Als Abrechnungsperiode oder Sammelzyklus wird ein Zeitraum von meist einem Monat bezeichnet, in dem Buchungsvorgänge erfasst werden. Die Abrechnungsperiode ist in die einjährige Planperiode eingebettet, welche es Ihrem Unternehmen ermöglicht, langfristig zu planen. Dabei müssen offene Posten, die Sie in diesem Zeitraum verbucht haben, nicht zwangsläufig zum Ende des Buchungszeitraums ausgeglichen sein, sodass am Ende eines Sammelzyklus nicht automatisch alle noch offenen Posten zur Mahnung anstehen.

Dennoch hängen der Abrechnungszeitraum und der Mahnzyklus zusammen, da Sie anhand des Zeitpunkts der Abrechnung und Buchung in das System die Fälligkeit der offenen Posten errechnen können. Wird diese Fälligkeit überschritten, wird der Mahnzyklus in Gang gesetzt, um den Schuldner an die offene Forderung zu erinnern. Bei mehrmaliger Versäumnis der Zahlungsfrist können Sie vollstreckungsrechtliche Konsequenzen in die Wege leiten oder diese zumindest androhen. Für die Mehrarbeit, die Ihnen durch die Erstellung von Mahnschreiben entsteht, können Sie der/dem Schuldnerin Mahnkosten in Rechnung stellen. Die Überwachung dieser Zyklen ist für Ihr Unternehmen von großer Bedeutung, um Ihre Liquidität nicht durch versäumte Zahlungsziele zu gefährden.

Auf der anderen Seite steht der Belastungszyklus, der die Ausgaben Ihres Unternehmens erfasst und die jeweilige Fälligkeit abbildet. Hier ist Ihr Unternehmen nicht Gläubiger, sondern Schuldner, und muss die offenen Beträge innerhalb des gesetzten Zeitraums begleichen, um nicht selbst in Verzug zu geraten. Bei wiederkehrenden Zahlungen bietet sich die Einrichtung eines Dauerauftrags an, sodass Sie diese Belastungen nicht in jeder Abrechnungsperiode erneut prüfen müssen.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die jeder Angestellte am Ende eines Monats erhält, veranschaulicht die Funktion einer Abrechnungsperiode. Das erarbeitete Gehalt nebst etwaigen Vergünstigungen und Zuschlägen wird durch Abzug der gesetzlichen Steuern und Versicherungen bilanziert. Dadurch weiß Ihr Arbeitnehmer genau, wie sich sein Gehalt zusammensetzt, wie hoch seine Steuerlast ist und auf welchen Stundenlohn er kommt.

Für die Zyklen in Unternehmen haben sich einmonatige Sammelzyklen bewährt, jedoch ist prinzipiell auch ein kürzerer Zeitraum von sieben oder 14 Tagen möglich. Beachten Sie jedoch dabei, dass sich bei einem so kurzen Buchhaltungszyklus der Arbeitsaufwand erhöht, was sich negativ auf Ihren Gewinn auswirken kann. Wägen Sie daher ab, ob die standardmäßig einmonatige Abrechnungsperiode nicht auch für Ihr Unternehmen die richtige Balance zwischen Kontrolle und Effizienz bietet.

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