Der Eigenbeleg kann als eine Art Ersatzbeleg betrachtet werden. Dieser wird dann ausgestellt, wenn es den Originalbeleg aus verschiedenen Gründen nicht mehr gibt, aber natürlich ein Vorgang dennoch korrekt ausgewiesen werden muss. Ein Eigenbeleg kann erforderlich werden, wenn Sie zum Beispiel vergessen haben, eine Rechnung auszustellen oder es deutlich wird, dass eine Rechnung verloren gegangen ist. Das sollte natürlich im Alltag nicht passieren, kommt aber dennoch hin und wieder vor.

Für das Finanzamt: der Eigenbeleg als Ersatzbeleg

Die Grundlage für das Belegwesen stellt die Forderung des Finanzamts dar, dass Sie über Ihre Einnahmen und Ausgaben genau Buch führen sollen. Ergo benötigen Sie für jede Buchung einen entsprechenden Beleg, also in dem Fall, einen Nachweis, wofür Sie Geld erhalten haben oder wofür Sie es ausgegeben haben. Das Finanzamt erkennt die behaupteten Kosten sonst eventuell nicht an, was sich schädlich auswirken kann. Jede Quittung sollte also aufbewahrt werden, denn sie gilt als Beweis, dass Sie etwas gekauft habe oder umgekehrt jemandem eine Quittung ausgestellt haben. Am besten ist natürlich immer ein Originalbeleg, aber wie ausgeführt, kann dieser schon einmal verloren gehen.

Lauter Themen: Vorsteuer, Belege – erledigen Sie alles so korrekt wie möglich

Achten Sie also auf eine korrekte, alle Vorgänge erfassende Handhabung Ihrer geschäftlichen Vorgänge. Eine betriebliche Zahlung wird erst “real”, wenn eine Rechnung bzw. Quittung dafür vorliegt. Noch einmal zurück zum Fall der verloren gegangenen Rechnung oder Quittung: Sie sollten erst einmal sehen, ob noch ein Duplikat der Belegs auszustellen ist. Oftmals lässt sich das bei bekannten Kunden leicht nachfordern. Wenn dies aber nicht möglich ist, kommt der Eigenbeleg als eine Art Ersatzdokument ins Spiel. Dennoch muss er den gleichen Kriterien wie das Original genügen. Dazu erfahren Sie gleich mehr.

Was enthält der Eigenbeleg?

Achten Sie in solchen Fällen immer darauf, dass alle nötigen Angaben auf dem Eigenbeleg erscheinen. Dazu gehören solche Daten wie die genaue Summe, der Verwendungszweck der Zahlung, das Datum der Zahlung, der Empfänger oder Aussteller. Eine kurze Begründung, warum ein solcher Ersatzbeleg nötig wurde, kann ganz hilfreich sein und rundet den Vorgang auch gegenüber dem Finanzamt korrekt ab.