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Online-Rechnungen einfach erstellen

Abonnements sind ein wichtiger Bestandteil moderner Geschäftsmodelle. Neben der langfristigen Kundenbindung sind auch die regelmäßigen monatlichen Einnahmen ein Vorteil. Bisher war jedoch der Aufwand von Verwaltung und Rechnungstellung unverhältnismäßig hoch, da die meisten ERP-Programme im Bereich Recurring-Billing (wiederkehrende Zahlungen) und Subscriptions (Abonnements) die Anforderungen nicht erfüllen können. Eine neue SaaS-basierte Lösung bietet Fakturia. Das voll automatisierte Abrechnungssystem ist flexibel und nicht ausschließlich für die Verwaltung von Abonnement-Kunden nutzbar.

Fakturia – einfach, individuell und kostensparend

Die Kernfunktion von Fakturia ist die Abwicklung wiederkehrender Zahlungen. Die Plattform ermöglicht ihren Usern, die Kundendaten online einzupflegen. Die Datenerfassung umfasst zum Beispiel die Eingabe von Kundendaten, Kundenverträgen, Mindestvertragslaufzeiten, Abrechnungsintervallen und Kündigungsfristen. Sämtliche Daten können ortsunabhängig eingegeben werden, sind individualisierbar und erlauben flexible, auf das Geschäft abgestimmte Abrechnungsmodalitäten. Die Fakturierung erfolgt vollautomatisch durch das System. Fakturia kann aufgrund der eingepflegten Daten alle Rechnungen online erstellen und übernimmt den Versand. Das ist vor allem praktisch beim Erstellen von Serienrechnungen. Ihre Kunden erhalten die Rechnungen per E-Mail im PDF-Format, Sie erhalten eine Kopie für die Buchhaltung.

Für welche Branchen ist Fakturia geeignet?

Fakturia ist universell. Das Design wurde nicht branchenspezifisch angelegt. So lässt sich an fast jedes Geschäftsmodell anpassen. Besonders für Freelancer und Freiberufler ist Fakturia die ideale Lösung, da das Programm einfach zu bedienen ist. Durch die Zeitersparnis bleibt mehr Zeit für die wertschöpfenden Arbeiten. Obwohl Fakturia für die Erstellung von Abo-Rechnungen entwickelt wurde, können ebenso Monats- oder Einzelrechnungen erstellt werden.

100 % automatischer Rechnungsversand – kein manueller Eingriff
85 % weniger Zeitaufwand durch Automatisierung
0 € Grundgebühr mit der FLEX-Serie
seit 2007 Online-Rechnungen Made in Germany
Definition

Was ist eine Online-Rechnung – und wann ist sie rechtssicher?

Eine Online-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, versendet und empfangen wird. Aber „online“ allein macht eine Rechnung noch nicht rechtssicher – der Inhalt entscheidet.

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Online-Rechnung

Eine digital erstellte und versendete Rechnung – per E-Mail als PDF, über ein Online-Portal oder vollautomatisch per Software. Sie ist rechtssicher, wenn alle gesetzlichen Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten sind.

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Was sie von einer E-Rechnung unterscheidet

Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt als Online-Rechnung, aber nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Für B2B-Umsätze (ab 2025/2028) müssen Rechnungen zusätzlich einem maschinenlesbaren Format wie ZUGFeRD oder XRechnung entsprechen.

Rechtliches

Pflichtangaben auf Online-Rechnungen nach § 14 UStG

Damit eine Online-Rechnung steuerlich anerkannt wird und der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann, müssen folgende Angaben vollständig enthalten sein.

Pflichtangabe Erläuterung
Vollständiger Name & Anschrift Von Aussteller und Empfänger
Steuernummer oder USt-IdNr. Des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum Datum der Rechnungserstellung
Fortlaufende Rechnungsnummer Einmalig und eindeutig
Art und Umfang der Leistung Genaue Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
Liefer- oder Leistungsdatum Zeitpunkt der Leistungserbringung (auch als Zeitraum möglich)
Nettobetrag je Steuersatz Aufgeteilt nach 19 % und 7 % falls zutreffend
Angewendeter Steuersatz + Steuerbetrag Oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Zu zahlender Gesamtbetrag Bruttobetrag inkl. Mehrwertsteuer

Hinweis: Rechnungen unter 250 € (Kleinbetragsrechnungen gem. § 33 UStDV) benötigen vereinfachte Angaben. Fakturia befüllt alle Pflichtfelder automatisch.

Zielgruppen

Online-Rechnungen für Freiberufler, Agenturen und SaaS-Anbieter

Fakturia ist universell einsetzbar – aber besonders stark, wenn Rechnungen regelmäßig und in größerer Zahl anfallen.

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Freiberufler & Freelancer

Projektweise Abrechnung, Stundenrechnungen oder monatliche Pauschalen: Fakturia erstellt jede Rechnung im korrekten Format, versendet sie automatisch und behält offene Posten im Blick.

🏢

Agenturen & Beratungen

Monatsrechnungen an mehrere Kunden gleichzeitig, Retainer-Modelle und projektbezogene Abrechnungen – alles in einer Plattform ohne manuelle Eingriffe.

💻

SaaS- & Software-Anbieter

Wiederkehrende Abo-Rechnungen an hunderte Kunden vollautomatisch erzeugen, versenden und verbuchen – inkl. ZUGFeRD, DATEV-Export und Payment-Provider-Anbindung.

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Wachsende KMU

Wenn das Rechnungsvolumen wächst und Excel oder Word nicht mehr ausreicht: Fakturia wächst mit – von der ersten Rechnung bis zum automatisierten Massenversand.

Vergleich

Online-Rechnung vs. Papierrechnung: Was spart wirklich Zeit?

Die meisten Freiberufler unterschätzen den tatsächlichen Aufwand manueller Rechnungsprozesse.

Papier / Word / Excel
✕  Rechnung manuell ausfüllen oder kopieren
✕  Rechnungsnummer manuell vergeben und pflegen
✕  Als PDF exportieren und manuell versenden
✕  Zahlungseingang im Kontoauszug manuell prüfen
✕  Mahnungen selbst schreiben und nachverfolgen
✕  Buchhaltungsdaten manuell aufbereiten
Mit Fakturia
✓  Rechnung automatisch zum Fälligkeitstermin erstellt
✓  Fortlaufende Rechnungsnummer wird automatisch gesetzt
✓  Sofortiger Versand per E-Mail im PDF- oder ZUGFeRD-Format
✓  Kontenabgleich über finAPI automatisch
✓  Mehrstufiges Mahnwesen läuft vollautomatisch
✓  DATEV-Export direkt aus dem System
Funktionen

Alles für rechtssichere Online-Rechnungen in einer Plattform

Fakturia übernimmt die gesamte Rechnungslogik – von der Erstellung über den Versand bis zur Verbuchung.

📄

Automatische Rechnungserstellung

Einzelrechnungen, Serienrechnungen und Abo-Rechnungen – zum gewünschten Zeitpunkt automatisch generiert.

📧

Versand per E-Mail

Jede Rechnung wird automatisch per E-Mail zugestellt – als PDF, ZUGFeRD-Hybrid oder XRechnung, je nach Empfänger.

📞

Kündigungsbutton (§ 312k BGB)

Der gesetzlich vorgeschriebene Kündigungsbutton für Verbraucher-Abomodelle ist direkt in Fakturia integriert.

📋

E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung)

B2B-E-Rechnungspflicht ab 2027/2028: Fakturia erstellt normenkonforme E-Rechnungen automatisch – seit 2019.

📊

DATEV-Export & Buchhaltung

Direkter Export für Ihren Steuerberater inkl. passiver Rechnungsabgrenzung – kein manuelles Aufbereiten mehr.

🔐

DSGVO-konform & sicher

Rechnungsdaten werden ausschließlich im TÜV-zertifizierten Rechenzentrum Nürnberg gespeichert. Kein US-Cloud-Provider.

Häufige Fragen

Fragen zu Online-Rechnungen

Die meistgestellten Fragen rund um Online-Rechnungen – klar beantwortet.

Ja, eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung ist rechtlich gültig – vorausgesetzt, sie enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG (Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag). Das Empfänger-Einverständnis war früher erforderlich, ist es seit 2011 aber nicht mehr.
Eine Online-Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine Papierrechnung: vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungsdatum, Nettobetrag je Steuersatz, angewendeter Steuersatz sowie Steuerbetrag und zu zahlender Bruttobetrag. Fakturia befüllt alle Pflichtfelder automatisch.
Rechnungen – ob auf Papier oder digital – müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO). Bei elektronischen Rechnungen muss die Aufbewahrung revisionssicher erfolgen, d.h. die Belege dürfen nicht verändert werden können. Fakturia speichert alle Rechnungen revisionssicher im TÜV-zertifizierten Rechenzentrum Nürnberg.
Ja. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus, müssen aber auf ihrer Rechnung einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG aufnehmen. Fakturia unterstützt Kleinunternehmerrechnungen und fügt den entsprechenden Vermerk automatisch ein.
Der Begriff Online-Rechnung bezeichnet allgemein jede digital erstellte und versendete Rechnung – auch ein einfaches PDF. Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne geht weiter: Sie muss einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie ZUGFeRD oder XRechnung entsprechen, das der Europäischen Norm EN 16931 genügt. Für B2B-Umsätze im Inland wird die E-Rechnung ab 2027 bzw. 2028 verpflichtend. Fakturia erstellt beide Formate automatisch.
Ja. In Fakturia können Sie individuelle Rechnungsvorlagen mit eigenem Logo, Firmenfarben und personalisierten Texten hinterlegen. Das Layout wird auf alle ausgehenden Rechnungen automatisch angewendet – ob Einzelrechnung oder Massenversand an hunderte Kunden gleichzeitig.
Ja. Fakturia ist eine eigenständige Plattform und benötigt keine externe Buchhaltungssoftware. Für die Weiterverarbeitung durch einen Steuerberater steht ein DATEV-Export bereit. Über die Zapier-Integration lassen sich zusätzlich andere Buchhaltungstools wie Lexware oder DATEV-kompatible Systeme anbinden.

Online-Rechnungen – jetzt vollautomatisch

Testen Sie Fakturia kostenlos in der Sandbox – die erste Rechnung ist in wenigen Minuten raus.

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