Im Unternehmen bildet die Kostenstelle als Ort der Kostenentstehung und Leistungserbringung die Grundlage für das interne Rechnungswesen und das Controlling. In ihr werden die Kosten und Leistungen eines definierten Bereiches gesammelt und später auf andere Bereiche verteilt. Jede Kostenstelle erhält eine eigene Kostenstellennummer und wird in einem Kostenstellenplan gelistet, damit sich jeder Kostenbeleg einfach der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet werden kann. Anhand der Kostenrechnung lässt sich so im Unternehmen die Wirtschaftlichkeit verschiedener Bereiche oder Abteilungen gezielt überprüfen.

Kostenstellen lassen sich nach unterschiedlichen Aspekten unterscheiden. So besteht ein unmittelbarer Zusammenhang der Hauptkostenstellen mit dem Wertschöpfungsprozess (z. B. Produktion, Materiallager, Vertrieb). Hilfskostenstellen hingegen sind nicht am Kernprozess beteiligt und unterstützen das Unternehmen bzw. andere Kostenstellen bei der Leistungserstellung (z. B. Kantine, Fuhrpark, Wachdienst, Instandhaltung). Sie dienen der Erfassung der Gemeinkosten und werden später entweder direkt auf die Hauptkostenstellen oder nach einem definierten Verteilungsschlüssel im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung auf die Kostenträger aufgeteilt. Hilfskostenstellen werden auch als Neben- oder Vorkostenstellen bezeichnet.

Eine Kostenstelle wird in der Regel nach bestimmten Kriterien gebildet. Jedes Unternehmen kann dabei die Kostenstellenrechnung an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Denn je detaillierter die Kostenstelleneinteilung erfolgt, desto genauer ist eine Kostenkontrolle möglich. Häufig erfolgt die Einteilung der Kostenstellen nach Funktionen:

– Material (z. B. Lagerhaltung, Disposition, Beschaffung),
– Fertigung (z. B. Montage/Produktion, Arbeitsvorbereitung, Forschung/Entwicklung),
– Verwaltung (z. B. Geschäftsführung, Finanzwesen/Controlling, Personalwesen),
– Vertrieb (z. B. Auftragswesen, Marketing, Fakturierung),
– Handel (z. B. Fabrikverkauf, Direktverkauf).
Aber auch eine Einteilung nach
– Verantwortungsbereichen (z. B. Geschäftsführung, Abteilungen, Werkstätten),
– räumlichen Gegebenheiten (z. B. Firmenstandorte, Büros),
– Verrechnungsaspekten (z. B. Hauptkostenstellen, Hilfskostenstellen)
ist möglich.