Abrechnungssoftware für Franchisesysteme: Franchisegebühren automatisch abrechnen

Im Franchising ist fast jeder Vertrag ein Abo: Der Franchisenehmer zahlt dauerhaft für die Nutzung von Marke, Konzept und Systemleistungen. Die Konditionen unterscheiden sich aber oft von Standort zu Standort. Ein neuer Franchisenehmer startet mit reduzierten Gebühren, ein etablierter Standort mit Sonderkonditionen zahlt ein anderes Paket, und manche Leistungen werden nur bei Bedarf gebucht, etwa Schulungen, Marketingmaterial oder zusätzliche Lizenzen.

Hinzu kommen wiederkehrende Aufgaben, die in der Praxis viel Zeit kosten: Rechnungen erstellen und versenden, Lastschriften einreichen, Zahlungseingänge zuordnen, Rücklastschriften bearbeiten, Mahnungen verschicken und die Daten sauber an die Buchhaltung übergeben. Jeder manuelle Schritt ist eine Fehlerquelle, und bei wachsender Standortzahl multipliziert sich der Aufwand. Fakturia setzt an diesem Punkt an und ersetzt die Handarbeit durch einen automatisierten Order-to-Cash-Prozess.

Nicht jede Franchisegebühr funktioniert nach demselben Muster. Die folgende Übersicht zeigt, wie sich typische Gebühren mit Fakturia umsetzen lassen und wo Sie zusätzlich Ihre eigenen Systeme einbinden.

Das typische Franchise-Modell ist hybrid. Ein Beispiel aus dem Fitnessbereich: Der Franchisenehmer zahlt eine feste monatliche Grundgebühr, zusätzlich fällt ein variabler Betrag abhängig von der Zahl der Mitglieder im Studio an. Fakturia bildet das über zwei Bausteine ab. Die Grundgebühr läuft als wiederkehrende Rechnung im Vertrag des Franchisenehmers. Der variable Teil wird über die Leistungserfassung eingebucht und beim nächsten Rechnungslauf automatisch auf dieselbe Rechnung übernommen.

Die Einbuchung funktioniert manuell in der Oberfläche oder automatisiert per REST-API. Ihr Mitgliederverwaltungs- oder Kassensystem meldet am Monatsende die Mengen, Fakturia erzeugt daraus die Rechnungsposition. Bei Bedarf überschreiben Sie den Nettopreis einer Leistung frei, und eine Belegübersicht oder ein Leistungsnachweis lässt sich als Anhang mit der Rechnung versenden.

Wichtig für die Planung: Alle Leistungen müssen erfasst sein, bevor der Rechnungslauf startet. Der Lauf beginnt kurz nach Mitternacht am Stichtag, und nur bis dahin erfasste Leistungen kommen auf die aktuelle Rechnung. Alles Spätere landet auf der nächsten. Wer die Mengen am Monatsende per Schnittstelle übermittelt, sollte den Ablauf daher zeitlich sauber abstimmen. Den Rechnungslauf können Sie in der Oberfläche bei Bedarf vorübergehend pausieren.

Eine Franchisegebühr, die nicht eingeht, hilft dem System nicht. Deshalb deckt Fakturia den gesamten Weg bis zum Geldeingang ab. Der Einzug erfolgt wahlweise über Zahlungsanbieter wie Stripe, Adyen, Unzer oder PayPal oder per SEPA-Lastschrift über die eigene Hausbank, was meist günstiger ist. Mandate und Sammellastschriften werden in Fakturia verwaltet.

Über finAPI ruft Fakturia Kontoumsätze ab und gleicht eingehende Zahlungen mit offenen Rechnungen ab. Das gilt ausschließlich für den Kontenabruf und die Zuordnung der Zahlungseingänge, nicht für die Ausführung von Zahlungen. Kommt eine Lastschrift zurück, reagiert das System automatisch: Der Franchisenehmer erhält eine Info-Mail, eine frei definierbare Rücklastschriftgebühr wird berechnet, und Sie legen fest, ob der Vertrag auf Überweisung umgestellt oder pausiert wird.

Bleibt eine Rechnung offen, greift das mehrstufige Mahnwesen. Pro Mahnstufe geht eine Mahn-E-Mail mit angepasstem Text und der offenen Rechnung im Anhang an den Franchisenehmer. Ihr Team muss nicht mehr jeden Standort einzeln nachverfolgen.

Franchisezentralen kennen die typischen Anfragen: „Können Sie mir die Rechnung vom März noch einmal schicken?“ oder „Wann wurde meine letzte Zahlung verbucht?“ Das Kundencenter von Fakturia beantwortet solche Fragen ohne Mitarbeiter. Franchisenehmer können dort Rechnungen ansehen und herunterladen, Verträge und angehängte Dokumente einsehen, den Verlauf ihres Kundenkontos prüfen, offene Rechnungen online bezahlen und neue Kreditkartendaten hinterlegen. Auch Stammdatenänderungen wie eine neue Adresse lassen sich selbst vornehmen. Das entlastet die Zentrale und erhöht die Transparenz für Ihre Partner.

Die Rechnungen zwischen Franchisegeber und Franchisenehmer sind inländische B2B-Umsätze, und damit fallen sie unter die E-Rechnungspflicht. Der Empfang strukturierter E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen verpflichtend. Bei der Ausstellung gilt eine Übergangsfrist: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, für alle übrigen gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2028. Gerade größere Franchisesysteme sollten ihre Prozesse deshalb jetzt vorbereiten. Fakturia unterstützt die Formate ZUGFeRD und XRechnung bereits seit 2019, sodass Sie keine zusätzliche Software für die Umstellung benötigen. Im Zweifel klären Sie die genaue Betroffenheit Ihres Unternehmens mit Ihrer Steuerberatung.

Über die DATEV-Schnittstelle übertragen Sie Buchungssätze und Belegbilder per Buchungsdatenservice 2.0 direkt an DATEV Unternehmen online. Das Modul zur passiven Rechnungsabgrenzung ist hilfreich, wenn Gebühren im Voraus für mehrere Monate berechnet werden, etwa bei jährlicher Zahlweise. Fakturia bildet die Abgrenzungsposten monatlich und löst sie automatisch wieder auf. Steuerberater erhalten bei Bedarf eigene Zugänge mit passenden Rollen und Rechten.

Für die Steuerung Ihres Systems stehen Reports als CSV bereit, darunter die Liste der Verträge, Neuverträge und Kündigungen, eine Umsatzprognose und die MRR/ARR-Auswertung mit Churn-Rate. So sehen Sie auf einen Blick, wie sich Ihr Netzwerk entwickelt, wie viele Standorte neu dazukommen und welche Einnahmen Sie in den kommenden Monaten erwarten können. Die Reports lassen sich auch per API automatisch abrufen.

Franchisesysteme arbeiten selten mit nur einem Tool. Kassensysteme, Mitgliederverwaltung, CRM und Buchhaltung greifen ineinander. Fakturia bietet dafür die REST-API auf Basis des OpenAPI-Standards, Webhooks, die Ihre Systeme über wichtige Ereignisse informieren, und Anbindungen über die No-Code-Plattformen Zapier und Locoia an gängige Tools wie HubSpot oder Mailchimp. Entwicklerteams können außerdem den MCP-Server auf GitHub nutzen, um KI-Agenten wie Claude Code an Fakturia anzubinden. Die Software selbst stammt von der Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München und läuft auf TÜV-zertifizierten Servern in Nürnberg. Das Unternehmen ist in Privatbesitz und steht unter keinem Einfluss ausländischer Investoren, die Datenhaltung erfolgt DSGVO-konform in Deutschland.

Den Einstieg erleichtert die kostenfreie Sandbox: Sie ist unverbindlich und zeitlich unbegrenzt nutzbar, sodass Sie Ihr Gebührenmodell in Ruhe nachbauen können. Wenn Sie Unterstützung wünschen, richtet das Team im Rahmen des Premium-Onboardings gegen einmalig 1.200 Euro Ihre Sandbox ein und überträgt anschließend alle Einstellungen in die Produktivumgebung. Bei den Tarifen haben Sie die Wahl: Die FLEX-Serie kommt ohne monatliche Grundgebühr aus und rechnet rein umsatzbasiert ab, die Business-Serie arbeitet mit einer Grundgebühr und Inklusivkontingenten. Ein Wechsel von FLEX in die Business-Serie ist erst nach 36 Monaten möglich, was Sie bei der Planung berücksichtigen sollten. Details finden Sie auf der Preisseite.

Vermitteln Sie neue Franchisenehmer über Vertriebspartner? Auch dafür bietet Fakturia mit der Provisionsabrechnung eine Lösung: Aus den Umsätzen der zugewiesenen Kunden entstehen automatisch Abrechnungsgutschriften, die sich per SEPA-Sammelüberweisung auszahlen lassen. Die Provisionssätze sind individuell konfigurierbar, auch auf Artikelebene.

Fakturia passt zu Systemen, in denen Franchisenehmer regelmäßig wiederkehrende Gebühren zahlen, zum Beispiel in den Bereichen Fitness, Gastronomie, Dienstleistung oder Bildung. Entscheidend ist nicht die Branche, sondern das wiederkehrende Abrechnungsmodell.

Eine prozentuale Berechnung vom Standortumsatz ist in Fakturia derzeit nicht integriert. Sie berechnen den Betrag in Ihrem Kassen- oder Warenwirtschaftssystem und buchen ihn per API oder Oberfläche als Leistung ein. Die Rechnungsstellung, der Einzug und das Mahnwesen übernimmt Fakturia.

Ja. Pro Vertrag können Sonderpreise mit Gültig-ab-Datum sowie Rabatte mit Gültigkeitszeitraum hinterlegt werden. Sonderpreise haben Vorrang vor dem Artikelpreis. So bilden Sie Startkonditionen oder individuelle Vereinbarungen ab.

Der Einzug erfolgt per SEPA-Lastschrift über die Hausbank oder über einen Zahlungsanbieter wie Stripe, Adyen, Unzer oder PayPal. Zahlungseingänge werden über finAPI abgeglichen, Rücklastschriften automatisch verarbeitet und überfällige Rechnungen im mehrstufigen Mahnwesen verfolgt.

Ja. Die Sandbox ist kostenfrei, unverbindlich und zeitlich unbegrenzt. Sie können dort Ihre Artikel, Verträge und Gebührenmodelle in Ruhe aufbauen und den kompletten Ablauf durchspielen.