Nebenbuch – was verbirgt sich dahinter?

Ein Nebenbuch ist eine bestimmte Art von Buch im Bereich der Buchhaltung. Es ist eng mit den Sachkonten des Hauptbuchs verknüpft. Dank der Informationen im Nebenbuch bekommen Sie einen detaillierten Einblick in die Geschäftsvorgänge des Unternehmens.

Einordnung in der Buchhaltung

Prinzipiell gibt es in der Buchhaltung drei Arten von Büchern: das Grundbuch oder Journal, das Hauptbuch und das Nebenbuch. Während die ersten beiden die Geschäftsvorfälle in Kurzform erfassen, dient die Nebenbuchhaltung der vertiefenden Darstellung von Inhalten aus dem Hauptbuch. Das Hauptbuch bleibt damit übersichtlich und die detaillierten Informationen sind dennoch jederzeit abrufbar. Für jeden Eintrag im Nebenbuch muss es auch eine Buchung auf dem entsprechenden Sachkonto im Hauptbuch geben. Aus der Betrachtung der Nebenbücher lassen sich dann die zugehörigen Salden, die im Hauptbuch stehen, nachvollziehen.

Anwendungsbereiche für Nebenbücher

Welche Nebenbücher Sie anlegen, hängt vom Bedarf und der Größe des Unternehmens ab. In der Regel wird ein solches Buch in den Bereichen Kontokorrentbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Lagerbuchhaltung genutzt. Je nach Organisation des Unternehmens kann es sinnvoll sein, weitere Nebenbücher anzulegen, etwa für die Kasse oder für den Rechnungsausgang.

Die Kontokorrentbuchhaltung erfasst in der Debitorenbuchhaltung den Geschäftsverkehr mit Kunden und in der Kreditorenbuchhaltung den Austausch mit Lieferanten. Für jeden Kunden und Lieferanten gibt es im jeweiligen Nebenbuch ein eigenes Konto. Damit behalten Sie die Zahlungseingänge und -ausgänge detailliert im Blick. Ähnliches gilt für das Lager und die zugehörige Lager- oder Materialbuchhaltung. Auch dort bekommt jedes Produkt ein Konto, auf dem die Zu- und Abgänge verbucht werden. In der Anlagenbuchhaltung haben Sie mit Konten für die einzelnen Anlagegüter einen Überblick über die Kosten der Anlagen und deren Abschreibungen. Schließlich verwendet auch die Lohnbuchhaltung Nebenbücher für jeden Mitarbeiter eines Unternehmens.

Nebenbuchhaltung in der Praxis

Früher waren das Grundbuch, das Hauptbuch und die Nebenbücher tatsächlich echte Bücher. Heute sind sie in einer Buchhaltungssoftware abgebildet. Dort besteht eine automatische Verknüpfung zwischen der Hauptbuchhaltung und der Nebenbuchhaltung. In der Regel bekommt jedes Nebenbuch im Programm einen separaten Nummernkreis.

Über die Nebenbücher lassen sich meist umfangreiche Auswertungen vornehmen. So können Sie etwa mit den Informationen aus der Kontokorrentbuchhaltung eine aktuelle Liste der offenen Posten erstellen. Eine Übersicht über die Umsätze in einem bestimmten Zeitraum ist ebenfalls schnell erzeugt. Auch wenn der Name vielleicht unbedeutend klingt – die Nebenbuchhaltung bildet so einen wichtigen Baustein in der Steuerung Ihres Unternehmens.