Ohje, eine Betriebsprüfung, so sehen es wohl die meisten Firmenchefs, denn diese Art der Prüfung darf bzw. muss ohne Vorankündigungen erfolgen, so dass keine Zeit bleibt, alle nötigen Unterlagen erst noch heraus zu suchen. Rechnen Sie also lieber nicht damit, dass Sie schon verschont bleiben. Selbst wenn alles gut geführt ist, Sie sich nicht verdächtig machen, kann nämlich eine Routineprüfung ins Haus stehen, und für diese sollten Sie stets alles einsehbar bereit halten, das relevant für die Prüfer sein könnte.

Es kommt ein Mann an die Tür …

Da die Prüfungen aus nahe liegenden Gründen ohne Vorankündigung erfolgen, kann es sein, dass es bei Ihnen eines Tages klingelt, übrigens auch, wenn Sie Privatperson sind. Sie müssen den Menschen nicht herein lassen, nur weil er behauptet, das er eine Außenprüfung vornehmem will. Er muss sich klar ausweisen, und Sie dürfen den Ausweis auch gern etwas länger studieren. Wenn klar ist, dass die Person berechtigt ist zu prüfen, müssen Sie sie herein bitten und ihr alle geforderten Unterlagen und Vorgänge zeigen.

Es wird spannend – Widersprüchlichkeiten und nachträglich veränderte Daten

Das Finanzamt schickt rein routinemäßig Personal, aber vor allen Dingen geht es dem Verdacht nach, dass etwas nicht stimmt in einem Betrieb. Sie müssen also Ihre Buchhaltung in allen Details vorführen und das sollten keine herum fliegenden Zettel sein, sondern am besten gut aufbereitete Daten, die im Computer vorhanden sind. Die Betriebsprüfungsstellen dürfen sogar Computer unter bestimmten Umständen mitnehmen. Also lautet der Rat, dass Sie sich so kooperativ wie möglich zeigen sollten, sich also nicht quer stellen oder den Mitarbeiter von bestimmten Stellen fern halten. Und – gehen Sie am besten davon aus, dass es morgen schon klingeln könnte. Nutzen Sie also sinnvolle Programme, die Außenstehenden Ihre Abläufe plastisch machen. Dann sollte die Angst vor solch einer Prüfung weichen. Und ein weiterer Rat: Ehrlich währt am längsten. So heißt es nicht von ungefähr!