Rechnung schreiben: So geht’s!
Mit einer Rechnung schließen Sie ein erfolgreiches Projekt ab oder markieren einen wichtigen Zwischenstand. Sie haben geliefert oder geleistet und möchten bezahlt werden. Doch damit das einwandfrei funktioniert, gibt es einige gesetzliche Vorschriften, an die Sie sich halten müssen.
Pflichtangaben, Steuern, Fristen und weitere Standards
Bestimmte Daten müssen in jeder Rechnung verpflichtend enthalten sein. Dazu zählen:
- die Angabe, ob es sich um eine Rechnung oder Gutschrift handelt,
- Ihr Firmenname und Ihre Adresse,
- der Firmenname und die Adresse des Kunden,
- obligatorisch Ihre Steuernummer und optional Ihre Umsatzsteuer-ID bei Lieferungen ins EU-Ausland,
- bei Rechnungen an B2B-Kunden in der Europäischen Union der Hinweis, dass der Empfänger die Mehrwertsteuer zahlt,
- eine Rechnungsnummer,
- das Rechnungsdatum,
- das Liefer- oder Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum,
- eine Beschreibung der Leistung oder Art und Menge des Produkts,
- die Einzelpreise aller Produkte oder Leistungseinheiten und der Umsatzsteuersatz pro Position,
- der Netto-Rechnungsbetrag, die Summe der Mehrwertsteuer und der Zahlbetrag (Brutto-Rechnungsbetrag),
- die Zahlungsfrist und gegebenenfalls Skontofrist.
Gesetzlich nicht verpflichtend, aber doch empfehlenswert ist die Angabe Ihrer Bankverbindung. Außerdem können Sie eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen angeben. Das kann eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse sein.
Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UstG, sind Sie nicht umsatzsteuerpflichtig. In diesem Fall weist das Gesetz Sie an, diesen Umstand auf der Rechnung anzugeben.
Ihre Rechnung versteuern, versenden und falls nötig zurücknehmen
Theoretisch können Sie Ihre Rechnungen in einem Programm wie Microsoft Word oder Excel schreiben. Empfehlenswerter ist es jedoch, auf eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware zurückzugreifen. Das erspart Ihnen unnötigen Aufwand und stellt sicher, dass Ihre Rechnungen allen Vorschriften entsprechen.
Der Versand Ihrer Rechnungen unterliegt keinen Vorschriften. Ein Brief ist ebenso gültig wie eine E-Mail oder der Versand per App, solange Sie sich an die Übergangsfrist der E-Rechnungspflicht halten (siehe unten). Wichtig ist nur: Gedruckte wie auch digitale Rechnungen müssen Sie acht Jahre lang aufbewahren. Im Fall einer Betriebsprüfung müssen Sie nämlich in der Lage sein, alle Rechnungen lückenlos vorzuzeigen.
Beachten Sie weiterhin die korrekte Versteuerung Ihrer Rechnung. Normalerweise gilt die sogenannte Soll-Versteuerung, bei der Sie die Umsatzsteuer abführen, sobald Sie die Rechnung gestellt haben. Dadurch gehen Sie in Vorleistung. Als Freiberufler oder Kleinunternehmer bietet es sich daher an, die Ist-Versteuerung beim Finanzamt zu beantragen. Das dürfen Sie, wenn Ihr gewerblicher Umsatz des vergangenen Jahres nicht höher lag als 800.000 Euro. Wurde die Versteuerungsform bewilligt, führen Sie die Umsatzsteuer erst ab, wenn der Empfänger seine Rechnung bezahlt hat.
Sollte sich im Nachhinein ein Fehler in Ihrer Rechnung zeigen, müssen Sie eine Korrekturrechnung erstellen. Kennzeichnen Sie diese eindeutig und löschen Sie die alte Rechnung nicht, sondern weisen sie als storniert aus. Wenn schon Umsatzsteuer auf die fehlerhafte Rechnung abgeführt wurde, melden Sie dies dem Finanzamt.
Wichtig: E-Rechnungspflicht ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für den Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnungspflicht. Unternehmen müssen ihre Rechnungen im B2B-Rechnung in einem sogenannten XML-Format ausstellen, das maschinell eingelesen werden kann. Eine PDF-Datei oder ein Brief sind dementsprechend nicht mehr ausreichend. Obwohl es Websites gibt, die Ihre Dokumente kostenlos konvertieren, raten wir langfristig zu einer Software, die E-Rechnungen erstellen kann.
Bis zum 31. Dezember 2026 gilt eine Übergangsfrist. Sie dürfen weiterhin Rechnungen verschicken, die der E-Rechnungspflicht nicht entsprechen, sofern der Empfänger zustimmt. Zum Empfang und zur Verarbeitung einer E-Rechnung müssen Sie aber bereits jetzt in der Lage sein. Kleinbeträge von bis zu 250 Euro bleiben von der neuen Vorschrift ausgenommen.
Release-Notes Version 2.141.0
In den letzten Wochen und Monaten ist wieder einiges passiert bei Fakturia. Das ein oder andere neue Feature ist auch dem Ideenreichtum unserer Kunden zu verdanken. Vielen Dank für euren kreativen Input 😊
finAPI: Hinweismeldungen bei Fehlern
Über unseren Partner finAPI erhält Fakturia Zugriff auf die Kontoumsätze des Girokontos. Teilweise kam es beim Zugriff auf das Konto zu Schwierigkeiten, speziell wenn das Passwort des Onlinebanking-Zugangs abgelaufen ist oder geändert wurde. In diesem Fall war in der Fakturia Oberfläche jedoch nicht ersichtlich, welches Problem bei der Bank genau vorliegt. Diese Informationen werden nun direkt von finAPI bereitgestellt, um die Problemlösung zu vereinfachen.
Kundenexport: Erweiterung um Bankverbindung
Der CSV-Export für die Kundendaten liefert nun auch die Bankverbindung des Kunden:
- IBAN
- BIC
- Kontoinhaber
FiBu: PRAP im Zusammenspiel mit Kostenstellen
Unser FiBu-Export bietet die Möglichkeit, passive Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden und wieder aufzulösen. In größeren Konzernen ist es zudem auch üblich, dass einzelne Posten einer Rechnung getrennt nach ihren Kostenstellen bzw. Kostenträgern verbucht werden.
Die Kombination der relativ komplexen Funktionen PRAP und Kostenstellen/Kostenträger war bisher nicht möglich. Wir haben diese Einschränkung nun beseitigt: Auch die Buchungen zur Rechnungsabgrenzung (PRAP) berücksichtigen ab sofort Kostenstellen bzw. Kostenträger.
Artikelverwaltung: Filterung nach Warengruppe
Mit Fakturia lassen sich Artikel bzw. Produkte über Projekte und Warengruppen entsprechend strukturiert erfassen. Befindet man sich in der Artikelübersicht bietet das Filter-Pulldown für Projekte rechts oben bereits eine gute Möglichkeit, die Ansicht der Artikel einzuschränken. Bei einer relativ komplexen Produktstruktur wird es aber trotz dieser Filtermöglichkeit schnell unübersichtlich. Deshalb besteht ab sofort in allen Artikeltabellen die Möglichkeit, zusätzlich auch nach der Warengruppe zu filtern:
Webhook: Neues Event bei Fehlern während Recurring-Payment
Wird Fakturia in Kombination mit einem Bezahlanbieter (PSP) wie z. B. Stripe eingesetzt, erfolgt die Abbuchung von wiederkehrenden Rechnungen per Lastschrift, Kreditkarte etc. direkt automatisiert im Hintergrund durch den Bezahlanbieter. Kommt es bei dieser Transaktion zu Fehlern (z. B. Kreditkarte abgelaufen) wird der Vorgang entsprechend im System protokolliert und der Kunde per E-Mail über das Problem informiert.
Wer unsere API und insbesondere unsere Webhooks im Einsatz hat, konnte bisher auf einen solchen Fehlerfall während einer wiederkehrenden Abbuchung nicht reagieren. Wir haben daher unsere Webhooks um einen neuen Event-Typen erweitert, der bei Fehlern während einem Recurring-Payment entsprechend ausgelöst wird:
E-Rechnung: Leistungszeitraum auf Positionsebene der Rechnung
Gerade im Subscription-Business spielen Leistungszeiträume in der FiBu eine entscheidende Rolle. Nicht das Rechnungsdatum alleine ist hier ausschlaggebend, sondern die Leistungszeiträume der einzelnen Rechnungspositionen. Damit diese Informationen auch in den E-Rechnungsformaten verfügbar sind, haben wir eine Erweiterung vorgenommen.
Folgende Standardfelder werden jetzt im XML-Format befüllt:
- BT-134: Leistungszeitraum Startdatum
- BT-135: Leistungszeitraum Enddatum
Rechnungserstellung: Konfigurierbare Nachkommastellen
Es ist wohl das am häufigsten angefragte Feature der letzten Jahre und steht nun endlich ohne großen manuellen Anpassungsaufwand für alle Kunden zur Verfügung: Die Konfiguration der gewünschten Nachkommastellen der Rechnungspositionen. Da einige unserer Kunden Dienstleistungen sekundengenau mit sehr kleinen Beträgen abrechnen, haben wir uns damals dazu entschieden, standardmäßig mit 4 Nachkommastellen zu arbeiten.
Bei einfacheren Tarifmodellen wurden die 4 Nachkommastellen allerdings häufig als unschön empfunden. Wie viele Nachkommastellen dargestellt werden sollen, lässt sich nun ganz einfach in den Einstellungen regeln:
Achtung: Sofern Sie ein individuelles PDF-Layout für Rechnungen nutzen, welches vor März 2025 erstellt wurde, hat diese Einstellung keine Auswirkungen. Nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.
Skripting-Unterstützung im Mahnstufen Text
Für maximale Flexibilität bei der Gestaltung der E-Mail Texte unterstützt Fakturia die Skripting-Sprache Velocity.
Beim Text für Mahnungen gibt es eine Besonderheit: Der Text der E-Mail setzt sich zusammen aus einem Standardtext sowie einer Erweiterung aus der jeweiligen Mahnstufe. Bei diesem Erweiterungstext in der Mahnstufe haben wir bisher kein Scripting unterstützt. Diese Lücke wurde nun geschlossen.
Vorbelegung Abrechnungsmodus bei neuen Verträgen
Viele Neukunden wundern sich, warum der scheinbar korrekt angelegte Vertrag nicht zu einer Rechnung führt. In 99 % der Fälle fehlt ein entscheidender Haken in der Vertragskonfiguration für die Rechnungsstellung im Voraus:
Um diese Fehlerquelle auszuschließen, wird die Checkbox nun automatisch für neue Verträge und Vertragsvorlagen aktiviert.
Erleichtung beim Anlegen neuer SEPA-Mandate
Ähnlich wie beim vorangegangen Thema führt auch eine Standardeinstellung für neue SEPA-Lastschriftmandate des Öfteren zu Problemen: Neu angelegte Mandate waren bisher immer zunächst im Status Angelegt und mussten manuell noch auf Aktiv gesetzt werden. Auch hier haben wir den Standardwert nun auf Aktiv geändert.
Automatische Vorauswahl des Projekts
Eine weitere nützliche Erweiterung wird vor allem Nutzer erfreuen, die lediglich mit einem Projekt arbeiten. Denn an vielen Stellen im System, an welchen die Auswahl des Projekts vorgenommen werden muss, war hier ein Klick bzw. eine Auswahl erforderlich, obwohl es ja nur ein einziges Projekt gibt.
In diesem Fall wird das Projekt nun bereits immer automatisch vorausgewählt:
Erleichterte Vertragsanlage im Kundendialog
Ein neuer Kundenvertrag kann über verschiedene Wege erstellt werden. Zum einen direkt aus der Maske Vertragsübersicht heraus, zum anderen innerhalb der Kundenbearbeitung im Tab „Verträge„.
Im zweiten Fall war die Neuanlage jedoch nur immer ohne Vorauswahl einer Vertragsvorlage möglich. Der Dialog wurde entsprechend erweitert und funktioniert nun genauso wie in der Vertragsübersicht:
Wallbox-Abrechnung leicht gemacht: So automatisieren Anbieter ihre Ladevorgänge
Wenn Sie wegen Wallboxen eine Abrechnungssoftware für Energieanbieter suchen und Ladestrom mit Grundgebühren sowie dem exakten Energieverbrauch zuverlässig abrechnen möchten, begeistert Fakturia Sie beim Recurring Billing mit vielen Vorteilen. Mit diesem Subscription-Management-System werden umfassende Buchungsdaten zum verbrauchten Strom in DATEV Unternehmen online bereitgestellt. Während Sie wiederkehrende Rechnungen für erneuerbare Energien automatisch verschicken lassen, vereinfacht das Fakturia-Abrechnungssystem zugleich die passive Rechnungsabgrenzung und SEPA-Lastschriften.
Fakturia als vielseitige Abrechnungssoftware für Grundgebühren und Energieverbrauch an Wallboxen
Als Abrechnungssoftware widmet Fakturia sich mit einer vielseitigen API allen Aspekten, die Ihre Energieverträge für Ladestrom an Wallboxen beinhalten. Mit einem intelligenten Algorithmus berücksichtigt das Abrechnungssystem beim Recurring Billing verbrauchsabhängige Beträge im Zusammenhang mit der Versorgung der Elektroautos ebenso wie konstante Gebühren der Energieversorger automatisch. Dazu gehört natürlich auch die Abrechnung der monatlichen Grundgebühren, die Abo-Verträge für wiederkehrende Rechnungen festlegen. Über die API-Schnittstelle von Fakturia besteht zugleich die Möglichkeit, verbrauchte Kilowattstunden zur Strom-Abrechnung in das Subscription-Management-System einzuliefern. Kunden mit einem E-Auto bekommen wiederkehrende Rechnungen nach der vertragsgemäßen Nutzung der Wallboxen durch die Abrechnungssoftware automatisch. Das umfasst auch den Versand einer E-Rechnung.
Vorteilhafte DATEV-Schnittstelle für Ladestrom-Abrechnung im Subscription-Management-System
Wenn erneuerbare Energien beispielsweise durch Solarstrom aus PV-Anlagen für Elektroautos der Kunden bereitgestellt werden und dabei ein Abrechnungssystem die Buchungsinformationen reibungslos übertragen muss, bietet Fakturia Ihnen mit einer DATEV-Schnittstelle entscheidende Vorteile. Sie profitieren damit davon, dass Buchungsdaten zusammen mit verknüpften Belegen in DATEV Unternehmen online für die Ladestrom-Abrechnung zur Verfügung stehen. Denn die DATEV-Schnittstelle ermöglicht Fakturia eine direkte Anbindung an das DATEV-Rechenzentrum. Mit der Softwarelösung finden in DATEV Unternehmen online die Belegbilder und weitere Dokumente zum abgerechneten Strom, mit dem das E-Auto eines Kunden durch erneuerbare Energien versorgt wird. Für Steuerberater besteht die Möglichkeit, Daten zum Recurring Billing für den genutzten Solarstrom aus PV-Anlagen nach einem unkomplizierten Abruf direkt in das Rechnungswesen zu importieren.
Zuverlässige passive Rechnungsabgrenzung für Energieverträge mit Strom-Abo für Elektroautos
Wenn Sie durch Abo-Verträge mit Gebühren für Ladestrom aus Wallboxen die abonnierten Leistungen teilweise im Voraus abrechnen lassen und deswegen eine passive Rechnungsabgrenzung erforderlich ist, überzeugt Fakturia Sie als Abrechnungssoftware genauso. Denn das Abrechnungssystem übernimmt automatisch die Erstellung der erforderlichen PRAP-Buchungssätze, die sich mit komplexen Vertragskonstrukten für Energieversorger manuell kaum bewältigen lassen. Wenn Energieverträge beispielsweise die sofortige Zahlung einer Grundgebühr für die Stromversorgung über das aktuelle Wirtschaftsjahr hinaus vorsehen und deshalb Umsätze im Folgejahr eingebucht werden müssen, ermöglicht Fakturia dafür die notwendige passive Rechnungsabgrenzung. Die automatische Generierung der exakten PRAP-Buchungssätze lösen Sie beim Buchhaltungs-Export im Abrechnungssystem mit einer entsprechenden Option aus.
Unkomplizierte SEPA-Lastschriften beim Recurring Billing über das Abrechnungssystem
Bei der vollautomatischen Abrechnung der Abo-Verträge mit Fakturia können Sie sehr einfach SEPA-Lastschriften für erneuerbare Energien veranlassen. Wiederkehrende Rechnungen mit Strom-Gebühren lassen sich über das Subscription-Management-System mit den passenden Bankprodukten per Basis-Lastschrift oder Firmen-Lastschrift begleichen. Als Softwarelösung für das Recurring Billing leistet Fakturia einen entscheidenden Beitrag zur vollständigen Automatisierung des Order-To-Cash-Prozesses, während Ladestrom-Kosten per Bankeinzug abgebucht werden. Wenn Sie bei der Stromversorgung mit Wallboxen die Abrechnung dem Subscription-Management-System anvertrauen, ist der Einzug der SEPA-Lastschriften über die Hausbank oder über einen Payment-Service-Provider möglich. Sobald Sie durch eine Sammellastschrift-XML verschiedene Abo-Zahlungen für erneuerbare Energien einziehen, erleichtert Fakturia eine flexible Umsetzung. Die Recurring-Billing-Plattform erkennt und verarbeitet Rücklastschriften automatisch. Darüber hinaus gibt das Subscription-Management-System Ihnen die Gelegenheit, bei SEPA-Lastschriften für die Stromversorgung der Elektroautos eine beliebige Anzahl von Bankkonten einzubeziehen. Der Wechsel auf andere Zahlungsarten ist kein Problem, falls Ladestrom-Kunden sich Alternativen wünschen.
