Braucht jede wiederkehrende Rechnung eine neue Rechnungsnummer?

Ja. Gemäß § 14 Abs. 4 UStG muss jede Rechnung eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer tragen. Fakturia vergibt die Nummern automatisch in der konfigurierten Nummerierungslogik – lückenlos und GoBD-konform.

Ab wie vielen Kunden lohnt sich die Automatisierung?

Ab dem ersten Kunden. Mit der FLEX-Serie entstehen keine Fixkosten, solange kein Umsatz generiert wird. Wer 50 oder mehr wiederkehrende Rechnungen pro Monat ausstellt, spart mit Fakturia in der Regel mehrere Arbeitstage pro Jahr.

Wiederkehrende Rechnungen automatisiert verarbeiten

Q: Was ist der Unterschied zwischen wiederkehrenden Rechnungen und Serienrechnungen?

Die Begriffe werden oft synonym verwendet. Serienrechnungen betonen die regelmäßige Wiederholung eines identischen Dokuments, während wiederkehrende Rechnungen auch variable Positionen einschließen können. Im deutschen Steuerrecht gibt es keinen gesetzlich definierten Unterschied – beide müssen die Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten.

Q: Wie werden jährliche Vorauszahlungen buchhalterisch behandelt?

Fakturia bildet automatisch Abgrenzungsposten (PRAP – passive Rechnungsabgrenzung) und löst diese periodengerecht auf. Im DATEV-Export sind die Buchungssätze korrekt periodisiert.

Mit Fakturia vergessen Sie ab sofort nie mehr die Abrechnung von wiederkehrenden Zahlungen aus Serienrechnungen. Durch seine intelligente Vertragsverwaltung kennt Fakturia die Rahmendaten der Kundenverträge wie Mindestvertragslaufzeit, Abrechnungsintervall etc. und kümmert sich vollautomatisch um den Rechnungsversand.

Dabei ist Fakturia nicht nur auf Subscriptions (Abo-Verträge) beschränkt sondern erlaubt auch die Hinzunahme von verbrauchsabhängigen Leistungen.

Erfahren Sie mehr über die vielen Leistungsmerkmale von Fakturia.

Zur Funktionsübersicht

85 %
weniger Zeitaufwand für die Abrechnung

100 %
automatischer Versand – ohne manuellen Eingriff

0 €
Grundgebühr mit der FLEX-Serie

seit 2007
Recurring Billing Made in Germany

Definition

Was sind wiederkehrende Rechnungen?

Wiederkehrende Rechnungen – auch Serienrechnungen oder Recurring Invoices genannt – sind Rechnungen, die in regelmäßigen Abständen für dieselbe Leistung an denselben Empfänger ausgestellt werden. Typisch für Abonnements, Wartungsverträge und SaaS-Modelle.

📅

Festes Intervall

Immer zum selben Termin – monatlich, quartalsweise oder jährlich. Die Rechnungsstellung erfolgt vollautomatisch ohne manuellen Auslöser.

👥

Gleicher Empfänger

Die Kundendaten werden einmalig hinterlegt. Alle Folgerechnungen übernehmen sie automatisch – inklusive abweichender Rechnungsadressen.

📄

Definierter Betrag

Pauschalbetrag, verbrauchsabhängige Positionen oder eine Kombination aus beidem – Fakturia berechnet und stellt automatisch aus.

Der Unterschied

Wie viel Zeit kostet manuelle Rechnungsstellung wirklich?

Viele Unternehmen unterschätzen den tatsächlichen Aufwand hinter jeder Rechnung – bis sie ihn einmal durchrechnen.

Manueller Prozess

ca. 8–15 Minuten pro Rechnung

Bei 50 Kunden im Monat: bis zu 12,5 Stunden reine Rechnungszeit – noch ohne Mahnwesen und Zahlungsverfolgung.

✕ Vorlage öffnen, Daten eintragen

✕ Rechnungsnummer manuell vergeben

✕ PDF exportieren und per E-Mail senden

✕ Zahlungseingang im Konto nachverfolgen

✕ Mahnung schreiben, wenn Zahlung ausbleibt

✕ Buchungsdaten für DATEV aufbereiten

Mit Fakturia

0 Minuten manueller Aufwand

Bei 50 oder 50.000 Kunden: identischer Aufwand – der Prozess skaliert ohne zusätzliche Arbeitszeit.

✓ Rechnung automatisch zum Fälligkeitstermin erstellt

✓ Fortlaufende Nummer automatisch gesetzt

✓ Sofortiger Versand per E-Mail (inkl. ZUGFeRD)

✓ Kontenabgleich über finAPI automatisch

✓ Mehrstufiges Mahnwesen läuft automatisch

✓ DATEV-Export direkt aus dem System

Abrechnungsmodelle

Welche Arten wiederkehrender Rechnungen unterstützt Fakturia?

Von der einfachen Monatspauschale bis zur kombinierten Grundgebühr mit verbrauchsabhängigen Positionen – Fakturia bildet jedes Modell ab.

Monatlich

Klassisches SaaS-Abo: fester Betrag, monatlich fällig. Der häufigste Anwendungsfall.

Jährlich

Annual Billing mit Rabatt. Fakturia bildet PRAP (passive Rechnungsabgrenzung) automatisch.

Individuell

Quartals-, Halbjahres- oder beliebige Intervalle – auch vertragsindividuell konfigurierbar.

Kombiniert

Grundgebühr + verbrauchsabhängige Zusatzpositionen – alles in einer Rechnung zusammengefasst.

Merkmal

Monatlich

Jährlich

Cashflow

Gleichmäßig, monatlich

Einmalig, Vorauszahlung

Churn-Risiko

Höher – monatliche Kündigungsmöglichkeit

Niedriger – 12 Monate Bindung

Buchhaltung

Direkt als Ertrag buchbar

PRAP erforderlich (automatisch in Fakturia)

Empfehlung

B2C, niedriger Preis, flexible Zielgruppe

B2B, höherer ACV, treue Kundenbasis

So läuft es ab

Vom Vertragsabschluss zur bezahlten Rechnung – vollautomatisch

Fakturia übernimmt den gesamten Order-to-Cash-Prozess für wiederkehrende Rechnungen – von der ersten Rechnung bis zum DATEV-Export.

Vertrag anlegen – einmalig
Tarif, Abrechnungsintervall, Laufzeit und Zahlungsart hinterlegen – manuell im Backoffice oder automatisch per REST-API nach dem Checkout. Fakturia startet ab hier vollständig autonom.

Rechnung automatisch erstellen
Zum Fälligkeitstermin erzeugt Fakturia die Rechnung vollautomatisch – mit korrekter fortlaufender Nummer, allen Pflichtangaben nach § 14 UStG und optional als ZUGFeRD-E-Rechnung.

Versand per E-Mail
Die Rechnung wird sofort per E-Mail an den Kunden zugestellt – wahlweise als PDF, ZUGFeRD-Hybrid oder XRechnung. Parallel wird der Zahlungseinzug über den konfigurierten Payment-Provider ausgelöst.

Zahlungseingang automatisch erfassen
Per finAPI-Kontenabgleich oder PSP-Webhook wird jede eingehende Zahlung sofort erkannt und der entsprechenden Rechnung zugeordnet. Offene Posten werden automatisch geschlossen.

Mahnwesen bei ausgebliebener Zahlung
Bleibt eine Zahlung aus, startet Fakturia automatisch das mehrstufige Mahnwesen nach konfigurierbaren Fristen – von der freundlichen Erinnerung bis zur letzten Mahnung vor Übergabe.

DATEV-Export für den Steuerberater
Alle Transaktionen fließen direkt in den DATEV-Buchungsdatenexport – inkl. passiver Rechnungsabgrenzung (PRAP) für Jahresvorauszahlungen. Der nächste Zyklus läuft bereits parallel.

Wer nutzt es

Typische Anwendungsfälle für wiederkehrende Rechnungen

Wiederkehrende Rechnungen sind branchenunabhängig – überall dort, wo Leistungen auf Dauerbasis erbracht und regelmäßig in Rechnung gestellt werden.

💻

SaaS & Software
Monatliche und jährliche Lizenzgebühren, Tier-Modelle, Nutzerbasierte Abrechnung – automatisch pro Vertrag.

🔧

Managed Service Provider & IT-Dienstleister
Wartungsverträge, Hosting-Pakete, Support-Kontingente – monatlich automatisch abgerechnet inkl. Provisionen für Vertriebspartner.

🎬

Medien, Streaming & Online-Content
Digitalabos, Mitgliedschaften, Vereinsbeiträge – auch mit kostenlosen Testphasen und automatischer Konvertierung zu Bezahlabos.

⚡

Energie & Versorgung
Monatliche Abschläge, jährliche Verbrauchsabrechnungen mit Gutschriften oder Nachzahlungen, Massenverarbeitung tausender Verträge.

🏫

E-Learning & Coaching
Kursabonnements, monatliche Coaching-Retainer, Plattformzugänge – inkl. Kündigungsbutton nach § 312k BGB.

🌟

Startups – FLEX-Serie
Kein Fixkostenrisiko: Die FLEX-Serie startet ohne Grundgebühr – ideal für Gründer, die vom ersten Abo-Kunden an professionell abrechnen wollen.

Häufige Fragen

Fragen zu wiederkehrenden Rechnungen

Die meistgestellten Fragen zum automatischen Recurring Billing – klar beantwortet.

Die Begriffe werden oft synonym verwendet. „Serienrechnungen“ betont die regelmäßige Wiederholung eines identischen Dokuments, während „wiederkehrende Rechnungen“ auch variable Positionen einschließen können. Im deutschen Steuerrecht gibt es keinen gesetzlich definierten Unterschied – beide müssen dieselben Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten. Fakturia unterstützt beide Varianten.

Ja. Gemäß § 14 Abs. 4 UStG muss jede Rechnung eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer tragen. Eine Serienrechnung ist kein Duplikat der vorherigen, sondern ein eigenes Dokument mit eigener Nummer. Fakturia vergibt die Nummern automatisch in der konfigurierten Nummerierungslogik – lückenlos und GoBD-konform.

Ja. Fakturia erlaubt die Kombination aus einer festen Grundgebühr und variablen verbrauchsabhängigen Positionen in einer Rechnung. Verbrauchswerte können über die REST-API übermittelt werden – Fakturia berechnet und addiert sie automatisch zur nächsten Rechnung.

Ja. Fakturia unterstützt Mehrwährungsrechnungen – Verträge können in EUR, USD, GBP und weiteren Währungen geführt werden. Die Rechnungen werden in der konfigurierten Währung ausgestellt und können mehrsprachig versandt werden – ideal für international agierende Unternehmen.

Bei Jahresvorauszahlungen entsteht eine zeitliche Diskrepanz zwischen Zahlungseingang und Leistungserbringung. Fakturia bildet dafür automatisch Abgrenzungsposten (PRAP – passive Rechnungsabgrenzung) und löst diese periodengerecht auf. Im DATEV-Export sind die Buchungssätze korrekt periodisiert – das spart erheblichen Aufwand beim Steuerberater.

Ja. Fakturia erstellt wiederkehrende Rechnungen wahlweise als ZUGFeRD 2.x oder XRechnung – seit 2019 als Standard. Damit erfüllt die Plattform die B2B-E-Rechnungspflicht, die ab 2027 für große Unternehmen und ab 2028 für alle B2B-Umsätze gilt. Bei Dauerschuldverhältnissen genügt laut Finanzverwaltung in vielen Fällen eine einmalige E-Rechnung über den Vertragsabschluss.

Ab dem ersten Kunden. Mit der FLEX-Serie entstehen keine Fixkosten, solange kein Umsatz generiert wird – der Aufwand für eine manuelle Rechnung ist aber bereits bei 10 Kunden spürbar und wächst linear. Wer hingegen 50 oder mehr wiederkehrende Rechnungen pro Monat ausstellt, spart mit Fakturia in der Regel mehrere Arbeitstage pro Jahr.

Wiederkehrende Rechnungen vollautomatisch – jetzt starten

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