Unter dem Begriff Rechnungsabgrenzung versteht man die Zuordnung verschiedener kaufmännischer Prozesse zu den Perioden, in denen sie konkret angefallen sind. So können Sie bestimmte Erträge und Aufwendungen mit den dazugehörigen Zahlungen in einem anderen Zeitraum in der Bilanz korrekt berücksichtigen. Dies ist unbedingt notwendig, um den informativen Charakter des Jahresabschlusses zu erhalten. Zu unterscheiden sind die aktivische und passivische Rechnungsabgrenzung.

Ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten beinhaltet eine Zahlung für Aufwendungen des nächsten Jahres, die bereits im aktuellen Jahr geflossen ist. Diesen Betrag müssen Sie als Ausgabe auf der Aktivseite Ihrer Bilanz aktivieren und dürfen ihn noch nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung ausweisen. So neutralisieren Sie den zuvor gebuchten Aufwand. Ein Beispiel für eine aktive Rechnungsabgrenzung ist die Zahlung von Miete oder Versicherungsbeiträgen. Ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten beinhaltet eine bereits erhaltene Zahlung für Leistungen, die Ihr Unternehmen erst im nächsten Jahr erbringen wird. Dies sind beispielsweise monatliche Gebühren eines Abos, die bereits im Dezember für den Monat Januar vereinnahmt wurden. Sie werden auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen.

Bei der Auflösung von Rechnungsabgrenzungsposten in der neuen Periode sind entsprechende Konten zu nutzen. Die Rechnungsabgrenzungsposten werden nur dann anteilig aufgelöst, wenn sie sich über mehrere Jahre erstrecken. Dies gilt gleichermaßen für aktive sowie passive Rechnungsabgrenzungsposten.