Umsätze für Warenlieferungen an Unternehmen in der EU werden in der Regel als “steuerfreie, innergemeinschaftliche Lieferungen” behandelt. Diese sind von der Umsatzsteuer befreit, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Sie unterliegen dem Reverse-Charge-Verfahren. Das heißt, Sie als Unternehmer müssen die Umsatzsteuer an Ihren Kunden in de EU nicht berechnen. Er ist selbst dafür verantwortlich, die Umsatzsteuer an sein Finanzamt abzuführen. Zur Kontrolle über die Besteuerung ist ein Datenaustausch der zentralen Behörden zuständig. In Deutschland handelt es sich dabei um das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Hierfür ist für beide Seiten eine Umsatzsteuer-ID erforderlich. Für eine korrekte Abgabe der Daten wurde die Zusammenfassende Meldung (ZM) eingeführt.

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) beinhaltet den Bericht eines Unternehmens über seine innergemeinschaftlichen Lieferungen. Damit ist es den EU-Finanzbehörden möglich, die korrekte Versteuerung zu überprüfen. Diese muss die Angaben der Umsatzsteuer-ID beider Geschäftspartner, die Summe der Warenlieferung sowie den genauen Meldezeitraum enthalten. Der Meldezeitraum richtet sich nach den gegebenen Voraussetzungen und erstreckt sich in der Regel auf einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr- Die Abgabe erfolgt jeweils zum 25. Tag nach dem Meldezeitraum, z.B. für den Januar bis spätestens 25. Februar. Bei der Meldung sind etwaige Retouren zu berücksichtigen und entsprechend abzuziehen.

Die Abgabe für eine Zusammenfassende Meldung (ZM) erfolgt online über das “Elster-Portal“. Hierfür registrieren Sie sich mit Ihren Daten, eine Zertifikatsdatei dient als Sicherheit. Dieses Zertifikat ist zeitlich begrenzt und wird bei Bedarf verlängert. Unternehmen, die als “Massenmelder” eingestuft sind, müssen ihre Zusammenfassende Meldung (ZM) über das BZStOnline-Portal abgeben. Die abgegebenen Daten werden in der Datenbank der Finanzbehörde erfasst. Dabei erfolgt die Prüfung der ausländischen Umsatzsteuer-ID. Sind diese nicht korrekt, erhalten Sie eine Benachrichtigung und können nach Berichtigung eine korrigierte Zusammenfassende Meldung (ZM) abgeben. Ist es Ihnen nicht möglich, die Meldung innerhalb der vorgegebenen Frist abzugeben, kann eine Fristverlängerung beantragt werden. Kommen Sie Ihrer Meldepflicht nicht nach, kann ein Zwangsgeld verhängt werden.