Eine Proformarechnung ist eine Rechnung, die pro forma ( lat. der Form halber), wie eine herkömmliche Rechnung aussieht, jedoch fehlt die Aufforderung zur Zahlung. Sie wird meist aus zollrechtlichen und steuerrechtlichen Gründen angefertigt und kommt vor allem im Außenhandel zum Einsatz und erlaubt die kostenfreie Lieferung an den Empfänger.

Proformarechnungen werden häufig zu folgenden Zwecken ausgestellt:

– vor allem bei Handelsgeschäften mit Nicht-EU-Ländern zum Nachweis des Warenwerts
– allgemein zum Nachweis des Warenwerts bei Export- und Importgeschäften
– zum Nachweis des Warenwerts für Waren, die nur vorübergehend im Ausland verwendet werden sollen
– als Auftragsbestätigung zur Beantragung eines Akkreditivs
– bei unentgeltlichen Warensendungen und Ersatzteillieferungen (Garantie, Kulanz)
– bei Spenden
– bei Leistungen und Lieferungen auf Vorkasse
– bei Anforderung eines Angebots. Einige Länder verlangen hierbei die Vorlage einer Proformarechnung. Sie dient dann z.B. für den Erhalt einer Importlizenz.

Achten Sie darauf, dass Sie in der Rechnung den tatsächlichen Verkaufswert der Ware nennen! Eine “Nullrechnung” ist nicht zulässig.

Für den Versand und die Lieferung von Waren außerhalb der Europäischen Gemeinschaft gilt gemäß der Zollbestimmungen Deklarationspflicht.
– Falls die Waren keinen Handelswert haben, muss den Waren eine Proformarechnung beigelegt werden.
– Bei Waren mit Handelswert muss die Proformarechnung mit “Handelsrechnung” bezeichnet werden.

Eine Pro-forma-Rechnung muss durch die Bezeichnung “Pro-forma-Rechnung” bzw. engl. “proforma invoice” gekennzeichnet werden. Sie muss außerdem – im Gegensatz zu einer üblichen Rechnung – vom Aussteller unterzeichnet werden. Es müssen grundsätzlich die gleichen Angaben gemacht werden wie bei einer Handelsrechnung: Name und Anschrift des Absenders, Name und Anschrift des Empfängers (Telefon, Fax, Kontaktperson), Lieferanschrift (falls abweichend), Lieferbedingungen, Rechnungsnummer, Ort, Datum, Umsatzsteueridentifikationsnummer, EORI-Nummer, Brutto- und Nettogewicht, Herkunftsland, Nummer des Pakets, Ursprungserklärung (wenn die Ware aus der EU kommt), Unterschrift, Stempel.

In der Finanzbuchhaltung fungiert eine Pro-forma-Rechnung als Beleg für eine nicht periodengerecht zugestellte oder fakturierte Rechnung. In diesem Fall wird eine so genannte Proforma-Buchung durchgeführt, mit der sowohl die Gewinn- und Verlustkonten als auch die Bilanz belastet wird. Die Pro-forma-Rechnung hat in der Buchhaltung den Vorteil, dass diese nicht als offener Posten in der Buchhaltung erscheint und daher der Kunde nicht aus Versehen wegen Nichtzahlung angemahnt wird.