Die Aufbewahrungspflicht nach dem Handesgesetzbuch

Der Gesetzgeber legt jedem Unternehmer eine Aufbewahrungspflicht seiner geschäftlichen Unterlagen auf. Diese Pflicht hat der Gesetzgeber im Handelsgesetzbuch mit den entsprechenden zeitlichen Fristen klar definiert.

Steuerunterlagen unterliegen einer Pflicht zur Aufbewahrung von 6 bis 10 Jahren für die Nachprüfbarkeit der Behörden. Mittlerweile wird eine digitale Archivierung von vielen größeren Unternehmen vorgenommen. Diese Archivierung unterliegt strikten Vorgaben (siehe Aufteilung in Gruppen)

Nicht nur einfache Buchungsbelege unterliegen der Aufbewahrungspflicht nach § 257 Abs. 1 HGB. Die Aufbewahrungsfrist wird in feste Gruppierungen aufgeteilt.

Aufteilung der Fristen in Gruppen

1. Gruppe – Aufbewahrungsfrist 10 Jahre:

Jahres- und Konzernabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen im Original aufbewahrt werden.

Weitere Unterlagen müssen zur Aufbewahrung in Kopie auf einem Datenträger digitalisiert werden. Dies betrifft folgende Unterlagen: Konzernlageberichte, Handelsbriefe, Belege, Handelsbücher, Inventarlisten und alle unternehmerischen Organisationsunterlagen, welche die GDPdU „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ erfüllen.

Nach §257 Abs. 3 Satz 1 HGB müssen die Dokumente les- und abrufbar sein.

2. Gruppe – Aufbewahrungsfrist 6 Jahre:

Sonstige geschäftliche Unterlagen unterliegen dieser Frist. Hierunter fallen Dokumente, welche in irgendeiner Art und Weise für eine Besteuerung relevant sind.

Beginn der Aufbewahrungsfrist

Mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt die Aufbewahrungsfrist. Ist die Aufbewahrungsfrist für sonstige geschäftliche Unterlagen abgelaufen und diese weisen nachwievor einen relevanten Steuerbezug auf, läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab. In der Praxis ist die Einordnung oftmals schwierig, was den Zusammenhang gewisser Dokumente betrifft.

Dokumente, die für eine begonnene Steuerprüfung noch von Bedeutung sind, müssen nach 10 Jahren weiterhin aufbewahrt werden.

Verletzung der Fristen

Die ordnungsgemäße Buchhaltung setzt die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht voraus. Ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro belegt werden.