DMS – das papierlose Büro

Ein Dokumenten-Management-System (kurz: DMS) ist die Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Das System wird mithilfe einer Datenbank gestützt. Durch die Digitalisierung der Dokumente trägt es dem Umstand Rechnung, dass in den Büros eine immer größer werdende Informationsflut zu bewältigen ist. DMS archiviert alle Schriftstücke, die täglich durch das Büro gehen und macht diese unternehmensweit zugänglich. Das Besondere ist, dass das System es möglich macht, die Schriftstücke in elektronischen Ordnern des Unternehmens abzulegen und sie dort weiter zu bearbeiten. So können die Schriftstücke digital z.B. mit einem »Erledigt«-Stempel versehen werden.

Wie funktioniert das System?

Die Dokumente werden mithilfe eines Scanners in das digitale System eingepflegt. Anschließend werden sie katalogisiert und einem zuvor festgelegten Kategoriensystem zugeordnet. Sehr wichtig bei DMS die Verschlagwortung, mit denen die digitalen Dokumente dort abgelegt werden. Bei falscher Vorbelegung der Ablage besteht die Gefahr, dass das Dokument nicht so schnell wieder gefunden wird.

Welche Vorteile hat die digitale Ablage der Dokumente?

Die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung der Dokumente erfolgt standardisiert für alle Dokumente. Es entsteht ein papierloses Büro. Die Schriftstücke sind revisionssicher. So entwickelt sich nach und nach eine Ablage, auf die schnell und von jedem Mitarbeiter zugegriffen werden kann. Dies erhöht den Überblick über den Stand der Dokumentenbearbeitung und welcher Mitarbeiter dafür zuständig ist.

Die Speicherung der Dokumente erfolgt zentral. Kopien können ohne Probleme erstellt werden.

Bei dem Dokumenten-Management System ist es möglich, verschiedene Zugriffs- und Ordnungsmöglichkeiten zu hinterlegen. Die Ordnung der Dokumente kann z.B. nach dem Eingang der Dokumente erfolgen. Für andere Systeme hat die Kundenzugehörigkeit eine größere Relevanz.

Die Dokumente sind im ganzen Unternehmen und zu jeder Zeit verfügbar. Sie können zudem schnell gefunden werden. Gerade bei älteren Dokumenten, die unter Umständen bei der manuellen Ablage in einem falschen Ordner gelandet sind, entfällt eine langwierige Suche.

Doppelarbeitszeiten und Durchlaufzeiten werden verkürzt. So verfügt DMS über eine Funktion, mit der nach bestimmten Dokumenten gesucht werden kann. Dies erleichtert die Recherche.

Durch die Möglichkeit, digitale Dokumente zu verlinken, können diese mit Aufgaben und Prozessen verknüpft werden