Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind in Deutschland unter anderem in der für alle Unternehmen geltenden Rechtsgrundlage des Handelsgesetzbuches niedergelegt. Und damit für alle Unternehmen verbindlich. Ergänzt werden diese Bestimmungen durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums (wie beispielsweise vom Juli 2019), die zusätzlich auch den Datenzugriff bzw. die Speicherung regeln (wird auch als GoBD) bezeichnet.

Die wesentliche Idee der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung ist, dass alle Unternehmen ihre Buchungen möglichst nach den gleichen und somit vergleichbaren Regeln vornehmen. Folgende Grundvoraussetzungen sollten erfüllt sein, wenn die Buchhaltung einen möglichst hohen Nutzwert haben soll und zudem den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

+ Richtigkeit: Wahrscheinlich kennen Sie den Grundsatz “keine Buchung ohne Beleg”. Dieser ist in Firmen besonders wichtig, denn die Eingangsbelege (z. B. für Lieferungen und Leistungen) werden nicht nur für interne Zwecke benötigt, sondern auch für die korrekte Feststellung der Ertragsbasis und der zu bezahlenden Steuern. Aus diesem Grund prüft das Rechnungswesen eingehende Quittungen auch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Beispielsweise auf das Vorhandensein der Steuernummer und aussagekräftiger Beschreibungen der bezogenen Lieferungen und Leistungen.

+ Vollständigkeit: Die GoB verlangen das die Buchhaltung nicht nur einzelne, ausgewählte Zahlungen berücksichtigt. Sondern dass alle Geschäftsvorfälle, die in Euro bzw. Währungseinheiten umgerechnet werden können, berücksichtigt werden. Neben ein- und ausgehenden Zahlungen sind dies auch eher interne Buchungen wie beispielsweise der Wertverzehr auf das Anlagevermögen oder auch Wertberichtigungen beispielsweise auf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe.

+ Klarheit: Das Zahlenwerk der Unternehmen wird für ganz verschiedene Zwecke verwendet. Neben internen Adressaten sind es insbesondere die berechtigten Dritten, die sich auf die Korrektheit der Buchhaltung verlassen müssen. Der Jahreserfolg ist Ausgangsbasis für die Berechnung der Steuer durch das Finanzamt – nur eine kleine Stichprobe der eingereichten Zahlen wird überprüft. Zudem ist die Klarheit des Zahlenwerks Voraussetzung dafür, dass interne Berechnungen beispielsweise zu Deckungsbeiträgen und Rentabilität immer die gleiche Basis haben. Und Schwankungen nicht alleine dadurch entstehen, dass die Buchungsmethoden unwillkürlich verändert werden.

Die GoB sorgen auch für das klare Ausweisen eines Jahres- bzw. Periodenerfolges

Viele Einnahmen und Ausgaben werden zwar am Zahlungstermin auf den entsprechenden Bank- bzw. Zahlungsverkehrskonten verbucht, haben aber eine längerfristige Wirkung für das Unternehmen. Bekommt ein Unternehmen beispielsweise im Dezember Anzahlungen für Dienstleistungen für die drei Monate Dezember (des aktuellen Jahres) und Januar/Februar des nächsten Jahres, so finden die Abgrenzungsgrundsätze Anwendung. Nur der Ertrag für den ersten Monat dürfte dann im alten Jahr erfolgswirksam verbucht werden, die zwei weiteren Monatsraten würden auf neue Rechnung vorgetragen werden.

Ähnliches würde für die ausgehende Zahlungen gelten, die bereits Betriebskosten oder ähnliches für das neue Jahr abdecken. Würden dies komplett im alten Jahr verbucht, so würde der Unternehmensgewinn zu niedrig ausgewiesen werden.

Die Abgrenzungsgrundsätze sind wahrscheinlich das deutlichste Beispiel dafür, dass die GoB ein hohes Maß an Transparenz und Vergleichbarkeit sowohl für das Unternehmen selbst, als auch für weitere Zielgruppen (wie Kreditgeber etc.) sicherstellen. Durch nachvollziehbare Regeln entsteht ein Zahlen- und Rechenwerk mit sehr hoher Aussagekraft.