Die Mandantenfähigkeit von Systemen ist ein wesentlicher Entscheidungspunkt bei der Anschaffung von Software im unternehmerischen Bereich. Anwender wie z.B. Steuerberater oder Onlineshop-Betreiber sind allgemein auf mandantenfähige Programme fixiert. Grob gesagt können Sie mit einem mandantenfähigen (auch Multi-Tenancy-fähig genannt) Programm auf ein und der selben Software bzw. Hoster oder Server verschiedene „Mandanten“ (Nutzer, Kunden) arbeiten lassen. Die Mandanten können dabei jeweils nur auf ihre eigenen Daten zugreifen und haben keine Einsicht in andere Ebenen. Als Hauptnutzer können Sie die verschiedenen Nutzer verwalten und individuelle Spezifikationen anpassen.

Vor allem in den Bereichen der Steuerberatung aber auch vieler bzw. aller Cloud -Computing-Anbieter und Webhoster, die mehrere Kundenwebseiten im gleichen System verwalten, wird mandantenfähige Software genutzt. Oder auch in der Buchhaltung großer Konzerne oder Firmen, zu denen weitere untergeordnete Tochterfirmen gehören, finden Sie mandantenfähige Systeme wie z.B. auch das Rechnungsprogramm Fakturia. Zur Vereinfachung können Sie sich unter einem mandantenfähigen Programm theoretisch z.B. ein PC-Betriebssystem vorstellen, auf dem unter mehreren Benutzerkonten verschiedene Anwender mit dem selben Programm arbeiten, die jedoch nur ihre eigenen Konten einsehen können. Dies entspricht dem Prinzip der Mandantenfähigkeit. Die individuellen Daten der einzelnen User sind bei solchen Systemen in der Regel in der selben zentralen Datenbank gespeichert, jedoch logisch voneinander getrennt, sodass zwar alle die selbe Basis benutzen, aber jeder Anwender nur auf seine eigenen Daten zugreifen kann. Wichtige Begriffe zu diesem Thema sind mandantenabhängige bzw. mandantenübergreifende Daten.

Als mandantenabhängig können Sie alle Daten bezeichnen, die für bzw. von einem jeweiligen einzelnen Nutzer konfiguriert und angelegt sind. Dazu gehören beispielsweise personalisierte Stammdaten oder auch persönliche Einstellungen.
Mandantenübergreifend sind jene Daten, die alle Softwarenutzer betreffen und von allen „übergreifend“ verwendet werden, z.B. Standardangaben oder Währungskurse sowie Standortdaten.

Durch mandantenfähige Software können Sie viel Arbeit sparen, da sich durch das gemeinsam verwendete System für alle Nutzer der Wartungs- und auch Installations- bzw. Anpassungsaufwand deutlich reduzieren lässt. Durch die gemeinsame Anwendung der übergreifenden Daten schaffen Sie Speicherplatz und bei steigender Nutzerzahl können allgemein die Lizenzgebühren sinken. Durch strenge Datenschutzregeln ist in der Regel ein hoher Sicherheitsstandard gegeben, welcher aber oftmals schwierig umzusetzen ist, da bei Daten verschiedener Anwender, welche in der selben Datenbank gespeichert sind, die Datenschutzvorgaben höher sind. Deshalb sind ebenfalls hohe Ansprüche an die Programmierung gelegt, um die Sicherheit und Anonymität der Daten des Einzelnen zu gewährleisten.