Bei manchen Geschäftsbeziehungen gehört ein Geschäftsessen zum guten Ton. Dabei baut man mit Geschäftspartnern, Kunden oder Lieferanten Kontakte auf, und man verhandelt über Aufträge und Projekte. Die Verhandlungen können durch ein gutes Essen und die angenehme Atmosphäre positiv beeinflusst werden. Um die Kosten des Geschäftsessens steuerlich abzusetzen, brauchen Sie einen Bewirtungsbeleg. Ein Kassenbon oder eine normale Restaurantrechnung reichen nicht aus.

Ein Bewirtungsbeleg ist ein zusätzliches Dokument. Er wird von dem Restaurant, in dem das Geschäftsessen stattgefunden hat, ausgestellt. Die meisten Gastwirte haben dafür Vordrucke, oder das Muster dafür ist schon auf der Rückseite des Kassenzettels aufgedruckt. Es ist sehr wichtig, dass der Bewirtungsbeleg korrekt ausgefüllt wird. Ist das nicht der Fall, wird er vom Finanzamt nicht akzeptiert, und Sie können Ihr Geschäftsessen nicht steuerlich absetzen. Im Bewirtungsbeleg müssen Ort (Name des Restaurants), Datum und Anlass der Bewirtung, die Namen der bewirteten Personen, deren Firma und die Bewirtungskosten (Bruttobetrag, Nettobetrag und Umsatzsteuer) plus Trinkgeld aufgeführt werden. Der Beleg muss von einem Mitarbeiter des Restaurants unterschrieben sein. Werden Bewirtungsbelege über 250 Euro ausgestellt, müssen zusätzlich noch die Anschrift und die Steuernummer des Restaurants, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers, eine Rechnungsnummer und die Preise der einzelnen Speisen und Getränke die verzehrt wurden, angegeben sein. Es ist auch empfehlenswert den genauen Anlass des Geschäftsessens (zum Beispiel “Gespräch zum Bauprojekt XY”) auf dem Beleg zu vermerken. So vermeiden Sie eventuellen Ärger mit dem Finanzamt. Ein Essen mit Ihren Mitarbeitern können Sie zu 100 Prozent absetzen, die Bewirtung von Ihren Kunden jedoch nur zu 70 Prozent. Dies gilt aber nicht, wenn die Bewirtung in den eigenen Geschäftsräumen stattfindet, sondern nur auswärts in einem Restaurant.