Hinter dem Kürzel aRAP verbergen sich aktive Rechnungsabgrenzungsposten. Sie werden in der Buchhaltung benötigt, wenn Zahlungen des laufenden Geschäftsjahres erst im Folgejahr fällig sind. Klassische Beispiele sind Aufwendungen für Miete, Leasing oder Versicherungen, die bereits im Dezember oder früher getätigt wurden, aber erst im Januar oder später wirtschaftlich wirksam werden. Die simple Merkformel hierfür: “Ausgabe jetzt, Aufwand später = Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten“.

In diesen Fällen wird eine aktive Rechnungsabgrenzung erforderlich durch buchungstechnisches Verschieben des anteiligen Betrages für das Folgejahr auf ein Zwischenkonto. Durch diese Buchung kann die steuerliche Zuordnung der Zahlung zeitlich korrekt dargestellt werden. In der Praxis müssen Sie den Betrag in die Aktivseite Ihrer Bilanz einstellen, damit er nicht in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließt und der Aufwand zunächst neutral bleibt. Zusätzlich wird der Buchungssatz “Aktive Rechnungsabgrenzung gegen Bank” erstellt. Zum echten Fälligkeitszeitpunkt muss der aktive Rechnungsabgrenzungsposten aus dem Zwischenkonto wieder aufgelöst werden, damit keine Unstimmigkeiten im Jahresabschluss auftauchen.

Grundsätzlich ist die für aRAP anfallende Umsatzsteuer zwar im Jahr der Zahlung komplett abzugsfähig, wenn Vorsteuerabzugsberechtigung gegeben ist. Die Buchung des Vorsteuerabzugs erfolgt je nach Ausgangslage jedoch unterschiedlich. Zum einen können Sie den Vorsteuerabzug trotz der anteiligen Verschiebung durch den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten komplett im Jahr der Zahlung vornehmen. Voraussetzung für diese Gestaltung ist das Vorliegen einer Rechnung. Ohne Rechnung – wie dies beispielsweise bei Mietzahlungen oder auch Versicherungen vorkommt, da sie zu festen Terminen vertraglich fällig werden – ist ein eventueller Vorsteuerabzug anteilig den korrekten Geschäftsjahren zuzuordnen und zu buchen. Eine Verteilung per aktiver Rechnungsabgrenzung über mehrere Jahre hinweg können Sie durchführen, wenn Ihr Unternehmen einen Kredit aufgenommen hat, der abzüglich eines Disagio ausgezahlt wurde. Das gesamte Disagio wird dann als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten gebucht und anteilig über die Laufzeit des Kredits wieder aufgelöst.