufe der Zeit entstehen so eine Vielzahl von Buchungen. Im Buchführungsalltag lassen sich Fehlbuchungen z. B. durch Bedienfehler nicht ganz ausschließen. So kann es vorkommen, dass auf dem Kundenkonto plötzlich ein Saldo vorzufinden ist, welcher nicht gerechtfertigt ist. Zur Korrektur des Kontos gilt es nun herauszufinden, welche Buchung fehlerursächlich war. Und das kann ganz schön zeitintensiv sein.

Um diese Recherche bestmöglich zu unterstützen, zeigt Fakturia ab sofort bei jeder Kontotransaktion den Saldo des Kontos nach erfolgter Buchung an.

Validierung der SEPA-Mandatsnummer

Wer Lastschriften über seine Hausbank einziehen möchte, benötigt von seinen Kunden ein sog. Lastschriftmandat. Diese Mandate lassen sich über Fakturia verwalten. Bei Erstellung vergibt Fakturia automatisch eine Mandatsnummer, welche aber auch beliebig überschrieben werden kann. Bei der SEPA-Mandatsnummer sind bestimmte Regeln zu beachten, denn nicht jedes Sonderzeichen ist dabei erlaubt.

Wird eine individuelle Mandatsnummer vergeben, prüfen wir ab sofort auch die Gültigkeit der Nummer. Dies verhindert spätere Fehlermeldungen bei der Generierung der Lastschriftdatei.

Auswahl Bankverbindung beim Upload von Kontoauszügen

Zur Verbuchung von Zahlungseingängen gibt es neben dem direkten Kontozugriff über finApi auch die Möglichkeit, die Kontoauszüge in Standardformaten wie z. B. CAMT hochzuladen. Damit Fakturia beim FiBu-Export das entsprechende Sachkonto der betroffenen Bank ermitteln kann, lässt sich dieses Konto nun beim Upload der Kontoauszüge auswählen.

Stripe Webhooks: Http Returncode

Wir haben eine kleine Anpassung am Handler für die Stripe-Webhooks vorgenommen. Bisher wurden Requests, denen wir keinen Zahlungsvorgang in Fakturia zuordnen konnten mit dem Statuscode 404 quittiert. Dies hat bei Zahlungsvorgängen die außerhalb von Fakturia initiiert wurden dazu geführt, dass Stripe den scheinbar fehlgeschlagenen Request mehrfach wiederholt hat. Um dieses Problem zu vermeiden, werden jetzt alle technisch sauber verarbeiteten Requests immer mit dem Http-Statuscode 200 bestätigt.

MRR Report: Ausgabe des Projekts

Mit der Umsatzprognose liefert Fakturia einen Blick in die Zukunft: Mit welchen Umsätzen kann ich in den nächsten Monaten rechnen? Dieser Report lässt sich auch auf Vertragsbasis auswerten, so dass sich die Umsätze auch konkreten Kunden zuordnen lassen. Nicht ausgegeben wurde hier bisher das Projekt des Vertrages. Somit fehlte ein entscheidendes Auswertungskriterium. Das Projekt ist jetzt im CSV-Export enthalten.

Mehrere E-Mail Adressen für Rechnungsempfänger

Von Fakturia erzeugte Rechnungen gehen automatisch per E-Mail an die Empfängeradresse beim Kunden. Um diese Empfängeradresse einzustellen bestehen bisher folgende Möglichkeiten:

• Rechnungsempfänger am Kunden
• Rechnungsempfänger am Vertrag

Einschränkung hierbei: Es lässt sich nur eine einzige E-Mail Adresse hinterlegen.

Ab sofort können sowohl für den Kunden als auch für den Vertrag über den neuen Tabreiter „E-Mail“ beliebig viele Empfängeradressen eingestellt werden.

Neben E-Mail Adressen für den Rechnungsempfang besteht auch die Möglichkeit, Empfänger für den Mahnlauf zu verwalten. (Einstellung über Use-Case)

Hinweis zur Usability: Anders als bei unseren bisherigen Tabellen ist diese Tabelle inline bearbeitbar. Eine neue Adresse wird über folgenden Klickweg angelegt:

• Button „Neue E-Mail Adresse“ klicken
• Leerer Eintrag in der Tabelle wird erzeugt
• Bearbeiten-Button im Leereintrag klicken (Stift)
• Jetzt die Daten direkt in der Tabelle bearbeiten
• Bearbeitung über den Haken rechts wieder beenden
• Speichern