Allgemeines

Durch E-Procurement wird es Unternehmen ermöglicht, Waren und Dienstleistungen zu den günstigsten Gesamtkosten zu bestellen. Dabei wird der gesamte Einkaufsprozess von der Planungsphase über die Beschaffung bis zur Bezahlung automatisiert.
Produkte sind nur dann für eine Beschaffung mittels E-Procurement geeignet, wenn sich substantielle Einsparpotenziale ergeben. Standardisierbare und homogene Waren und Dienstleistungen eignen sich für E-Procurement durch die geringe Beschreibungsanforderung. Dies trifft vor allem bei C-Gütern zu, jedoch kann auch die Standardisierung von A- und B-Gütern durch genaue Festlegungen von Anforderungen erreicht werden. Beschaffungsprozesse, die mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden sind, machen es erforderlich, sie neu zu strukturieren und zu optimieren. Dieser Aufwand kann durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie minimiert werden. Hinsichtlich des Beschaffungswertes werden entsprechend der Beschaffungsfrequenz und der Beschaffungsvolumina Artikelgruppen bestimmt, denen die einzelnen Artikel zugeordnet werden. Die Artikel, die in beiden Belangen überdurchschnittliche Werte aufweisen, erweisen sich dabei als geeignet für eine Beschaffung mittels eProcurement.

Vorteile durch E-Procurement

Die Neugestaltung von Prozessen hat drei grundlegende Ziele:

– Kostenoptimierung,
– Prozessqualitätsoptimierung,
– Durchlaufzeitoptimierung.

(1) Kosten

Durch den Einsatz von eProcurement können Großhändler umgangen werden und Produkte direkt beim Hersteller erstanden werden, der nun als Verkäufer ebenfalls einen geringeren administrativen Aufwand bei verhältnismäßig kleineren Bestellungen hat. Der Einsatz von eProcurement geht oft mit einer Straffung der Lieferantenstruktur einher. Durch die Verringerung der Lieferantenanzahl und die damit verbundene Bündelung der Bestellungen können bessere Preise und Konditionen bei den Verhandlungen mit den Lieferanten in Rahmenverträgen festgesetzt werden.

(2) Qualität

Durch laufende Updates sind die Verfügbarkeit und Preise der Produkte für den Besteller immer auf dem aktuellen Stand, wodurch es, wie im Falle eines papierbasierten Kataloges , nicht zu Bestellungen, die auf veralteten Angaben basieren, kommen kann. Medienbrüche bleiben bei einer optimalen Anbindung der Geschäftspartner und bei einer optimalen Integration in die eigene IT-Umgebung weitgehend aus. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die ständige Verfügbarkeit des Systems, die dem Mitarbeiter eine jederzeitige Bestellung ermöglicht.

(3) Zeit

Da in einem Unternehmen oft nur der Bedarfsträger selbst am Beschaffungsprozess beteiligt ist, kommt es zu einer weitreichenden Verringerung von administrativen Tätigkeiten, die mit einem großen Zeitaufwand verbunden waren und die Wartezeit auf die Artikel beträchtlich verlängerte. Durch die verkürzte Lieferzeit der Produkte ist eine höhere Flexibilität und eine bessere Reaktionsfähigkeit gegeben, wodurch auch die Materialbestände in einem Unternehmen verringert werden und somit die Lagerkosten gesenkt werden.