Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Aufgrund der seit Jahrzehnten stets wachsenden elektronischen Datensicherung der Unternehmen, wurden mit der GDPdU von 2002 bis 2015 Regelungen aufgestellt. Die Prüfbarkeit der Handhabung mit der elektronischen Datensicherung wurden festgelegt. Für die digitale Aufbewahrung bestehen auf Unternehmerseite Pflichten.

Aufbewahrungsfrist

Jeder Unternehmer unterliegt vom Gesetzgeber einer Aufbewahrungspflicht. Es ist sinnvoll viele Unterlagen zu digitalisieren. Bspw. können Buchhaltungsunterlagen digitalisiert werden.

Die GDPdU und die Regelung

Das Bundesfinanzministerium legte in der GDPdU fest, wie die Regelungen bezogen auf die Prüfbarkeit von Unterlagen und den Datenzugriff aussehen mussten:

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt die Besteuerung des Umsatzes auf Dienstleistungen, allgemeine Leistungen, Lieferungen etc.

Die Abgabenordnung (AO) enthält grundsätzliche Regelungen und allgemeine Vorschriften bezüglich Abgaben- und Steuerrecht. Wiederum enthalten einzelne Steuergesetze konkrete Regelungen zur Ermittlung der Abgaben und Steuern.

Anforderungen an die digitalen Unterlagen

Die GDPdU legte fest, dass an den zu speichernden Unterlagen, wie Belege und Rechnungen, keinerlei Änderungen mehr vorgenommen werden konnten. Der Empfänger selbst war verpflichtet festzustellen, dass die Anforderungen der DV-gestützten Buchführungssysteme (GoBS) entsprachen. D.h. die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme mussten der GoBS entsprechen. Diese Verordnung war eine Erweiterung der GoB, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung. Mit der GoBS wurden Richtlinien aufgenommen, wie die Buchführung mithilfe von Datenverarbeitungssystemen ordnungsgemäß zu erfolgen hat.

Mitwirkungspflicht von Betriebsprüfungen

In den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen war die Mitwirkungspflicht bei Betriebsprüfungen geregelt.

Der Unternehmer musste dem Betriebsprüfer vor Ort einen Arbeitsplatz anbieten. Der Zugriff auf jegliche DV-Systeme mussten gewährleistet sein.

Der Prüfer selbst konnte festlegen, welchen Zugriff er benötigt. Die Möglichkeit des unmittelbaren Datengriffs war die eine Variante. Ebenso konnte er sich für dem mittelbaren Zugriff über entsprechende Auswertungen entscheiden.

Der unmittelbare Datenzugriff ermöglichte dem Betriebsprüfer alle steuerlich relevanten Daten einlesen zu können. Beim mittelbaren Zugriff über alle gespeicherten Daten griff der Prüfer in dem Fall nicht selbst auf die Daten zu. Es wurden maschinelle Auswertungen erstellt.

Bei einer notwendigen Datenträgerüberlassung musste der Unternehmer für die Finanzbehörden zur Überprüfung die gewünschten erforderlichen Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger überlassen.

Verletzung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Vorschriften der GDPdU mussten zwingend eingehalten werden. Sie galt als Voraussetzung um elektronische Bücher anzulegen und ggf. ins Ausland zu verlagern. Bei Verletzung der Verordnung wurden Bußgelder festgelegt. Zum 1. Januar wurde die GDPdU abgelöst.