Begriffsbestimmung

Business Process Automation ist die technikbasierte Automatisierung von Vorgängen oder Services, die eine bestimmte Funktion oder einen Ablauf erfüllen. Sinn und Zweck von Business Process Automation ist natürlich nicht nur die Automatisierung um ihrer selbst willen, sondern eine Vereinfachung und im Bestfall Optimierung des Arbeitsablaufs. BPA kann eine eigenständige Initiative sein, oder aber Bestandteil einer übergreifenden Business-Process-Management-Strategie. Im Wesentlichen dient BPA dazu, Prozesse zu optimieren, effizienter zu gestalten, menschliche Fehler zu minimieren sowie Verantwortlichkeiten zu Zuständigkeiten zu klären.

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement umfasst alle Abläufe, Prozesse und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Administration von Dokumenten. Primär beinhaltet das Management von Dokumenten Verwaltungsfunktionen und weniger die inhaltliche Konzeption beziehungsweise die Erstellung.
Ein DMS stellt eine IT-Anwendung dar, die Dokumente verwaltet und archiviert. Es ist unerheblich, ob die Informationen auf Mikrofilmen, auf Papier oder digital vorliegen. Ein DMS wird auch von anderen Systemen benutzt, um Dokumente entsprechend dem Dokumentenlebenszyklus zu verwalten.

Erweiterung der Informationsbasis

Mithilfe eines DMS kann vorhandenes Know-how gesichert werden. Die Integration eines Dokumenten-Management-Systems in bestehende Softwaresysteme ermöglicht eine systematische Erfassung und Speicherung von Dokumenten. Vorhandene Informationen werden durch den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems besser erschlossen. Ein gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Personen erhöht die Verfügbarkeit und verbessert die Nutzbarkeit von Dokumenten. Digitale Informationen sind schnell und verlustfrei über Netze zu transportieren und erlauben damit einen dezentralen Zugriff.

Rechtliche Aspekte

Dokumente geben Aufschluss über Abläufe, Handlungen und Produkte eines Unternehmens oder einer Institution. Die Erzeugung, Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten berührt eine Reihe von Gesetzen, Normen und Vorschriften.
Ordnungsmäßigkeit, Integrität und Authentizität bilden zusammen mit Datenschutz und Datensicherheit, Aufbewahrungsfristen und einer Verfahrensdokumentation die Grundlagen für eine revisionssichere Archivierung.