Was bedeutet GoBD?

GoBD steht als Abkürzung für die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektrischer Form sowie den Zugriff auf diese Daten. Nicht zu verwechseln sind die GoBD mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, die Regelungen zur Buchführung und Bilanzierung beinhalten.

Der Gesetzgeber fordert mit dem Regelwerk Unternehmen, Freiberufler und selbstständig Tätige auf, Buchhaltungsunterlagen, die Einnahmenüberschussrechnung oder eine Bilanz für einen vorher definierten Zeitraum aufzubewahren.

Der Zeitraum, in dem die Bücher verfügbar sein müssen, liegt zwischen sechs und zehn Jahren. Die GoBD regeln die formalen Anforderungen für die digitale Aufbewahrung dieser Unterlagen. Der Gesetzgeber möchte die Voraussetzung für eine spätere Betriebsprüfung durch das Finanzamt schaffen.

Welches sind die wichtigsten Grundsätze?

Der oberste Grundsatz ist der Appell an die Verantwortlichkeit. Jeder Unternehmer, Freiberufler oder Selbständiger hat dafür zu sorgen, dass die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Daten gewährleistet ist und der Zugriff darauf zu jeder Zeit besteht.

Die weiteren GoBD umfassen die folgenden Regelungen:

Sowohl die Buchungen des laufenden Geschäftsverkehrs als auch die dazugehörigen Aufzeichnungen müssen ohne Veränderungen aufbewahrt werden. Die Unveränderbarkeit der Daten bezieht sich auf den Ausdruck des Belegs als auch das digitalisierte Format. Um Manipulationen oder willkürlichen Änderungen vorzubeugen, verlangen die Grundsätze eine Festschreibung des Datensatzes.

Insbesondere sollen die Unterlagen zu vereinnahmten Barerlösen dokumentiert werden. Digitale Aufzeichnungen werden von dem Gesetzgeber für Kassensysteme, Registrierkassen und Wiegekassen gefordert. Nicht von den Regelungen betroffen ist die Kasse im Laden.

Bei unbaren Geschäftsvorfällen – hier lassen sich die Buchungen anhand des Bankontoauszugs nachvollziehen – soll der Nachweis der Transaktion innerhalb von zehn Tagen dokumentiert werden.

Bei den weiteren Grundsätzen stehen die Klarheit und die Übersichtlichkeit der Daten ebenso im Fokus wie deren Richtigkeit.

Um den Bestimmungen der GoBD Rechnung zu tragen, ist es geboten, eine Software in dem Unternehmen einzusetzen, die die Regeln in der geforderten Form umsetzt. Gute Programme bieten auch eine elektronische Archivierung der Daten an. Denn nur eine elektronische Archivierung ist revisionssicher.