Produkt- und Kundenverwaltung
Artikel, Preise und Kundenstammdaten bilden das Fundament jeder Abo-Abrechnung. Fakturia bietet dafür eine flexible, international einsetzbare Verwaltung – von Staffelpreisen über mehrsprachige Kundendaten bis zu individuell erweiterbaren Zusatzfeldern.
3+
Unterstützte Währungen (EUR, CHF, USD u. v. m.)
∞
Beliebig viele Projekte / Submandanten
frei
Erweiterbares Datenmodell per Zusatzfeldern
Artikel und Kunden als Fundament der Abo-Abrechnung
Jede Rechnung in Fakturia basiert auf zwei zentralen Datenobjekten: dem Artikel (Ihre Produkte und Dienstleistungen) und dem Kunden (die Stammdaten Ihres Vertragspartners). Beide lassen sich unabhängig vom jeweiligen Geschäftsmodell flexibel verwalten und später bequem einem Vertrag bzw. einer wiederkehrenden Rechnung zuordnen.
Artikelverwaltung: strukturiert und international
Produkte und Dienstleistungen lassen sich gruppiert nach Warengruppen erfassen – praktisch für Auswertungen, FiBu-Exporte und die Filterung in umfangreichen Artikelkatalogen. Gerade bei komplexeren Produktstrukturen lässt sich die Artikelübersicht zusätzlich zur Projekt-Filterung auch gezielt nach Warengruppe einschränken, was die tägliche Arbeit deutlich erleichtert.
Warengruppen
Strukturierte Gruppierung von Artikeln – auch für den FiBu-Export mit abweichenden Erlöskonten je Warengruppe nutzbar.
Internationale Währungen
Preise lassen sich in verschiedenen Währungen – z. B. EUR, CHF oder USD – abhängig vom jeweiligen Zielmarkt hinterlegen.
HTML-Beschreibungstexte
Artikelbeschreibungen lassen sich mit HTML formatieren – inkl. Auflistungen und Fettschrift auf Bestellseite und im Kundenportal.
Flexible Preismodelle
Fakturia bildet nahezu jede Preislogik ab, die im Abo-Geschäft vorkommt – von einfachen Festpreisen bis zu komplexen, zeitlich gestaffelten Sonderkonditionen.
Staffelpreise und Mengenrabatte
Über eine Mindestmenge am Preis lassen sich klassische Staffelpreise abbilden – der Preis pro Einheit sinkt automatisch ab einer definierten Abnahmemenge.
Zeitabhängige Preise mit Stichtag
Zukünftige Preisänderungen lassen sich schon heute einplanen. Ab dem definierten Stichtag wendet Fakturia automatisch das neue Preismodell an – etwa bei einer geplanten Preisanpassung oder einer Änderung des Mehrwertsteuersatzes.
Sonderpreise auf Vertragsebene
Die am Artikel definierten Listenpreise lassen sich pro Kundenvertrag individuell überschreiben – ganz ohne mit Rabatten arbeiten zu müssen. Zusätzlich lässt sich für jeden Sonderpreis auch ein Gültigkeitsende festlegen: Ist dieses erreicht und kein weiterer Sonderpreis definiert, greift automatisch wieder der reguläre Listenpreis.
Übernahme bei Upgrade/Downgrade
Wechselt ein Kunde den Tarif, lassen sich hinterlegte Sonderpreise, Rabatte und Provisionsregeln auf den Folgevertrag übertragen – sowohl beim kleinen als auch beim großen Upgrade/Downgrade. Voraussetzung: Der exakte Artikel (Artikelnummer) ist im Folgevertrag wieder enthalten.
Kundenverwaltung: Stammdaten zentral pflegen
In der Kundenverwaltung pflegen Sie alle Stammdaten Ihrer Kunden – von Kontaktdaten über Bankverbindung bis zu internen Notizen. Ein hinterlegter Freitext im Notiz-Tab wird direkt in der Übersicht durch ein Ausrufezeichen-Symbol signalisiert, sodass wichtige Hinweise auf den ersten Blick sichtbar sind.
- ✓ Dynamisch generierte Kundennummer nach individuell konfigurierbarem Format
- ✓ Komfortabler CSV-Import für Kunden, u. a. mit direkter Importmöglichkeit aus Lexware
- ✓ Kundenexport inkl. Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber) als CSV
- ✓ Zugang zum Customer SelfService-Portal direkt aus der Kundenverwaltung heraus anlegen
- ✓ Kundennummer direkt in der Bestellübersicht sichtbar – für schnelle Zuordnung bei vielen Bestellungen
Vertragspartner ändern – auch bei laufenden Verträgen
Ein Vertrag wird bei Anlage fest einem Kunden zugewiesen. In der Praxis ändert sich der Vertragspartner jedoch gelegentlich – etwa beim Verkauf einer Unternehmenssparte oder bei der Übernahme eines Konzerns. Für genau diesen Fall bietet Fakturia zwei unterschiedliche Wege, den Vertragspartner eines laufenden Vertrages zu ändern.
Wechsel des Kundenkontos
Dem Vertrag wird ein komplett neues Kundenkonto zugewiesen. Guthaben auf dem alten Konto werden dabei nicht übertragen; alle künftigen Rechnungen und Gutschriften laufen gegen das neue Konto. Bereits erzeugte Rechnungen bleiben unverändert unter der alten Kundennummer auffindbar.
Änderung des Kontoinhabers
Das dem Vertrag zugewiesene Kundenkonto bleibt identisch – lediglich der Besitzer wird geändert. Der neue Vertragspartner „erbt" damit auch den Zugriff auf bereits erzeugte Rechnungen im Kundencenter, inklusive bestehender Recurring-Payment-Konfiguration.
💡 Gut zu wissen
Beide Varianten lassen sich direkt über das Aktionsmenü am Vertrag bzw. in der Übersicht der Kundenkonten auslösen. Bei einer aktiven Recurring-Payment-Konfiguration mit Bezahldaten des alten Vertragspartners wird diese beim Wechsel des Kundenkontos automatisch deaktiviert – bei der Änderung des Kontoinhabers bleibt sie hingegen bestehen.
Prepaid- und Postpaid-Kundenkonten
Fakturia unterstützt sowohl klassische Postpaid-Kundenkonten, bei denen Leistungen im Nachhinein abgerechnet werden, als auch Prepaid-Konten, die vom Kunden vorab mit Guthaben aufgeladen werden. Jede Kontobewegung – Rechnung, Zahlungseingang, Korrektur – wird lückenlos dokumentiert und lässt sich in der Kontoübersicht jederzeit nachvollziehen, inklusive des jeweiligen Saldos nach jeder einzelnen Buchung.
Zusatzfelder: das Datenmodell flexibel erweitern
Reichen die Standardfelder von Fakturia für Ihre individuellen Anforderungen nicht aus, lässt sich das Datenmodell der drei Hauptentitäten Artikel, Kunde und Vertrag mit wenigen Klicks um eigene Zusatzfelder (CustomFields) erweitern.
Backoffice-GUI
Zusatzfelder werden zentral unter Einstellungen angelegt und stehen sofort in den Bearbeitungsmasken zur Verfügung.
REST-API
Zusatzfelder lassen sich vollständig über die API lesen und beschreiben – ideal für die Integration in eigene Systeme.
Bestellseiten
Zusatzfelder lassen sich auch direkt auf Ihren Bestellseiten anzeigen und durch den Kunden befüllen.
Praxisbeispiel: Kostenstellen und Kostenträger
Ein typischer Anwendungsfall für Zusatzfelder ist die Erfassung von Kostenstellen bzw. Kostenträgern am Kunden oder Artikel. Sobald die passenden Zusatzfelder angelegt sind, lassen sich diese Informationen direkt im FiBu-Export berücksichtigen – die Buchungssätze werden automatisch nach Kostenstelle bzw. Kostenträger aufgeschlüsselt.
Individuelle Rechnungsadressierung
Gerade bei B2B-Kunden mit komplexeren Organisationsstrukturen ist die korrekte Adressierung der Rechnung entscheidend.
- ✓ Beliebig viele E-Mail-Empfänger für Rechnungen – hinterlegbar sowohl am Kunden als auch am einzelnen Vertrag
- ✓ Freitextfeld für c/o-Rechnungsempfänger, Abteilung oder Ansprechpartner direkt an der Rechnungsadresse
- ✓ Anzeige des Ansprechpartners auf der Rechnung individuell ein- oder ausschaltbar
- ✓ Separate Empfängerlisten für den automatischen Mahnlauf konfigurierbar
Projektverwaltung: mehrere Marken, ein Account
Betreiben Sie mehrere Geschäftsmodelle oder Marken parallel, ermöglicht die integrierte Projektverwaltung eine saubere Trennung. Indirekt lassen sich damit über einen einzigen Fakturia-Account beliebig viele Submandanten bzw. Subunternehmen verwalten.
Individuelles Branding je Projekt
Jedes Projekt lässt sich unabhängig konfigurieren, inklusive eigenem Logo. Kunden von Projekt A sehen auf ihrer Rechnung damit ein anderes Logo als Kunden von Projekt B.
Nahtloser Projektswitch
Über den Projektswitch wechseln Sie im Backoffice jederzeit zwischen Ihren Projekten, ohne sich erneut einzuloggen. Artikel aus Projekt A bleiben dabei für Projekt B unsichtbar – projektübergreifende Artikel (z. B. Bearbeitungsgebühren) sind aber ebenfalls möglich.
API und Automatisierung
Auch die Produkt- und Kundenverwaltung ist vollständig über die REST-API steuerbar – von der Anlage neuer Kunden über vertragsspezifische Sonderpreise bis zur Pflege von Zusatzfeldern. Über Webhooks lassen sich zudem wichtige Ereignisse wie Kundenänderungen in Echtzeit an Ihre eigenen Systeme weitergeben.
Made in Germany
Fakturia wird ausschließlich in Deutschland entwickelt und auf Servern in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg betrieben. Die Software ist vollständig DSGVO-konform. Entwicklerin ist die Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München, am Markt seit 2007 und im Privatbesitz ihrer Gesellschafter – ohne Abhängigkeit von ausländischen Investoren.
Jetzt kostenlos testen
Überzeugen Sie sich selbst von der flexiblen Produkt- und Kundenverwaltung: Testen Sie Fakturia kostenlos mit einer vollständigen Sandbox-Umgebung – kein Risiko, keine Kreditkarte erforderlich.
Für einen schnellen Einstieg bieten wir optional ein Premium-Onboarding (einmalig 1.200 EUR) an: Wir richten Ihre Sandbox ein und übertragen alle Einstellungen in die Produktivumgebung.
